2014/8 | Dokumentation + Kommunikation | Collaboration

Im Wald der Buzzwords

von Gabriele Maas

Meinen wir alle das Gleiche oder dasselbe, wenn wir von Intranet, Social Intranet oder Mitarbeiterportal sprechen? Ist es das Gleiche oder dasselbe, wenn Mitarbeiter interaktiv zusammenarbeiten oder Partner im Unternehmen mehr Enterprise-Collaboration-Funktionen nutzen? Ist es das Gleiche oder dasselbe, wenn User am digitalen Workplace arbeiten oder Mitarbeiter sich mit Single Sign-on ins Enterprise Portal einloggen und mit ihrem Tagesgeschäft beginnen? Auf alle Fälle ist es nicht dasselbe, aber doch oft das Gleiche. Viele sagen noch Intranet und meinen, vor allem aus technischer Sicht, ein Mitarbeiterportal.

Heutige Mitarbeiterportale sind eine Weiterentwicklung zum früheren Intranet. Während ein Intranet als internes Informationsmedium eingesetzt wurde und vorwiegend dem reinen Veröffentlichen von Informationen und Dokumenten diente, ermöglichen heutige Mitarbeiterportale eine Integration von Anwendungen, die Abbildung von Prozessen (Workflows) und Funktionen zur interaktiven Zusammenarbeit. Und je mehr ein Intranet die interne Unternehmenskommunikation vereinfachen soll, umso eher spricht man von Social Intranet.

In einem Social Intranet werden Inhalte nicht (nur) zentral durch eine Redaktion zur Verfügung gestellt, sondern von Nutzern auch aktiv erstellt, bewertet und kommentiert. Dafür möchten Mitarbeiter auch ihre unterschiedlichen mobilen Endgeräte einsetzen. Mobilität ist aus der heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Daher versuchen die Unternehmen, ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, ihre Smartphones und Tablets auch für die Arbeit im Büro, im Home Office oder auf Geschäftsreisen einzusetzen. Egal, welches Buzzword für die Lösung im Unternehmen gilt, es wird die Kommunikation und den Informationsfluss gravierend verändern.

Was Unternehmen brauchen, sind Enterprise Portale bzw. Mitarbeiterportale. Sie enthalten flexible und vielseitige Instrumente, die heute keine Wünsche offen lassen. Vom Informationsmanagement bis hin zu Prozesslösungen, Datenanbindungen, Dokumentenmanagement und personalisierter Oberfläche. So kann für jeden Mitarbeiter, abhängig von seiner Rolle im Unternehmen, quasi ein individuelles Portal erzeugt werden, anders gesagt ein Digital Workplace, um mit einem weiteren Buzzword aufzuräumen. Ein personalisiertes Mitarbeiterportal kann mit einem Digital Workplace gleichgesetzt werden.

Überzeugungsarbeit leisten

Ein Mitarbeiterportal einzuführen, ist das eine. Doch werden die Mitarbeiter es auch akzeptieren? Eine Reihe von Maßnahmen ist von den Verantwortlichen einzuleiten, damit es auch zu „fliegen“ beginnt. Kommt auf die Mitarbeiter etwas Neues zu, verändern sich die Abläufe, die Nutzung von Informationen und der Kommunikationsstil. Das begeistert nicht alle Mitarbeiter gleichermaßen. Sie müssen an den neuen Arbeitsplatz, an das digitale Tor herangeführt werden. Dies gilt auch für die Organisation und das Management. Parallel vollzieht sich eine Anpassung der organisatorischen und kulturellen Arbeitskultur.

Wenn alle Ebenen den Prozess des Lernens und Akzeptierens abgeschlossen haben, können weitere Maßnahmen für das Unternehmen im Ganzen eingeleitet werden. Hierbei geht es mehr um Anpassung der Arbeitsroutinen, Arbeitskultur und dem allgemeinen Verständnis bezüglich der Kommunikations- und Koordinationsprozesse. Sicherlich sind die beiden Schritte bzw. Phasen in der Projektpraxis nicht ganz überschneidungsfrei.

Aus dem Wald der Buzzwords in den Wald der Portallösungen

Wer sich im Unternehmen einem Digital Workplace für alle Benutzer nähern möchte, wird an einer Entscheidung für eine Portallösung nicht vorbei kommen. Der Markt bietet proprietäre Lösungen und Open-Source-Portal-Software. Das Angebot ist schwer zu beurteilen. Da lohnt es sich, einen Blick auf eine 2014 erschienene Studie von Gartner zu werfen. Gartner empfiehlt Unternehmen, Open-Source-Portale als ernsthafte Alternative zu proprietären Produkten in Betracht zu ziehen. Der Analysegigant hat zu diesem Thema ein Research-Paper veröffentlicht. [1]

Es gibt fünf Anbieter von Portal-Software, die den Markt bei Mitarbeiterportalen beherrschen: Microsoft, IBM, Oracle, SAP und Liferay. Open-Source-Portale halten Schritt im Umfeld der proprietären Systeme. Die Technologieentscheidung sollte in den Konzeptionsprozess eingebettet werden, damit sich am Ende die eingesammelten Erwartungen und Wünsche der Mitarbeiter in den Mitarbeiterportalfunktionen wiederfinden.

Anmerkung

[1] www.gartner.com

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