2008/9 | Fachbeitrag | Projektmanagement

Komplexes Projektwissen professionell steuern

von Volker Hoffmann

Inhaltsübersicht:

Wann muss der nächste Meilenstein erreicht sein? Welche Kosten verursacht der aktuelle Arbeitsschritt? Und welche Verantwortlichen muss ich bei meinen Projektentscheidungen hinzuziehen? Antworten auf diese und andere Fragen geben so genannten Multiprojektmanagement-Lösungen. Auch das komplexe Termin- und Personalmanagement steuern derartige Software-Anwendungen professionell. In der Konsequenz weiß jeder Mitarbeiter, welche Aufgaben er in welchen Projekten übernehmen muss – ohne dass dabei Leerlauf entsteht. Bereits erzielte Erfolge, recherchierte Daten und geprüfte Kalkulationen können die Beteiligten 24 Stunden am Tag in Echtzeit abrufen – und zur weiteren Verarbeitung bequem in Excel, SAP oder andere Anwendungen übernehmen.

 

Zuverlässige Projektsteuerung und -überwachung

 

Metaplanwände und MindMaps sowie lange Planungsprozesse sind zeitintensiv und verlängern die Projektlaufzeiten. Deswegen sollte eine Multiprojektmanagement-Lösung exakte Planwerte für die Dauer, den Arbeitsaufwand oder die Kosten eines Projektes vorhalten. Bereits durch die Eingabe von Rahmenparameter, wie z.B.: „Der Aufwand für ein Arbeitspaket liegt zwischen 50 und 80 Personentagen“, oder: „Arbeitsbeginn für die nächste Projektphase ist der 1. September“, kann eine solche Software die Wahrscheinlichkeit aller geforderten Planwerte permanent berechnen und auf ihre Durchführbarkeit hin überprüfen. Auf kritische Stellen, Überschneidungen oder Engpässe macht sie die Verantwortlichen dabei zeitnah aufmerksam.

Eins derartiges Monitoring erlaubt es dem Projektleiter, proaktiv auf erfolgskritische Veränderungen zu reagieren und geeignete Gegenmaßnahmen einzuleiten, um den weiteren Projektverlauf nicht zu gefährden. Das Ergebnis ist eine sichere und realistische Planung, die den Anforderungen des komplexen Projektalltags standhält. Damit wird auch die Steuerung und Überwachung der Projekte einfacher. Das gleiche gilt für die Ressourcenverwaltung, also dem gezielten Einsatz von Personal im Projektmanagement. Hier machen überwachende und steuernde Software-Anwendungen für jedermann transparent, welche Ressourcen eingeplant sind, ob Überlastungen drohen oder Engpässe entstehen. Dieses personelle Überblickswissen macht zuverlässige Kapazitätsaussagen möglich, sodass auch die betroffenen Abteilungen ihre Ressourcen effizienter planen und einsetzen können.

Um solche Informationen unkompliziert an alle Beteiligten zu verteilen und eine unkomplizierte Weiterverarbeitung zu ermöglichen, muss das Reporting der Software so ausgelegt sein, dass bestehende Berichte in Excel oder SAP übernommen und dort angepasst werden können. Vor allem die Anlieferung der Daten in Echtzeit und die automatische Verarbeitung aller durchgeführten Aktionen versprechen einen transparenten und Wissensfluss, der auch höchsten Aktualitätsansprüchen standhält.

 

Volle Kontrolle über die Projektplanung

 

Die meisten Projektmanagement-Lösungen erstellen bei jeder Terminverschiebung oder personellen Veränderung mit einer Anpassung des gesamten Projektplans. In der Praxis heißt das: Kann ein Termin nicht eingehalten werden, zieht diese Planabweichung unzählige weitere Terminverschiebungen nach sich – mit immensen Auswirkungen auf die ursprüngliche Personaleinsatzplanung und den gesamten Projektverlauf. Unter diesen Voraussetzung lässt sich die Projektplanung kaum noch gezielt steuern bzw. kontrollieren.

Um ein solchen Szenario zu verhindern, bedarf es einer IT-gestützten Risikobewertung, die die Bedeutung von Terminverschiebungen und anderen Projektveränderungen zunächst berechnet und visualisiert. Auf dieser Basis können die Verantwortlichen anschließend über das geeignete Vorgehen bzw. Planänderungen entscheiden. So liegt die Verantwortung und die volle Kontrolle über den Projektverlauf nicht bei der Software, sondern verbleibt dort, wo sie hingehört: beim Projektleiter. Dieser kann zudem verhindern, dass bereits durch kleine Projektabweichungen unerwünschten Effekte, z.B. im zentralen Ressourcepool oder in anderen Projekten, ausgelöst werden. Ein Rechte-Modell erlaubt darüber hinaus, auch Teile von Projekten oder einzelne Arbeitspakete gezielt anderen Verantwortlichen zur weiteren Bearbeitung frei zu schalten.

 

Stabilität und Benutzerfreundlichkeit

Bei allen Ansprüchen an eine intelligente Mulitprojektmanagement-Software dürfen sowohl die Hersteller als auch die Anwender einen wichtigen Punkt nicht aus dem Auge verlieren: Die Anwendung muss – auch wenn sie über noch so umfangreiche und vielseitige Funktionen verfügt – einfach gebaut und intuitiv bedienbar sein, sodass auch Einsteiger schnell zu guten Ergebnissen kommen. Diese Tatsache fördert die Akzeptanz und trägt damit von Anfang an zum Projekterfolg bei.

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Task Forces, Joint Ventures & Projekte: Kooperationen als neue Art der Zusammenarbeit

WISSENplus
Kooperationen sind die Antwort auf eine sich funktional immer stärker differenzierende Gesellschaft – die Kraft wird aus dem Nebeneinander geschöpft, dem Verbunden ohne unterworfen zu sein. Denn unsere Arbeitswelt wird in zunehmendem Maße geprägt von immer flacheren Hierarchien mit zunehmender Leitungsspanne. Komplexe Aufgabenstellungen erfordern interdisziplinäre, häufig auch interkulturelle Zusamm...

Weiterlesen

Modular & transparent: Projektmanagement im Team

WISSENplus
In der heutigen Arbeitswelt stehen Team-Mitglieder in Projekten vor vielen neuen Herausforderungen. Neben Großprojekten gibt es viele kleine, mittelgroße und wesentlich dynamischere Projekte, die schnelle Antwortzeiten erfordern und oftmals vielen Veränderungen während der Durchführung unterliegen, auf die zeitnah reagiert werden muss. Zudem sind die Team-Mitglieder in solchen Projekten häufig keine k...

Weiterlesen

Transparentes Wissen für nachhaltiges Wirken

Nahezu jedes deutsche Unternehmen beurteilt Wissensmanagement als wichtig: laut Infratest ganze 97 Prozent. Trotzdem bewerten nur 42 Prozent der Befragten den eigenen Wissenstransfer als gut. Stiftungen machen da keine Ausnahme. Dabei sollten gerade sie als Prototypen wissensintensiver Organisationen auf die Vorteile eines IT-basierten Wissensmanagements setzen. Wissen ist längst zu einer wichtigen Ressour...

Weiterlesen

Der Mitarbeiter geht – sein Wissen bleibt

WISSENplus
Wenn ein Angestellter ein Unternehmen verlässt, geht mit ihm häufig auch wichtiges Humankapital verloren. Firmen können jedoch rechtzeitig Vorkehrungen treffen, damit Wissen und Erfahrungen der Organisation erhalten bleiben. Für die Herangehensweise sind die Gründe entscheidend, warum ein Mitarbeiter ausscheidet. Angesichts von Fachkräftemangel und demographischem Wandel versuchen jedoch immer mehr Un...

Weiterlesen

Business Intelligence: Die Zukunft von Daten ist mobil!

WISSENplus
Die Analystenfirma Gartner geht laut aktuellen Zahlen davon aus, dass der Business-Intelligence (BI)-Sektor 2011 mit einem Wachstum von 9,7 Prozent einer der weltweit am schnellsten wachsenden Software-Märkte bleibt. Auf der Liste der „Top 10 Technologie-Prioritäten für CIOs in 2011" liegt Business Intelligence auf Platz 5. Dabei nennen Unternehmen als Hauptgrund für die Integration von BI-Software di...

Weiterlesen

It's Team Time: 360° Feedback für eine dynamische Teamentwicklung

WISSENplus
„Sie passen zu uns, wenn Sie bereit sind, sich in ein leistungsstarkes und hoch motiviertes Team einzubringen." So oder ähnlich wird in Stellenanzeigen auf die Bedeutung der Teamarbeit hingewiesen. Studien zufolge arbeiten 80 bis 95 Prozent der Arbeitnehmer zumindest kurzfristig in Teams. [1] Die Motive hierfür sind vielfältig: Die kreative Herangehensweise an neuartige, komplexe Herausforderungen...

Weiterlesen

Zukunft der Wissensarbeit: Die agile Organisation als strategischer Erfolgsfaktor

Nachhaltigen Erfolg erreicht nur, wer permanent innovativ ist. Es gilt, immer schon die nächste Idee auszuprobieren, um nicht plötzlich den Anschluss zu verlieren. Ein innovatives Klima schafft man aber nicht über eine alleinige Fokussierung auf den jetzigen Umsatz, sondern indem man fragt, was zukünftig Unternehmenserfolge erzielen kann. Hierzu gehören in erster Linie die Komponenten Kunden- und Mitar...

Weiterlesen