2014/8 | Dokumentation + Kommunikation | Collaboration

Im Wald der Buzzwords

von Gabriele Maas

Meinen wir alle das Gleiche oder dasselbe, wenn wir von Intranet, Social Intranet oder Mitarbeiterportal sprechen? Ist es das Gleiche oder dasselbe, wenn Mitarbeiter interaktiv zusammenarbeiten oder Partner im Unternehmen mehr Enterprise-Collaboration-Funktionen nutzen? Ist es das Gleiche oder dasselbe, wenn User am digitalen Workplace arbeiten oder Mitarbeiter sich mit Single Sign-on ins Enterprise Portal einloggen und mit ihrem Tagesgeschäft beginnen? Auf alle Fälle ist es nicht dasselbe, aber doch oft das Gleiche. Viele sagen noch Intranet und meinen, vor allem aus technischer Sicht, ein Mitarbeiterportal.

Heutige Mitarbeiterportale sind eine Weiterentwicklung zum früheren Intranet. Während ein Intranet als internes Informationsmedium eingesetzt wurde und vorwiegend dem reinen Veröffentlichen von Informationen und Dokumenten diente, ermöglichen heutige Mitarbeiterportale eine Integration von Anwendungen, die Abbildung von Prozessen (Workflows) und Funktionen zur interaktiven Zusammenarbeit. Und je mehr ein Intranet die interne Unternehmenskommunikation vereinfachen soll, umso eher spricht man von Social Intranet.

In einem Social Intranet werden Inhalte nicht (nur) zentral durch eine Redaktion zur Verfügung gestellt, sondern von Nutzern auch aktiv erstellt, bewertet und kommentiert. Dafür möchten Mitarbeiter auch ihre unterschiedlichen mobilen Endgeräte einsetzen. Mobilität ist aus der heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Daher versuchen die Unternehmen, ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, ihre Smartphones und Tablets auch für die Arbeit im Büro, im Home Office oder auf Geschäftsreisen einzusetzen. Egal, welches Buzzword für die Lösung im Unternehmen gilt, es wird die Kommunikation und den Informationsfluss gravierend verändern.

Was Unternehmen brauchen, sind Enterprise Portale bzw. Mitarbeiterportale. Sie enthalten flexible und vielseitige Instrumente, die heute keine Wünsche offen lassen. Vom Informationsmanagement bis hin zu Prozesslösungen, Datenanbindungen, Dokumentenmanagement und personalisierter Oberfläche. So kann für jeden Mitarbeiter, abhängig von seiner Rolle im Unternehmen, quasi ein individuelles Portal erzeugt werden, anders gesagt ein Digital Workplace, um mit einem weiteren Buzzword aufzuräumen. Ein personalisiertes Mitarbeiterportal kann mit einem Digital Workplace gleichgesetzt werden.

Überzeugungsarbeit leisten

Ein Mitarbeiterportal einzuführen, ist das eine. Doch werden die Mitarbeiter es auch akzeptieren? Eine Reihe von Maßnahmen ist von den Verantwortlichen einzuleiten, damit es auch zu „fliegen“ beginnt. Kommt auf die Mitarbeiter etwas Neues zu, verändern sich die Abläufe, die Nutzung von Informationen und der Kommunikationsstil. Das begeistert nicht alle Mitarbeiter gleichermaßen. Sie müssen an den neuen Arbeitsplatz, an das digitale Tor herangeführt werden. Dies gilt auch für die Organisation und das Management. Parallel vollzieht sich eine Anpassung der organisatorischen und kulturellen Arbeitskultur.

Wenn alle Ebenen den Prozess des Lernens und Akzeptierens abgeschlossen haben, können weitere Maßnahmen für das Unternehmen im Ganzen eingeleitet werden. Hierbei geht es mehr um Anpassung der Arbeitsroutinen, Arbeitskultur und dem allgemeinen Verständnis bezüglich der Kommunikations- und Koordinationsprozesse. Sicherlich sind die beiden Schritte bzw. Phasen in der Projektpraxis nicht ganz überschneidungsfrei.

Aus dem Wald der Buzzwords in den Wald der Portallösungen

Wer sich im Unternehmen einem Digital Workplace für alle Benutzer nähern möchte, wird an einer Entscheidung für eine Portallösung nicht vorbei kommen. Der Markt bietet proprietäre Lösungen und Open-Source-Portal-Software. Das Angebot ist schwer zu beurteilen. Da lohnt es sich, einen Blick auf eine 2014 erschienene Studie von Gartner zu werfen. Gartner empfiehlt Unternehmen, Open-Source-Portale als ernsthafte Alternative zu proprietären Produkten in Betracht zu ziehen. Der Analysegigant hat zu diesem Thema ein Research-Paper veröffentlicht. [1]

Es gibt fünf Anbieter von Portal-Software, die den Markt bei Mitarbeiterportalen beherrschen: Microsoft, IBM, Oracle, SAP und Liferay. Open-Source-Portale halten Schritt im Umfeld der proprietären Systeme. Die Technologieentscheidung sollte in den Konzeptionsprozess eingebettet werden, damit sich am Ende die eingesammelten Erwartungen und Wünsche der Mitarbeiter in den Mitarbeiterportalfunktionen wiederfinden.

Anmerkung

[1] www.gartner.com

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Wiki statt Intranet, Social Collaboration statt Content Management

„Die Expertise und Leidenschaft unserer Mitarbeiter sind die kraftvollsten Ressourcen, um als Unternehmen die Gesundheit von Menschen zu verbessern“, sagt Dr. Bernadette Tillmanns-Estorf, Direktorin Unternehmenskommunikation und Wissensmanagement bei B. Braun, einem der führenden Gesundheitsversorger mit mehr als 50.000 Mitarbeitern weltweit. „Wir wissen, dass die stärksten Ideen und wirksamsten Pro...

Weiterlesen

Wiki-Service bei der Bundeswehr

WISSENplus
Im Internet sind die Werkzeuge des sogenannten „Mitmach-Webs“ längst etabliert. Die Philosophie von Web-2 .0-Anwendungen widerspricht jedoch zunächst den festen Regeln und Verfahren der hierarchischen Organisation bei der Bundeswehr. Entsteht ein Mehrwert für das Informations- und Wissensmanagement der Bundeswehr durch die Bereitstellung eines Wikis? Um diese Frage zu beantworten, startete im März 2...

Weiterlesen

Kooperative Intelligenz: Zusammen mehr erreichen

WISSENplus
Wollte der Neandertaler ein Mammut jagen, war es für ihn von Vorteil, sich mit anderen gleichgesinnten Neandertalern zusammenzutun. Die Gruppe musste sich gegenseitig vertrauen, war doch das große gejagte Tier jederzeit in der Lage, den einen oder anderen zu zertrampeln. Nach wie vor investieren wir viel Energie und Zeit in den Vertrauensaufbau. Leben wir heute zwar seltener in großen Clans und Tribes, v...

Weiterlesen

Firmenportal mit Eigendynamik

Kontrolle über alle aktuellen Prozesse sowie eine einfache und zuverlässige Aufgabenverteilung mit automatisierten Rückmeldungen zum Bearbeitungsstatus: Das wünschen sich viele mittelständische Dienstleister. Organisatorische Hilfsmittel wie E-Mail-Postkörbe sind für diese Anforderungen jedoch meist nicht ausreichend. Flexible Portallösungen bieten hier eine viel versprechende Alternative....

Weiterlesen

Das Intranet lebt! Aber es braucht Pflege ...

Im Idealfall ist das Intranet als zentrale Kommunikationsplattform im Unternehmen etabliert, transportiert Wissen und weckt Interesse. Neben Website und Extranet stellt das Intranet einen wesentlichen Kommunikationskanal dar. Spezialisiert auf eine interne Zielgruppe spricht es explizit Nutzer an, die bereit sind, sich intensiver mit unternehmensbezogenen Inhalten auseinanderzusetzen. Sofern es betreut, wei...

Weiterlesen

Bundeswehr 2.0: Von Wikis zu Social Collaboration

WISSENplus
In den Jahren 2009 bis 2013 betrieb die Bundeswehr ein experimentelles Wiki-Vorhaben auf der Softwareplattform Mediawiki. In dieser Erprobungszeit entstanden mehr als 120.000 Inhaltsseiten in über 130 verschiedenen Wiki-Bereichen. Der Service zählt mit rund 70.000 Nutzern monatlich und insgesamt mehr als 3.500 Autoren zu den meist genutzten Angeboten im Intranet der Bundeswehr. Nach der erfolgreichen Prob...

Weiterlesen

Brauchen Unternehmen noch ein Intranet?

WISSENplus
Ein Intranetportal spielt in der Informationsvermittlung der meisten Unternehmen mittlerweile eine tragende Rolle. Doch nun kommt es zu einer gewichtigen Veränderung: Firmen, die sich mit intern genutzter Social Software befassen, kommen früher oder später zu der Frage, ob sie so ein klassisches Intranet überhaupt noch benötigen. Die Diskussion ist deshalb berechtigt, weil praktische Beispiele zeigen, ...

Weiterlesen

Checkliste für ein erfolgreiches Intranet

Das Intranet hat in verschiedenen Unternehmen unterschiedliche Aufgaben: Bei dem einen dient es einzig der internen Kommunikation, während es bei anderen durch die Integration von Produktiv-Anwendungen der Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit ist. Es gibt nicht das eine perfekte Intranet für alle Unternehmen, sondern nur für jedes Unternehmen das individuell passende. Die zehn wichtigsten Punkte ha...

Weiterlesen