2024/1 | Praxis Wissensmanagement | Digitalisierung

Wie die moderne Arbeitswelt Unternehmen umkrempelt

von Kai Grunwitz

Hybrid Work, New Work, New Normal - es kursieren viele Begriffe für moderne Arbeitsmodelle. Fakt ist: Die hybride Arbeitswelt ist in unserer Gesellschaft angekommen. Selbst erklärte Homeoffice-Gegner haben ihre Meinung geändert, um drohende Kündigungen ihrer Mitarbeitenden zu vermeiden. Eine neue Arbeitswelt entsteht aber nicht dadurch, dass man den Beschäftigten erlaubt, von zu Hause aus zu arbeiten. Vielmehr müssen sich Unternehmen mit ihren individuellen Herausforderungen auseinandersetzen und darauf aufbauend passende Lösungen umsetzen.

Bildquelle: (C) Gerd Altmann / Pixabay

Kaum jemand hat den Büroalltag besser auf den Punkt gebracht als Billy Wilder in seinem Hollywood-Klassiker "The Apartment" aus dem Jahr 1960. Militärisch aufgereihte Schreibtische und in der Anonymität der Masse verschwimmende Mitarbeiter stehen sinnbildlich für das Denken jener Zeit: Die Arbeit war auf maximale Effizienz getrimmt, der Mensch nur noch eine Produktionseinheit - analog zu den Fließbändern der industriellen Revolution. In den folgenden Jahrzehnten blieb das Konzept nahezu unverändert: Zur Arbeit gehen hieß, sich mit den Kollegen zu fixen Arbeitszeiten in einem Gebäude einzufinden, in dem jeder seinen festen Platz hatte. Zusammenarbeiten bedeutete, vor einem Whiteboard zu sitzen und Diskussionen zu führen, die der mit der lautesten Stimme dominierte. Die Unternehmenskultur wiederum war hierarchisch geprägt, Abweichungen von gängigen Verhaltensweisen und Normen nicht erwünscht.

Employee Experience ist die neue Währung in der Arbeitswelt

Heute hat sich das Bild grundlegend gewandelt, Millionen von Menschen arbeiten remote. Ein Ende des Büros ist zwar nicht in Sicht - doch das Arbeitsleben wandelt sich: Unternehmen haben jetzt die einmalige Gelegenheit, Modelle und Abläufe grundlegend zu überdenken. Gleichzeitig haben die vergangenen Jahre mehr als deutlich gemacht, dass Prozesse und Managementansätze, die funktionierten, als alle noch im gleichen Büro saßen oder nach dem gleichen Zeitplan arbeiteten, nicht mehr zeitgemäß sind. Im Gegenteil - das Office der Zukunft muss viel mehr können und stellt Unternehmen damit vor einige neue Aufgaben.

Zunächst müssen grundlegende Fragen beantwortet werden: Wie sieht die Zusammenarbeit in der neuen Arbeitswelt aus? Wie kommunizieren hybride Teams und kann das überhaupt so reibungslos funktionieren wie vor Ort? Welche Rolle spielt das Büro in Zukunft noch? Und natürlich: Wie lassen sich Beschäftigte jenseits der klassischen Schreibtische, also zum Beispiel Mitarbeiter in der Produktion oder im Außendienst, einbinden? Am Ende steht im besten Fall die Erkenntnis, dass es an der Zeit ist, über Employee Experience zu sprechen - also darüber, wie Menschen ihren Arbeitstag erleben.

Auf einem guten Weg, oder?

Bei der Employee Experience, kurz EX, geht es wie bei der Customer Experience darum, eine emotionale Bindung zu den Menschen, in diesem Fall den Beschäftigten, aufzubauen. Das Konzept verlangt von Unternehmen, sich in die Lage der Mitarbeitenden zu versetzen und die Arbeitswelt mit ihren Augen zu betrachten. Digitale Werkzeuge und Plattformen spielen dabei eine zentrale Rolle. Dort sollen die Beschäftigten alles finden, was sie für ihre Arbeit und den Austausch mit Kollegen brauchen. Investitionen in EX rechnen sich: Die Mitarbeiter sind motivierter und damit deutlich produktiver und innovativer. Gleichzeitig bremst die Standortfrage die Unternehmen bei der Gewinnung neuer Talente nicht länger aus: Wer praktisch von fast überall auf der Welt arbeiten kann, lässt sich auch auf eine Firma außerhalb der angesagten Metropolen ein. So können auch kleinere Betriebe auf dem Land erstklassige Teams mit vielfältigen Perspektiven aufbauen.

Die Lücke zwischen dem, was die Mitarbeitenden heute benötigen, und dem, was Unternehmen ihnen bieten, ist allerdings oft noch groß, wie der Global Customer Experience Report 2023 von NTT zeigt: [1]

  • Zwar sind 94 Prozent der deutschen Firmen davon überzeugt, dass sich Hybrid und Remote Work positiv auf die Employee Experience und damit auf ihre Geschäftsergebnisse auswirken.
  • Gleichzeitig sind aber nur 42 Prozent der Meinung, dass die Mitarbeitenden Zugang zu den richtigen Technologien haben, um sowohl zu Hause als auch im Büro produktiv und effizient zu arbeiten.
  • Dementsprechend ist auch weniger als die Hälfte der operativen Führungskräfte mit der Employee Experience in ihrem Unternehmen zufrieden.

Vom Mindset über Collaboration-Tools zum Bürokonzept

Was bedeutet das nun für die Unternehmen? Die meisten werden wahrscheinlich an verschiedenen Stellschrauben nachjustieren müssen. Zum hybriden Mindset einer Firma gehören Aspekte wie Lernen, Führen und Vertrauen. Mitarbeiterbindung gelingt durch eine lebendige Kultur und wird durch offene Kommunikation nachhaltig geprägt. Denn eines haben die vergangenen Jahre mehr als deutlich gezeigt: Die Beziehungen innerhalb eines Teams sind durch die Umstellung auf Remote-Arbeit zwar stärker geworden, aber die einzelnen Abteilungen und Mannschaften schotten sich immer mehr voneinander ab. Und gerade für Berufsneulinge ist der Start ohne Gespräche auf dem Flur, zufällige Begegnungen und Smalltalk besonders schwierig.

Diese soziale Interaktion muss von den Unternehmen gefördert werden. Mindestens ebenso wichtig sind Kommunikations- und Kollaborationstools, die absolut zuverlässig funktionieren, einfach zu bedienen sind und reibungslos zusammenarbeiten. Denn niemand sucht gerne mühsam nach Informationen oder Funktionen, pflegt Daten doppelt und fragt sich immer wieder, über welchen Kanal man sein Gegenüber überhaupt erreichen kann. Aus diesem Grund erfreuen sich Tools für Unified Communications (UC) immer größerer Beliebtheit, denn sie vereinen alle Funktionen unter einer Oberfläche und funktionieren auf jedem Endgerät. Dass diese Endgeräte leistungsfähig und für die digitale Sprach- und Videokommunikation ausgelegt sein müssen, versteht sich von selbst.

Eine durchgängige Plattform muss aber auch in der Lage sein, die Bedürfnisse von Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichen Vorstellungen vom Arbeitsleben abzudecken. So brauchen Beschäftigte im klassischen Office-Umfeld in der Regel andere Inhalte als Mitarbeiter im Service, im Vertrieb oder in der Produktion. Diese so genannten Frontline oder Firstline Worker werden in der Diskussion um neue Arbeitsmodelle oft vergessen, obwohl sie mit ihrem direkten Kundenkontakt die Visitenkarte jedes Unternehmens sind. Damit die Kluft nicht immer größer wird, ist es wichtig, dass wirklich jeder Zugang zu Werkzeugen, Informationen und Kommunikationswegen mit seinen Kollegen hat, um optimal arbeiten zu können. Immer mehr Unternehmen testen darüber hinaus den Einsatz von Künstlicher Intelligenz, um ihre Mitarbeitenden von lästigen Routineaufgaben zu befreien. Ein gutes Beispiel sind virtuelle Assistenten und sprachgesteuerte Schnittstellen im Kundenservice. So gehen vier von fünf Unternehmen in der NTT-Studie davon aus, dass KI-Interfaces in den nächsten zwölf Monaten zum Standard werden - ohne jedoch den Menschen komplett zu ersetzen.

Wie wird das Office wieder attraktiv?

Auf der anderen Seite darf auch der physische Büroraum nicht vernachlässigt werden, damit die Mitarbeiter wieder Lust haben zu pendeln. Das Büro sollte zu einem Ort der Begegnung umgestaltet werden, um so den Wissensaustausch und den Teamgeist zu stärken. Solche Smart Offices sollten viele verschiedene Bereiche für Arbeit und Zusammenarbeit bieten - von Meeting-Räumen über Lounge-artige Flächen und Co-Working Spaces bis hin zu Mehrpersonen- und Einzelbüros. Damit ist sichergestellt, dass für jede Tätigkeit die passende Umgebung bereitsteht. Natürlich müssen die Arbeitsplätze so ausgestattet sein, dass alles reibungslos funktioniert - die Nutzer also nicht nach Adaptern suchen, dem WLAN-Passwort fragen oder sich über schlechte Verbindungen ärgern müssen.

Um auch für Remote-Mitarbeiter ein gleich gutes Meeting-Erlebnis zu ermöglichen, ist es darüber hinaus wichtig, einzelne Räume gezielt für hybride Besprechungen zu optimieren. Nicht immer reichen ein Bildschirm oder ein Beamer aus. Manchmal kann es sinnvoll sein, in Raummikrofone, zusätzliche Kameras oder einen wirklich großen Monitor zu investieren. Ein Kameraschwenk auf das Whiteboard ermöglicht zum Beispiel auch den Mitarbeitenden im Homeoffice eine gleichberechtigte Teilnahme an der Diskussion.

Die Zeiten des Einheitsbüros sind endgültig vorbei - das Büro der Zukunft muss weit mehr leisten. Damit der Schritt in die hybride Arbeitswelt allerdings gelingt, sollten sich Unternehmen mit ihren individuellen Herausforderungen auseinandersetzen und darauf aufbauend entsprechende Lösungen entwickeln. Die Bereitstellung entsprechender Technologien und Bürokonzepte ist dabei nur ein Baustein - der andere ist die Etablierung einer neuen Unternehmenskultur.



Link: [1] https://services.global.ntt/campaigns/2023-global-customer-experience-report

 

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