2023/11 | Fachbeitrag | Best Practices
Mobil, digital, datenschutzkonform: DRK Kreisverband Erfurt setzt bei der Zusammenarbeit auf eine Mitarbeiter-App
In Erfurt hat das Deutsche Rote Kreuz seine interne Zusammenarbeit umgestellt: Fast alle Mitarbeitenden nbutzen eine App und profitieren so von optimalem Datenschutz, reibungsloser Kommunikation und digitalen Prozessen. Ein großer Vorteil im Wettbewerb um Fachkräfte.
Quelle: (C) Beekeeper / DRK
Die digitale Transformation verändert unsere Zusammenarbeit und Kommunikation. Viele Menschen arbeiten heute mobiler und zeitlich flexibler als noch vor ein paar Jahren. Doch in vielen Branchen hält die interne Zusammenarbeit mit dieser Entwicklung nicht Schritt. Oft gibt es eine breite Palette von Instrumenten: Aushänge, E-Mails, Newsletter, Intranets, Social-Media oder Messenger-Dienste. Dazu kommen unterschiedliche File-Sharing- oder Cloud-Anwendungen. Dieser unkoordinierte Einsatz ist nicht nur ineffizient, sondern auch unter Sicherheits- und Datenschutzaspekten problematisch.
Informationen können Leben retten
Die Antwort auf dieses Problem kann eine professionelle Plattformlösung sein, mit der alle Mitarbeitenden digital, mobil und datenschutzkonform kommunizieren und zusammenarbeiten können. Das bringt allerdings auch Herausforderungen mit sich: Die meisten Menschen nutzen Smartphones und Social Media in ihrer Freizeit und haben entsprechende Erwartungen, wenn ihr Unternehmen digitale Tools einsetzt. Auch darf bei der Digitalisierung der Prozesse niemand außen vor bleiben - das gilt vor allem für Beschäftigte, die nicht im Büro arbeiten. Ein Praxisbeispiel zeigt, wie wichtig das ist: Im Rettungsdienst kann es buchstäblich über Leben und Tod entscheiden, ob alle Beteiligten die relevanten Informationen zuverlässig in Echtzeit erhalten. Dazu gehören Notrufe, Straßensperren, Einsätze der Kollegen oder Bedarf an Verstärkung.
Der DRK Kreisverband Erfurt konnte diesen lebensrettenden Austausch mit einer professionellen Mitarbeiter-App deutlich vereinfachen und verbessern. Während der Coronapandemie war die Arbeit für die rund 200 hauptamtlichen und mehr als 400 ehrenamtlichen Beschäftigten sehr herausfordernd: Im Rettungsdienst, im Behindertenfahrdienst, in der Alten- und Seniorenpflege oder in Kindertagesstätten war sie systemrelevant. Gleichzeitig wurde sie durch die pandemische Ausnahmesituation erschwert.
DRK Erfurt erkannte das Potenzial
Die Anforderungen an die zukünftige Plattformlösung waren komplex. Um zu überprüfen, ob das Produkt die hohen Erwartungen erfüllt, startete das Management eine Testphase im Rettungs- und im Fahrdienst. Das Projektteam für die Einführung des neuen Systems war sehr zufrieden mit dem Rollout und fühlte sich gut begleitet. Daniel Ressel, Abteilungsleiter des Rettungsdienstes: "Wir waren etwas skeptisch aufgrund der Altersstruktur unseres Teams. Aber alle Testnutzer kamen mit der App gut zurecht - auch ältere Kollegen. Sie brauchten nur etwas mehr Zeit."
Die Beekeeper App wurde speziell für Unternehmen entwickelt, deren Arbeitskräfte nicht kontinuierlich am PC arbeiten. Das Projektteam des DRK Erfurt erkannte schnell das große Potenzial, nach dem Rettungsdienst auch andere Bereiche über die Plattform zu verbinden. Daniel Ressel: "Wir waren sofort begeistert, denn mithilfe des mobilen, digitalen Arbeitsplatzes können wir unsere gesamte Belegschaft unabhängig von Berufsgruppe, Standort oder Sprache vernetzen." Heute hat der Kreisverband seine Kommunikationswege weitgehend durch die Beekeeper-Lösung ersetzt. Drei Gründe führten zu dieser Entscheidung: Die Datenschutzkonformität, die Erreichbarkeit jedes Mitarbeitenden und der geringere Verwaltungsaufwand dank digitalisierter Prozesse.
Rechtssichere Datenschutzkonformität
Seit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung der EU (DSGVO) kommt kein Arbeitgeber an der rechtssicheren Datenschutzkonformität interner Kommunikationslösungen vorbei. WhatsApp, Telegram oder Signal wurden nicht für die interne Unternehmenskommunikation entwickelt. Sie speichern ungefragt Nutzerdaten, werten sie aus und geben sie weiter, was dem europäischen Datenschutz widerspricht. Arbeitgeber sollten diese Tools durch eine professionelle Kommunikationsplattform ablösen. Beekeeper ist nach ISO 27001 zertifiziert und wendet bei allen Systemen und Prozessen die höchsten Sicherheitsstandards an, um Privatsphäre und Datenschutz zu gewährleisten. Alle Daten werden im Ruhezustand und bei der Übertragung verschlüsselt. Das Hosting erfolgt in zertifizierten Rechenzentren. Die Anwendung erfüllt die DSGVO.
Alle zuverlässig erreichen
Bei Organisationen wie dem DRK Erfurt ist es normal, dass sich manche Kollegen nie bei der Arbeit begegnen: Der eine arbeitet zum Beispiel nur am Wochenende, der andere nur nachts. Dank App ist heute jeder Mitarbeitende für das Management und das gesamte Team erreichbar. Daniel Ressel erläutert: "Früher waren neue Kollegen vom Informationsaustausch in WhatsApp-Gruppen ausgeschlossen, weil im Team noch niemand ihre Telefonnummer hatte. Das gleiche galt für Kollegen, die bereits länger dabei waren, aber ihre private Nummer nicht preisgeben wollten. Mit der App ist jeder Mitarbeitende vom ersten Tag an für alle erreichbar, sodass er keine Informationen verpasst." Eine private Telefonnummer ist dafür nicht nötig.
Dank der Feedbackfunktion der App lässt sich nun auch auf einen Blick sehen, ob alle Mitarbeitenden wichtige Informationen zur Kenntnis genommen haben. Früher wurden Erläuterungen auf dem Lohnzettel, auf Aushängen oder in E-Mails oft übersehen, die Führungskräfte mussten dann nachhaken. Heute ist die Kommunikation äußerst zeiteffizient, wie Daniel Ressel erklärt: "In der App können wir sehen, wer die Information noch nicht gelesen hat und diese Mitarbeitenden über einen automatisierten Prozess gezielt erinnern."
Weniger Verwaltungsaufwand
Den größten Effekt hatte die Einführung auf den Verwaltungsaufwand. In der Buchhaltung wird heute von der Geburtsurkunde bis zum Kilometerstand der Einsatzfahrzeuge alles digital verwaltet. Insbesondere das Management der "Blitzerformulare" konnte optimiert werden: Für den Rettungsdienst sind Geschwindigkeitsübertretungen an der Tagesordnung. Wurde ein Fahrer geblitzt, musste er früher ins DRK fahren und den Vorgang handschriftlich auf einem Aushang im Flur dokumentieren. Mittlerweile gibt es einen Prozess, mit dem Rettungsdienstmitarbeiter innerhalb von Sekunden noch im Fahrzeug ein digitales Formular ausfüllen. Die Verwaltung kann die Daten direkt mit den Bußgeldbescheiden abgleichen. Ist der Fahrer während eines Einsatzes zu schnell gefahren, lassen die Behörden die Forderung fallen. Andernfalls zahlt der Fahrer das Bußgeld aus eigener Tasche. "Die Digitalisierung erspart Fahrer und Verwaltung viel Zeit und Aufwand," fasst Daniel Ressel zusammen.
Auch der Schichttausch war früher schwierig. Die Mitarbeitenden des Rettungsdienstes kommunizierten aufwendig über Papierformulare, die manchmal verlorengingen. Nun werden Dienstpläne digital, flexibel und dennoch verlässlich und vertraulich gemanagt. Eine weitere Arbeitserleichterung ist die digitale Dokumentenbibliothek, auf die jeder Berechtigte zu jeder Zeit und von jedem Ort zugreifen kann. Von Bedienungsanleitungen und Gefahrenschutzverzeichnissen über Unfallverhütungsvorschriften bis hin zum Unfallbogen ist so auf dem Smartphone alles vorhanden, was das Rettungsdienstpersonal für seine Arbeit benötigt - zuverlässig in der aktuellen Version.
Mitarbeiter-App macht DRK Erfurt noch attraktiver
Heute nutzen fast alle Mitarbeitenden die App regelmäßig. Das DRK Erfurt freut sich zudem über eine Öffnungsrate von 98 Prozent bei Kampagnen, die über die App ausgespielt werden. Auf diese Weise kommuniziert der Arbeitgeber Standards für neue Prozesse, etwa für die Zwischenfallmeldung oder die Hygiene-Unterweisung, und kann das Personal einheitlich schulen. Motiviert durch diesen Erfolg plant das DRK Erfurt bereits weitere Prozesse, etwa den täglichen Fahrzeug-Check zum Dienstbeginn und bei der Dienstübernahme.
Daniel Ressel stellt fest, dass sich die Digitalisierung positiv auf das Image des DRK Erfurt als Arbeitgeber auswirkt: "Unsere Mitarbeitenden sind begeistert von den Neuerungen. Es hat sich auch schnell herumgesprochen, wie modern und professionell bei uns die Zusammenarbeit ist. Wir sind aktuell der einzige Sozialverband in ganz Thüringen, der eine Mitarbeiter-App zur internen Kommunikation nutzt. Im Wettbewerb um Fachkräfte ist das für uns ein Alleinstellungsmerkmal."
Die Autoren:
 |  |
Stefanie Lorenz ist Abteilungsleiterin Finanzen und Verwaltung beim DRK Erfurt. | Dr. Cristian Grossmann ist Mitgründer und CEO der Beekeeper AG. |