2009/8 | Fachbeitrag | HR-Information-Processing

Schlankere Prozesse für effizienteres Arbeiten

von Lisa Widmann

Inhaltsübersicht:

 

In der Personalabteilung muss jede Aufgabe nachvollziehbar sein. Um diese Anforderung zu gewährleisten,

bedarf es einer konsequenten Dokumentation aller Vorgänge. Ob im Bewerbermanagement, dem Abschluss eines Arbeitsvertrags,

dem Mitarbeitergespräch oder einer Gehaltsmaßnahme – jeder Prozess basiert auf einem Dokument. Folglich werden 90

Prozent aller HR-relevanten Dokumente in der Personalabteilung erstellt. Dazu gehören neben Zeugnissen, die bereits

erwähnten Arbeitsverträge sowie Lohnabrechnungen, Beurteilungen, Personalbögen, Fortbildungszertifikate, Kündigungen,

Anschreiben u.v.m. Untersucht man all diese verschiedenen Dokumentarten, zeigt sich, dass – gemäß dem Pareto Prinzip –

80 Prozent des täglichen HR-Geschäfts auf nur 20 Prozent der Dokumente basieren. Denn nur die wenigsten Unterlagen

werden häufig benötigt. Dies führt zum dem Schluss, dass schon die Definition weniger Kernprozesse zu einer deutlichen

Optimierung der Personalarbeit führt.

 

Software-gestützte Dokumenterzeugung und -bearbeitung

 

Die aktuell auf dem Markt führenden Software-Tools zur Dokumenterzeugung und -bearbeitung unterstützen

standardisierte Prozesse und ermöglichen einen EDV-gestützt schnelleren, effizienteren und qualitativ besseren

Umgang mit papiergebundenen Unterlagen. Hier gibt es zwei Möglichkeiten, Dokumente zu erzeugen: entweder auf

Grundlage bereits bestehender Vorlagen oder über Formulare, die kundenindividuell in Textverarbeitungsprogrammen neu erstellt werden.

 

Die zu integrierenden Daten stammen aus existierenden Anwendungen, wie dem Personaldatenverwaltungssystem, und werden

über Platzhalter in der Dokumentvorlage automatisch korrekt eingefügt. Die fertigen Unterlagen legt die Software-Lösung

zentralisiert ab. Anschließend können sie von autorisierten Anwendern eingesehen und bearbeitet werden. Sowohl die

vollautomatisierte, als auch die dialogbasierte Erstellung und Nachbearbeitung von Dokumenten ist dabei möglich.

Das erzeugte Dokument können die Mitarbeiter, je nach Bedarf und Berechtigung, entweder in Teilen oder vollständig

bearbeiten. Anschließend wird das Dokument in ein revisionssicheres Format (z.B. TIFF G4 oder PDF/A) konvertiert

und in der entsprechenden Personalakte abgelegt.

 

Prozesse optimieren, Kosten reduzieren

 

Laut einer Studie des Beratungsunternehmens E&E Information Consultants zum Thema Dokumenterzeugung und

Archivierung ermöglichen die Module zur Dokumenterzeugung und -bearbeitung merkliche Kosteneinsparungen in den

Personalabteilungen. Am Beispiel einer großen deutschen Handelskette soll die Kostenreduzierung aufgezeigt werden:

In dem Konzern werden monatlich ca. 1.500 Mitarbeiterveränderungen, darunter Gehaltsanpassungen, Umzüge, Versetzungen

etc., verfasst, die jeweils aus zwei Dokumenten bestehen. Die Personalabteilung erstellt somit 3.000 Dokumente

monatlich bzw. 36.000 Dokumente jährlich. Die Studie ergab, dass die Erzeugung eines papiergebundenen Prozesses

ca. 3,55 Euro kostet. Bei 36.000 Dokumenten im Jahr sind das folglich Kosten in Höhe von 127.800 Euro.

HR-Information-Processing® kann die Arbeitsabläufe derart optimieren, dass eine Halbierung dieses

Betrags möglich ist. In diesem Beispiel entspricht das einer jährlichen Reduzierung um 63.900 Euro.

 

HR-Information-Processing® in der Praxis

 

In der Praxis bedeutet das: Die zuständige Führungskraft möchte eine Mitarbeiterveränderung dokumentieren.

Dazu öffnet sie eine Eingabemaske, in die sie alle relevanten Informationen für das zu erstellende Dokument eingibt.

Die in dem entweder neu erstellten oder vorgefertigten Formular eingefügten Daten stammen zum Teil aus dem

Personaldatenverwaltungssystem und werden automatisch eingepflegt, zum Teil muss der Mitarbeiter sie aber auch manuell

eingeben. Auf Knopfdruck erzeugt das System anschließend die gewünschten Unterlagen. Zur Kontrolle erhält die autorisierte

Führungskraft eine Übersicht der eingegebenen Daten. Sind diese korrekt, wird das gewünschte Dokument finalisiert und an die

Personalabteilung weitergeleitet.

 


 

HR-Information-Processing® am Beispiel des Dokumenterzeugungsprozesses Mitarbeiterveränderung

 

Der zuständige Sachbearbeiter kontrolliert die Daten. Auf einen Blick kann er die vorhandenen Eingabefelder einsehen

und die enthaltenen Informationen gegebenenfalls ändern. Darüber hinaus hat er jederzeit die Möglichkeit, relevante

Dokumente hinzuzufügen sowie den Vorgangsstatus einzusehen. Im Anschluss an die vollständige Datenüberprüfung wird

ein Betriebsratsanhörungsbogen erzeugt und ohne weitere Bearbeitungsschritte an den Betriebsrat weitergeleitet.

Dieser stimmt zu oder lehnt ab und beendet damit den Vorgang. Sowohl der Betriebsratsanhörungsbogen als auch die

Mitarbeiterveränderung werden zurück an die Sachbearbeitung in die Personalabteilung geleitet. Der Gesamtprozess

”Mitarbeiterveränderung“ wird automatisch abgeschlossen, indem der Personalsachbearbeiter die erstellten

Dokumente in der entsprechenden Mitarbeiterakte per Mausklick ablegt. Dieser exemplarische Prozess wird je nach Anforderung

um weitere Bearbeitungsschritte und Prozessknoten erweitert.

 

Fazit

Die Arbeit in den Personalabteilungen ist durch Dokumente bestimmt. Denn diese sind zum einen der Ausgangspunkt und

zum anderen das Ergebnis der alltäglichen HR-Arbeit. Dabei wird die Mehrzahl der Dokumente direkt in den einzelnen

HR-Abteilungen erstellt. HR-Information-Processing® kann diesen Prozess – von der Dokumenterzeugung

über die -bearbeitung bis zur -archivierung in der digitalen Personalakte – erheblich beschleunigen und standardisieren.

Die Automatisierung ermöglicht neben Kosteneinsparungen auch ein effizienteres Arbeiten in der Personalabteilung.

Die Mitarbeiter können ihre Energie so in wichtigere, fachliche Aufgaben investieren – wie beispielsweise die Personalbetreuung.

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