2014/9 | Fachbeitrag | Geschäftsprozess

Unternehmen haben Nachholbedarf beim Umgang mit Wissen

von Barbara Pöggeler

Inhaltsübersicht:

Wissen produktiv nutzen: Mit diesem Ziel können sich voraussichtlich die meisten Unternehmen identifizieren. Doch schrecken viele Verantwortliche vor einem vermeintlich komplexen Wissensmanagement-Projekt zurück. Dabei können Firmen bereits mit wenigen Schritten ihren Umgang mit der Ressource Wissen optimieren.

1. Schritt: Verantwortliche definieren

Ein Großteil der Mitarbeiter benötigt eine aktuelle und umfassende Informationsbasis, um seine Aufgaben erfolgreich erledigen zu können. Doch in vielen Unternehmen ist niemand zuständig für Wissensmanagement. Stattdessen ist der effektive und effiziente Einsatz von Wissen Aufgabe der einzelnen Abteilungen – was einem produktiven firmenweiten Umgang mit Know-how entgegensteht. Unternehmen sollten – abhängig von Struktur und Größe – im ersten Schritt einen oder mehrere Verantwortliche dafür benennen.

2. Schritt: Zentralen Speicherort schaffen

Digitale Dokumente, Fachinformationen oder der Erfahrungs- und Wissensschatz in den Köpfen der Mitarbeiter – in vielen Firmen ist Wissen nicht zentral erfasst und abgelegt, sondern unternehmensweit versprengt. Der Nachteil: Niemand weiß, welches Know-how im Unternehmen vorhanden ist und wo es sich befindet. Gerade in diesem Punkt sind Firmen gefragt, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen. So sollten sie einen festen Ablageort für alle Dokumente und Informationen zur Verfügung stellen und verbindlich definieren. Dieser zentrale Wissensspeicher sollte allen Mitarbeitern zugänglich sein.

3. Schritt: Verbindliche Ablagestrukturen

Damit einzelne Dokumente nicht nur abgelegt, sondern auch schnell und einfach wieder aufgefunden werden können, sollte eine einheitliche und verbindliche Ablagestruktur eingeführt werden. Diese sollte nicht zu komplex aufgebaut sein und den Bedürfnissen der Mitarbeiter Rechnung tragen. Wichtig: Alle Mitarbeiter müssen umfassend über diese Änderungen informiert werden. Es ist sinnvoll, wenn die für Wissensmanagement Verantwortlichen sich gerade zu Beginn intensiv um dieses Projekt kümmern und dadurch Wildwuchs verhindern.

4. Schritt: Suchaufwand reduzieren

Häufig suchen Mitarbeiter jedoch nicht nach einem einzigen Dokument, sondern nach allen verfügbaren Informationen „rund um ein Thema“. Das bedeutet, dass auch alle Dateien angezeigt werden sollen, die thematisch mit dem Suchbegriff eng verbunden sind, diesen aber nicht zwingend enthalten müssen. Das Problem: Ist das Wissen unternehmensweit verstreut, gestaltet sich die Suche aufwändig und zeitintensiv. Denn oftmals müssen dafür mehrere separate Recherchen durchgeführt werden. Das strukturierte und zentrale Ablegen von Know-how ist die Voraussetzung, um den Suchaufwand so klein wie möglich zu halten. Wenn die bestehenden Suchmöglichkeiten nicht die benötigten Treffer liefern, ist es sinnvoll, sich nach geeigneteren Alternativen umzusehen.

5. Schritt: Knackpunkt Unternehmenskultur

Damit Wissensmanagement erfolgreich wird, muss der Austausch von Know-how in der Unternehmenskultur verankert und dadurch zur Selbstverständlichkeit werden. Ausschlaggebend für das Beharren auf Herrschaftswissen ist häufig die Angst, andernfalls leicht ersetzbar zu werden. Hier sind gerade Geschäftsführer und Vorgesetzte in der Pflicht: Sie müssen einerseits das aktive Weitergeben von Know-how vorleben. Andererseits sind sie auch für die Einführung und Umsetzung von Prozessen und Werkzeugen für Wissenstransfer verantwortlich.

Ideale Helfer für erfolgreiches Wissensmanagement

Angesichts der Menge an verfügbaren Informationen wird meist schnell klar, dass Mitarbeiter Know-how ohne technologische Unterstützung nicht produktiv nutzen können. Die richtige Software hilft dabei, Wissen effizient aufzubereiten, zu vernetzen und für andere im Unternehmen zugänglich zu machen. Dabei gilt für die Auswahl einer Lösung: Der Mensch steht im Mittelpunkt – denn Wissensproduktivität beginnt beim Mitarbeiter. Nur wenn jeder Einzelne bereit ist, die Software aktiv zu verwenden sowie mit Erfahrungen und nur ihm bekannten Informationen zu befüllen, kann der Wissensaustausch funktionieren. Der Aufwand eines solchen Projekts muss nicht groß sein. Die Voraussetzung dafür: großer Nutzen bei geringem Aufwand. Um dies zu erreichen, bedarf es einer intuitiven Benutzerführung, einer nahtlosen Integration der Lösung in den Arbeitsalltag und in bestehende Strukturen sowie einer Suchfunktion, die zu schnellen und treffsicheren Ergebnissen führt.

Eine Möglichkeit hierfür ist die webbasierte Wissensmanagement-Lösung Haufe Suite. Die Mitarbeiter arbeiten in ihrer gewohnten Umgebung – egal ob online oder offline – und die Daten werden automatisch mit dem System synchronisiert und verschlagwortet. Für die Mitarbeiter entsteht dadurch keinerlei Mehraufwand, Fehler beim Einpflegen von Know-how in die Datenbank werden vermieden und jeder greift immer auf die identischen Informationen zu. Das erhöht die Transparenz und sorgt für einen einheitlichen Wissensstand bei allen Beteiligten.

Je mehr Wissen bereits zu Beginn in die Software integriert ist, desto eher werden die Mitarbeiter sie akzeptieren. Doch irgendwer muss den Anfang machen. Ideal ist es deshalb, wenn bereits zu Beginn Fachinformationen wie die Fachdatenbanken von Haufe zu Themen wie Personal, Steuern oder Recht in das Portal integriert sind. Die Mitarbeiter erkennen somit direkt einen deutlichen Mehrwert in der Lösung und sind schneller bereit, damit zu arbeiten. Die semantische Suchfunktion der Haufe Suite sorgt für ein schnelles und einfaches Finden treffender Ergebnisse.

Investitionen in Wissensmanagement lohnen sich

Wissen gehört zweifelsohne zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren. Bereits mit wenigen Veränderungen kann der Umgang mit Know-how in Organisationen deutlich optimiert werden. Denn nur wenn die Ressource effektiv und effizient eingesetzt wird, profitieren Unternehmen wie auch Mitarbeiter davon: Sie arbeiten effizienter, machen weniger Fehler und sind motivierter. Das schlägt sich dann auch in der Firmenbilanz nieder. 

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