Remote Work: Trends für den Digital Workplace 2021

Bisher lag der Schwerpunkt der Unternehmen darauf, digitale Lösungen für Büro-Arbeitsplätze zu schaffen. Sie investierten fast 99 Prozent aller IT-Ausgaben in Softwarelösungen für ihre weltweit 600 Millionen Angestellten mit PC-Arbeitsplätzen. Die Interaktion mit den 1,7 Milliarden gewerblichen Angestellten hingegen lief über Telefonketten, Poster, Anschlagbretter und Schulungen. Das hat Folgen: Noch nicht einmal 20 Prozent ihrer Mitarbeitenden können die Betriebe innerhalb von fünf Minuten erreichen. Das kostet nicht nur viel Zeit, auch die Effizienz leidet.

^{Bildquelle: (C) Gerd Altmann / Pixabay}

Pro Woche suchen gewerbliche Angestellte durchschnittlich drei Stunden nach Informationen, wann und wo der nächste Einsatz stattfindet und welche Arbeit wie erledigt werden soll. Geschäftsführer sind sich unsicher, ob sie ihre gewerbliche Belegschaft überhaupt erreichen. Und Teamleitende verbringen 60 Prozent ihrer Zeit damit, Informationen zwischen dem Hauptsitz und den weiteren Standorten zu koordinieren. Für Aufgaben wie die Mitarbeiterführung und die Optimierung von Prozessen bleibt keine Zeit. Eine digitale Lösung kann Abhilfe schaffen und dafür sorgen, dass auch gewerbliche Arbeitskräfte sich mit ihrem Unternehmen verbinden können, unabhängig von der Hierarchieebene, dem Einsatzort oder der Arbeitszeit.

Abbidlung: Unterschiedliche Anforderungen an den Digital Workplace (Bildquelle: Beekeeper AG)

Pandemie verstärkt die Notwendigkeit mobiler Lösungen

Die digitale Transformation hält immer stärker Einzug in gewerbliche Bereiche. Die Covid-19-Pandemie beschleunigt den Trend hin zum mobilfähigen Digital Workplace für alle Beschäftigten, brachte sie doch Kommunikationshindernisse wie auch Ineffizienz ans Tageslicht. In Krisenzeiten wie diesen zeigt sich, wie wichtig es ist, Informationen schnell austauschen zu können. Unternehmen müssen in der Lage sein, ihre gesamte Belegschaft umgehend zu erreichen, völlig unabhängig vom Einsatzort ihrer Mitarbeiter. Zudem ist es wichtig, operative Prozesse zu digitalisieren. Papierbasiert sind sie langsam, schwer zu aktualisieren und kaum skalierbar. Eine digitale Schichtplanung, digitale Formulare oder die Verwaltung digitaler Dokumente sichert hingegen die Erreichbarkeit aller Mitarbeiter sowie die betriebliche Agilität.

Dass der eingeschlagene Weg der richtige ist, zeigt ein neuer Rekord: Weltweit ist die Nutzung mobiler Geräte bei gewerblichen Mitarbeitenden um 70 Prozent gestiegen. Laut der Beekeeper-Befragung suchen über 60 Prozent der Unternehmen nach einer digitalen Arbeitsplatzlösung für ihre gewerblichen Mitarbeitenden. Speziell für den betrieblichen Einsatz entwickelte Mitarbeiter-Apps, können mit einem gleichberechtigten Zugang zu Information und Kommunikation die Lücke zu den Büroangestellten schließen.

Cloud-Lösungen bauen Brücken

Neben dieser Entwicklung setzen immer mehr Unternehmen auf SaaS-Plattformen, die speziell auf die Gegebenheiten im gewerblichen Betrieb zugeschnitten sind. Das Bereitstellen von Informationen, die Zusammenarbeit und die Optimierung operativer Prozesse werden zentral gesteuert.

Abbildung: Die Zentralisierung von Kommunikation und Prozessen ist mit Abstand der wichtigste Grund für die Implementierung einer Mitarbeiter-App (Bildquelle: Beekeeper AG)

Darüber hinaus kann eine Cloud-basierte Plattformlösung alle Tools und Technologien miteinander verbinden, die für die Kommunikation und Zusammenarbeit verwendet werden. Lösungen von Drittanbietern wie Datensynchronisation, Tools für die Schichtplanung oder interaktive Weiterbildungsangebote werden in die Plattform integriert.

Abbildung: Eine Cloud-basierte Plattformlösung verbindet Tools und Technologien miteinander (Bildquelle: Beekeeper AG)

Hohes Maß an Sicherheit durch DSGVO und ISO-Zertifizierung

Bei aller gebotenen Eile sollten sich Unternehmen dennoch die Zeit nehmen, mögliche Anbieter auf die Sicherheit ihrer Produkte zu überprüfen, wenn sie zukünftig sensible personenbezogene und betriebsinterne Informationen in die Cloud eines Drittanbieters legen wollen. Sie sind gut beraten, Anbieter zu wählen, die ISO-zertifiziert sind, die Daten in Rechenzentren mit zertifizierten Servern verwalten und sichere Authentifizierungsprozesse anbieten.

Personenbezogene Daten sind zu einem begehrten und gewinnbringenden Gut geworden. Soziale Netzwerke und beliebte Gruppenchat-Apps handeln damit. Im Gegensatz zu den bekannten Tools, wie beispielsweise WhatsApp, sind für den professionellen Einsatz in Unternehmen entwickelte Team-Apps durch Datensicherheits- und Datenschutzregelungen abgesichert. Sie wurden für die geschäftliche Nutzung optimiert und teilen persönliche Daten nicht mit Dritten. Ratsam ist es deshalb, ein internes Tool zu finden, das der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) gerecht wird. Was mit der DSGVO begann, soll die ePrivacy-Verordnung (ePVO) speziell für den Umgang mit digitaler Kommunikation ergänzen. Mit der ePVO gelten bald neue, richtungsweisende Vorgaben. So darf es beispielsweise nicht mehr möglich sein, personenbezogene Daten einem spezifischen Nutzer zuzuordnen zu können. Grundsätzlich dürfen nur noch pseudonymisierte und aggregierte Daten gespeichert und verarbeitet werden. Außerdem muss ein unautorisierter Zugriff - etwa durch verschlüsselte Inhalte - ausgeschlossen werden.

Mit dem Wissen um die rechtlichen und technischen Anforderungen stellen Unternehmen die Weichen für eine datenschutzkonforme, sichere und zukunftsfähige interne Kommunikation. Im Gegensatz zu WhatsApp, Facebook Workplace & Co. erfüllen professionelle, datenschutzkonforme und zertifizierte Plattformlösungen die gesetzlichen Anforderungen. Unternehmen stellen damit die Weichen für die mobile und flexible Arbeitswelt von morgen.

Der Autor:

Dr. Cristian Grossmann ist Gründer und CEO der Beekeeper AG. Die Beekeeper ist führender Anbieter einer mobilen Mitarbeiter-Plattform zur Digitalisierung der internen und operativen Kommunikation.

Mehr Infos: www.beekeeper.de