Zur Finanzdienstleistungsgruppe Bellevue gehören die Bank am Bellevue AG und die Bellevue Asset Management AG mit verschiedenen Standorten weltweit. Die IT des Unternehmens wird zentral vom Hauptsitz in Küsnacht aus betrieben. Als COO/CIO verantwortet Holger Schultes das reibungslose Funktionieren der IT der Bellevue-Gruppe sowie des Back-Offices der Bank am Bellevue. Mit sensorgesteuereten Displays hat das Unternehmen sein Meetingsmanagement revolutioniert und deutlich effzienter gestaltet.
Effizienzsteigerungen stehen bei Bellevue hoch im Kurs – deshalb rief das frühere Sitzungszimmer-Management in der Liegenschaft in Zürich Holger Schultes auf den Plan: „Im Januar 2018 haben wir ein neues Gebäude bezogen und auf einer Etage befinden sich ausschließlich Sitzungszimmer. Die Verwaltung der Räume lief zu jenem Zeitpunkt komplett manuell.“ Aus den Exchange-Kalendern wurden täglich Ausdrucke erstellt und an die Türen der Sitzungszimmer geklebt. Das war zum einen nicht mehr zeitgemäß, zum anderen litt die Sitzungskultur darunter. Nicht selten kam es vor, dass Reservierungen vergessen wurden oder nicht richtig funktionierten. „Für mich gibt es nichts Schlimmeres, als mit einem Besucher in ein besetztes Sitzungszimmer zu platzen“, kommentiert Schultes. Um diesem Missstand entgegenzuwirken und die Verwaltung der Räume besser zu steuern, wünschte er sich eine automatisierte Lösung.
Der CIO nahm die Suche nach kabellosen Displays auf, die an Exchange-Kalender gekoppelt sind und an jedem Sitzungszimmer automatisch dessen Verfügbarkeit anzeigen. Dabei wurde er auf die Lösung von ROOMZ aufmerksam. Er erinnert sich: „Die schlanken und eleganten Displays sowie der Funktionsumfang überzeugten mich auf Anhieb.“ Er kontaktierte den Hersteller und das Gespräch bestätigte den CIO darin, dass die Lösung alle Anforderungen erfüllt: „Für mich waren in erster Linie die direkte Anbindung an die Exchange-Kalender und die einfache Bedienung wichtig. Da wir viele Glaswände haben, musste die Lösung zudem kabellos funktionieren. Auch auf die Ästhetik lege ich viel Wert. Die Displays sollten chic sein und zu uns passen.“ Im Bankenumfeld ist zudem Security ein wichtiges Thema. Dazu Holger Schultes: „Bedrohungen verlagern sich immer mehr vom klassischen Banküberfall in den digitalen Bereich. Deswegen haben wir die Display-Lösung auch daraufhin geprüft, ob sie unseren Sicherheitsstandard erfüllt, und uns für eine On-Premise-Installation entschieden.“ Per Remote-Service installierte ROOMZ den Server und konfigurierte die Lösung gemeinsam mit dem CIO. Die einzelnen Displays nahm das IT-Team selbst in Betrieb. Seither läuft das System absolut einwandfrei wird von den Anwendern sehr geschätzt wie Holger Schultes bestätigt: „Ein Ausdrucken der Kalender und das manuelle Anbringen an den Sitzungszimmern ist nicht mehr nötig. Zudem haben wir die Möglichkeit, für Ad-hoc-Meetings freie Sitzungszimmer am Display selbst direkt zu buchen oder bei vorzeitig beendeten Meetings die Räume wieder freizugeben.“ So würden mithilfe der Displays vor Ort Zeit eingespart, Abläufe optimiert und die Sitzungskultur verbessert.
Sehr interessiert zeigt sich Holger Schultes auch an den neuesten Entwicklungen des Anbieters. Hierzu zählen zum Beispiel intelligente Sensoren, die vor Kurzem gelauncht wurden und eine Reihe von neuen Funktionen ermöglichen: die automatische Sitzungszimmer-Freigabe bei reservierten, aber nicht stattfindenden Meetings, die Analyse von Daten und eine nützliche Übersicht, wo ein Sitzungszimmer zu einem bestimmten Zeitpunkt frei wäre. Darüber hinaus ist auch eine grafische Darstellung zur Auslastung jedes einzelnen Meetingraumes sowie eine Gesamtübersicht möglich.
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