2017/1 | Fachbeitrag | Visualisierung

Visuelles Wissensmanagement mit SharePoint

von Andreas Lercher

Inhaltsübersicht:

• Werfen wir einen Blick auf unsere tägliche Arbeit.
• Zusammenarbeit ist mehr als E-Mails schicken.
• Kollaboration, Kommunikation und Wissenstransfer verschmelzen
• Praxisbeispiel: Zentrale Aufgabenplanung
• Stolpersteine vermeide
• Fazit

Beim Thema Collaboration zeigt Microsoft, wie es geht. Bereits seit Jahren setzt der Softwarehersteller aus Redmond auf ineinandergreifende Softwaremodule. Mit der browserbasierenden Plattform SharePoint stehen alle Werkzeuge zur Verfügung, die Wissensarbeiter für ihre tägliche Arbeit benötigen.

Werfen wir einen Blick auf unsere tägliche Arbeit.

Tag für Tag erfassen wir unsere Ideen, Gedanken, Daten, Informationen und unser Wissen auf unterschiedlichste Art und Weise sowie in unterschiedlichen Formaten. So entstehen ständig neue und überarbeitete Dokumente, E-Mails oder Datensätze. Bei der Arbeit mit den üblichen Softwaretools fehlen leider die Verknüpfungen zwischen den einzelnen Informationen und den für den jeweiligen Kontext unserer Arbeit relevanten Dokumenten. Wenn überhaupt, dann gibt es diese Verbindungen nur in unserem Kopf. Natürlich finden wir uns auch in diesem gewachsenen System zurecht. Sollte aber einmal ein Kollege Informationen in unserer Abwesenheit benötigen oder sich ein neuer Mitarbeiter zurechtfinden müssen, wird die Suche nach den benötigten Informationen schnell zu einer Herkulesaufgabe.

Viele Projekte scheitern gerade daran, dass Dokumente mehrfach in unterschiedlichen Versionen erstellt wurden, nicht rasch genug gefunden oder nicht eindeutig zugeordnet werden können. Eine Funktion, die MS SharePoint geradezu vorbildlich übernimmt.

Weitere Stolpersteine in Projekten können auch unklare Prozesse oder eine unzureichend definierte Ausrichtung und Kommunikation sein. Auch dabei unterstützt MS SharePoint auf vielfältige Weise.

Zusammenarbeit ist mehr als E-Mails schicken.

Microsofts Idee einer zentralen Arbeitsplattform für Dokumente, Termine und Aufgabensteuerung ist nicht neu. Bereits seit Anfang der 2000er Jahre bietet Microsoft die SharePoint-Plattform als browserbasierente Oberfläche an. Dahinter stand immer die Vision, alle Microsoft-Dienste und -Produkte unabhängig von Ort und PC verfügbar sowie bedienbar zu machen. Mittlerweile wird MS SharePoint von vielen Unternehmen als gemeinsame Intranet-Plattform inklusive einer Dokumenten- und Aufgabenverwaltung genutzt.

Aus Erfahrung weiß ich, dass noch immer viele Unternehmen SharePoint "nur" als erweiterten File-Server verwenden. Dabei bleiben die so wesentlichen Vorteile der Verknüpfung und Verschlagwortung (Tagging) von Dokumenten ungenutzt. Schade! Aber ich sehe inzwischen auch einen Wandel in der Anwendung und Nutzung von SharePoint. Unternehmen arbeiten mit Projekt-Sites und richten Communities für ihre Mitarbeiter ein. Das ist auch eine Reaktion auf einen neuen Arbeitsstil, der eine internationalere und stärker abteilungsübergreifende Zusammenarbeit von unterschiedlichen Spezialisten erfordert. Neue Einflüsse und Anforderungen rütteln an den eingefahrenen IT-Strukturen und verlangen nach neuen Werkzeugen.

Wissensarbeiter sind nicht mehr nur in einem Projekt tätig. Sie arbeiten gleichzeitig in verschiedenen Projekten und Teilprojekten mit und erledigen zudem noch ihre täglichen administrativen und Fachaufgaben - meist mit Listen, Tabellen und unzähligen E-Mail-Ordnern, die einen enormen Aufwand an Aktualisierung und Statuskontrolle erfordern. Eine gute Übersicht bleibt dabei Wunschdenken.

Kollaboration, Kommunikation und Wissenstransfer verschmelzen

Aus meiner Sicht besteht die größte Herausforderung in der Praxis in der Verbindung von irgendwo vorhandenen Informationen und unseren täglichen Aufgaben in einer visuellen, klar struturierten und leicht verständlichen Übersicht. Office-Tools sind in ihrer Standardausführung nicht in der Lage, das zu leisten. Dafür braucht es eine Plattform, die gleichermaßen Dokumente, E-Mails, Kontakte und Termine verwalten kann und eine Zusammenarbeit in Projekten mit allen dazugehörigen Aufgaben unterstützt. Diese Anforderungen unterteilen sich in drei Themenschwerpunkte:

• Kommunikation und Information (intern und extern)
• Team- und Projektarbeit
• Vernetzung und Austausch

MS SharePoint bedient alle drei Bereiche. SharePoint unterstützt bei der Ablage und dem Wiederfinden von Informationen. Was fehlt, ist ein digitaler Schreibtisch, wo unsere Notizen, E-Mails und Termine integrierbar sind. Genau diese Lücke schließt MindManager auf elegant einfache Weise als "Digital Desktop". Dokumente, E-Mails oder Websites werden einfach mit der Maus in eine Map oder Wissenslandkarte gezogen und so mit anderen Informationen im speziellen Arbeitskontext verknüpft.

Zusätzliche Ergänzungen werden als Zweige oder Notizen eingebaut. Hyperlinks oder andere Verknüpfungen, die MindManager Enterprise bereitstellt, stellen sicher, dass die Aktualität der Daten durch Synchronisation gewahrt ist. Damit stehen alle wesentlichen Informationen in Beziehung zueinander und sind, visuell aufbereitet, für jeden schnell und einfach nachvollziehbar.

Praxisbeispiel: Zentrale Aufgabenplanung

Einer meiner Kunden, ein österreichisches IT-Unternehmen, kam mit folgender Anforderung zu mir: Jeder Mitarbeiter ist in einer steigenden Anzahl an Projekten tätig. Dafür bedarf es einer zentralen Übersicht der laufendenden Projekte und Aufgaben, inklusive aller in einzelnen SharePoint-Sites gespeicherten Projektdaten. MindManager wird im Unternehmen bereits verwendet, doch die Integrationsmöglichkeiten mit SharePoint waren nicht bekannt.

Gemeinsam mit den beiden Teamleitern habe ich ein Projekt-Cockpit mit MindManager aufgebaut. Darin fließen die Informationen aller Projekte zusammen. Jedes Projekt ist ein eigener Hauptzweig. Dokumentbibliotheken der jeweiligen SharePoint-Sites sind verknüpft und können direkt aus der Map heraus geöffnet werden. Aufgabenlisten und Ressourcen werden mittels des in MindManager integrierten SharePoint-Linkers eingelesen. Damit können beispielsweise in Meetings besprochene Änderungen direkt in einer Projektmap erfasst und automatisch mit SharePoint synchronisiert werden. Nach dem Meeting wird mittels PowerFilter-Funktion für jedes Teammitglied eine personalisierte Aufgabenliste erstellt und verschickt. Gleichzeitig sind die Aufgaben bereits automatisch im Outlook-Konto der Mitarbeiter eingetragen. Diese Kombination aus MindManager und SharePoint erspart also zahlreiche E-Mails zur Aufgabenverteilung und Statusabfrage.

Durch die Zusammenführung aller Aufgaben in einer zentralen Map entsteht gleichzeitig ein Gantt-Diagramm für alle laufenden Projekte. Durch diese ebenfalls in MindManager integierte Ansicht kann die Teamleitung Engpässe und Pufferzeiten sofort erkennen. Auf Knopfdruck lässt sich die Ansicht pro Projekt oder pro Mitarbeiter ändern. So sind Übersichtlichkeit, aber auch der Blick auf die Details möglich. Alle Aufgaben und Projektinformationen können mit MindManager visuell geplant und alle Daten weiterhin in SharePoint verwaltet werden.

Stolpersteine vermeiden

Zur erfolgreichen Implementierung und praktischen Umsetzung von MindManager und SharePoint im Zusammenspiel empfehle ich trotz der prinzipiell einfachen Handhabung firmeninterne Workshops durch einen Fachmann.

Bei der gemeinsamen Nutzung der beiden Anwendungen kann es zu Auswirkungen auf die persönliche Arbeitsweise jedes Einzelnen kommen. Um Missverständnisse zu vermeiden, emmpfielt sich die Einhaltung von Best Practices bei der Nutzung von beispieslweise gefilterten Ansichten oder ausgeblendeten Zweigen.

Vorlagen und definierte Grundeinstellungen können helfen, beispielsweise mit Markierungen, Symbolen und Farben, einheitlich und sicher umzugehen.

Fazit

Wenn es um Colloboration geht, dann stehen die Anwender im Mittelpunkt. Ihre größte Herausforderung besteht darin, mit der täglichen Informationsflut umzugehen. Örtlich getrennte Teams brauchen zusätzlich virtuelle Räume, gemeinsame Kalender und zentrale Datenspeicher. Neue Arbeitsstile basieren wesentlich auf der Visualisierung von Informationen, die für alle einsehbar sind und leicht gefunden werden. Eine Kombination aus SharePoint und MindManager bietet mit Wissens-, Informations- oder Navigationsmaps dafür einen guten Weg.