2002/12 | Fachbeitrag | internationales Wissensmanagement

Transparenz im Projektgeschäft als globaler Wettbewerbsfaktor

von Hans-Jürgen Macher

 

Von Hans-Jürgen

Macher

 

Inhaltsübersicht:

 

 

Wie kann vorhandenes und neues Wissen in einem Konzern,

der in über zehn Ländern vertreten ist und dessen Mitarbeiter

sieben verschiedene Muttersprachen haben, optimal kommuniziert werden?

Dieses Problem müssen im Zeichen der zunehmend globalisierten

Wirtschaft viele Unternehmen lösen. Denn der Erfolg im internationalen

Wettbewerb wird in hohem Maße davon abhängen, wie intensiv

das breit gestreute Wissen transparent gemacht und genutzt werden

kann. Die französische Thales-IS-Gruppe entschied sich deshalb

für ein länderübergreifendes Wissensmanagement-System,

das auf einer bereits bewährten Lösung der deutschen Thales

IS aufbaut.

 

 

Die deutsche Thales Information Systems GmbH hatte sich bereits

1999 für die Entwicklung und Einführung eines Wissensmanagement-Systems

entschieden und damit eine Vorreiterposition im internationalen

Konzern eingenommen. Das Leistungsangebot des Unternehmens, das

bis zum 1.2.2002 als Syseca Gesellschaft für Unternehmensberatung

firmierte, reicht von Outsourcing über Professional Services

in der IT bis zu klassischer Unternehmensberatung. Die spezielle

Zielsetzung bei der Umsetzung des Wissensmanagement-Systems bestand

nicht nur darin, transparent zu machen, welches Wissen die auf 12

bundesweite Geschäftsstellen verteilten rund 600 Berater haben,

sondern insbesondere den Projekteinsatz der Berater und die Kommunikation

zwischen den Beratern durch eine allgemein zugängliche Infrastruktur

unabhängig von Ort und Zeit zu verbessern.

 

 

 

Den richtigen Wissensträger für eine Teambesetzung oder

für einen punktuellen Wissens- und Erfahrungsaustausch zu finden,

wurde bis dato durch unzureichende organisatorische Regeln und eine

Vielzahl voneinander unabhängiger Tools noch nicht optimal

genutzt. Diese Situation wurde zum Anlass genommen, ein Wissensmanagement-System

zunächst für die deutsche Thales IS zu konzipieren. Das

Ergebnis, auf der Basis von Lotus Notes realisiert, bietet mit einer

Skill-Verwaltung sowie einer Projekt- und Teamdatenbank zur Unterstützung

von Communities die besten Voraussetzungen, um überregional

die qualifiziertesten Know-how-Träger für Projekte, Arbeitsgruppen

oder Expertenkommissionen zu aktivieren. Die Kommunikation untereinander

ist über eine mehrschichtige Infrastruktur gewährleistet,

die den Beratern den Zugriff über das Internet, vom Home-Office

oder offline über Notebook ermöglicht.

 

 

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Mit Wissensmanagement europaweit Synergien freisetzen

 

Vor die gleiche Situation sah sich auch die Zentrale der Thales

IS in Paris gestellt. Die Gruppe, die mit Standorten in über

10 Ländern und ca. 5.000 Mitarbeitern in Europa vertreten ist,

setzte sich daher das Ziel, auf der Basis des deutschen Wissensmanagement-Systems

wichtige Synergien auf der Basis einer optimalen Kooperation freizusetzen.

Ein systematisches länderübergreifendes Management des

Erfahrungsaustausches war bis dato nicht vorhanden. So mangelte

es an Transparenz der unternehmensweiten Kompetenzen und Erfahrungen

in Bezug auf internationale Skills, Projekte, Referenzen oder auf

bereits vorhandenes Wissen in der Gruppe. Entsprechend leiteten

sich die Anforderungen an ein internationales Wissensmanagement

an folgenden Leitlinien ab:

 

  • Welche Kompetenzen sollen länderübergreifend entwickelt werden?
  • Welche Leistungen können durch internationale Projektteams besser vertrieben werden?
  • Welche Leistungsangebote können bei internationalen Kunden platziert werden?
  • Welche Dokumente sind länderübergreifend relevant?

 

Das internationale Wissensmanagement-Projekt wurde mit der Skill-Verwaltung

gestartet und dient der Gruppe heute als Instrument für die

nationale und internationale Projektbesetzung und dem Auffinden

von auslandserfahrenen Ansprechpartnern. Die Lösung beruht

auf zwei Komponenten: Auf den jeweiligen nationalen Datenbanken,

die sich auf Notes-Servern vor Ort befinden, erfolgt die Eingabe

von Berater-Profilen durch Zuordnung von zentral und national definierten

Skills. Die zweite Komponente bildet die internationale Datenbank,

in der über einen Agenten automatisch die Profile für

international einsetzbare Berater eingepflegt werden. In einem weiteren

Schritt wurde eine internationale Referenz-Datenbank aufgebaut,

die zentral von Paris aus gesteuert wird. Die Daten dazu werden

in regelmäßigen Abständen von den einzelnen Länderorganisationen

abgerufen und in der zentralen Datenbank aktualisiert.

 

 

 

skill-management picture

Skill-Verwaltung bei der Thales IS

 

 

Der dritte Baustein der internationalen Wissensmanagement-Lösung

ist ein Kundeninformations-System, in dem Projekte und Projektvorhaben

multinationaler Kunden und potenzieller Kunden verwaltet werden.

Vergleichbar mit der Skill-Verwaltung werden die Geschäftsdaten

sowohl in den einzelnen nationalen Datenbanken als auch in der zentral

geführten internationalen Datenbank vorgehalten. In den Systemen

der Länderorganisationen werden alle Kunden und Business Opportunities

mit Projektdaten, Auftragsvolumen, Verhandlungsstand etc. erfasst

und permanent aktualisiert. Verantwortlich für die regelmäßige

Pflege zeichnen die Vertriebsmitarbeiter und die Manager der einzelnen

Länderorganisationen. Ein automatischer Abgleich mit der internationalen

Datenbank erfolgt jede Nacht: Die länderübergreifend aktualisierte

Version wird noch in der gleichen Nacht auf die angeschlossenen

Notes-Server verteilt, so dass alle Vertriebsmitarbeiter –

unabhängig vom Standort – auf aktuelle Informationen,

die für die eigene Akquisition relevant sind, Zugriff haben.

 

 

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Zugriff in vier Sprachen

 

Alle nationalen und internationalen Datenbanken des Wissensmanagement-Systems

sind untereinander über ein Extranet verbunden. Damit der Austausch

zwischen den Ländern problemlos möglich ist, hat sich

die Thales-IS-Gruppe auf eine einheitliche Technologie auf der Basis

von Lotus Notes geeinigt. Eine Übersetzungsdatenbank, die mit

Hilfe des Notes-Werkzeugs Domino Global Designer erstellt wurde,

ermöglicht den Zugriff in den vier Sprachen Englisch, Französisch,

Deutsch und Spanisch. Die Eingabe und Abfrage von Daten erfolgt

sowohl über Web-Browser als auch über Notes-Clients. Gesteuert

wird der Zugriff über ein horizontales Berechtigungssystem,

welches die Autorisierung nach zugeordneten Funktionen beinhaltet,

und zusätzlich über ein vertikales Konzept, durch welches

Lese- und Autorenrechte auf Abteilungsebene vergeben werden. Ergänzungen

der Stammdaten wie z.B. neue Skills, Zertifizierungen oder auch

das Anlegen neuer Mitarbeiter werden zentral von einer Hotline eingepflegt.

 

 

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Motivation ist eine Frage des Nutzens

 

Die Probleme, die sich bei der Einführung eines internationalen

Wissensmanagement-Systems ergeben, unterscheiden sich von denen

auf nationaler Basis nur geringfügig: Fehlende Akzeptanz bzw.

mangelnde Motivation sind im allgemeinen die wesentlichen Hürden,

die zu nehmen sind. Bei der deutschen Thales IS hat es sich bewährt,

dass bereits in der Konzeptionsphase Berater, Geschäftsstellenleiter

und Vertriebsmitarbeiter mit einbezogen wurden. Genauso wichtig

waren die gut vorbereiteten Schulungsmaßnahmen und die intensive

Betreuung in den ersten Monaten nach Einführung des Wissensmanagement-Systems.

Die Motivation hängt vorrangig davon ab, ob für den Mitarbeiter

der persönliche oder arbeitstechnische Nutzen erkennbar ist.

Da der Projekteinsatz der Berater aber fast ausschließlich

anhand der Einträge in der Skill-Verwaltung und anhand der

Mitarbeit in den Communities erfolgt, ergibt sich daraus automatisch

ein persönlicher Ansporn. Mehr Überzeugungsarbeit ist

zu leisten, um die Mitarbeiter für eine aktive Mitgestaltung

des Wissensmanagement-Systems im strategischen Bereich zu gewinnen,

d.h. im Aufbau von Wissen, welches zukünftig benötigt

wird. Grund hierfür ist, dass durch die Dynamik des Marktumfeldes

das Unternehmen immer stärker situativ reagieren muss und daher

einmal definierte Wissensziele revidiert werden müssen. Auf

Belohnungssysteme wurde in der Thales IS generell verzichtet. Stattdessen

wird mit monatlichen Statistiken, die dokumentieren, wie gut die

Geschäftsstellen ihre Daten pflegen, der Wettbewerbsgedanke

untereinander gefördert. Insgesamt hat Thales IS die Erfahrung

gemacht, dass die Mitarbeiter die Ziele, die mit dem Wissensmanagement-System

erreicht werden sollen, unterstützen und eine hohe Bereitschaft

zeigen, ihr Wissen einzubringen.

 

 


Komplexität der Märkte erfordert hohe Flexibilität

 

Bei der Einführung von Wissensmanagement-Systemen auf internationaler

Basis kommen allerdings zusätzliche Aspekte hinzu. Denn Wissensmanagement

reagiert hier nicht nur auf eine zunehmende Wissensintensivierung

der Arbeit, sondern auch auf eine zunehmende Komplexität des

Marktgeschehens, der nur durch eine hohe Flexibilität begegnet

werden kann. Ist die notwendige Flexibilität auf nationaler

Ebene bereits beträchtlich, so wird diese auf der internationalen

Ebene um ein vielfaches übertroffen. Ein verstärktes Augenmerk

ist deshalb darauf zu richten, dass die Anpassungen des Unternehmens

an Marktentwicklungen gleichermaßen im internationalen Wissensmanagement-System

fortgeschrieben werden. Auch wenn die Realisierung eines internationalen

Wissensmanagements einen langen Atem erfordert, um alle Länder

auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen, lohnt sich die Einführung,

da die geschaffene Transparenz wertvolles Wissenspotenzial freisetzt.

 

 

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