2019/2 | Fachbeitrag | Dokumentenmanagement

Hören Sie endlich auf, Ihr Wissen zu verwalten — Paradigmenwechsel im Wissensmanagement

von Nino Rapin

Inhaltsübersicht:

„Wissen ist der entscheidende Produktionsfaktor unserer Zeit“, erkannte Fredmund Malik. Die Bewegung von der Informationsgesellschaft hin zur Wissensgesellschaft gibt ihm Recht: Die Vernetzung kollektiven Wissens bildet nun die Grundlage unserer Arbeit und unseres Zusammenlebens.

Diese Veränderung hat Einfluss auf alle Industriebereiche, egal ob Technologie, Gesundheitswesen, Kommunikation, Bildung, Medien oder Konsumgüter. Sie ist ein globales Phänomen, das ebenso Organisationen, Mindsets und Prozesse verändert — durch Wissen.

Ordnung & Chaos

Die Basis unseres Wissens sind exponentiell wachsende Massen an Daten und Information — und die sind inhärent chaotisch, ohne Struktur. Sie häufen sich überall an: auf Festplatten, in E-Mails, in Wikis, auf Zetteln, in Meetings, Konversationen und Excel-Tabellen – und in den Köpfen von Menschen.

Das macht es schwierig und aufwendig, Wissen zu organisieren, zu verwalten und zugänglich zu machen. Denn gleichzeitig gibt es neue Erwartungen und Anforderungen:

  • Automatisierung — Systeme sollen selbständig arbeiten, dem Nutzer möglichst viel abnehmen.
  • Sortierung — Nutzer wollen nur das verarbeiten, was wichtig ist. Alles andere überfordert.
  • Personalisierung — Inhalte müssen für jeden einzelnen interessant und relevant sein. 

Wie wir mit Informationen umgehen, hat sich für immer verändert

Man kann von einem Paradigmenwechsel sprechen — weg von der Datenspeicherung und Datenverarbeitung in Dateisystemen und Ordnern, hin zur Verknüpfung von relevantem Content in all seinen Formen.

Das fehlende Verständnis dieses Paradigmenwechsels ist ein Grund dafür, weshalb der durchschnittliche Lebenszyklus einer mittelständischen Firma bei gerade mal 8 Jahren liegt.

Es überleben die Unternehmen, die eine lebendige Wissenskultur fördern. Sie erkennen wertvolles Wissen, nehmen es auf, entwickeln es weiter, können schnell auf Herausforderungen reagieren und damit effizient arbeiten. Sie nutzen die Digitalisierung, um Wissen zu vermehren.

Kurz: Sie verstehen Wissen als Währung des 21. Jahrhunderts, als ihr Kapital — nicht als isolierte Datenbank, sondern an Menschen gebunden.

Der Mensch im Zentrum des Wissens

Damit Menschen an der Wissenskultur teilhaben können, brauchen sie Werkzeuge zum Finden und Verteilen von Wissen. Deren Qualität und Benutzbarkeit hängt von eindeutigen Parametern ab:

  • Geschwindigkeit — jeder muss schnell herausfinden können, was in welcher Situation zu tun ist
  • Vernetzung — Zugriff auf Wissen, überall
  • Selbständigkeit — autonomes Arbeiten, ohne ständig jemanden um Hilfe bitten zu müssen
  • Sinnvolle Tätigkeit — können andere von der eigenen Arbeit profitieren, wird sie wertgeschätzt, weil man einen Beitrag zur Gemeinschaft leistet

Damit wird Wissen als Währung erst einsatzfähig, denn nur so findet ein lebendiger Austausch statt.

Das rückt den Menschen ins Zentrum allen Wissens. Noch so viele Wikis, Intranets, Festplatten und Datenbanken können ihn nicht ersetzen. Technologie kann nicht menschliche Probleme lösen, wenn sie den Menschen und seine Denkstrukturen nicht unterstützt.

Doch Wissen ist chaotisch. Und Menschen sind es auch.

Das Problem an Chaos ist: Niemand findet, was er sucht.

Das Problem an Strukturen ist: Niemand findet, was er sucht.

Denn jeder hat seine eigene Art, Informationen zu strukturieren. So werden Informationen und Daten ganz unterschiedlich kategorisiert, geordnet und verbunden.

Jeder schafft sich seine eigene Struktur, wobei diese meist unbrauchbar für andere ist. Als Resultat muss man sich ständig durch Ordner durchklicken und hinterher doch jemanden fragen.

Die neue Wissensidentität

Das Institut McKinsey hat herausgefunden, dass 20 % der Arbeitszeit dafür verwendet wird, Informationen zu finden — ein kompletter Arbeitstag pro Woche. Traditionelle Strukturen in Ordnern, wie sie die meisten Wissensdatenbanken und KM-Systeme vorgeben, zwingen den Benutzern einen Strukturierungsprozess auf, der für sie nicht funktioniert. Ein Nebeneffekt davon ist, dass Strukturen sehr komplex werden und man irgendwann eine Anleitung braucht, um eine andere Anleitung benutzen zu können. Man muss sozusagen das Management managen.

Daraus lässt sich eine neue Wissensidentität ableiten. Wissen muss

  • schnell sein — einfach aufzunehmen, anzufordern, zu verteilen und zu finden
  • von überall zugänglich sein — von jedem Ort und jedem Gerät aus
  • übersichtlich bleiben — in Konsum und Produktion, mit Standards, die für alle funktionieren
  • zentral zu pflegen sein — aber auf allen Kanälen ausspielbar
  • persönlich relevant sein — nur wenn ich die Wichtigkeit für mich erkenne, werde ich Arbeit investieren

Das ändert alles:

Natürlich kann man nicht einfach aufhören, Wissen zu managen. Aber Wissen muss sich ebenfalls zu einem gewissen Grad selbst verwalten. Das kann nur funktionieren, wenn die wichtigsten Bereiche durch smarte Technologie unterstützt werden, die den Menschen im Zentrum hat. Daraus ergeben sich klare Anforderungen.

Wissen aufnehmen, anfordern und finden

Damit wertvolles Wissen produktiv und lebendig bleibt, brauchen alle Wissensproduzenten und -konsumenten einen Zugang dazu — von jedem Ort und jedem Gerät aus. Das macht Wissensmanagement im Browser so effektiv, denn man braucht nur Zugang zum Internet. Moderne Suchmaschinen lernen mit, machen Vorschläge und helfen kontextabhängig, schnell das Richtige zu finden.

Lesen und schreiben

Text ist noch immer die eindeutigste Verarbeitungsmöglichkeit für komplexe Informationen, sowohl für Maschinen, als auch für menschliche Gehirne. Hier funktioniert Struktur sehr gut, weil sich die Information eines Dokuments im selben Kontext befindet. Werden Menschen dabei unterstützt, Text so zu strukturieren, das er schnell und einfach zugänglich ist, können sie nachhaltig arbeiten.

Informationsverteilung

Wissen muss zentral gepflegt werden können, damit es effizient, aktuell und gültig bleibt. Danach muss es aber weiter verteilt werden können, denn bestimmte Inhalte wie FAQs oder Dokumentation sind für Externe ebenfalls relevant. Über Schnittstellen kann es überall im Web publiziert und per Link geteilt werden. Damit bleibt die Pflege des Wissens an einem einzigen Ort.

 

Willkommen bei Matterial

Deshalb haben wir Matterial Wissensmanagement entwickelt. Unsere Kunden sagen, die Zeit, die Nutzer nun für das Finden von Information aufwenden müssen, geht gegen Null. Wir glauben, dass modernes Wissensmanagement nicht auf alte Paradigmen aufbauen sollte. Stattdessen nutzen wir smarte Technologien, die dort Struktur geben, wo sie allen hilft und aus dem Chaos die Infos heraussucht, die gerade relevant sind — damit der Erfolgsfaktor Wissen sein volles Potenzial entfalten kann. 

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