2021/2 | Fachbeitrag | Qualitätsmanagement

Remote Work: Mit digitalen Prozessen zu effizienteren Audits

Die Durchführung von Audits stellt für Unternehmen auch heutzutage ein wirksames Mittel zur Qualitätssicherung und Prozessoptimierung dar. Mit der Digitalisierung interner und externer Auditprozesse lassen sich durch Zeit- und Kostenersparnis große Effizienzgewinne heben. Auf einer digitalen Auditplattform kann der gesamte Auditprozess effizient abgebildet und wirksam umgesetzt werden. Zudem steigt die Effektivität der Audits, denn die Daten werden auf der Plattform sinnvoll genutzt und verschwinden nicht in Excel-Datengräbern. Mit der Durchführung von Remote Audits über eine solche Software bleiben Unternehmen auch aus der Ferne handlungsfähig.

^{Bildquelle: (C) Tumisu / Pixabay}

Zertifizierungen, Lieferantenbewertungen und internes Qualitätsmanagement erfordern bei mittelständischen Unternehmen bereits eine jährliche Anzahl von Audits im zwei- bis dreistelligen Bereich. Dabei macht die eigentliche Auditdurchführung nur etwa 30 % des Gesamtaufwandes aus, wie eine Studie der RWTH Aachen zeigte.[1] Der Großteil der Zeit entfällt auf Vorbereitung, Dokumentation, Maßnahmenverfolgung und Kommunikation zwischen den Beteiligten. Als Tool für die Dokumentation der Audits nutzen die meisten Unternehmen Microsoft Office-Produkte wie Excel und Word. Durch die dezentrale und zeitversetzte Bearbeitung sowie die fehlende automatisierte Zusammenführung der Daten ist dabei kein Echtzeit-Überblick möglich und zwischen den Beteiligten kommt es zu aufwendiger E-Mail-Kommunikation.

Als effiziente Software-Lösung eignet sich eine cloudbasierte Auditplattform, die den kompletten Auditprozess vollständig digital abbildet, alle Beteiligten einbindet und jederzeit eine Übersicht des aktuellen Standes bietet. Die Nutzung solcher digitalen Lösungen rückt besonders durch die Corona-Pandemie immer mehr in den Vordergrund. So setzen auch Zertifizierungsgesellschaften wie die DEKRA inzwischen auf Software-Lösungen, um ihre Audits und Zertifizierungsprozesse digital durchzuführen.[2]

Zentrale Plattform für den gesamten Prozess

Im Idealfall bildet die Software auf einer Plattform alles von der Programmplanung über die Durchführung bis hin zur Maßnahmenverfolgung ab und vermeidet so Systembrüche. Auf diese Weise vereinfacht sie die Kommunikation aller Beteiligten miteinander. Das typische zeitraubende "E-Mail-Ping-Pong" entfällt. Wichtig für die Nutzerakzeptanz und damit die erfolgreiche Auditdurchführung ist eine plausible, selbsterklärende Logik und eine intuitiv bedienbare Oberfläche. Durch eine übersichtliche Struktur entstehen Transparenz und Orientierung für Auditoren und alle Stakeholder gleichermaßen. Für eine wirksame Lieferanten-Auditierung ist es zudem wichtig, dass auch externe Parteien ohne Aufwand in das System eingebunden werden können. Darüber hinaus sollte die Auditplattform offline nutzbar sein und den Einsatz mobiler Endgeräte wie Smartphones und Tablets unterstützen.

Durch klare und gut strukturierte Bewertungsmetriken werden die Auditergebnisse mess- und vergleichbar, was zu effektiveren Auditprozessen und einer besseren Zusammenarbeit zwischen Auditoren und Fachabteilungen oder Lieferanten führt. Bisherige Erfahrungen zeigen eine deutliche Effizienzsteigerung der Audits nach Einführung einer digitalen Auditplattform sowie eine erhöhte Akzeptanz bei den Mitarbeitern.[3]

Innovative Cloud-Architektur und einfache Integration

Bei der Auswahl der passenden Lösung sollte man auf innovative und sichere Technologien setzen. Cloudbasierte Plattformen bieten hier einen entscheidenden Vorteil: Sie reduzieren den unternehmensinternen IT-Aufwand auf ein Minimum, da Verfügbarkeit, Betrieb und Wartung der Software durch den Anbieter gewährleistet werden. In Punkto Datenschutz und Datensicherheit sollte die Plattform alle wichtigen IT-Security Kriterien erfüllen. Die sensiblen Auditdaten müssen in Deutschland DSGVO-konform und vor unbefugtem Zugriff geschützt gespeichert werden. Es sollten offene Schnittstellen angeboten werden, um die Anbindung an weitere Systeme, wie zum Beispiel ein unternehmensweites Identity-und-Access-Management zu ermöglichen. Dann ist auch eine sichere Authentifizierung über Single-Sign-On einfach machbar.

Mit Remote Audits handlungsfähig bleiben

Ist der Auditprozess digital abgebildet, können Audits jederzeit und überall als Remote Audits durchgeführt werden. Diese Art der Fern-Auditierung wird als mögliche Auditmethode in der IAF MD4 des International Accreditation Forum[4] sowie der DIN EN ISO 19011[5] aufgeführt. So fallen nicht nur Reisekosten weg, sondern auch die Zeit für An- und Abfahrt wird eingespart. Besonders während der Coronakrise hat sich bewährt, dass Unternehmen ganz einfach auf Remote Audits umstellen können, um ihre Auditprogramme weiterzuführen.

Als Basis für effizientes und nachvollziehbares Auditieren aus dem Homeoffice eignet sich der folgende Referenzprozess, welcher die verschiedenen Schritte transparent abbildet und in einer geeigneten Software-Lösung implementiert ist.

Abbildung: Referenzprozess für ein digitales Remote Audit (Quelle: nextAudit)

Eine entscheidende Grundlage für erfolgreiche Remote-Audits sind vom Auditor gut vorbereitete Checklisten, die die auditierte Partei in einem Self-Assessment vorbeantworten kann. Mit Hilfe eines Videokonferenz-Tools (z.B. MS Teams, Zoom oder Webex) erfolgt die eigentliche Audit-Durchführung. Bei einer Remote-Begehung kann der Auditor die auditierte Partei über die Smartphone-Kamera begleiten. Ein Tablet eignet sich währenddessen für die auditierte Partei zur Nutzung der Software. Komfortabler, aber auch deutlich kostenintensiver, ist der Einsatz von Datenbrillen. Im Anschluss an die Audit-Bewertung wird die Maßnahmenumsetzung transparent im System dokumentiert, sodass alle Beteiligten direkt über die Plattform eingebunden werden.

Weniger Zeitaufwand, größere Transparenz und mehr Akzeptanz

In einer professionellen Auditplattform werden alle Informationen zu einer zentralen Wissensbasis gebündelt. Die Dokumentation des Audits entsteht schon während der Durchführung. Das ermöglicht jederzeit einen guten Überblick über den aktuellen Stand des gesamten Auditprogramms, der Einzelaudits sowie sämtlicher Maßnahmenvorgänge.

In der Praxis zeigt sich eine deutliche Qualitätssteigerung der Audits, da durch die einfachere und effektivere Zusammenarbeit aller Beteiligten die Wirksamkeit erhöht wird und so auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitern steigt.

Bei der Auswahl einer digitalen Lösung empfiehlt sich ein Anbieter, der den Kunden mit seinen Wünschen und Anforderungen in den Entwicklungsprozess einbindet. In Kombination mit sinnvollen Funktionen und einer einfachen Nutzerführung entsteht so die besondere Flexibilität und Praxistauglichkeit einer solchen Software. Hohe Effizienzgewinne durch Zeit- und Kostenersparnis sowie eine nahezu uneingeschränkte Handlungsfähigkeit in Krisenzeiten sind entscheidende Argumente für den Umstieg auf eine digitale Auditplattform.

Kasten: ROI-Berechnung einer digitalen Auditlösung am Beispiel der AuditCloud von nextAudit bei 100 jährlichen Audits

[1]Buschmann, D.; Stoffers, A.; Schmitt R. H. (2020): Sind Audits immer zeitraubend und unwirksam? Warum digitalisierte Audits großes Potential haben. In QZ - Qualität und Zuverlässigkeit 12. 42-45.

[2] DEKRA (2020, 21. April): DEKRA engagiert im Kampf gegen Corona-Pandemie. Beschleunigte Digitalisierung schafft neue Chancen. [Pressemeldung]. www.dekra.de/de/beschleunigte-digitalisierung-schafft-neue-chancen/

[3] Eigene Erhebung von nextAudit (2020).

[4] International Accreditation Forum, Inc. (2018): IAF MD 4:2018, IAF Mandatory Document for the Use of Information and Communication Technology (ICT) for Auditing/Assessment Purposes (2).

[5] Deutsches Institut für Normung (2018): DIN EN ISO 19011:2018-10, Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen. Beuth, Berlin.

Der Autor:

Dipl.-Wirt.-Ing. Alexander Stoffers ist Gründer des Aachener Startups nextAudit und digitalisiert auf Basis der AuditCloud, einer cloudbasierten Auditplattform, interne und unternehmensübergreifende Auditprozesse seiner Kunden. Mit der AuditCloud können Audits jederzeit, ortsunabhängig und vor allem effizient auch als Remote Audits durchgeführt werden.