2010/10 | Fachbeitrag | Dokumentenmanagement
Hochschule München im Wettbewerb um helle Köpfe
Inhaltsübersicht:
- Nutzerspezifische Informationsversorgung
- Anwenderspezifische Nutzeroberflächen
- Integration in bestehende Systeme
- Redundanzfreie Inhalte
Unterschiedliche Layouts, zum Teil umständliche Inhaltspflege, verschiedene und wartungsintensive Systeme in den Organisationseinheiten – für die Ansprüche der Hochschule München war der eigene Internetauftritt bis März 2009 nicht professionell genug. Deshalb erarbeiteten die Verantwortlichen ein neues Kommunikationskonzept: Offen, ehrlich, kompetent und natürlich sollte das neue Erscheinungsbild der Hochschul-Website werden und dabei die Besuchsmotivation der unterschiedlichen Nutzer berücksichtigen.
Nutzerspezifische Informationsversorgung
Ziel der neuen Homepage war es, Informationen nutzerspezifisch anzubieten: Studieninteressierte sollten die aktuellen Termine der Studienberatung, Informationen zu den Studiengängen oder das Programm zum Studieninformationstag vorfinden. Studierende hingegen sollten erfahren, wann die nächste Hochschulkontaktmesse stattfindet, wie das Career Center sie unterstützen kann oder wann sie sich zu den Prüfungen anmelden müssen. Damit die Informationen auf der umfangreichen Homepage künftig auf allen Seiten konsistent und immer aktuell sind, entschied sich die Hochschule München, den Relaunch des Internetauftritts mit einem professionellen Contentmanagement-System umzusetzen. Damit kann die Hochschule ihren Wunsch nach einer nutzerspezifischen Bereitstellung von Inhalten über drei parallele Navigationskonzepte realisieren.
Neben den Basisinhalten kann der Besucher auf der Startseite mit einem Klick zwischen der Navigationsstruktur für Studierende und der für Studieninteressenten auswählen und bekommt damit zielgruppenspezifische Menüs und Informationen angezeigt. So finden alle Nutzergruppen schneller die für sie relevanten Informationen. Daten, die für alle Nutzer identisch sind, wie Ansprechpartner, News oder Bilder, werden zentral gepflegt und Änderungen automatisch in allen Ausgabekanälen und -formaten konsistent übernommen. Durch die strikte Trennung von Struktur, Layout und Inhalt kann der einmal angelegte Content unter Beibehaltung der Design-Vorgaben in beliebigen Ausgabekanälen und -formaten wiederverwendet werden, zum Beispiel auf der Website, in E-Mail-Newslettern oder auch für Broschüren.
Anwenderspezifische Nutzeroberflächen
Aus organisatorischer Sicht sorgt aber nicht nur die einfache Mehrfachverwendbarkeit von Inhalten dafür, dass die Hochschule München ihre Kommunikationsprozesse optimieren konnte. Dank der bedarfsgerechten Nutzeroberflächen für verschiedene Anwender-Typen war es den Redakteuren möglich, sich sehr schnell in das System einzuarbeiten. So erfüllt das CMS sowohl die Anforderungen von Profi-Redakteuren, lässt sich aber auch von Gelegenheitsnutzern in den Fachbereichen intuitiv bedienen: Mit dem WebClient gibt es ein Autorenfrontend, mit dem die Redakteure die Inhalte formularbasiert unmittelbar in der Website direkt über den Browser bearbeiten können. Als erweitertes Redaktionssystem bietet der so genannte JavaClient Profi-Redakteuren und Vorlagenentwicklern umfassende Bearbeitungsfunktionen und Werkzeuge, mit denen sie auch komplexe Aufgabenstellungen schnell und unkompliziert erledigen können.
Zudem garantiert das Contentmanagement-System die Hochverfügbarkeit der Websites und aller Ausgabekanäle unabhängig vom Status des Redaktionssystems. Dazu sind der Webserver und der Redaktionsserver voneinander getrennt. Sollte der Redaktionsserver durch Wartung oder Störung ausfallen, bleiben die Websites auf dem Webserver verfügbar.
Integration in bestehende Systeme
Da das Contentmanagement-System zu 100 Prozent auf JAVA basiert, lässt es sich in jeder JAVA-zertifizierten Serverumgebung einsetzen. So konnte die Hochschule bestehende Hard- und Software wie z.B. Webserver über die vorhandenen Standardschnittstellen in das CMS einbinden und erhalten. Darüber hinaus lassen sich eigene Schnittstellen für Fremdsysteme bei Bedarf implementieren. Die Redakteure können direkt über den Browser wahlweise im Web- oder JavaClient ohne die Installation eines Clients arbeiten. Die Software wird im Rahmen der Softwarewartung stetig weiterentwickelt, Updates können mit einem geringen Aufwand realisiert werden. Ebenso lassen sich die Funktionen des CMS bei Bedarf durch Module erweitern, die Plattformneutralität ermöglicht einen schnellen und unkomplizierten Wechsel zu anderen Serverbetriebsystemen.
Nach insgesamt sechs Monaten Projektzeit gingen die Websites live. Die Zentralseiten und Auftritte von fünf ausgewählten „Pilot-Fakultäten“ der Hochschule erscheinen nach dem kompletten Relaunch nun in einem einheitlichen Bild und lassen sich zudem einfacher bearbeiten. Die einzelnen Fakultäten und Abteilungen können gemeinsame Inhalte jetzt zum Beispiel redundanzfrei miteinander verwenden. „Wir sind nun in der Lage, Informationen, insbesondere für unsere Studierenden und alle Studieninteressierten, aktueller und bedarfsgerechter zur Verfügung zu stellen“, fasst Sabine Krella, Projektleiterin für die inhaltliche Umsetzung an der Hochschule München, zusammen. Nach und nach stellen nun auch die noch fehlenden Fakultäten ihre Seiten auf das neue System um. Währenddessen haben die Projektleiter schon eine weitere zukunftsträchtige Idee im Hinterkopf: Eine Tages könnten sich die Studierenden ihre individuelle Startseite sogar selbst zusammenstellen – mit aktuellen Veranstaltungstipps ihrer Fakultät, Informationen zu ihrem Studiengang oder der Liste ihrer Lehrenden in diesem Semester.