2021/7 | Fachbeitrag | Digitalisierung

Studie: Das Ende der E-Mail ist nah

Das vergangene Jahr war geprägt von fundamentalen Veränderungen im Arbeitsalltag: Flexible Businessmodelle und digitale Tools ermöglichen es heute, nahezu komplett orts- und zeitunabhängig zu arbeiten. Viele Unternehmen evaluieren deshalb die technischen Lösungen, die ihnen für die neue Art zu arbeiten zur Verfügung stehen. Eine aktuelle Studie von Slack zeigt, wie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Zukunft arbeiten möchten und auf welche Technologien sie fortan verzichten können.

^{Bildquelle: (C) Muhammad Ribkhan / Pixabay}

Die internationale Slack-Umfrage unter 1.200 IT-Entscheiderinnen und -Entscheidern sowie 3.000 Anwenderinnen und Anwendern von Kollaborations-Tools kommt zu einem klaren Ergebnis: Die E-Mail hat ausgedient. Fast die Hälfte der deutschen IT-Entscheiderinnen und -Entscheider sind davon überzeugt, dass die elektronische Post in den nächsten drei Jahren von einer modernen Alternative ersetzt werden wird. Der Hauptgrund für den nahenden Abschied der rund 50 Jahre alten Technologie: Sie ist zu einem Relikt einer Top-Down-Geschäftskultur geworden und kann mit den effizienten und schnelllebigen Geschäftsprozessen von heute nicht mehr mithalten. Nicht weniger als 84 Prozent der Slack-Nutzerinnen und -Nutzer in Deutschland jedenfalls haben laut Erhebung die Erfahrung gemacht, dass sie mit Slack im Vergleich zur klassischen E-Mail-Kommunikation durchschnittlich 60 Minuten pro Tag einsparen können - also 5 Stunden pro Arbeitswoche.

Neue, asynchrone Arbeitswelt

Natürlich prägen auch die Erfahrungen mit der Pandemie die Art und Weise, wie wir arbeiten. So mussten Unternehmen während der vergangenen Monate flexibler, agiler und transparenter werden, um sich behaupten zu können: Hybrid Work, eine Kombination aus Büro- und Fernarbeit, wurde salonfähig. Damit ist allerdings nur der erste Schritt getan. Nun gilt es, von der Vorstellung Abschied zu nehmen, Arbeit müsse zwischen 9 und 17 Uhr geleistet werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, unabhängig von festgelegten Arbeitszeiten tätig zu sein - also asynchron arbeiten zu können.

Hier kommen Kollaborationsplattformen wie Slack ins Spiel. Alle befragten Anwenderinnen und Anwender gaben in der Studie zu Protokoll, dass sie Slack auch nach der Pandemie weiter nutzen wollen. Auch unsere Erfahrungen zeigen, dass Mitarbeitende, die weniger Zeit in Meetings verbringen und mehr Raum für ihre eigentliche Arbeit haben, zufriedener und produktiver sind. Das belegen auch die Studienergebnisse: 79 Prozent der deutschen Slack-Nutzerinnen und -Nutzer sind an einem Software-Tool interessiert, das asynchrones Arbeiten unterstützt, so dass die Arbeit ihres Teams zu verschiedenen Tageszeiten stattfinden kann.

Leadership-Tipp: Für Unternehmen ist es an der Zeit, sich vom klassischen 9-to-5-Modell zu lösen und Mitarbeitende dazu ermutigen, orts- und zeitunabhängig zu arbeiten. Das erhöht Zufriedenheit und Produktivität. Synchrone Meetings sollten in Zukunft die Ausnahme bilden und das Büro sollte zunehmend zu einem Ort dieser kreativen Team-Begegnungen werden.

Mehr Mitspracherecht bei der Softwareauswahl

Doch der Erfolg neuer Software und Tech-Tools in Unternehmen hängt stark davon ab, ob sie von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angenommen werden. IT-Entscheider sollten Nutzerinnen und Nutzer dabei frühzeitig in den Auswahlprozess für die passende Software einbeziehen. Hier liegen Wunsch und Realität jedoch noch weit auseinander: So sind 39 Prozent der deutschen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer laut Erhebung enttäuscht, weil sie bei der Auswahl von Apps und Software-Tools nicht ausreichend involviert werden. Aber auch im Kampf um die richtigen Talente wird es für Unternehmen künftig entscheidend sein, welche digitale Infrastruktur den Young Potentials zur Verfügung steht.

Leadership-Tipp: Unternehmen müssen nicht nur ihre Arbeitsweise hinterfragen. Für viele Organisationen heißt es auch, die eigenen Tools und Technologien zu überdenken. Organisationen sollten in moderne, offene Plattformen investieren, die sich problemlos mit bestehenden Anwendungen kombinieren lassen. Zudem sollten diese Anwendungen eine sichere Arbeitsumgebung ermöglichen, gängige Unternehmensstandards unterstützen und entlang jeglicher Unternehmensgröße skalierbar sein.

Wie wir in Zukunft arbeiten, entscheiden wir heute

Klar ist: Wir haben jetzt die Chance, eine Arbeitswelt zu etablieren, die deutlich flexibler und inklusiver ist als jemals zuvor. Das bedeutet vor allem, die Möglichkeit zu bieten, in einem vertrauensvollen Umfeld zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten und die Wünsche und Vorstellungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Softwareauswahl stärker zu berücksichtigen. Denn wie wir morgen arbeiten, entscheiden wir heute.

Über die Studie: Die Slack-Umfrage wurde von Wakefield Research zwischen dem 9. und 23. Februar 2021 mittels einer E-Mail-Einladung und einer Online-Umfrage durchgeführt. Die Umfrage wurde unter 3.000 Nutzern, definiert als Berufstätige, die Slack oder Teams für die Arbeit nutzen, in Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern arbeiten und deren Unternehmen für die Nutzung von Slack oder Teams bezahlen, aus den folgenden Ländern verteilt: USA (500), Großbritannien (500), Frankreich (500), Deutschland (500), Japan (500) und Australien (500).

Der Autor:

Johann Butting ist Vice President Europe bei Slack.