2023/2 | Fachbeitrag | Analytics

IT als Infinitypool: Welchen Nutzen haben digitale Tools wirklich?

Mit "Unendlichkeitsbecken" ließe sich das Wort Infinitypool gut übersetzen und jede und jeder von uns weiß sofort, was gemeint ist. Dieses scheinbar begrenzungsfreie, randlose Schwimm- oder Reflexionsbecken, dessen Ende so abgesenkt ist, dass der Eindruck entsteht, die Wasseroberfläche verschmilzt mit dem Horizont und endet nie. Andy Wilson erklärt, was die Arbeit von Kreativen mit Schwimmen, Rettungsringen und Unendlichkeitspools gemein haben kann.

Den Kopf über Wasser halten

Fast die Hälfte aller Angehörigen der Kreativbranche verbringt etwa einen Tag pro Woche mit Verwaltungsaufgaben. Der Bürokram ist zwar wichtig, summiert sich aber schnell zu einem so mächtigen Volumen, das Qualitätszeit für die Entwicklung kreativer Ideen, die Zusammenarbeit, die Verfeinerung der Ausführung eines Projekts oder letztendlich sogar für Erholung fehlt. Daher sollten Unternehmen ihr Möglichstes tun, um ihren Kreativen Tools und Tricks an die Hand zu geben, den Zeitaufwand für Routinearbeiten zu reduzieren. Denn dann können sie ihr tägliches Arbeitspensum viel besser bewältigen - insbesondere, wenn sie Projekte über verschiedene digitale Plattformen und Kanäle hinweg jonglieren. Um dies zu erreichen, müssen Unternehmen in Sachen Arbeitstechnologien auf Einfachheit und Kommunikation setzen und sie einbetten in eine Arbeitskultur, die nicht nur die entsprechenden Werkzeuge und Anleitungen, sondern auch den Freiraum zur Verfügung stellt, diese optimiert auf die je individuelle Arbeitsweise anzuwenden.

Wie Schwimmen mit Kleidung

Organisation ist eine Notwendigkeit für jeden Job und ganz besonders, wenn man kreative Ideen vermarktet. Zuviel "work about work", also Arbeit, die man rund um die eigentliche Arbeit hat, wie das Sortieren und Ordnen von Unterlagen, Verwaltungsschreiben oder Steuerunterlagen, aber auch die Suche nach einem bestimmten Ordner oder einer gewissen Datei u.s.w. kann sich im Arbeitsalltag anfühlen, als würde man mit Kleidern schwimmen. Das ist zwar grundsätzlich machbar, schränkt aber den eigentlichen Sinn der Tätigkeit unnötig belastend ein. Und die Gefahr, unterzugehen, ist bedeutend höher. Für Kreative kann das so aussehen, dass der Arbeitstag mit zahlreichen Apps und klobigen Technologien überladen ist, die den mentalen Prozess beim Wechsel von einer Aufgabe zur nächsten verlangsamen, quasi das Gegenteil des schöpferischen "Beflügelns" bewirken.

Rettungsringe

Auftrieb dagegen können Technologien wie Aufgabenmanagement-Tools geben, die helfen, den Überblick zu behalten bzw. zurückzugewinnen. Solche Tools weisen Aufgaben zu, aktualisieren Fälligkeitsdaten und lassen jederzeit den Überblick über To-do's und die dazugehörigen Erledigungsschritte der anderen Teammitglieder behalten. Das ist elementar wichtig, denn jede und jeder von uns kennt den großen Problem-Dominoeffekt, den kleinste Änderung wie das Verschieben von Dateien auf die Teamzusammenarbeit haben können. Da wird schnell aus dem Finden übel nervenaufreibendes Suchen nach den benötigten Informationen. Wir kennen das minutenlange ohnmächtige Abtauchen im digitalen Ausschauhalten nach den gewünschten und gebrauchten Inhalten!

Die Wahl einer Technologie mit automatisierten Funktionen kann dazu beitragen, diese mühsamen Aufgaben zu reduzieren - sei es, dass man nicht mehr verschiedene Mitarbeitende per E-Mail über Änderungen informieren muss oder mehrere Plattformen für die gemeinsame Nutzung von Bildern und Videos verwendet. Technologie kann ein Rettungsring für kraftlos gewordenes Schwimmen im Büroalltag sein, denn sie eröffnen den Mitarbeitenden wieder neue Möglichkeiten, mehr Zeit zu haben für höhere Schaffenskraft, Kreativität, Produktivität, eigene Kontrolle über ihren Tag und eine resultierende, viel höhere Arbeitszufriedenheit.

Bis zur Unendlichkeit und noch viel weiter

Auch wenn die meisten Kreativen vor Projektbeginn einen Überblick über ihre Ziele haben, verheddern sie sich im Fangschilf des Alltags oft in Kleingedrucktem und Verwaltungskram. Dabei ist es so entscheidend, zu jeder Zeit immer den aktuellen Status eines Projektes im Überblick zu haben - sowohl für die externe Kundenkommunikation als auch die interne Abstimmung der Arbeitsschritte mit den eigenen Teams. Gerade wenn alle Mitarbeitenden eng verzahnt zusammenarbeiten müssen, obwohl sie z.B. global verstreut sind. Da sind Kommunikationsmethoden gefragt, die stets proaktiv die Meinung von Kollegen und Partnern einbezieht, deren Fragen beantwortet, deren Input aufnimmt. Das gilt vom wichtigen Termin bis hin zu Details im kreativen Prozess! Intelligente Plattformen ermöglichen es Kreativen, wahlweise synchron oder asynchron Arbeitsinhalte gemeinsam zu nutzen, schnell zu kommunizieren und an Projekten zusammenzuarbeiten. Gute Werkzeuge liefern auch beispielweise visuelle Elemente zur Vermittlung komplexer Ideen und numerischer Daten. Nutzerfreundliche, leicht zu bedienende, schnittstellenoffene Technologien lassen ein kreatives Team nicht in einer Vielzahl unüberschaubarer Tagesaufgaben untergehen, sondern schenken ihnen ein Maximum an Zeit, das zu tun, was sie am besten können. Unternehmen, deren IT-Infrastruktur - oft mithilfe von Scheinargumenten - zu stark einengt könnten mit einer Neuausrichtung sicher bewirken, dass die Mitarbeitenden wieder das Gefühl haben, in Panorama-Pools inspiriert in Richtung unendlicher Möglichkeiten zu floaten.



Der Autor:

Andy Wilson ist Director of New Product Solutions bei Dropbox.

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Hybrid und KI-gestützt: Wie wir künftig arbeiten - und wie künstliche Intelligenz uns dabei unterstützt

Viele Wissensmanager arbeiten hybrid. Derzeit kommen sie im Schnitt 3,2 Tage in der Woche in Büro. Das zeigt eine Umfrage der Immobilienfirma Jones Lang LaSalle. Das soll auch so bleiben - geht es nach den Befragten. 65 Prozent der Beschäftigten in Deutschland wollen auch künftig im Office und zuhause arbeiten - wo möglich. Dabei stehen schon heute in jedem dritten Unternehmen ganze Etagen ungenutzt le...

Weiterlesen

Was kann GenAI leisten? Mehrwerte für Unternehmen, Teams & Mitarbeiter

WISSENplus
Gefühlt beeinflusst generative KI unser Arbeits- und Privatleben mittlerweile tagtäglich. Nicht nur die Anwendungen werden immer mehr; auch die Diskussionen über Implikationen, Herausforderungen und Regularien prägen den beruflichen und privaten Alltag. Dies wundert kaum, handelt es sich ja um eine Art von Werkzeug, das die Menschen bisher noch nicht kannten bzw. nutzen konnten. Zielten bisher gen...

Weiterlesen

Re- & Upskilling: Lebenslanges Lernen - der Status quo

WISSENplus
Lebenslanges Lernen ist heute nötiger denn je. Angesichts globaler Megatrends wie dem demografischen Wandel, dem beschleunigten technologischen Fortschritt und einer zunehmenden weltweiten Vernetzung, gewinnt die kontinuierliche Weiterbildung zunehmend an Bedeutung, um mit den Veränderungen Schritt halten zu können. Eine aktuelle Studie unter deutschen Erwerbstätigen von YouGov im Auftrag des Proj...

Weiterlesen

5 Tipps: So holen Sie das Maximum aus ihren Daten heraus

Nicht alle Daten sind für Reportings geeignet oder gleichermaßen wertvoll. Die Kunst liegt einerseits darin, die richtigen für den jeweiligen Use Case zu identifizieren. Andererseits müssen Unternehmen sie dann auch sinnvoll auswerten, um den maximalen Nutzen aus ihnen zu ziehen. Doch welche Daten sind die richtigen?...

Weiterlesen

GenAI im Corporate Learning: Wohin geht die Reise?

WISSENplus
Eines der wichtigsten Gesprächsthemen in Unternehmen im Jahr 2023 war sicherlich die Verwendung von "Large Language Models" (LLMs) und ihren Auswirkungen auf die Produktion, das Verfassen von Texten oder das Bewerbungsmanagement. Doch auch die berufliche Bildung erfährt viele Innovationen, die auf dem Einsatz von KI-Technologien basieren. Um die Zukunftsfähigkeit dieser Anwendungen besser ...

Weiterlesen

Geschäftsprozesse optimieren? So gelingt es nachhaltig!

WISSENplus
Oft entwerfen Unternehmen am "grünen Tisch" Geschäftsprozesse in ihrer Organisation neu. Dann funktioniert deren Einführung meist nicht so reibungslos wie geplant, denn: Wenn sich die Abläufe und Strukturen ändern, muss sich auch das Verhalten der Mitarbeiter ändern. ...

Weiterlesen

KI scheitert noch zu oft am Menschen

WISSENplus
Künstliche Intelligenz (KI) gilt mittlerweile als Fundament vieler Zukunftsstrategien in deutschen Unternehmen. Die Mitarbeiter reagieren jedoch häufig besorgt und verunsichert angesichts der starken Veränderungen. Um KI zum Erfolg zu führen, müssen Unternehmen die Menschen von Anfang an mitnehmen. Ein ganzheitliches Adoption & Change Management ist dafür essenziell....

Weiterlesen

Fünf KI-Mythen: Fakten, Fähigkeiten und Grenzen

Aktuell ist die Welt geprägt von den Entwicklungen im Bereich künstliche Intelligenz (KI). Von der Automatisierung einfacher Aufgaben bis hin zur Entscheidungsfindung in komplexen Systemen - KI ist überall. Doch trotz oder gerade wegen ihrer allgegenwärtigen Präsenz ist KI auch ein Feld, das von Mythen und Missverständnissen umgeben ist. Diese reichen von übertriebenen Befürchtungen, dass KI b...

Weiterlesen