2006/7 | Editorial | Wissensmanagement
Schluss mit der Informationsflut
Die sprichwörtliche Informationsflut ist allgegenwärtig. Dieses Phänomen der neuen Medien - allen voran des Internets - bietet Vor- und Nachteile gleichermaßen. Bislang stehen allerdings die negativen Auswirkungen dieser Entwicklung im Vordergrund: Unübersichtlichkeit, Menge und Relevanz sowie das Wiederfinden Informationen. Andererseits existieren genau auf diesem Gebiet auch die größten Chancen. Die meisten unternehmensrelevanten Informationen liegen heute in Textform vor. Diese unstrukturierten Daten machen 65 bis 85 Prozent am Gesamtvolumen aus. Intelligente Technologien können die Informationsflut automatisch für Zwecke der Markt- und Wettbewerbsbeobachtung auswerten.
Markt und Wettbewerb im Blick?
Die meisten Bereiche in Unternehmen werden heutzutage elektronisch unterstützt. Dabei stehen Kunden und Lieferanten sowie betriebswirtschaftliche Kennzahlen des Unternehmens im Vordergrund der Betrachtung. Erstaunlich wenig elektronische Unterstützung hingegen erfahren zur Zeit noch Bereiche, die einen wesentlichen Beitrag zur Positionierung und zum Geschäftserfolg eines Unternehmens beitragen: Kommunikation und Marketing.
Laut einer aktuellen Studie [1] ist der Einsatz innovativer Technologien in diesem Zusammenhang lediglich punktueller Natur. Zwangsläufig wird dabei alleine die Menge der auszuwertenden Informationen zum Problem. Interessanterweise schätzen jedoch mehr als 60 Prozent aller befragten Unternehmen den Nutzen von innovativen Technologien für die Markt- und Wettbewerbsbeobachtung als wichtig ein.
Die Bereiche Kommunikation, Marketing und Vertrieb benötigen möglichst umfassende und qualitativ hochwertige (relevante) Informationen über Wettbewerber, gegenwärtige Tendenzen, aktuelle Trends oder Berichte von Meinungsbildnern, um am Markt erfolgreich agieren zu können.
Direkte Nutzer von Markt- bzw. Wettbewerbsinformationen sind laut der Umfrage vor allem Vortandsmitglieder, gefolgt von Marketing- und Vertriebsabteilungen.
Trotz - oder gerade wegen - der Informationsflut treffen Unternehmen bei der täglichen Informationsbeschaffung auf altbekannte Probleme:
• Vielzahl von Quellen und Formaten (Mengen- und Relevanzproblematik), z.B. Printmedien, Internet, Weblogs, Info-Broker wie reuters, dpa usw.
• Die Informationen liegen unstrukturiert vor.
• Die Themen sind unscharf.
• Die Benutzergruppen (Konsumenten der Information) divergieren stark, sind heterogen.
In diesem Zusammenhang entsteht daher von drei verschiedenen Seiten großer Bedarf am intelligenten Umgang mit Informationen:
1. Es kommt darauf an, die richtige, d.h. die in dem jeweiligen Zusammenhang relevante, Information zu liefern.
2. Die Recherche soll schnell und einfach sein.
3. Die kontinuierliche Informationsbeschaffung sollte intelligent automatisiert werden.
Vorteile durch automatische Markt- und Wettbewerbsbeobachtung
Genau an dieser Stelle entstehen aus der Informationsflut bisher ungenutzte Chancen: Das Positive an den neuen Medien ist dass die meisten Informationen heutzutage elektronisch vorliegen. Selbst für die klassischen Printmedien ist der Pressespiegel in PDF-Form heute die Regel. Das gute alte Papierarchiv verschwindet zusehends. Durch das Vorliegen der Informationen in elektronischer Form bieten sich völlig neue Möglichkeiten.
Intelligente Technologien erkennen und erschließen Textinhalte automatisch - und das unabhängig von der Sprache, in der ein Text verfasst wurde. Grob vereinfacht kann man sagen, dass die Software "weiß", welche Inhalte ein Dokument enthält. Darüber hinaus erkennt solch eine intelligente Software auch, welche Begriffe in dem jeweiligen Dokument signifikant sind und erstellt automatisch eine Verschlagwortung des betreffenden Textes.
Der Clou an der Sache ist, dass sich damit völlig andersartige Recherchemöglichkeiten ergeben: So lassen sich beispielsweise Anfragen in natürlicher Sprache an das System richten (Beispiel: "Welche Sportevents sponsert unser Wettbewerber XYZ?"). Es können jedoch auch bereits vorhandene Texte (E-Mails, Artikel, Vorträge etc.) von dem System verwendet werden. Das Ziel: ähnliche Dokumente finden. Es ist also nicht mehr erforderlich, sich möglichst präzise Stichworte einfallen zu lassen, um vernünftige Ergebnisse zu bekommen (klassisches Suchmaschinenproblem).
Entscheidend ist jedoch, aus der großen Menge an Informationen, die richtigen herauszufischen. Deshalb ist gerade bei großen Informationsmengen die Informationsaufbereitung entscheidend. Auch hier können sich Unternehmen wieder die Vorteile einer intelligenten Technik zu Nutze machen: Da die Software "weiß", welche Inhalte ein Text enthält, kann man bei Systemanfragen Themencluster bilden. Das heißt, die Software fasst automatisch die Dokumente zusammen, die sich thematisch-inhaltlich ähnlich sind. Von jedem Themencluster erscheint ein Dokument - das Referenzdokument - auf der ersten Seite der Trefferliste. Somit ist die Trefferliste als Ganzes thematisch-inhaltlich stark durchmischt.
Diese spezielle Form der Aufbereitung erlaubt dem Nutzer, schnell zwischen wichtigen und unwichtigen Informationen zu unterscheiden. Jedes Dokument bietet dem Nutzer die Möglichkeit, es inhaltlich zu bewerten: Ist es für mich wichtig oder unwichtig? Durch diesen einfachen Trick lassen sich die Dokumente mit zwei, drei Mausklicks sofort selektieren. Die Trefferliste ist damit immer so aufbereitet, wie man sie gerade benötigt. Dieses Feedback speichert das System. So entsteht ein thematisch-inhaltlicher Filter, der beliebig oft wieder verwendet werden kann. Zudem können die Nutzer beliebig viele solcher Filter anlegen.
Eine weitere, sehr elegante Möglichkeit der automatisierten Markt- und Wettbewerbsbeobachtung ist es, relevante Webseiten zu spidern - d.h. die dort vorhandenen Informationen zu sammeln. Mithilfe der Trefferlisten können die Nutzer Nachrichtenkanäle anlegen. Hier werden alle Informationen gespeichert, die einen speziellen thematischen Filter durchlaufen haben. Für den Benutzer bedeutet das, dass er hier wirklich nur noch die für ihn relevanten Informationen findet. Die Anpassung eines solchen Nachrichtenkanals ist denkbar einfach und erfordert kein Spezialwissen. Sie geschieht via Mausklick. Dadurch kann eine Marketing- oder Kommunikationsabteilung neue Themengebiete je nach Informationsbedarf automatisch überwachen. Der Spieß wird umgedreht - von der Suche nach Informationen hin zur automatisiert zusammengestellten, punktgenauen Information. Bemerkenswert ist hierbei vor allem die einfache Bedienung des Systems: mit wenigen Mausklicks zum Ziel.
Literatur:
[1] GFT Technologies AG (2005): Studie Competitive Intelligence. Empirische Studie zum Status Quo der IT-Unterstützung für Wettbewerbsbeobachtung in der deutschen Wirtschaft. St. Georgen, 38 S. (Selbstverlag).