2002/12 | Fachbeitrag | internationales Wissensmanagement
Transparenz im Projektgeschäft als globaler Wettbewerbsfaktor
Von Hans-Jürgen
Inhaltsübersicht:
- Mit Wissensmanagement europaweit Synergien freisetzen
- Zugriff in vier Sprachen
- Motivation ist eine Frage des Nutzens
- Komplexität der Märkte erfordert hohe Flexibilität
Wie kann vorhandenes und neues Wissen in einem Konzern,
der in über zehn Ländern vertreten ist und dessen Mitarbeiter
sieben verschiedene Muttersprachen haben, optimal kommuniziert werden?
Dieses Problem müssen im Zeichen der zunehmend globalisierten
Wirtschaft viele Unternehmen lösen. Denn der Erfolg im internationalen
Wettbewerb wird in hohem Maße davon abhängen, wie intensiv
das breit gestreute Wissen transparent gemacht und genutzt werden
kann. Die französische Thales-IS-Gruppe entschied sich deshalb
für ein länderübergreifendes Wissensmanagement-System,
das auf einer bereits bewährten Lösung der deutschen Thales
IS aufbaut.
Die deutsche Thales Information Systems GmbH hatte sich bereits
1999 für die Entwicklung und Einführung eines Wissensmanagement-Systems
entschieden und damit eine Vorreiterposition im internationalen
Konzern eingenommen. Das Leistungsangebot des Unternehmens, das
bis zum 1.2.2002 als Syseca Gesellschaft für Unternehmensberatung
firmierte, reicht von Outsourcing über Professional Services
in der IT bis zu klassischer Unternehmensberatung. Die spezielle
Zielsetzung bei der Umsetzung des Wissensmanagement-Systems bestand
nicht nur darin, transparent zu machen, welches Wissen die auf 12
bundesweite Geschäftsstellen verteilten rund 600 Berater haben,
sondern insbesondere den Projekteinsatz der Berater und die Kommunikation
zwischen den Beratern durch eine allgemein zugängliche Infrastruktur
unabhängig von Ort und Zeit zu verbessern.
Den richtigen Wissensträger für eine Teambesetzung oder
für einen punktuellen Wissens- und Erfahrungsaustausch zu finden,
wurde bis dato durch unzureichende organisatorische Regeln und eine
Vielzahl voneinander unabhängiger Tools noch nicht optimal
genutzt. Diese Situation wurde zum Anlass genommen, ein Wissensmanagement-System
zunächst für die deutsche Thales IS zu konzipieren. Das
Ergebnis, auf der Basis von Lotus Notes realisiert, bietet mit einer
Skill-Verwaltung sowie einer Projekt- und Teamdatenbank zur Unterstützung
von Communities die besten Voraussetzungen, um überregional
die qualifiziertesten Know-how-Träger für Projekte, Arbeitsgruppen
oder Expertenkommissionen zu aktivieren. Die Kommunikation untereinander
ist über eine mehrschichtige Infrastruktur gewährleistet,
die den Beratern den Zugriff über das Internet, vom Home-Office
oder offline über Notebook ermöglicht.
Mit Wissensmanagement europaweit Synergien freisetzen
Vor die gleiche Situation sah sich auch die Zentrale der Thales
IS in Paris gestellt. Die Gruppe, die mit Standorten in über
10 Ländern und ca. 5.000 Mitarbeitern in Europa vertreten ist,
setzte sich daher das Ziel, auf der Basis des deutschen Wissensmanagement-Systems
wichtige Synergien auf der Basis einer optimalen Kooperation freizusetzen.
Ein systematisches länderübergreifendes Management des
Erfahrungsaustausches war bis dato nicht vorhanden. So mangelte
es an Transparenz der unternehmensweiten Kompetenzen und Erfahrungen
in Bezug auf internationale Skills, Projekte, Referenzen oder auf
bereits vorhandenes Wissen in der Gruppe. Entsprechend leiteten
sich die Anforderungen an ein internationales Wissensmanagement
an folgenden Leitlinien ab:
- Welche Kompetenzen sollen länderübergreifend entwickelt werden?
- Welche Leistungen können durch internationale Projektteams besser vertrieben werden?
- Welche Leistungsangebote können bei internationalen Kunden platziert werden?
- Welche Dokumente sind länderübergreifend relevant?
Das internationale Wissensmanagement-Projekt wurde mit der Skill-Verwaltung
gestartet und dient der Gruppe heute als Instrument für die
nationale und internationale Projektbesetzung und dem Auffinden
von auslandserfahrenen Ansprechpartnern. Die Lösung beruht
auf zwei Komponenten: Auf den jeweiligen nationalen Datenbanken,
die sich auf Notes-Servern vor Ort befinden, erfolgt die Eingabe
von Berater-Profilen durch Zuordnung von zentral und national definierten
Skills. Die zweite Komponente bildet die internationale Datenbank,
in der über einen Agenten automatisch die Profile für
international einsetzbare Berater eingepflegt werden. In einem weiteren
Schritt wurde eine internationale Referenz-Datenbank aufgebaut,
die zentral von Paris aus gesteuert wird. Die Daten dazu werden
in regelmäßigen Abständen von den einzelnen Länderorganisationen
abgerufen und in der zentralen Datenbank aktualisiert.
Skill-Verwaltung bei der Thales IS
Der dritte Baustein der internationalen Wissensmanagement-Lösung
ist ein Kundeninformations-System, in dem Projekte und Projektvorhaben
multinationaler Kunden und potenzieller Kunden verwaltet werden.
Vergleichbar mit der Skill-Verwaltung werden die Geschäftsdaten
sowohl in den einzelnen nationalen Datenbanken als auch in der zentral
geführten internationalen Datenbank vorgehalten. In den Systemen
der Länderorganisationen werden alle Kunden und Business Opportunities
mit Projektdaten, Auftragsvolumen, Verhandlungsstand etc. erfasst
und permanent aktualisiert. Verantwortlich für die regelmäßige
Pflege zeichnen die Vertriebsmitarbeiter und die Manager der einzelnen
Länderorganisationen. Ein automatischer Abgleich mit der internationalen
Datenbank erfolgt jede Nacht: Die länderübergreifend aktualisierte
Version wird noch in der gleichen Nacht auf die angeschlossenen
Notes-Server verteilt, so dass alle Vertriebsmitarbeiter –
unabhängig vom Standort – auf aktuelle Informationen,
die für die eigene Akquisition relevant sind, Zugriff haben.
Zugriff in vier Sprachen
Alle nationalen und internationalen Datenbanken des Wissensmanagement-Systems
sind untereinander über ein Extranet verbunden. Damit der Austausch
zwischen den Ländern problemlos möglich ist, hat sich
die Thales-IS-Gruppe auf eine einheitliche Technologie auf der Basis
von Lotus Notes geeinigt. Eine Übersetzungsdatenbank, die mit
Hilfe des Notes-Werkzeugs Domino Global Designer erstellt wurde,
ermöglicht den Zugriff in den vier Sprachen Englisch, Französisch,
Deutsch und Spanisch. Die Eingabe und Abfrage von Daten erfolgt
sowohl über Web-Browser als auch über Notes-Clients. Gesteuert
wird der Zugriff über ein horizontales Berechtigungssystem,
welches die Autorisierung nach zugeordneten Funktionen beinhaltet,
und zusätzlich über ein vertikales Konzept, durch welches
Lese- und Autorenrechte auf Abteilungsebene vergeben werden. Ergänzungen
der Stammdaten wie z.B. neue Skills, Zertifizierungen oder auch
das Anlegen neuer Mitarbeiter werden zentral von einer Hotline eingepflegt.
Motivation ist eine Frage des Nutzens
Die Probleme, die sich bei der Einführung eines internationalen
Wissensmanagement-Systems ergeben, unterscheiden sich von denen
auf nationaler Basis nur geringfügig: Fehlende Akzeptanz bzw.
mangelnde Motivation sind im allgemeinen die wesentlichen Hürden,
die zu nehmen sind. Bei der deutschen Thales IS hat es sich bewährt,
dass bereits in der Konzeptionsphase Berater, Geschäftsstellenleiter
und Vertriebsmitarbeiter mit einbezogen wurden. Genauso wichtig
waren die gut vorbereiteten Schulungsmaßnahmen und die intensive
Betreuung in den ersten Monaten nach Einführung des Wissensmanagement-Systems.
Die Motivation hängt vorrangig davon ab, ob für den Mitarbeiter
der persönliche oder arbeitstechnische Nutzen erkennbar ist.
Da der Projekteinsatz der Berater aber fast ausschließlich
anhand der Einträge in der Skill-Verwaltung und anhand der
Mitarbeit in den Communities erfolgt, ergibt sich daraus automatisch
ein persönlicher Ansporn. Mehr Überzeugungsarbeit ist
zu leisten, um die Mitarbeiter für eine aktive Mitgestaltung
des Wissensmanagement-Systems im strategischen Bereich zu gewinnen,
d.h. im Aufbau von Wissen, welches zukünftig benötigt
wird. Grund hierfür ist, dass durch die Dynamik des Marktumfeldes
das Unternehmen immer stärker situativ reagieren muss und daher
einmal definierte Wissensziele revidiert werden müssen. Auf
Belohnungssysteme wurde in der Thales IS generell verzichtet. Stattdessen
wird mit monatlichen Statistiken, die dokumentieren, wie gut die
Geschäftsstellen ihre Daten pflegen, der Wettbewerbsgedanke
untereinander gefördert. Insgesamt hat Thales IS die Erfahrung
gemacht, dass die Mitarbeiter die Ziele, die mit dem Wissensmanagement-System
erreicht werden sollen, unterstützen und eine hohe Bereitschaft
zeigen, ihr Wissen einzubringen.
Komplexität der Märkte erfordert hohe Flexibilität
Bei der Einführung von Wissensmanagement-Systemen auf internationaler
Basis kommen allerdings zusätzliche Aspekte hinzu. Denn Wissensmanagement
reagiert hier nicht nur auf eine zunehmende Wissensintensivierung
der Arbeit, sondern auch auf eine zunehmende Komplexität des
Marktgeschehens, der nur durch eine hohe Flexibilität begegnet
werden kann. Ist die notwendige Flexibilität auf nationaler
Ebene bereits beträchtlich, so wird diese auf der internationalen
Ebene um ein vielfaches übertroffen. Ein verstärktes Augenmerk
ist deshalb darauf zu richten, dass die Anpassungen des Unternehmens
an Marktentwicklungen gleichermaßen im internationalen Wissensmanagement-System
fortgeschrieben werden. Auch wenn die Realisierung eines internationalen
Wissensmanagements einen langen Atem erfordert, um alle Länder
auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen, lohnt sich die Einführung,
da die geschaffene Transparenz wertvolles Wissenspotenzial freisetzt.