2016/8 | Fachbeitrag | Visualisierung

Mehr Flexibilität durch Visualisierung: Wissen dynamisch erfassen, integrieren & strukturieren

von Steven Bashford

Inhaltsübersicht:

Eine wesentliche Herausforderung bei der Erstellung von Informationen ist Zeitmangel. Immer höherer Zeitdruck führt dazu, dass das Dokumentieren von Wissen oftmals nur teilweise, wenn überhaupt durchgeführt wird. Dies ist umso relevanter, da viele Informationen nur sehr kurzlebiger Natur sind – eventuell nur um eine einzige wichtige Aufgabe durchzuführen. Solches ad-hoc Wissen wird in der Regel nicht umfassend erstellt, obwohl doch alle Informationen und Zusammenhänge für eine gute Durchführung von Aufgaben notwendig wären.

Auch in Projekten ist die Tendenz festzustellen, dass hier immer häufiger auf agile Methoden zurückgegriffen wird. Große Projekte werden zur Risikovermeidung und schnelleren Identifikation von Fehlern in mehrere kleine Projekte zerlegt. Dies führt zu kürzeren Reporting-Zyklen und häufig zu schnelleren Änderungen bzw. Korrekturen in den Projektplänen. Auch in diesem Kontext ist die Verfügbarkeit von Werkzeugen relevant, die flexibles und schnelles Handeln unterstützen.
In diesem Beitrag möchten wir Werkzeuge vorstellen, die auf der Mindmapping-Methode basieren und in der Lage sind, ein hohes Maß an Flexibilität in der Informationsverarbeitung zur Verfügung zu stellen. Dabei liegt der Fokus exemplarisch auf MindManager von Mindjet, da es das mit am weitesten entwickelte Werkzeug in diesem Sektor ist, gerade in Bezug auf seine vielen Integrationen mit anderen Systemen.

Mindmapping – eine flexible Lösung?

Visuelle Produktivitätssoftware, die auf der Mindmapping-Methode basiert, kann umso überzeugender in Projekten eingesetzt werden, je umfassender die erweiterten Funktionen für das Projekt-, Informations-, und Wissensmanagement sind. Mindmapping ist eine sehr leicht verständliche Methode, die es ermöglicht, Informationen und Wissen auf intuitive Weise zu erfassen, zu strukturieren und visuell darzustellen. Wesentlich dabei ist, dass die Art der Darstellung unserer Art zu denken und zu verstehen auf natürliche Weise entgegenkommt. Im Kern dieser Visualisierungsmethode werden Zusammenhänge auf der Basis baumartiger Strukturen – hier Maps genannt – dargestellt, in der sich bestimmte Themen in immer weitere Details verästeln. Diese werden durch weitere visuelle Elemente wie Bilder, Symbole, Farben und Relationen angereichert.

Mindmapping hilft gerade bei der flexiblen, schnellen und einfachen Erfassung und Darstellung von Informationen und bietet die Möglichkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Komplexe Informationsstrukturen können prompt erstellt und auch an neue Anforderungen angepasst werden. Das hilft gerade in Situationen, in denen man adäquat auf neue Aufgabenstellungen reagieren muss. Gerade das flexible Erstellen von fundiertem ad hoc Wissen, zur kompetenten Durchführung unserer täglichen Aufgaben, stellt in einem stetigen Wandel mit noch weniger Zeit zur Durchführung von Aufgaben eine große Herausforderung dar.

Flexible Art der Darstellung

Wichtig ist, dass die Art der Visualisierung eine flexible Art bietet, Informationen in der Form zusammenzuführen, wie sie zum Verstehen von Zusammenhängen und zur Umsetzung von Aufgaben notwendig sind. Visualisierung dient generell einem besseren Überblick, einem schnelleren Erkennen von Zusammenhängen und einem leichteren Fokussieren auf das Wesentliche sowie dem nachhaltigen Bilden von Wissen. Auch die Kommunikation kann durch die visuellen Strukturen und der wesentlich transparenteren Art der Darstellung schneller und einfacher vorangetrieben werden. Dies ist wichtig, da in sich schnell verändernden Umgebungen Informationen schneller verstanden und kommuniziert werden müssen, um auch im Team zeitnah auf neue Anforderungen reagieren zu können.

Flexible und einfache Erfassung

Software-gestütztes Mindmapping ermöglicht es, Informationen ad-hoc zu erfassen, zu strukturieren und mit weiteren Details zu ergänzen. Auch hier ist das Thema der Einfachheit und intuitiven Handhabung von zentraler Bedeutung, um die Erstellung von Wissen möglichst effizient zu unterstützen. Schnelles Erfassen und Strukturieren sorgt dafür, dass mehr in kürzerer Zeit zusammengeführt und in einen Kontext gebracht werden kann – und dass sich Szenarien durchspielen, Details ergänzen und Erkenntnisse ableiten lassen.

Gerade die Um-Strukturierung ist bei der Erstellung von Informationsstrukturen eine immer wiederkehrende Aufgabe. Vor allem, wenn sich Informationen oder Voraussetzungen in kurzen Abständen ändern. In diesem Fall ist es wichtig, zum einen die entsprechenden Bereiche mit allen zusammenhängenden Informationen schnell zu identifizieren und sie dann zum anderen auch prompt ändern zu können. Um auch externe Informationen und Dokumente im Kontext einzubetten, helfen Hyperlinks, aber auch weitergehende Integrationen, wie sie weiter unten noch vorgestellt werden.

Flexible Ansichten

Zur Identifikation spezifischer, relevanter Informationen und von Zusammenhängen hilft zum einen die Visualisierung, indem bezeichnende Bilder und Symbole als auch visuelle Beziehungspfeile verwendet werden. Darüber hinaus bieten manche Mindmapping-Tools aber noch die Möglichkeit, die Ansichten flexibel an bestimmte Anforderungen anzupassen.

In einer Map besteht die Möglichkeit, bestimmte Details ein- oder auszublenden. Dies wird zum einen durch das Auf- oder Zuklappen bestimmter Bereiche einer Map erreicht. Eine weitere Möglichkeit basiert darauf, Bereiche in einer Map mit Symbolen oder auch mit Text-Tags zu markieren, um Informationen zu kategorisieren und/oder weitere Zusammenhänge deutlich zu machen. Filtermöglichkeiten auf Tags ermöglichen dann, Inhalte flexibel auf das Wesentliche zu reduzieren, um Komplexität zu verringern. Dabei können auch Filter mit komplexen Kriterien definiert und für die spätere Nutzung gespeichert werden.

Index und Filtermöglichkeiten mit MindManager

Flexible Integration von externen Informationen

In vielen Fällen liegt eine große Menge von Informationen zur Umsetzung bestimmter Aufgaben über viele verschiedene Informationsquellen verteilt, so dass ein guter Überblick über diese Informationen und ihrer Zusammenhänge nicht gegeben ist. Auch hier ist es relevant, diese flexibel, den Anforderungen entsprechend, zu Kontexten zusammenzuführen. Und zwar ohne sie dabei mühselig und manuell kopieren zu müssen, was unweigerlich zu Redundanzen und Fehlern führt.

Hier bietet vor allem MindManager zahlreiche Schnittstellen (u.a. zu MS Office und SharePoint), die eine schnelle und zielgerechte Aggregation verteilter Informationen erlaubt. Dazu werden diese Informationen nicht einfach nur verlinkt, sondern die Inhalte unmittelbar in der Map dargestellt. Dadurch kann man Informationen aus unterschiedlichen Quellen im Kontext sehen und Zusammenhänge schneller erkennen. Synchronisation vermeidet Redundanzen und sorgt dafür, dass die Informationen in der Map stets auf dem aktuellsten Stand sind.

Die Integrationen erlauben wiederum das schnelle Erfassen externer Informationen. Diese können z.B. einfach per Drag & Drop aus Anwendungen wie Outlook in eine Map gezogen werden. Komplexere Strukturen lassen sich auch automatisiert per Abfragen in eine Map integrieren. So lassen sich zum Beispiel alle Kontakte einer bestimmten Outlook-Kategorie mittels einer Abfrage in eine Map einfügen. Sollten sich Kontakte ändern, so kann die Abfrage einfach aktualisiert werden.

Fazit

Vor allem funktionserweiterte Mindmapping-Tools bieten Methoden zum flexiblen und einfachen Erfassen und Strukturieren von Informationen. Neue Informationen können schnell aufbereitet werden, lassen sich aber auch im Nachhinein einfach an neue Gegebenheiten und Anforderungen anpassen. Visualisierung hilft, entsprechend aufbereitetes Wissen schnell und nachhaltig zu verstehen und Zusammenhänge, aber auch Änderungen im Team auf transparente Weise zu kommunizieren.

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