Wer erstellt regelmäßig Pläne für die Unternehmensziele? Wer weiß ganz genau, wie das eigene Unternehmen hinsichtlich der gesteckten Ziele steht? Wenn die Antwort in Richtung „Ich mache das manchmal“ oder „Ich weiß das so ungefähr“ geht, lassen sich Unternehmen viel Potenzial entgehen.
Bildquelle: (C) Mohamed Hassan / Pixabay
Kennen sie nämlich die Unternehmensdaten und nutzen diese auf einfache Art und Weise als Grundlage für ihre Planungen, können sie:
die Zielerreichung im laufenden Geschäftsjahr sichern. Sie kennen immer den aktuellen Stand und können rechtzeitig gegensteuern, wenn sie hinter ihrem Plan zurückbleiben.
zielgenaue Entscheidungen treffen. Sie schätzen realistisch ein, wie sich geschäftliche Maßnahmen, Neuinvestitionen und Marktveränderungen auf Ihr Geschäft auswirken.
sich vor den Folgen von Marktrisiken und Krisen schützen. Sie sind besser auf solche Situationen vorbereitet und ergreifen schnell die richtigen Maßnahmen.
Wo finden Unternehmen die dafür benötigten Informationen?
Ganz einfach: in der Buchführung. Kleine und mittlere Unternehmen haben also bereits viele wichtige Daten vorliegen. Mit einer professionellen Rechnungswesen-Software lassen sich daraus verlässliche Analysen und Planungen erstellen. Diese wiederum bilden die Basis für zukünftige Entscheidungen.
Das Potenzial der eigenen Zahlen sollten sich Unternehmen nicht entgehen lassen. Vor allem nicht in Situationen, wenn sich Kosten erhöhen und der Absatz nachlässt. Ist das Betriebsziel noch erreichbar? Und wenn nicht, was muss ein Unternehmen tun, um wieder auf Kurs zu kommen?
Plan-Ist-Vergleich: die Orientierungshilfe
Pläne zu erstellen ist nur die eine Seite der Medaille. Deren Ergebnisse im Blick zu behalten, ist die andere. Dafür eignet sich der Plan-Ist-Vergleich hervorragend – auch als Einsteigertool.
Die Methode basiert auf bereits vorliegenden Daten der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA). Diese Ist-Zahlen gleichen Unternehmen regelmäßig mit zuvor definierten Plan-Werten ab. So erhalten sie mit geringem Aufwand eine verlässliche Auskunft darüber, wo sie hinsichtlich ihres Ziels stehen und ob Gegenmaßnahmen nötig sind.
So funktioniert der Plan-Ist-Vergleich
Plan erstellen: Nehmen wir an, der Geschäftsführer eines Unternehmens hat seine Plan-Zahlen analysiert. Dabei hat er herausgefunden, dass sich die angekündigten Kostenerhöhungen negativ auf sein Betriebsergebnis auswirken werden. Um die Situation wieder zu verbessern, entscheidet er sich, die eigenen Preise zu erhöhen. Dadurch kann er den Umsatz steigern und die neuen Kosten abdecken – sofern der Absatz der gleiche bleibt.
Monatswerte ableiten: Nun legt er die Plan-Werte in der Software auf monatlicher Ebene fest. Als Basis nutzt er die BWA-Daten aus dem Vorjahr und erhöht die Werte von Umsatzerlös und Materialkosten entsprechend.
Ist-Stand regelmäßig prüfen: Jeden Monat gleicht die Buchhaltung Plan- und Ist-Werte der definierten Kennzahlen miteinander ab. Stellt sie fest, dass Plan-Werte und die tatsächlichen Zahlen voneinander abweichen, muss genauer hingesehen werden.
Gründe für Abweichung herausfinden: Sind die Ist-Werte besser als die Plan-Werte, ist das eine erfreuliche Sache. Sind sie allerdings schlechter, muss die Geschäftsführung den Plan prüfen, anpassen und neue Maßnahmen entwickeln.
Passende Maßnahmen entwickeln: Nehmen wir für unser Beispiel an, dass aufgrund der Preiserhöhung der Absatz zurückgegangen ist und das Betriebsziel in Gefahr ist. Nun kann der Geschäftsführer mithilfe von Szenarien herausfinden, wie sich verschiedene Gegenmaßnahmen auswirken können. Wenn er den Markt gut kennt und abschätzen kann, ob die Situation nur vorrübergehend ist, kann eine Übergangsfinanzierung eine mögliche Lösung sein.
Maßnahmen umsetzen: Wird die geplante Maßnahme umgesetzt, muss diese wieder monatlich überprüft werden. Für unser Beispiel-Unternehmen geht die Rechnung im wahrsten Sinne des Wortes auf: Bei der nächsten Auswertung stimmen Plan- und Ist-Werte überein. Dennoch behält der Geschäftsführer die Zahlen mithilfe der Auswertung immer im Blick. Denn mit diesem Wissen kann er das Unternehmen sicher führen und schnell reagieren.
Der Autor:
Christoph Buluschek ist Leiter Account-Management und Produktmarketing bei Agenda. Im Whitepaper „Der Plan-Ist-Vergleich als Wegweiser in der Unternehmensführung“ hat das Unternehmen praktische Tipps zum Plan-Ist-Vergleich zusammengefasst und verschiedene Einsatzmöglichkeiten skiziert.
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