2008/4 | Fachbeitrag | Leadership

Künftige Herausforderungen in der Personalplanung

von Andrew Simmons

Inhaltsübersicht:

• Wissensträger identifizieren
• Visualisierung als Schlüssel zum Erfolg
• Talente fördern und motivieren
• Fazit

In Zeiten der Globalisierung, des immer schnelleren Wandels und der steigenden Konkurrenz aus dem Ausland, wird es für Unternehmen zusehends schwieriger, ihre Mitarbeiter an sich zu binden. Hier gilt es, sie entsprechend ihrer Fähigkeiten einzusetzen und gezielt zu fördern. Eine andere Herausforderung ergibt sich allerdings, wenn Mitarbeiter das Unternehmen aufgrund von Krankheit, Schwangerschaft, Umorientierung oder Pensionierung verlassen. Denn auch dabei verliert das Unternehmen nicht nur eine wertvolle Persönlichkeit, sondern auch einen wichtigen Wissensträger. Die Herausforderung besteht darin, diese Lücken zu schließen und geeignete Mitarbeiter für die frei gewordenen Schlüsselpositionen zu rekrutieren. Auch die Erfahrungen und Kenntnisse der älteren Arbeitnehmer spielen beim Personalroulette eine entscheidende Rolle. Die Unternehmen ihre „alten Hasen“ motivieren, ihr Know-how möglichst frühzeitig den jüngeren, aufstrebenden Mitarbeitern zu vermitteln. Das gelingt allerdings nur, wenn die Verantwortlichen ihre Kompetenzträger kennen und ihnen die nötigen Freiräume für einen Wissenstransfer einräumen.

Wissensträger identifizieren

Mitarbeiter sind heute nicht mehr so eng mit ihren Unternehmen verbunden sind wie früher. Daher sind Unternehmen gut beraten, solche Mitarbeiter zu identifizieren, die über spezielles Wissen an Schlüsselpositionen verfügen. Denn diese Mitarbeiter haben signifikantes Wissen inne, auf welches das Unternehmen im Tagesgeschäft angewiesen ist. Dies kann beispielsweise spezielles technisches Know-how sein, Wissen über bestimmte Prozessabläufe oder auch Kundenbeziehungen. Denn sind diese Personen und Positionen erst einmal bekannt, ist es leichter, die Stellen wieder neu zu besetzen. Es empfiehlt sich, Mitarbeiter gezielt auf diese Schlüsselpositionen vorzubereiten und zu qualifizieren. Demzufolge liegt es in der Hand der Personalverantwortlichen, entsprechende Maßnahmen zu treffen, um das Wissen im Unternehmen zu halten.

Visualisierung als Schlüssel zum Erfolg

Damit Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit behalten, gilt es heraus zu finden, welche Talente im eigenen Unternehmen schlummern, welches die relevanten Wissensträger sind und welche Mitarbeiter aufgrund ihres Alters das Unternehmen verlassen werden. Mit einer strukturierten und übersichtlichen Visualisierung ist es möglich, diese Daten konsequent aufzubereiten. Man kann personenbezogene Daten aus verschiedenen Datenquellen zusammenführen und sie entsprechend darstellen. Dies geschieht anhand von übersichtlichen Organigrammen, die veranschaulichen, welche Position ein Mitarbeiter innehat. Zudem geben sie Auskunft über persönliche Informationen, die für die Förderung des Mitarbeiters, die Planung eines neuen Projektes oder eine Stellenneubesetzung benötigt werden. Auf diese Weise erhält man schnell zuverlässige, aussagekräftige personenbezogene Berichte und Organigramme, zum Beispiel anhand einer anschaulichen Baumstruktur oder in Form von Listen.

Entscheider haben somit wichtige Schlüsselpositionen und Informationen, beispielsweise zum Weggang eines Mitarbeiters, buchstäblich „vor Augen“ und können sich gezielt um einen Nachfolger kümmern. Hier sollten sie neben dem fachlichen Know-how auch die soziale Kompetenz eines Mitarbeiters berücksichtigen sowie die Wünsche und Ziele des Einzelnen. Dies vereinfacht die Einsatzplanung und Förderung der jeweiligen Fähigkeiten eines Mitarbeiters und liefert dem Unternehmen eine strukturierte Übersicht über Kenntnisse und Kompetenzen der Belegschaft. Da es sich um sensible Daten handelt, ist der Zugriff auf diese personenbezogenen Informationen nur autorisierten Mitarbeitern möglich, wie etwa Personalverantwortlichen oder Führungskräften. Eine solche Regelung gewährleistet den geforderten Datenschutz und beugt möglichem Informationsmissbrauch vor.

Talente fördern und motivieren

Zur Förderung und Motivation von Wissensträgern eignet sich das Anlegen eines Talentpools. So wird beispielsweise bei einem neuen Projekt zuerst eine Übersicht erstellt, um zu visualisieren, was die vorhandenen Mitarbeiter an Know-how und Talent mitbringen – bevor die Position extern ausgeschrieben wird. Im nächsten Schritt sollten die Führungskräfte, gerade in Bezug auf die Projektarbeit, die passenden Mitarbeiter auswählen. Denn erst wenn alle Rollen im Projekt optimal besetzt sind, ist ein effektiver Projektablauf möglich. Dabei kann auf den Erfahrungsschatz der älteren Mitarbeiter zurückgegriffen und in Projekten an jüngere weitergegeben werden. Dies steigert das Wir-Gefühl und somit die Mitarbeitermotivation.

Das Unternehmen sollte nicht nur für seine Kunden attraktiv sein, sondern auch für seine Mitarbeiter. Neben Weiterbildungsmöglichkeiten, Aufstiegschancen und angemessener Vergütung spielt die Wertschätzung der Arbeit eine große Rolle. Im letzten Schritt ist es daher wichtig, die jetzt bekannten Talente an das Unternehmen zu binden und sie gezielt zu fördern. Denn ein gut strukturierter und übersichtlicher Talentpool nützt nichts, wenn sich die Mitarbeiter umorientieren und zu anderen Unternehmen wechseln.

Fazit

Unternehmen aller Branchen werden in den nächsten Jahren von dem demografischen Wandel betroffen sein und sich dem Talentmanagement widmen müssen. Schließlich sind zufriedene Mitarbeiter ein wichtiger Aspekt für den Erfolg jeder Organisation. Erkennen die Verantwortlichen „ihre“ Talente und setzen sie ihren Wünschen und Zielen entsprechend ein, steigt auch die Motivation. Das Ziel ist es, Wissensträger entsprechend zu fördern, Prozesse durch gezielte Einsatzplanung zu optimieren und auf die Erfahrungswerte der älteren Arbeitnehmer zurück zu greifen. Somit sind Unternehmen auf die zukünftigen Herausforderungen vorbereitet.