2000/3 | Fachbeitrag | Zeitmanagement

Prinzipien eines effektiven Zeitmanagements

von Thomas Eckardt

 

Von

Thomas Eckardt

 

Inhaltsübersicht:

 

 


Konsequentes Zeitmanagement kann Ihnen helfen, sich selbst so zu

führen und zu organisieren, dass Sie Ihre Aufgaben erfolgreich

erledigen können und dabei Stress- und Störfaktoren reduzieren.

Eine wesentliche Voraussetzung für gutes Zeitmanagement ist

eine Zielplanung: Je klarer und präziser die Ziele definiert

sind, desto leichter fällt es Ihnen zu entscheiden, welche

einzelnen Schritte Sie diesen Zielen näher bringen.

 

 

 

 
 
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© MSP, Koblenz

 
 

 

 

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Systematische Ziel- und Zeitplanung

 

 

Zeitmanagement

ist die Fähigkeit, sich selbst und das eigene Tun zu organisieren,

damit die gesetzten Ziele möglichst effizient erreicht werden.

Ziel des Zeitmanagements ist stets: mehr Zeit gewinnen für

neue Kunden, mehr Umsatz, mehr Erfolg. Wesentlich für eine

erfolgreiche Umsetzung sind eine konsequente Planung, eine genaue

Beschreibung der Ziele und daraus abgeleitet das notwendige Zeitbudget.

 

 

 

Bevor

Sie beginnen, Ihren Erfolg zu planen, müssen Sie Ihre Ziele

definieren. Ziele geben Ihrem Handeln einen Sinn, sie sind Maßstab

und Motivatoren. Gleichzeitig bilden sie die Basis jeder Erfolgskontrolle.

Schreiben Sie sich Ihre Ziele auf und machen sie sich jeden Tag

bewusst. Fragen Sie sich, ob das, was Sie tun, Sie Ihrem Ziel wirklich

näher bringt. Ziele müssen genau definiert und geplant

sein und die Zielerreichung muss kontrolliert werden.

 

 

Zeitplanung

bedeutet mehr freie Zeit, weniger Stress, höhere Konzentration,

bessere Übersicht, weniger Termine, größere Effizienz

und mehr Freude bei der Arbeit. Zeit planen heißt, sich ein

Zeitbudget zu schaffen und dieses Budget entsprechend der Prioritäten

und der eigenen Leistungsfähigkeit einzusetzen. Zeitplanung

beginnt mit der Formulierung von Jahreszielen und führt über

eine Aufgabenliste, einem Monats- oder Wochenplan hin zum Tageszeitplan.

 

 

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Zeitbudget: der Jahres-, Monats- und Tagesplan

 

Die

für die Jahresziele bis zum Tagesplan dargestellten Planungsschritte

bilden die Basis für wirksame Zeitplanung. Zeitplanungssysteme

(Filofax, Timesystem, EDV etc.) sind mit ihren Übersichten

und Ergänzungsblättern gute Hilfsmittel. Im Prinzip sind

sie alle nach folgendem System aufgebaut:

 

  • Jahresübersicht: Tage, die im kommenden Jahr bereits belegt werden
  • Monatsübersicht: Stundenblöcke, die für die Monate des laufenden Jahres verplant werden
  • Tagesübersicht: Detailplanung für den einzelnen Tag

 

Die

anstehenden Termine werden Schritt für Schritt in die einzelnen

Tagespläne übertragen. Aus den Tagesplänen füllt

man dann auch die künftigen Monats- und Jahrespläne. Im

jeweiligen Tagesplan gilt es, den Zeitbedarf für jede Eintragung

zu kalkulieren. Wichtig ist dabei, sich Pufferzeiten für Unvorhergesehenes

oder Routineaufgaben zu reservieren. Sinnvoll ist eine Aufteilung

wie diese:

 

 

  • 60% verplanen für feststehende Aktivitäten
  • 20% reservieren für unerwartete Aktivitäten
  • 20% reservieren für spontane und soziale Aktivitäten

 

Hilfreiche

Ergänzungsblätter des Tages-, Monats- und Jahresplanes

sind:

 

 

  • Delegations-Checklisten (Welche Aufgaben müssen bis zu welchem Termin erledigt sein?)
  • wichtige geschäftliche Daten
  • Adressdaten inklusive Telefonregister
  • persönliche Ziele

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Schriftlicher Aktivitätenplan

 

 

Machen

Sie sich Aktivitätenlisten und planen Sie schriftlich. Tragen

Sie ein,

 

  • was Sie erledigen wollen
  • wann Sie etwas erledigen wollen und
  • mit wem Sie etwas erledigen wollen

 

Durch

einen solchen schriftlichen Aktivitätenplan wird Ihr Gedächtnis

entlastet und Sie können sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Die Kontrolle Ihrer Aktivitäten wird so erleichtert, Unerledigtes

geht nicht verloren und kann auf den nächsten Tag übertragen

werden.

 

 

 

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Das Pareto-Prinzip: Erfolgsverursacher identifizieren

 

 

Ganz

allgemein ausgedrückt bedeutet das Pareto-Prinzip, dass 20%

des Inputs oft 80% des Ergebnisses erzielen. Die Zusammenhänge

dieses 80:20-Prinzips wurden erstmals im 19. Jahrhundert von Vilfredeo

Pareto, einem italienischen Nationalökonomen, beschrieben.

 

 

Das

Prinzip lässt sich in vielen Bereichen finden:

 

  • 20% der Zeitungen enthalten 80% der Nachrichten
  • 20% der Besprechungszeiten bewirken 80% der Ergebnisse
  • 20% der Kunden oder der Produkte erbringen 80% des Umsatzes
  • 20% der Schreibtischarbeit ermöglichen 80% des Arbeitserfolges

 

Für

die restlichen 20%, die zur Erreichung von 100%-Lösungen benötigt

werden, ist der Aufwand meist überproportional hoch. Prüfen

Sie, wo diese 80:20 Regel in Ihrem Arbeitstag relevant ist und ob

Sie Ihre Energie und Ihre Zeit auf die relevanten 20% konzentrieren.

 

 

 

 

 

 

 
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Das Pareto-Prinzip: Ermitteln Sie die Erfolgsverursacher in Ihrem beruflichen und privaten Bereich und verfolgen Sie diese mit der höchsten Priorität.

 

 

 

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Delegation als Führungsinstrument

 

 

 

Delegieren

bedeutet das Übertragen von

 

  • fest umrissenen Aufgabenbereichen und Einzelaufgaben
  • Kompetenzen, die zur umfassenden Erledigung der Aufgaben benötigt werden, und
  • Verantwortung, die sich aus der Aufgabenstellung und den dazugehörigen Kompetenzen ergibt

 

Grundsätzlich

gilt, dass Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung sich entsprechen

müssen. Delegation ist sowohl für die Führungskräfte

als auch für die Mitarbeiter von Vorteil: Die Führungskräfte

werden entlastet, die Mitarbeiter können sich entwickeln.

 

 

 

Delegierbare

Aufgaben sind:

 

  • Routineaufgaben
  • Detailaufgaben
  • Spezialistenaufgaben und
  • vorbereitende Aufgaben

 

Durch

das Übertragen von anspruchsvollen Aufgaben

 

  • zeigen Sie Ihren Mitarbeitern Vertrauen
  • werden die Mitarbeiter motivierter und qualifizierter
  • wächst das Selbstvertrauen der Mitarbeiter
  • werden Sie selbst wirkungsvoll entlastet

 

Fragen

zur Selbstreflexion könnten beispielsweise lauten:

 

  • Was muss ich eigentlich unbedingt selbst tun?
  • Welche Aufgaben will ich in der nächsten Zeit delegieren?
  • Was muss ich meinen Mitarbeitern vermitteln, damit sie befähigt sind, diese Aufgaben erfolgreich auszuführen?

 

 

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Ohne Pausen geht es nicht!

 

 

Jeder

Mensch ist in seinen Leistungsfähigkeiten während des

Tages bestimmten biorhythmischen Schwankungen unterworfen. Obwohl

die Menschen sich hier in ihren Vorlieben unterscheiden, liegt der

Leistungshöhepunkt in aller Regel am Vormittag. Deshalb sollten

Sie wichtige A-Aufgaben für diesen Zeitraum planen. Nach dem

Mittagessen folgt dann das berühmte Leistungstief. Planen Sie

für diesen Zeitraum C-Aufgaben ein. Am späteren Nachmittag

steigt die Leistungskurve noch einmal an, und Sie können sich

wieder wichtigeren Tätigkeiten, z.B. einer B-Aufgabe, zuwenden.

 

 

 

Pausen

sollten Sie nicht als Zeitverschwendung ansehen, sondern als Möglichkeit,

Energie zu tanken. Sie sollten daher regelmäßige kurze

Pausen in Ihrem Tagesablauf einplanen.

 

 

Häufig

wird die eigentliche Arbeit erst nach Dienstschluss erledigt, weil

die zahlreichen Störungen tagsüber keine Zeit dazu lassen:

Immer wenn Sie bei einer Arbeit unterbrochen werden, brauchen Sie

bei der Weiterarbeit eine erneute Anlaufszeit. Auch die Konzentration

lässt nach und Sie brauchen mehr Zeit als vermutet. Planen

Sie sich daher bewusst täglich eine stille Stunde ein. Dies

ist ein Termin mit Ihnen selbst – ein äußerst wichtiger

Termin. Tragen Sie die stille Stunde wie andere Termine in Ihren

Tagesplan ein und schirmen Sie sich während dieser Zeit nach

Absprache mit Ihren Kollegen ab: Das Telefon wird umgestellt, Anrufer

können Sie anschließend zurückrufen.

 

 

 

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Drei Schritte für den radikalen

Wandel

 

 

Stapeln

sich auf Ihrem Schreibtisch Berge von Papieren und unerledigten

Aufgaben? Ist Ihr Auto voll gestopft mit Papieren, Prospekten und

anderen Dokumenten? Sie sind jeden Tag genervt, weil so vieles noch

zu tun ist. Kunden rufen Sie an und geben Ihnen noch mehr zu erledigen.

Arbeitskollegen rufen Sie an oder kommen zu Ihnen an den Schreibtisch

und werfen Ihnen vor, dies und jenes noch nicht erledigt zu haben.

Kennen Sie das?

 

 

Hier

gilt nur eines: Sie sind ein Macher – und das müssen Sie

zuerst akzeptieren. Sobald Sie das akzeptiert haben, können

Sie sich an die Lösung machen. Die Lösung heißt:

aktives Zeit- und Selbstmanagement.

 

 

 

Wenn

Sie sich künftig nicht mehr ärgern wollen, wenn Sie unerledigte

Dinge endlich erledigt haben möchten, wenn Sie endlich ein

gutes Gewissen und Erleichterung verspüren möchten, wenn

Sie endlich mehr Zeit für Kundentermine und sich selbst haben

möchten, dann sollten sie die die folgenden drei Schritte beherzigen,

die Sie mit leicht umsetzbaren Tipps zu einem radikalen Wandel im

Umgang mit Ihrer Arbeitsorganisation und Zeitplanung führen.

 

 

 

1.Räumen Sie auf!

 

 

 

Als

erstes räumen Sie Ihren Arbeitsplatz radikal auf. Nur Mut,

das wird Ihnen eine Menge Spaß machen! Werfen Sie all die

Dinge, die Sie nicht mehr brauchen einfach weg: ganze Ordner, Zeitungen,

Zeitschriften... Die anderen Dinge, die Sie ganz sicher noch brauchen,

legen Sie zuerst einmal auf die Seite. Putzen Sie Ihren Schreibtisch

mit einem feuchten Lappen. So, für’s erste geschafft!

Wie fühlen Sie sich? Wunderbar, nicht wahr?

 

 

 

2.Organisieren Sie sich!

 

 

Hier

folgt eine gute Möglichkeit, wie Sie Ihren Arbeitsplatz organisieren

können. Probieren Sie es einfach einmal aus – ich mache

es genauso und es funktioniert sehr gut!

 

 

 

Zunächst

brauchen Sie vier Ablageboxen aus Plastik: flache, verschiedenfarbige

Boxen, die man auch aufeinander stapeln kann. Jede der einzelnen

Boxen beschriften Sie z.B. wie folgt:

 

  • Nächste zwei Monate
  • Diesen Monat
  • Nächste zwei Wochen
  • Diese Woche

 

Dies

sind die Fächer für die generell zu erledigenden Arbeiten.

Legen Sie nun die einzelnen unerledigten Dokumente in das entsprechende

Fach.

 

 

 

Für

Ihre täglichen Arbeiten brauchen Sie zudem entweder einen Pendenzen-Ordner

oder weitere sieben Ablagefächer. Beschriften Sie diese z.B.

wie folgt:

 

  • A-Aufgaben
  • B-Aufgaben
  • C-Aufgaben
  • Telefonanrufe
  • Schriftliches
  • Interne Meetings
  • Periodisch stattfindende Meetings

 

 

Tipps

zu den Aufgaben:

Es ist nicht sinnvoll, zu viele Abstufungen vorzunehmen. Halten

Sie es ganz einfach und verwenden Sie beispielsweise die so genannte

Eisenhower-Matrix: Jedesmal, wenn Sie eine Aufgabe zur Erledigung

erhalten, fragen Sie sich in aller Ruhe, ob diese Aufgabe wichtig

und dringend zu erledigen ist, und ordnen Sie dementsprechend einer

Priorität A, B oder C zu.

 

Wichtigkeit und Dringlichkeit

Priorität

wichtig und dringend zu ewrledigen

A-Aufgabe

wichtig, aber nicht dringend zu erledigen

B-Aufgabe

dringend, aber nicht wichtig zu erledigen

C-Aufgabe

weder dringend noch wichtig zu erledigen

wegwerfen oder delegieren

Einteilung der täglichen Aufgaben nach der Eisenhower-Matrix

 

Tipps

zu den Meetings:

Meistens wissen Sie ja vorher, wann ein Meeting stattfindet. Wenn

Sie feststellen, dass sie dieses oder jenes Dokument mitnehmen sollten,

legen Sie es in die Mappe des entsprechenden Meetings. Tagesordnungspunkte

notieren Sie sich auf einem einzelnen Blatt Papier und legen es

ebenfalls hinzu.

 

 

 

 

 

 

 

Generell

ist es ratsam, sich ein professionelles Zeitplanungssystem zuzulegen.

Zumindest jedoch benötigen Sie eine strukturierte Agenda, in

der Sie einerseits die Termine und andererseits die Aufgaben notieren

können.

 

 

 

3.Nutzen Sie jeden Abend das Prinzip der Schriftlichkeit!

 

 

Künftig

entnehmen Sie am Ende eines jeden Tages aus dem Fach “Diese

Woche” die Dokumente für den kommenden Tag und verteilen

sie auf die entsprechenden Tages-Fächer. Tragen Sie konsequent

jeden Abend die Termine des nächsten Tages in Ihren Tagesplan

ein. Notieren Sie in Ihrer Agenda die Priorität jeder Aufgabe

sowie die ungefähre Zeitdauer, die Sie für ihre Erledigung

brauchen. Legen Sie zu tätigende Telefonanrufe und schriftliche

Arbeiten jeweils gesammelt in einem Fach ab.

 

 

 

So

haben Sie stets eine perfekte Übersicht darüber, was ansteht.

Aber Vorsicht: Nehmen Sie sich nicht zu viel vor! Verplanen Sie

maximal 60% Ihres Tages und lassen Sie die restlichen 40% offen

für unerwartete Arbeitseingänge.

 

 

Arbeiten

Sie die einzelnen Aufgaben im Block ab, d.h. alle Anrufe hintereinander,

alle schriftlichen Arbeiten hintereinander. So konzentrieren Sie

sich jeweils auf einen Arbeitsvorgang und werden dadurch immer schneller

und effizienter. Mischen Sie niemals die unterschiedlichen Arbeiten

untereinander: zuerst zwei Anrufe, dann ein Fax, dann einen Anruf,

dann eine E-Mail, dann etwas im PC nachsehen, dann zwei Briefe,

dann drei Anrufe... Bearbeiten Sie stattdessen immer alle Arbeitsvorgänge

nacheinander, die sie geplant haben.

 

 

Kommen

unerwartete Arbeiten während des Tages hinzu, so fragen Sie

den Überbringer: “Bis wann brauchst du das?” Falls

heute noch: Entscheiden Sie, ob es in Ihren Zeitplan hineinpasst.

Passt es heute nicht, teilen Sie dies dem Überbringer freundlich

mit und sagen Sie ihm, bis wann Sie die Aufgabe erledigen können;

passt es heute, ordnen Sie die Aufgabe in das entsprechende Prioritäten-Fach

und tragen sie in Ihrer Tages-Agenda ein. Falls die Aufgabe nicht

heute erledigt werden muss: Legen Sie das unerledigte Dokument in

eines der Nicht-Tages-Fächer – nicht alles muss “Diese

Woche” erledigt werden, oft reicht es auch “Nächste

zwei Wochen” oder “Diesen Monat”.

 

 

 

In

Ergänzung zur allabendlichen Planung des nächsten Tages

legen Sie am Ende jeder Woche bzw. jeden Monats die unerledigten

Dokumente in das entsprechende darauffolgende Fach. Es findet als

eine kontinuierliche Umschichtung statt:

 

  • von “Nächste zwei Wochen” nach “Diese Woche”
  • von “Diesen Monat” nach “Nächste zwei Wochen”
  • von “Nächste zwei Monate” nach “Diesen Monat”

 

 

So

haben Sie die Gewähr, dass niemals eine Aufgabe in Vergessenheit

gerät.

 

 

Räumen

Sie jeden Abend Ihren Schreibtisch auf. Alle erledigten Dokumente

räumen Sie immer sofort weg; alle unerledigten Dokumente landen

in den entsprechenden Fächern. Legen Sie die einzelnen unerledigten

Dokumente in Klarsichtmappen: je Klarsichtmappe eine Aufgabe, damit

Sie auch mehrere Dokumente hinzulegen können, die eine Aufgabe

betreffen.

 

 

So

ist stets alles dort, wo es hingehört. Sie finden alles sofort,

vergessen nichts und werden durch die gewonnene Zeit Freude an der

neuen Ordnung haben – die konsequente Umsetzung und die nötige

Disziplin kommen dann von alleine.

 

 

 

 

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Zeitmanagement-Test: Können Sie “Nein” sagen?


Sie kommen morgens in Ihr Büro und haben sich vorgenommen, die schon längst fällige Post zu erledigen, Formulare abzulegen und den Monatsdienstplan zu schreiben. Aber wegen ständiger Störungen durch Kunden, Mitarbeiter oder Telefongespräche schaffen Sie mal wieder praktisch nichts. Hier hilft nur eines: ein klares “Nein” zur rechten Zeit. Sie müssen nicht jederzeit für Ihre Mitarbeiter und Kunden oder für Ihren Chef verfügbar sein. Der folgende Test hilft Ihnen herauszufinden, ob Sie zu gutmütig sind.

 

Frage

Ja

Nein

Ist es für Sie wichtig, von anderen akzeptiert und gemocht zu werden?

   

Versuchen Sie oft herauszufinden, was andere von Ihnen erwarten, und richten Sie sich danach?

   

Ist es Ihnen wichtig, dass andere Ihnen sagen, ob Sie Ihre Sache gut gemacht haben?

   

Finden Sie es wichtig, auf die Wünsche und Bedürfnisse anderer Rücksicht zu nehmen?

   

Ist es Ihnen unangenehm, andere Leute zu kritisieren?Nicken Sie bei Diskussionen und Gesprächen häufig mit dem Kopf?

   

Sagen Sie eher “Könnten Sie das vielleicht machen?” als “Bitte machen Sie das!”?

   

Sagen Sie oft mehr, als eigentlich nötig wäre?

   

Sind Sie höflich und zuvorkommend?

   

Kommen Menschen mit Problemen meist zu Ihnen?

   

Versuchen Sie nach Möglichkeit, Streit und Konflikte zu vermeiden?

   

Sind Sie sehr hilfsbereit?

   
 


Auflösung
Wenn Sie mehr als sieben Fragen mit “Ja” beantwortet haben, sind Sie viel zu gutmütig. Machen Sie sich klar: Sie haben das Recht, dass man Ihre Wünsche und Bedürfnisse respektiert. Sagen Sie häufiger “Nein”. Sie gewinnen dadurch mehr Zeit für sich selbst und auch für Ihre Arbeit. Außerdem vermeiden Sie Zusagen, die Sie später nicht einhalten können. Ein positiver Nebeneffekt: Als Fach- und Führungskraft wie auch als Mitarbeiter wirken Sie selbst- und verantwortungsbewusster, wenn Sie nicht immer als rettender Anker zur Verfügung stehen.

 

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