2006/1 | Fachbeitrag | Trennungsgespräche
Trennungsgespräche professionell geführt
Inhaltsübersicht:
- Was sind Trennungsgespräche?
- Ängste - ein Tabu bei Führungskräften
- Ziele von "anders" geführten Trennungsgesprächen
- Kosten unprofessioneller Trennungen
- Wer führt das Kündigungsgespräch?
- Dynamik von Trennungsprozessen - Krisen im Unternehmen
- Inhalte eines professionellen Trennungsgesprächs
- Trennungskultur - ein Organisationsentwicklungsprozess
Die Situation gehört für jede Führungskraft
zum Berufsalltag: Ein Mitarbeiter muss gehen. Doch nicht nur
bei Kündigung, sondern auch bei Fusion, Auflösung
von Teams, Verrentung, Wechsel in eine andere Abteilung oder
Tod von Mitarbeitern taucht das Thema Verlust auf. Ein Trennungsgespräch
ist unvermeidlich. Und geprägt von Gefühlsreaktionen.
Hier wird deutlich, wie eine Führungskraft mit den eigenen
Emotionen sowie denen anderer umgehen kann. Der Artikel beleuchtet
das Kernstück eines Trennungsprozesses: das Kündigungsgespräch.
Was sind Trennungsgespräche ?
Fragen wie:
• Warum ist es wichtig, bei einer Trennung einen „besseren“
Weg zu gehen?
• Ist doch egal, wie trennen, Hauptsache trennen!
• Für wen ist die Trennung wichtig, für den
Arbeitnehmer oder das Unternehmen?
• Die Trennung verläuft doch sowieso wie das Arbeitsverhältnis
war.
• Was bringt mir eine Unterstützung?
sind nur eine kleine Auswahl von Vermeidungsstrategien, sich
dem Thema nicht stellen zu müssen. Führungskräfte
verstecken sich oftmals hinter den genannten Argumenten. Doch
ein menschliches und verständliches Verhalten nur in
der Situation des Trennungsgesprächs zu zeigen, ist wenig
hilfreich.
Bevor man sich mit dem Trennungsgespräch beschäftigt,
sollte man die eigenen Muster im Umgang mit Verlusten kennen
lernen.
Erst danach kann mit dem ‚Wie’ eines solchen Gesprächs
begonnen werden:
• Fünf Basisfragen
• Erste Sätze
• Begrüßung , Abschied
• Trennungsbegründung
Dabei sollte man unterscheiden, ob es sich um verhaltensbedingte
oder betriebsbedingte Kündigungen handelt. Bei verhaltensbedingten
Entlassungen ist die Begründung aus der Personalakte
ersichtlich. Bei betriebsbedingten Kündigungen ist es
notwendig, das Trennungsgespräch mit einer schlüssigen
Erklärung vorzubereiten.
Ängste - ein Tabu bei Führungskräften
Wie die Erfahrung aus Coaching - Gesprächen, Begleitungen
bei Veränderungsprozessen und Trainings zeigt: Führungskräfte
erkennen ihre Ängste kaum und können sie somit auch
nicht artikulieren. Dazu gehört auch die Angst vor der
Situation „Trennungsgespräch“. Hier geht
es um:
• die eigene Glaubwürdigkeit
• Gesichtsverlust, vor allem bei den im Unternehmen
verbleibenden Mitarbeitern
• Konfrontation mit Gefühlsausbrüchen
• Trennung trotz positiver Unternehmensentwicklung.
Dabei gibt es unterschiedliche Grundhaltungen:
• den Mechanismus des Verdrängens
• ein aggressiver Umgang in der Gesprächsführung
oder
• der „Kompromisse“ Finder.
Ziele von "anders" geführten Trennungsgesprächen
Eine weitere Gruppe, die zu berücksichtigen ist, sind
die im Unternehmen verbleibenden Mitarbeiter. Aspekte wie
• Wie wird Kündigung im Unternehmen kommuniziert?
• Werden die „Gerüchteküche“ und
ihre wirtschaftlichen Folgen wahrgenommen?
• Wann wird ein Kündigungsgespräch geführt?
• Wer führt das Gespräch?
sind für sie jetzt besonders wichtig.
Kosten unprofessioneller Trennungen
Durch Trennungstrauma (auch bei den Verbliebenen), innere
Kündigung, Motivationsloch, Gerüchteküche,
schlagartiger Zusammenbruch von Beziehungsstrukturen werden
indirekte und versteckte Kosten verursacht.
Die gekündigten Mitarbeiter reagieren unterschiedlich
auf die Trennung. Die Verhaltenspalette rangiert von nicht
wahrhaben wollen bis zum Zusammenbruch. Auch dabei entstehen
versteckte Kosten, wenn das Unternehmen die erbrachten Leistungen
nicht würdigt. Denn hier beginnt die „Negativkommunikation
über die Kündigung“. Die kann wiederum bei
den im Unternehmen Verbleibenden zu den beschrieben Reaktionen
führen.
Wer führt das Kündigungsgespräch?
Trennungsgespräche sollten nach Möglichkeit nicht
von dem direkten Vorgesetzten geführt werden, sondern
von der nächst höheren Führungskraft. Das bedeutet:
Die direkten Vorgesetzten bleiben als Ansprechpartner für
den emotionalen Prozess erhalten. Sie nehmen nicht die Rolle
des „Bösewichts“ ein.
Dynamik von Trennungsprozessen - Krisen im Unternehmen
Bei Trennungen gibt es vier Phasen:
• die „So ist es jetzt Phase“. Hier hat
jeder seinen Platz, seine Rolle und seine Aufgabe. Dies ist
auch die Entscheidungsphase, ob und welche Trennungen es geben
wird.
• die Veränderungsphase. Hier finden Kündigungen,
Trennungen, Fusionen statt. Das gesamte sich verändernde
System wird durcheinander gewürfelt.
• die Konsolidierungsphase. Hier entwickeln sich neue
Strukturen und Prozesse. Es findet eine Beruhigung statt.
• die Zeit, in der alles läuft. Alle haben wieder
einen Platz, jeder kennt seine Aufgabe und Rolle. In dieser
Phase ist es wichtig, Führungskräfte und Mitarbeiter
zu unterstützen.
Inhalte eines professionellen Trennungsgesprächs
Zunächst ist zu klären, wer die Gespräche
führt. Ebenfalls entscheidend ist das „Wann“.
Ein Trennungsgespräch sollte nie auf einen Freitag fallen.
Denn ein Gekündigter braucht die Führungskraft als
Ansprechpartner. Zumindest sollte die Möglichkeit dazu
eingeräumt werden. Denn das Kündigungsgespräch
dauert meist nur fünf Minuten.
Der Ort des Gesprächs sollte so gewählt werden,
dass beide Gesprächspartner sich sicher fühlen.
Im Gespräch selbst werden alle Inhalte, die arbeitsrechtlich
geklärt sind, aufgeführt.
Trennungskultur - ein Organisationsentwicklungsprozess
Ein wichtiger Aspekt nach dem Trennungsgespräch: Die
Veränderung, die in einer Organisationseinheit durch
die Kündigungen entsteht, sollte begleitet werden. Dies
kann extern geschehen oder intern durch die Personalentwicklung.
In dieser Phase entscheidet sich, wie es weiter geht. Man
kann sie auch als „Chaosphase“ bezeichnen. Wenn
Mitarbeiter sich hier uninformiert, allein gelassen oder gar
getäuscht fühlen, dauert es lange, um wieder in
die Konsolidierungsphase zu kommen. In dieser Zeit werden
auch die Weichen für die Zukunft gestellt: Neue Ziele
werden gesteckt, die man im nächsten Schritt umsetzt.
Struktur und Unterstützung sind hier unumgänglich.
Denn jetzt werden Motivation, innere Haltung sowie Werte geprägt.
