2008/9 | Fachbeitrag | Projektmanagement

Komplexes Projektwissen professionell steuern

von Volker Hoffmann

Inhaltsübersicht:

Wann muss der nächste Meilenstein erreicht sein? Welche Kosten verursacht der aktuelle Arbeitsschritt? Und welche Verantwortlichen muss ich bei meinen Projektentscheidungen hinzuziehen? Antworten auf diese und andere Fragen geben so genannten Multiprojektmanagement-Lösungen. Auch das komplexe Termin- und Personalmanagement steuern derartige Software-Anwendungen professionell. In der Konsequenz weiß jeder Mitarbeiter, welche Aufgaben er in welchen Projekten übernehmen muss – ohne dass dabei Leerlauf entsteht. Bereits erzielte Erfolge, recherchierte Daten und geprüfte Kalkulationen können die Beteiligten 24 Stunden am Tag in Echtzeit abrufen – und zur weiteren Verarbeitung bequem in Excel, SAP oder andere Anwendungen übernehmen.

 

Zuverlässige Projektsteuerung und -überwachung

 

Metaplanwände und MindMaps sowie lange Planungsprozesse sind zeitintensiv und verlängern die Projektlaufzeiten. Deswegen sollte eine Multiprojektmanagement-Lösung exakte Planwerte für die Dauer, den Arbeitsaufwand oder die Kosten eines Projektes vorhalten. Bereits durch die Eingabe von Rahmenparameter, wie z.B.: „Der Aufwand für ein Arbeitspaket liegt zwischen 50 und 80 Personentagen“, oder: „Arbeitsbeginn für die nächste Projektphase ist der 1. September“, kann eine solche Software die Wahrscheinlichkeit aller geforderten Planwerte permanent berechnen und auf ihre Durchführbarkeit hin überprüfen. Auf kritische Stellen, Überschneidungen oder Engpässe macht sie die Verantwortlichen dabei zeitnah aufmerksam.

Eins derartiges Monitoring erlaubt es dem Projektleiter, proaktiv auf erfolgskritische Veränderungen zu reagieren und geeignete Gegenmaßnahmen einzuleiten, um den weiteren Projektverlauf nicht zu gefährden. Das Ergebnis ist eine sichere und realistische Planung, die den Anforderungen des komplexen Projektalltags standhält. Damit wird auch die Steuerung und Überwachung der Projekte einfacher. Das gleiche gilt für die Ressourcenverwaltung, also dem gezielten Einsatz von Personal im Projektmanagement. Hier machen überwachende und steuernde Software-Anwendungen für jedermann transparent, welche Ressourcen eingeplant sind, ob Überlastungen drohen oder Engpässe entstehen. Dieses personelle Überblickswissen macht zuverlässige Kapazitätsaussagen möglich, sodass auch die betroffenen Abteilungen ihre Ressourcen effizienter planen und einsetzen können.

Um solche Informationen unkompliziert an alle Beteiligten zu verteilen und eine unkomplizierte Weiterverarbeitung zu ermöglichen, muss das Reporting der Software so ausgelegt sein, dass bestehende Berichte in Excel oder SAP übernommen und dort angepasst werden können. Vor allem die Anlieferung der Daten in Echtzeit und die automatische Verarbeitung aller durchgeführten Aktionen versprechen einen transparenten und Wissensfluss, der auch höchsten Aktualitätsansprüchen standhält.

 

Volle Kontrolle über die Projektplanung

 

Die meisten Projektmanagement-Lösungen erstellen bei jeder Terminverschiebung oder personellen Veränderung mit einer Anpassung des gesamten Projektplans. In der Praxis heißt das: Kann ein Termin nicht eingehalten werden, zieht diese Planabweichung unzählige weitere Terminverschiebungen nach sich – mit immensen Auswirkungen auf die ursprüngliche Personaleinsatzplanung und den gesamten Projektverlauf. Unter diesen Voraussetzung lässt sich die Projektplanung kaum noch gezielt steuern bzw. kontrollieren.

Um ein solchen Szenario zu verhindern, bedarf es einer IT-gestützten Risikobewertung, die die Bedeutung von Terminverschiebungen und anderen Projektveränderungen zunächst berechnet und visualisiert. Auf dieser Basis können die Verantwortlichen anschließend über das geeignete Vorgehen bzw. Planänderungen entscheiden. So liegt die Verantwortung und die volle Kontrolle über den Projektverlauf nicht bei der Software, sondern verbleibt dort, wo sie hingehört: beim Projektleiter. Dieser kann zudem verhindern, dass bereits durch kleine Projektabweichungen unerwünschten Effekte, z.B. im zentralen Ressourcepool oder in anderen Projekten, ausgelöst werden. Ein Rechte-Modell erlaubt darüber hinaus, auch Teile von Projekten oder einzelne Arbeitspakete gezielt anderen Verantwortlichen zur weiteren Bearbeitung frei zu schalten.

 

Stabilität und Benutzerfreundlichkeit

Bei allen Ansprüchen an eine intelligente Mulitprojektmanagement-Software dürfen sowohl die Hersteller als auch die Anwender einen wichtigen Punkt nicht aus dem Auge verlieren: Die Anwendung muss – auch wenn sie über noch so umfangreiche und vielseitige Funktionen verfügt – einfach gebaut und intuitiv bedienbar sein, sodass auch Einsteiger schnell zu guten Ergebnissen kommen. Diese Tatsache fördert die Akzeptanz und trägt damit von Anfang an zum Projekterfolg bei.

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Künftige Herausforderungen in der Personalplanung

Gerade in großen Unternehmen ist es schwierig, einen strukturierten Überblick über die Fähigkeiten oder auch Talente der Mitarbeiter zu behalten. Nach einer Studie der Boston Consulting Group (BCG) und der Europäischen Vereinigung für Personalführung (EAPM) ist jedoch gerade das Management von Talenten ein sehr wichtiger Aspekt, den Unternehmen in Zukunft berücksichtigen müssen, um wettbewerbsfähi...

Weiterlesen

Die digitale Transformation: Vernetzte Wirtschaft, vernetzte Gesellschaft, vernetztes Wissen

WISSENplus
Die seit Jahren fortschreitende Digitalisierung durchdringt zunehmend sämtliche Lebensbereiche, seien es das private Umfeld und die Bewältigung des privaten Alltags, der berufliche Kontext und die Formen des (Zusammen-)Arbeitens, die Kommunikation und das soziale Miteinander sowie die Interaktion zwischen Gegenständen auf der Basis des Internet – das so genannte Internet der Dinge. Zunehmend setzt sich...

Weiterlesen

Wissensmanagement in der Praxis – ein Ort im Land der Ideen

Wie hängen Wissen, Ideen und Innovationen zusammen? Und welche Rolle spielt Wissensmanagement in diesem Kontext? Diese Frage ist Gegenstand zahlreicher Wissensmanagement-Netzwerke. Einen ganz besonderen Zugang zu diesem Themenfeld hat das Experten-Netzwerk „Wissensmanagement in der Praxis“ (WIMIP) gefunden – und wurde damit von der Bundesregierung und der deutschen Wirtschaft als ein „Ort im Land d...

Weiterlesen

Mit der geeigneten Software alles unter einen Hut bringen

WISSENplus
Die heutige Arbeitswelt wird vom Streben nach maximaler Unternehmensproduktivität und effizienten Entscheidungswegen getrieben. Diese Entwicklung führt dazu, dass eine flexible, teamübergreifende Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Partnern und Kunden innerhalb sowie außerhalb des Unternehmens unerlässlich wird. Das ist eine Herausforderung, die man mit einer adäquaten Projektorganisation gut bewältigen...

Weiterlesen

Verschwendung erkennen, Verschwendung vermeiden

Verschwendung ist der nicht-effiziente Einsatz von Ressourcen. Doch wo wird verschwendet? Vieles haben Unternehmen schon optimiert, mit Business Intelligence und Statistiken deutlich gemacht und mit IT festgezurrt. Nun kommt es also auf das Feintuning an. Doch wie geht das? Die größte Herausforderung besteht zunächst darin, die Verschwendung überhaupt zu lokalisieren. Erst wenn dieser Schritt erfolgreic...

Weiterlesen

Paradigmenwechsel: Das neue Zeitalter der Kreativität

WISSENplus
Hyperwettbewerb, schnellere Produktlebenszyklen und emanzipierte Verbraucher ändern im heutigen wirtschaftlichen Umfeld die Spielregeln für den Erfolg eines Unternehmens. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entwickelt sich derzeit ein neues Paradigma – ein Zeitalter, in dem Kreativität die Hauptrolle spielt. Doch wie gelingt eine erfolgreiche Unternehmensführung?...

Weiterlesen

Teamdynamik: Von der agilen Methode zum agilen WIR

Agil klingt für viele wie ein Zauberwort, liest man zurzeit auf allen Kanälen die strategischen Empfehlungen hinsichtlich moderner Unternehmensführung. Richtig ist: Agile Methoden sind hilfreich, aber für sich alleine noch lange kein Erfolgsgarant. Der Grund: Die Teamdynamik hat IMMER den größeren Hebel. Gut, wer erkannt hat, dass agile Methoden nur so erfolgreich sind, wie die Teamdynamik das unterst...

Weiterlesen

Virtueller Projektraum: Verteiltes Arbeiten 2.0

Um die Effizienz ihrer Vertriebs- und Marketingaktivitäten weiter zu steigern, gab die PACT COMMUNICATION GROUP – eine Marketing- und Vertriebsagentur mit Kunden wie Sky, BMW Osram und O2 – die Entwicklung eines Sales-Desk in Auftrag, eines auf modernen Webtechnologien basierenden Systems zur Durchführung der Vertriebs- und Personaleinsatzplanung rund um Sales Promotion Aktivitäten. Die große Heraus...

Weiterlesen