2019/2 | Fachbeitrag | Digitale Transformation

Planung ist das halbe Meeting

von Jos Bischoff

Inhaltsübersicht:

Digitalisieren, virtualisieren, professionalisieren: So einfach das Prinzip klingt, umso schwerer fällt häufig die Umsetzung, wenn es um das Thema Meetings geht. Besprechungen und Konferenzen gehören zum Unternehmensalltag; sie sind sinnvolle und wichtige Termine für Abstimmungen und ergebnisorientierte Entscheidungen. Nur leider sind sie in der Regel für alle Teilnehmer auch wahre Zeit-, Kosten- und Nervenfresser. Gleichzeitig muss dafür gesorgt sein, dass alle Anwesenden auf dem gleichen Wissensstand und mit entsprechenden Unterlagen versorgt sind. Dazu werden häufig vorab wahre Informationspakete per E-Mail oder postalisch an die Teilnehmer verschickt, damit sie sich einarbeiten und vorbereiten können.

Eine sichere und transparente Lösung, die Papierwust vermeidet, ist ein Sitzungsmanagement-Tool, mit dem man Informationen terminabhängig vorbereiten, verteilen und nachbereiten kann. Als unabhängige Komponente kann es über Open APIs in eine ECM-Plattform integriert oder als separates System genutzt werden. Vor allem im besprechungsintensiven Umfeld sehr nützlich. Mit ihm können Betriebsrat, Geschäftsführung und Co. sowohl reale also auch virtuelle Besprechungen jederzeit strukturiert und somit effektiv abhalten. Die Sitzung selbst aber auch die Unternehmensprozesse werden optimiert, Ressourcen sinnvoll verplant und der Organisationsaufwand auf die wesentlichen Elemente reduziert. Teilnehmen können ausschließlich autorisierte Nutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten, sodass Online Meeting eine sichere Arbeitsumgebung bietet.

Die für die Besprechung relevanten Informationen können digital mit der allgemeinen Agenda oder mit konkreten Tagesordnungspunkten verknüpft werden. Dazu zählen Dokumente, Bilder und Grafiken. Vorab kann außerdem eine kurze Zusammenfassung des jeweiligen Meetings und der einzelnen Themen formuliert und den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Und während der Sitzung kann die Software für die digitale Protokollerstellung genutzt werden. Damit sind alle wichtigen Informationen jederzeit und von jedem Ort ohne Umwege zugänglich. Ein Papierarchiv, in dem man alte, womöglich handgeschriebene und unleserliche Protokolle durcharbeiten muss, wird überflüssig.

Vergangenes für zukünftige Entscheidungen nutzen

Neben dem Gewinn, dass Besprechungen strukturierter und zwangsläufig auch effizienter ablaufen, spielt die langfristige Transparenz eine wichtige Rolle. Dazu hat BCT Deutschland in sein Online-Meeting-Tool die Funktion „Themenspezifische Sortierung“ integriert. Sie dient der nachhaltigen Dokumentation und Weiterverfolgung von Beschlüssen und Wegen der Entscheidungsfindung. Sämtliche Meilensteine, inklusive Datum und Zusammenfassung, werden in Form einer Timeline angeboten: Jeder Tagesordnungspunkt steht immer in Bezug zu einem bestimmten Thema, das gegebenenfalls bereits zu einem früheren Zeitpunkt besprochen wurde, wenn auch in einem anderen Kontext. Die Teilnehmer können aber sowohl auf die Agenda – inklusive Notizen, Dokumente etc. – zugreifen als auch nachvollziehen, wie sich Besprechungen und deren Ergebnisse, etwa zu einem neuen Produkt, langfristig entwickelt haben. Sei es die Verknüpfung von aktuellen Tagesordnungspunkten mit bereits besprochenen Themen oder die nachvollziehbare Entscheidungsfindung – vorangegangene Prozesse dienen immer auch der Vorbereitung zukünftiger Vereinbarungen.

Fazit

Meetings sind dann ein Schlüssel zum Erfolg, wenn die wertvolle und knappe Zeit der Teilnehmer und Entscheider effizient genutzt wird. Besprechungen sollten also gut organisiert und vorbereitet sein. Eine transparente und sichere Lösung ist ein Sitzungsmanagement-Tool, wie „Online Meeting“ von BCT Deutschland: Die Software digitalisiert und professionalisiert Sitzungen. Diese sind zentral abgelegt, können mit Tagesordnungspunkten verknüpft werden und bieten damit eine wesentliche Grundlage für Entscheidungen. Durch die Möglichkeit der themenspezifischen Sortierung in Form einer Timeline können auch Entscheidungswege und Ergebnisse aus vergangenen Sitzungen in die gegenwärtige Beschlussfindung einfließen. Ad-hoc-Entscheidungen anhand unvollständiger Informationen werden verhindert.

 

 

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Eine Ode an Homeoffice, virtuelle Räume & Co.

Ob bei politischen Verantwortungsträgern oder in den Medien: Virologen und Epidemiologen waren in den letzten Wochen die gefragtesten Interviewpartner. Wissenschaftler haben es geschafft, wieder on-vogue zu sein. Man glaubt ihnen wieder mehr, als so genannten Gesundheitsexperten - die zwar wenig wirklich fachlichen Hintergrund besitzen, dafür aber voll gefüllte Seminarhallen und geschliffene Marketing-K...

Weiterlesen

Firmen-Events digital moderieren

WISSENplus
Je vernetzter die Strukturen in Unternehmen und je komplexer ihre Problemlösungen sind, umso größer ist der Bedarf an bereichs- und oft sogar unternehmensübergreifender Abstimmung und Kooperation. Entsprechend viele Workshops und Meetings fanden zumindest bis zum Ausbruch der Corona-Krise in den Unternehmen statt; zudem Kick-offs und Tagungen, an denen oft Hunderte und zuweilen sogar Tausende von ...

Weiterlesen

Mit Chatbots immer topaktuell informiert

WISSENplus
Im Kundendienst und im Marketing haben Chatbots ihren Platz gefunden. Noch kaum bekannt ist ihr Potenzial aber in der Wissensvermittlung. Mit Chatbots lässt sich Wissen kurz, mobil und interaktiv weitergeben. Kurz: Sie treffen den Zeitgeist und holen Anwender dort ab, wo sie sind: beim Messaging. Ohne neue App lassen sich so beispielsweise neue Mitarbeiter in einen Betrieb einführen, Awareness-Kampa...

Weiterlesen

KI-basiertes Input Management macht Dokumentenprozesse effektiver

Input Management ist eine Herausforderung, vor allem für Dienstleister auf Massenmärkten. Während ein menschlicher Bearbeiter aus dem Kontext in der Regel nach ein paar Minuten erkennt, in welchen Prozess, an welchen Bearbeiter oder in welche Akte er ein Dokument einsortieren sollte, muss ein Input Management System dafür per Hand konfiguriert werden. Für jede Regel und häufig zahlreiche Abweichungen...

Weiterlesen

Kulturwandel als Basis für eine erfolgreiche Transformation

Demografischer Wandel, Globalisierung und Digitalisierung verändern unsere Arbeitswelt maßgeblich. Interdisziplinarität und die Bereitschaft, sich stetig weiterzuentwickeln, werden zu Schlüsselfaktoren, um in der volatilen Arbeitsumgebung beschäftigungsfähig zu bleiben. Der Begriff "Arbeit" muss in dem Zusammenhang völlig neu definiert werden. Die größte Herausforderung stellt dabe...

Weiterlesen

Know Your Customer: Prüfungspflichten automatisieren

WISSENplus
Seit 2020 gelten verschärfte Prüfungs- und Meldepflichten, um Geldwäsche oder Terrorfinanzierung aufzudecken. Inzwischen geht der Kreis der KYC-"Verpflichteten" (Know Your Customer, kenne Deinen Kunden) weit über den Finanzsektor hinaus. Auch Digitalplattformen, Immobilien-, Kunst- & Güterhändler müssen bei Barzahlungen hoher Beträge künftig KYC-Prüfungen durchführen. Angesich...

Weiterlesen

Cleveres Umdenken: Von HR 4.0 zur Arbeitswelt 5.0

WISSENplus
Digitale HR-Prozesse findet man heute bereits in den meisten Personalabteilungen. Dank der Arbeitswelt 4.0 verfügen viele HRler schon über das richtige Mindset in puncto Digitalisierung. So haben sie sich unter anderem von lang bewährten, oft manuellen administrativen Arbeitsabläufen getrennt und sind aufgeschlossen gegenüber digitalen Technologien. In der Version 5.0 stellt sich allerdings nicht...

Weiterlesen

Hololens & Co.: Virtual Reality erobert die Weiterbildung

Die neuen Medien halten mit Siebenmeilenstiefeln Einzug in den Arbeitsalltag, daher ist auch Virtual Reality im betrieblichen Einsatz schon länger ein Thema für viele Unternehmen. Es begann - ganz "klassisch" - zunächst im Bereich der Instandhaltung in produzierenden Betrieben: Die Unternehmen erkannten, dass sich VR-Brillen wie die Hololens von Microsoft hervorragend dazu eignen, Wartungsarbeiten a...

Weiterlesen