2003/4 | Fachbeitrag | Collaboration

Kein Wissen ohne Zusammenarbeit

von Till Vollmer

 

Von Till Vollmer

 

Inhaltsübersicht:

 

Unternehmen müssen bei jeder IT-Entscheidung heute mehr denn je den zunehmenden Kostendruck, die fragmentierten Organisationsstrukturen und die regional verteilten Unternehmensstandorte berücksichtigen. Zugleich wächst die Bedeutung des Mitarbeiter-Know-hows, das dem gesamten Unternehmen zugute kommen soll. Einen Ausweg aus dieser Zwickmühle bietet Wissensmanagement mit Schwerpunkt auf Collaboration.

Die fortschreitende Globalisierung, das überproportional ansteigende Informationsvolumen und die enorme Entwicklungs- und Innovationsgeschwindigkeit machen die prozessbegleitende Verfügbarkeit von Wissen für Unternehmen immer bedeutsamer. Ein Ziel von Wissensmanagement ist es, das intellektuelle Kapital erfass- und abrufbar zu machen. Das Management von Wissen umfasst Strategien, Praktiken und Technologien, die in erster Linie für die Optimierung von Kernprozessen im B2E- und B2B-Bereich zuständig sind. Die meisten Wissensmanagement-Lösungen organisieren sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Informationen und stellen diese kontextbezogen und in personalisierter Form innerhalb von standardbasierten Frameworks zur Verfügung.

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Wissensmanagement heute

Wissensmanagement wird in den meisten Unternehmen noch immer als technische Disziplin eingeordnet. Dementsprechend bleibt die Verantwortung für diesen Bereich zumeist der IT-Abteilung überlassen. Wenn Wissensmanagement-Projekte scheitern, liegen die Ursachen jedoch weniger im technischen, sondern vielmehr im strategischen und organisatorischen Bereich. Wissensmanagement ist erheblich mehr als ein bloßes Element der Document Supply Chain. Es muss als ein ganzheitliches und integriertes Konzept zur Erschließung, zur Speicherung und zum Austausch von Wissen verstanden werden. Von zentraler Bedeutung ist eine wissensorientierte Unternehmenskultur. Technologien wie Portale, kollaborative Komponenten, Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow, Content Management, Suche & Retrieval, Bewertungs- und Klassifizierungsmanagement, Application Integration, Knowledge Mapping, Topic Maps und Personalisierung unterstützen die Unternehmensprozesse entsprechend.

Die weichen Wissensfaktoren wie z.B. die Unternehmenskultur und die Motivation der Mitarbeiter spielen für ein erfolgreiches abteilungsübergreifendes Wissensmanagement eine bedeutende Rolle. Da nicht jeder Mitarbeiter ein IT-Spezialist ist, gilt das einfache Handling als wichtiges Gebot. Wesentliche Erfolgsfaktoren liegen zudem in der richtigen Projekteinschätzung, sinnvollen Umsetzungsstrategien und einer ausreichenden Entscheidungskompetenz. Der Kostenaspekt ist dagegen nur selten für Erfolg oder Scheitern eines Wissensmanagement-Projektes ausschlaggebend.

Je weiter man in die Zukunft blickt, desto schwieriger wird es sein, Wissensmanagement als eine eigenständige Lösung zu identifizieren. Der Grund hierfür liegt in der zunehmenden Implementierung von Wissensmanagement-Funktionalitäten innerhalb führender Standardlösungen. Die META Group sieht das Enterprise Information Portal (EIP) als die zukünftige multifunktionale Informationsplattform, in der eine Vielzahl von Einzelsystemen integriert sind. Bis 1999 wurden Wissensmanagement-Lösungen überwiegend von akademisch oder wissenschaftlich geprägten Institutionen zum Zwecke der Informationserschließung genutzt. Danach haben sich Unternehmensberatungen mit dem Aufbau von Wissensmanagement-Strategien und der systematischen Erschließung des vorhandenen intellektuellen Kapitals befasst. Zur Zeit liegt der Projektfokus vor allem auf Unternehmen aus der Banken- und Versicherungsbranche. Aber auch prozessorientierte Unternehmen treiben vermehrt die Nachfrage nach Wissensmanagement-Lösungen voran. Dabei ist es schwer, eine allgemeingültige Definition für Wissensmanagement zu entwickeln, denn für jedes Unternehmen gelten andere Voraussetzungen und Schwerpunkte.

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E-Collaboration erleichtert die Zusammenarbeit

Wissenstransfer spielt sich zwischen Menschen ab. Dabei ist Zusammenarbeit – ohne die Informationen lediglich starre Daten sind – ein zwingender Bestandteil eines erfolgreichen Wissensmanagements. Seit 2001 verfolgen Unternehmen zunehmend Collaboration-Strategien für die kontextbezogene Bereitstellung von Informationen. Kunden, Mitarbeiter und Partner sollen in die Lage versetzt werden, über gemeinsame operative Applikationen nicht nur Teams aufzubauen und Informationen auszutauschen, sondern auch Projektaufgaben zu planen, abzustimmen und zu koordinieren. Regional verteilte Standorte verlangen nach neuen Wegen bei der Organisation der inner- und zwischenbetrieblichen Arbeitsabläufe. Nicht nur die Reaktion auf Sicherheitsrisiken, sondern auch begrenzte Reisebudgets, Kostensenkungsmaßnahmen und globale Aktivitäten veranlassen Unternehmen, alternative Formen der Zusammenarbeit zu entwickeln.

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Collaboration-Tools unterstützen den Wissenstransfer zwischen Mitarbeitern, Kunden und Partnern.

Collaboration kommt in zahlreichen vertikalen und horizontalen Anwendungsbereichen zum Einsatz. So schätzt die Giga Information Group, dass 80% aller Unternehmen im Jahr 2003 ein standardisiertes Produkt für Echtzeit-Collaboration einsetzen werden, welches regional verteilte, vernetzte Zusammenarbeit bei strategisch bedeutenden Prozessen unterstützt. Die Gartner Group sagt hierzu: „By 2005, your enterprise will be collaborative ... or it won’t exist at all“. Das Motto „Wissen teilen statt Wissen managen“ verdeutlicht den neuen Trend: Die Philosophie des Knowledge Sharing fördert eine stärker prozessorientierte Sicht, die auch veränderte Einstellungen gegenüber der Unternehmenskultur und den technischen Entwicklungen einschließt. Ziel ist es, unter anderem durch den Aufbau von Communities, die Wahrnehmung des Unternehmens als Netzwerkorganisation zu etablieren, die auf einem Beziehungsgeflecht der Beteiligten basiert. Damit sollen die traditionellen hierarchischen oder Matrixstrukturen überwunden werden. Zukünftig wird dieser Gedankenaustausch auf Basis virtueller Systeme geführt.

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Zusammenarbeit in virtuellen Teams

Die Wertschöpfung aus interaktivem und synchronem Erfahrungs- und Wissensaustausch übersteigt den Nutzen von bloßem Datentransfer via Internet deutlich. Eine gute Ergänzung bietet die Projektarbeit in virtuellen Teams. In dieser Form von Zusammenarbeit können spontan Kurzzeitprojekte erarbeitet, aber auch dauerhafte Kundenbeziehungen abgebildet werden. In virtuellen Projekten können Mitarbeiter per Programmassistent verschiedene Tools, wie projektbezogene Diskussionen, Projektstatusüberwachung und eine vollständige E-Mail-Integration, selbst einfach und schnell einrichten. Das Kalendermodul koordiniert die Termine, Team-Ordner enthalten alle projektrelevanten Daten und Dokumente und Task-Listen geben jedem Teilnehmer eines Projektes eine individuelle Übersicht über den aktuellen Aufgabenstatus. McCann-Erickson, mit mehr als 21 Milliarden US-Dollar Umsatz im Jahr das weltweit größte internationale Werbe- und Marketingunternehmen, produziert für seine Kunden Storyboards für TV-Spots, Entwürfe und Werbetexte. Die Abstimmungsprozesse mit den Kunden erfordern, dass die Unterlagen mehrere Male zwischen Agentur und Kunde hin- und herwandern. Um die Arbeitsabläufe in Punkto Zeitaufwand, Fahrt- und Kurierkosten etc. zu optimieren, setzt McCann-Erickson eine interaktive Methode zur Überprüfung der Entwürfe seitens der Kunden ein. Die Lösung heißt McWISDoM, ein webbasiertes, individualisiertes und teamfähiges B2B-Portal, das auf Grundlage einer kollaborativen Wissensmanagement-Software der Münchner Hyperwave AG entwickelt wurde.

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Das B2B-Portal McWISDoM unterstützt bei McCann-Erickson die teamübergreifende Abstimmung mit den Kunden.

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Integriertes E-Conferencing

Eine Studie der International Data Corporation (IDC) prognostiziert dem Markt für Web-Conferencing-Applikationen bis zum Jahr 2005 ein Wachstum auf 14 Milliarden US-Dollar weltweit. Das bedeutet eine erwartete jährliche Wachstumsrate von 38%. Dass sich dieser positive Wachstumstrend auch entgegen der momentan allgemein schwierigen wirtschaftlichen Situation fortsetzt, liegt darin begründet, dass Lösungen für E-Conferencing den Arbeitsalltag in vielerlei Hinsicht unterstützen. Um die Vorteile des E-Conferencing optimal auszuschöpfen, sollten webbasierte Konferenzen nicht als Stand-Alone-Lösung verstanden werden. Die Vorteile werden erst dann vollständig realisiert, wenn man sich für eine modulare Softwarelösung entscheidet, die sich problemlos in bereits bestehende Collaboration- oder Wissensmanagement-Umgebungen integrieren lässt. Sämtliche Diskussions- und Gesprächsinhalte werden in der Datenbank gespeichert und sind von dort aus jederzeit und von jedem berechtigten Nutzer abrufbar. Bereits im Unternehmen vorhandenes Wissen kann so wiederholt auch für neue Projekte eingesetzt und zu Referenzzwecken genutzt werden. Es genügt ein einmaliger Login des Nutzers in das System und er erhält unmittelbaren Zugriff auf alle verfügbaren Funktionen innerhalb der Wissensinfrastruktur. Die Integration in die Wissensmanagement-Plattform ermöglicht zusätzlich Funktionen wie z.B. eine kontextsensitive Expertensuche innerhalb des Unternehmens sowie die unmittelbare Kontaktaufnahme.

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