2025/5 | Digitalisierung | Künstliche Intelligenz
KI kann viel – aber Vertrauen braucht ein Gesicht!
Künstliche Intelligenz ist inzwischen in nahezu allen Büros angekommen. Mitarbeiter:innen nutzen diverse Tools - nicht nur zur Generierung von Bildern und Videos - sondern auch zur Erstellung von Texten, Schulungsunterlagen und Präsentationen. Gerade beim Erfassen von Dokumenten mit wichtigem Wissen ist der tatsächliche Verfasser ein entscheidender Vertrauensfaktor. Warum Inhalte ohne erkennbaren Urheber an Wert verlieren - trotz oder vielleicht sogar gerade wegen Künstlicher Intelligenz - erfahren Sie in diesem Artikel.
Alles vorhanden - und trotzdem keiner zuständig
Ein modernes System mit schicker Benutzeroberfläche, intelligenter Suchfunktion und smartem Assistenten bietet viele Vorteile. Dennoch tritt häufig ein Problem auf: Die gesuchten Inhalte und Dokumente sind nicht auffindbar. Oder schlimmer noch: sie sind veraltet. Dann stellt sich die Frage: Was ist der aktuelle Stand? Wo ist dieser dokumentiert? Wer hat das Thema ursprünglich erfasst? Und wichtiger noch: Wer hält es aktuell?
Keine Antwort ist auch eine Antwort - allerdings mit negativer Wirkung. Finden Mitarbeitende bei ihrer Suche keine hilfreichen Informationen, führt das nicht nur zu Frustration, sondern auch zu schwindendem Vertrauen in das System. Mit der Zeit sinkt die Akzeptanz, bis es schließlich gar nicht mehr genutzt wird. Der ursprünglich hohe Aufwand, wertvolles Wissen zu erfassen, war dann vergeblich: Zeit und Ressourcen wurden investiert, ohne nachhaltigen Nutzen. Dieses Szenario erleben viele Unternehmen, die auf Wikis oder andere Tools zur Wissenssicherung setzen, in denen klare Zuständigkeiten und verbindliche Verantwortlichkeiten fehlen.
Das Dilemma: In vielen Unternehmen wird Wissen zwar systematisch erfasst, doch die Verantwortlichkeit bleibt häufig unklar. Mit dem zunehmenden Einsatz von Künstlicher Intelligenz verschärft sich dieses Problem - paradoxerweise gerade deshalb, weil die Technik so gut funktioniert.
KI ist ein Turbo - kein Alibi
Natürlich bringt Künstliche Intelligenz enorme Vorteile: Sie spart Zeit, verbessert die formale Qualität von Inhalten und erleichtert den Zugang zu Wissen. Mitarbeitende arbeiten sich immer tiefer in das KI-Thema ein. Sie nutzen verschiedene LLM's, entwickeln präzise Prompts und setzen sich mit Agents auseinander. In mittelständischen Unternehmen wie auch in Konzernen werden Texte inzwischen automatisiert erstellt, angepasst, verteilt. Doch genau hier droht der entscheidende Vertrauensverlust: Wer ist für den Inhalt wirklich verantwortlich?
Wenn niemand klare Verantwortung übernimmt - nach dem Motto: "Das ist mein Dokument, ich prüfe das regelmäßig und stehe dafür gerade", entsteht eine gefährliche Grauzone. Ohne eine solche Verantwortung wird jedes Dokument - so brillant es auch formuliert sein mag - zur potenziellen Fehlerquelle. Fehlinformationen und veraltete Inhalte begünstigen Missverständnisse. Denn was einmal an einem offiziellen Ort wie dem Intranet, einem Wiki oder in einer Wissensdatenbank gespeichert ist, wird automatisch als "offiziell" und vertrauenswürdig betrachtet, selbst dann, wenn es längst nicht mehr aktuell oder korrekt ist. Das führt unausweichlich zu Frustration in der Belegschaft und Problemen im Arbeitsalltag.
Identifikation schlägt Automatisierung
Ein Werkzeug wie WIVIO setzt genau an diesem Punkt an. Jede Wissenseinheit wird systematisch einer verantwortlichen Person zugewiesen. Dadurch wird von Anfang an gezielt eine Verbindung zwischen Inhalt und Urheber geschaffen. Es gibt keine anonymen Beiträge oder digitalen Datenleichen ohne Urheber. Die Wissensarbeit erfolgt laufend im Arbeitsalltag und auf Basis von Dokumenten in gängigen Dateiformaten wie Word, Excel und PowerPoint. Diese haben sich bereits in den meisten Unternehmen etabliert und sind fester Bestandteil des Berufslebens.
WIVIO beendet Informationswildwuchs und fördert stattdessen ein verantwortungsbewusstes Wissensmanagement. Denn wer ein Thema selbst dokumentiert, steht dafür ein - fachlich wie persönlich. Wer hingegen lediglich KI-generierte Texte ohne eigenen Bezug freigibt, wird sich aufgrund der klaren Inhaltsverantwortung schon bald den zahlreichen Fragen der Kolleg:innen stellen müssen.
Verantwortung ist mehr als nur ein Autorenname
In vielen Unternehmen gibt es zwar die Spalte "Verfasst/Erstellt von", doch das allein reicht nicht. Verantwortung bedeutet mehr als die bloße Nennung einer Person. Es geht um Identifikation mit dem Inhalt, regelmäßige Pflege, die aktive Vertretung des Themas gegenüber Kolleg:innen und anderen Abteilungen. Verantwortliche sind Wissensbotschafter. Sie stehen bei weiterführenden Fragen zur Verfügung und sollen Themen auch mit Blick auf die Zukunft weiterentwickeln.
Gerade im deutschsprachigen Raum ist Vertrauen in dokumentiertes Wissen ein entscheidender Faktor für effiziente Zusammenarbeit. Ein gepflegtes Dokument mit einer klaren Verantwortlichkeit dahinter steht für Verlässlichkeit und Qualität, was eine gesunde Lernkultur fördert. Auch im Kontext der ISO-Zertifizierungen, die im DACH-Raum sehr weit verbreitet sind, spielt der Wissensträger eine wesentliche Rolle.
Die eigentliche Gefahr: Scheingenauigkeit
KI kann Texte erzeugen, die professionell und überzeugend wirken: Klare Sprache, saubere Struktur, fehlerfreie Rechtschreibung. Doch der Eindruck ist trügerisch: Ohne menschliche Verantwortung verliert das Dokument oft an Wert bzw. Gültigkeit.
Im schlimmsten Fall entsteht eine Fassade aus Halbwissen. Weil der Text seriös aussieht, wird er ungeprüft übernommen - und Fehler verbreiten sich unbemerkt weiter. Der Schaden entsteht leise, aber wirksam - durch Scheingenauigkeit ohne Substanz.
Fazit: Wissen braucht Wurzeln
In der modernen Arbeitswelt sind smarte Tools wie WIVIO unverzichtbar - nicht, weil sie alles automatisieren, sondern weil sie Menschen ins Zentrum stellen. Gutes Wissensmanagement lebt von klaren Zuständigkeiten und von Kolleg:innen, die Verantwortung übernehmen und sagen: "Das ist mein Thema. Dafür stehe ich ein."
Nachhaltiges Wissensmanagement entsteht durch die Kombination aus intelligenter Technik und menschlichem Engagement. WIVIO macht deutlich: Auch in Zeiten von KI bleibt die Stärke einer Organisation in einer gelebten Wissenskultur verankert. Identifikation mit dem Unternehmen, Verlässlichkeit und aktives Gestalten sind wichtiger denn je - gerade in Zeiten von geopolitischen Unsicherheiten und disruptiven Technologien
Der Autor:
Wilfried Huchler beschäftigt sich seit mehreren Jahren mit den Themen Software, Digitalisierung und Wissensmanagement. Bis April 2023 leitete er die Business Unit "Software & Consulting" bei der Meusburger Georg GmbH & Co KG in Wolfurt - einem international tätigen Unternehmen mit rund 1400 Mitarbeitenden weltweit. Im Frühjahr 2023 übernahm er schließlich erfolgreich die Geschäftsleitung des Meusburger Spin-offs, der WBI Wissensmanagement GmbH, mit Firmensitz in Hohenems/Österreich.