2022/2 | Fachbeitrag | Automatisierung

Hochschule 4.0: Universität Witten / Herdecke bringt Struktur in administrative Prozesse

Zur Zeit ihrer Gründung im Jahr 1982 war die Universität Witten/Herdecke die erste und einzige deutsche Hochschule in privater Trägerschaft. Mit mittlerweile über 600 Mitarbeitern und mehr als 2.600 Studierenden teilt sich die Universität in zwei Fakultäten: Gesundheit sowie Wirtschaft und Gesellschaft. Sie betrachtet Vielfalt als große Entwicklungschance und pflegt eine Kultur der Beteiligung aller - mit ihren spezifischen Fähigkeiten und Besonderheiten. Die Universität nutzt bereits seit dem Jahr 2018 eine Vielzahl von Anwendungen zur Organisation einzelner Abteilungen und der Kommunikation zwischen selbigen. So fallen die Aufgabenbereiche der CRM-Software ebenso vielfältig aus wie das Studium an der Universität Witten/Herdecke selbst.

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Professional Campus: Alles auf einen Nenner gebracht

Hinter dem Namen Professional Campus steckt die Plattform für alle berufsbegleitenden Fort- und Weiterbildungsprogramme der Universität. In der Vergangenheit speicherten Mitarbeiter dieser Abteilung wichtige Adresslisten auf unterschiedlichste Weise und an den verschiedensten Orten ab, was ein Auffinden wichtiger Informationen erschwerte. Durch den Einsatz einer professionellen CRM-Lösung hat sich dies schnell zum Besseren gewandt: "Wir nutzen cobra CRM PRO nicht nur, um standesgemäß Adressen zu verwalten, sondern auch für unser Veranstaltungsmanagement", berichtet Diplom-Ökonom Sebastian Benkhofer, Geschäftsführender Direktor des WittenLabs und Leiter der Bereiche Professional Campus, Career Service und Alumni Management.

"Wir haben beispielsweise unsere Lehrgänge in die Datenbank eingepflegt und können Informationen, Interessenten, Teilnehmende oder Dozierende den jeweiligen Veranstaltungen zuordnen. Außerdem ließ sich durch vereinfachte Kommunikation und mit klugem Aufgabenmanagement eine neue Art der Transparenz schaffen." Die CRM-Lösung integriert so für die Mitarbeiter des Professional Campus zunehmend alle relevanten Informationen zu einer 360-Grad-Sicht. Auf dieser umfassenden Informationsbasis können dann die Mitarbeiter des Professional Campus mit dem BI-Add-on und den dazugehörigen BI-Dashboards entscheidungsunterstützende Grafiken produzieren, die schnelle statistische Auswertungen liefern.

Alumni Management: Kontakt halten mit System

An der Universität Witten/Herdecke wird seit jeher großer Wert auf den Kontakt zu ehemaligen Studierenden gelegt. "Wir fühlen uns unseren Alumni besonders verbunden und möchten sie im Idealfall ein ganzes Leben lang begleiten", erklärt Benkhofer. "In Form von Ehemaligentreffen, Networking-Angeboten oder sogar kooperierenden Partnerschaften trägt dieser Ansatz immer wieder Früchte." Als besonders wichtig für ein solches Unterfangen stellt sich wenig überraschend eine sorgfältige Pflege der Kontaktdaten heraus. Mitarbeiter der Abteilung Alumni Management verwalten daher eine Datenbank von über 8.000 Ehemaligen. "Was vorher den mühevollen händischen Eintrag in verschiedenste Excel-Tabellen bedeutete und oft in doppelte Erfassungen mündete, geht nun leicht von der Hand. Außerdem lassen sich per Knopfdruck Serienmails mit Veranstaltungseinladungen oder monatliche Newsletter erstellen, die unsere Alumni immer auf dem neusten Stand halten", macht Benkhofer deutlich. So konnte auch diese Abteilung sowohl Mehrarbeit als auch potenzielle Fehleranfälligkeit deutlich reduzieren.

Career Service: Zusammenbringen, was zusammengehört

Auch Unternehmensdaten spielen bei der Verwaltung von Informationen an der Universität Witten/Herdecke eine übergeordnete Rolle. Die Abteilung Career Service hat es sich zur Aufgabe gemacht, Studierende mit potenziellen Arbeitgebern zusammenzubringen. Die dazu nötige Datenbank fand zuvor Platz in einem anderen CRM-System, wie Benkhofer erzählt: "Im Jahr 2018 haben wir uns entschieden, zunächst in dieser Abteilung auf das neue CRM-System umzusteigen. Dabei war uns vor allem wichtig, dass unsere Ansprechpartner beim Dienstleister verstehen, dass wir verschiedenste Abteilungen mit den unterschiedlichsten Ansprüchen unter einem Dach vereinen." Nach der Entscheidung ließen sich die Informationen problemlos auf das neue Programm übertragen. Wie auch bei den anderen Abteilungen finden neben der Adresserfassung hauptsächlich die Tools für das Veranstaltungs- und Aufgabenmanagement Verwendung.

Studium fundamentale: Mit Plan durch die Semester

Was ein CRM-System alles leisten kann, zeigt sich beim Blick auf die Organisation der Lehrpläne. Studium fundamentale nutzt die Software zur Planung von Lehrveranstaltungen. "Mit der Erfassung der Daten von Dozierenden und einer stetigen Korrespondenz zu ihnen, behält die Verwaltung permanent den Überblick", so Sebastian Benkhofer. "Persönliche und untereinander nicht abgestimmte Excel-Tabellen gehören auch hier der Vergangenheit an." Zudem gelingt es, mit einer eigens entwickelten Innovation die Brücke zu den Dozierenden schlagen: Dank einer Schnittstelle werden online eingetragene Informationen direkt und automatisiert an die richtige Stelle in die Datenbank integriert, wo sie anschließend auf Weiterverarbeitung warten. Darüber hinaus können Dozierende über vorgefertigte Webformulare Einträge und Wünsche zu geplanten Lehrveranstaltungen hinterlegen, die das System direkt bei den Lehrveranstaltungen abbildet und somit gleichermaßen Material sowie Zeit spart.

Lösungen für jede Form der Anforderung

Zwar stehen die bereits genannten Bereiche stellvertretend für die schon angesprochene Vielfalt einer CRM-Lösung, doch endet das Anwendungsportfolio an der Universität Witten/Herdecke nicht dort. Insgesamt verwenden Mitarbeiter aus acht Abteilungen die Software - und das jeden Tag. "All diese verschiedenen Projekte haben ihre Besonderheiten", erklärt Benkhofer. "Im gemeinsamen Dialog mit unseren Ansprechpartnern konnten wir bisher immer gute Lösungen für diese Herausforderungen erarbeiten. So bilden wir inzwischen fast all unsere Prozesse mit cobra ab, was die Bewältigung des operativen Tagesgeschäfts um ein Vielfaches erleichtert. Die Folge ist ein schnelleres, fokussierteres und strukturierteres Arbeiten, auch über Abteilungsgrenzen hinaus - und das vollständig DSGVO-konform. So können wir intern wie auch mit unserem Netzwerk aus Dozenten, Studenten, Alumni und Förderern mit neuer Qualität zusammenarbeiten. Das hilft uns auch in Zukunft, den Erfolg zu wahren."