2011/6 | Fachbeitrag | Stiftung

Transparentes Wissen für nachhaltiges Wirken

von Detlev Bremer

Inhaltsübersicht:

Wenn Stiftungen gemäß ihres Auftrages ein Höchstmaß an Förderung mit möglichst wenig monetären Mitteln erzielen wollen, müssen sie effektiv und effizient arbeiten. Den Verwaltungsaufwand gilt es zu minimieren – ein optimales Projektmanagement hilft, Kosten zu senken. Und wie jedes Unternehmen stehen auch gemeinnützige Stiftungen vor den gleichen Herausforderungen, wenn es zu einem Verlust an Wissen durch Personalabgänge oder intransparente Wissensarchive kommt: Aufwand, der eigentlich vermieden werden sollte, wächst.

Wissen bündeln und vernetzen

In der Praxis existieren vielfach noch verschiedene Insellösungen, um Daten zu pflegen und das Wissen für die eigenen Aufgaben nutzbar zu machen: Jeder arbeitet mit selbst entwickelten Excel-Tabellen und Word-Dokumenten. Die Folge sind mangelnde Transparenz und redundante Datenhaltung. Einerseits bleiben Ideen ungenutzt. Andererseits werden Synergien nicht erkannt. Um schließlich alle vom Wissen jedes Einzelnen profitieren zu lassen, helfen Softwarelösungen. Gefordert ist die ganzheitliche Verwaltung aller Vorgänge. Mit spezieller Branchensoftware erhalten Stiftungen ein durchgängig integriertes System, das Überblick über alle Projekte und deren Status herstellt. Damit ist die Aufbereitung und Auswertung aller Daten komfortabel möglich. Wichtige Informationen sind schnell verfügbar, um Probleme zu lösen und um Anfragen zu beantworten – egal ob diese extern von Journalisten gestellt werden oder intern von der Geschäftsleitung. Nachhaltige Arbeit ist auf eine wachsende Wissensbasis angewiesen: Jede mögliche Synergie muss genutzt werden.

An besonderen technischen Voraussetzungen muss die Einführung eines Systems nicht scheitern, denn für Organisationen jeder Größe existieren geeignete Lösungen.

Die Software unterstützt im Idealfall alle Geschäftsbereiche: Eingang der Anfragen und Anträge, Kontaktverwaltung, Projektplanung, Steuerung des Mittelabrufs, Zahlungsabwicklung, Schlussbericht und Evaluation. Integrierte Prozesse, wie z.B. Entscheidungsvorlagen zur Bewilligung der einzelnen Anträge, ermöglichen deren schnelle und effektive Bearbeitung. Die Vereinheitlichung von Workflosws und Arbeitsschritten durch im System dargestellte Regeln und Abläufe steigert die Effizienz. Entspricht die Bedienung der Software zudem den Erfahrungen der Mitarbeiter mit den gängigen Office-Anwendungen, ist der Aufwand für Einarbeitung und Schulung minimal. Dies spart Kosten und verbessert die Akzeptanz, denn diese ist Voraussetzung dafür, dass die Lösung konsequent eingesetzt wird.

In kleineren Organisationen zahlt sich eine entsprechende IT-Lösung besonders aus, denn dort fehlt mit der Abwesenheit einzelner Mitarbeiter schnell wichtiges Wissen über Projekte oder bewährte Verfahren. Die Folge sind in der Regel Qualitätsverluste und Mehrarbeit der Kollegen. Professionelle Systeme unterstützen zudem die Einbindung externer Mitarbeiter per Internet. Auf diese Weise wird ein Projektmanagement und -controlling auch über dezentrale Projektgruppen möglich.

Transparenz für Projekte und Organisationen

Ein zeitnahes Projektcontrolling anhand aktueller Daten sorgt für Transparenz in jedem einzelnen Projekt und in der gesamten Organisation. Eine verbesserte Kommunikation unter den Projektmitarbeitern ist nur eines der Resultate. Fehlentwicklungen lassen sich frühzeitig erkennen. Die Informationen aus der Analyse können eingesetzt werden, um die Projekte rechtzeitig zu korrigieren. Für Kuratoren, Vorstände und Geschäftsführer von Stiftungen ist die Bereitstellung von umfassenden und detaillierten Übersichten unabdingbar. Interessant sind dabei laufende aber auch abgeschlossene Projekte, Anträge sowie der aktuelle Finanzstatus.

Unterstützt wird das Controlling durch einheitliche Bewertungsverfahren, selbst für Projekte von höchst unterschiedlicher Natur und Ausprägung. Diese Verfahren lassen sich in das Softwaretool integrieren. Damit können Kennzahlen über Termintreue, zuverlässige Mittelverwendung und die Übereinstimmung zwischen Zielen und Ergebnissen eines Projekts ermittelt werden. Die Verwendung des Systems im Netzwerk sorgt dafür, dass alle Gremien und das Projektteam über den gleichen Stand der Informationen verfügen.

Überzeugende Präsentation nach außen

Für Stiftungen ist es besonders wichtig, ihre Aktivitäten überzeugend darzustellen. Ein hochwertiger Auftritt spiegelt die in der Stiftung gelebte Integrität und Seriosität wieder. Alle Materialien sind davon betroffen, sowohl gedruckt als auch online. Software für Stiftungsmanagement hält dafür Vorlagen bereit, die internen Gestaltungsrichtlinien entsprechen und trotzdem eine flexible inhaltliche und formale Anpassung an wechselnde Anforderungen gestatten. Die Abfrage der Projektdaten aus einer zentralen Dokumentation sichert zudem inhaltliche Korrektheit und Aktualität. Mittels professioneller Publikation kann ein positives öffentliches Image erzeugt werden, das die Seriosität der Stiftung repräsentiert.

Fazit

Eine einheitliche Datenbasis sorgt für Aktualität, Vollständigkeit und Korrektheit aller Daten. Diese sind Grundlage für Transparenz und zukunftsfähiges Handeln. Statistiken und Auswertungen lassen sich schnell und einfach erstellen. Gleichzeitig sind alle Daten für eine professionelle Außendarstellung verfügbar. Arbeitsaufwand und Kosten werden reduziert und die Rechenschaftslegung vereinfacht. Ein reduzierter Verwaltungsaufwand schafft neue Kapazitäten für die Förderung weiterer Projekte.

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