2012/8 | Fachbeitrag |
Gesteigerte Wirtschaftlichkeit durch gutes Informationsmanagement
- Individuell und modular
- Eine Lösung für alle Unternehmensbereiche
- Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling verbessert
- Resümee
Zahlreiche Anforderungen musste die neue Softwarelösung erfüllen: So sollte der Weg zur elektronischen Akte erleichtert und beschleunigt werden. Außerdem sollte statt einer starren Ordner-Struktur eine individuelle Ordnung möglich sein, die im Arbeitsalltag leicht verständlich und intuitiv bedienbar ist. Ebenfalls gefordert: ständiger Zugriff auf die abgelegten Dateien und Dokumente. „Wir sind als Anwälte viel unterwegs, haben Termine bei Klienten oder bei Gericht. Wir müssen in der Lage sein, schnell zu reagieren, also die benötigten Informationen abzurufen, ganz gleich, wo wir uns befinden“, erläutert Dr. Marco Loesche. Eine interne Aufgabe war ebenfalls mit der Integration einer neuen Softwarelösung verbunden: Mitarbeiter zur aktiven Nutzung der Datenbank zu begeistern.
Individuell und modular
In die engere Auswahl schafften es zwei Anbieter und nach einem Abgleich der Funktionalitäten beauftragte die Wirtschaftskanzlei einen Hersteller von Enterprise-Information-Management-Systemen mit der Umsetzung des Projekts. Die anfängliche Skepsis war schnell verflogen, als sich herausstellte, dass die empfohlene Software bereits ohne individuelle Ergänzungen 70 Prozent der gewünschten Anforderungen abdeckte.
„Neben der Software hat uns auch das seriöse Auftreten des Unternehmens überzeugt. Wir hatten nicht das Gefühl, dass uns Versprechungen gemacht werden, die nicht umgesetzt werden können. Eine Analyse der Ausgangslage, der Ziele und eventueller Schwierigkeiten während der Einführung hat uns überzeugt“, so Dr. Loesche. Weitere Gründe, die die Entscheidung für das Computerprogramm beeinflussten: Zum einen handelt es sich dabei nicht nur um eine integrierte Software, es arbeitet mit Schnittstellen und ist modular. Das heißt, selbst wenn ein Baustein einmal ausfällt, können alle beteiligten Personen weiterhin mit der Lösung arbeiten, solange die Schnittstellen funktionieren. Zum anderen war es möglich, das Programm um die von der Wirtschaftskanzlei geforderten Komponenten durch die Individualsoftwareentwicklung zu ergänzen. Diese Punkte sowie das Erfahrungswissen des Computerprogrammherstellers nennt Dr. Loesche als zusätzliche Entscheidungskriterien.
Eine Lösung für alle Unternehmensbereiche
Innerhalb eines Jahres und unterteilt in drei Meilensteine, wurde das komplette System inklusive der individuellen Funktionalitäten in der Kanzlei eingeführt. Trotz der Migration bestehender Archiv- und Aktendaten sowie Einzelschulungen, gab es dabei keinerlei Stolpersteine. „Erst befürchteten wir, dass die separate Schulung jeder einzelnen Person viel Zeit kosten würde. Doch dem war nicht so: Die Mitarbeiter konnten in Einzelterminen während der normalen Arbeitszeit direkt in der Anwendung geschult werden, ohne das Tagesgeschäft stark zu beeinträchtigen.“
„Wir stellen deutliche Vorteile durch das Enterprise-Information-Management-System für unsere Kanzlei fest“, sagt Dr. Loesche. Webbasiert ist es nun möglich, alle im Unternehmen vorhandenen Daten, Dokumente, E-Mails, PDFs etc. sowie Papierakten zu speichern, zu archivieren und jederzeit darauf zuzugreifen. Durch die elektronischen Akten haben die Anwälte einen schnelleren Zugriff auf Daten, auch per Smartphone oder Laptop. Änderungen an Klientenakten oder -daten werden protokolliert und Beziehungen zwischen Informationen hergestellt. Zu jedem Klienten sind die Dateien und Daten in der von der Wirtschaftskanzlei gewünschten Aktenstruktur mit Unterordnern hinterlegt. Wird nach einem bestimmten Vorgang oder einem bestimmten Dokument gesucht, liefert die Software alle relevanten Ergebnisse in kürzester Zeit. Mandanten profitieren von einer kürzeren Reaktionszeit sowie jederzeit aktuellen Datensätzen, denn deren Austausch erfolgt fortlaufend. Das ebenfalls vorhandene Wissensmanagement sowie verschiedene Suchfunktionen (in Kategorien, Feldern, nach Begriffen, als globale Suche etc.) tragen auch zu einer zusätzlichen Umsatzgenerierung der Sozietät bei: „Brauchen wir zum Beispiel eine Vertragsvorlage, die wir vor vielen Jahren erstellt haben, geben wir das entsprechende Stichwort einfach in die Suche ein und erhalten die passenden Ergebnisse. Damit können wir das Know-how und Wissen aus erbrachter Leistung nochmals nutzen“, erläutert Dr. Loesche.
Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling verbessert
Durch die Integration individuell entwickelter Software-Bausteine konnte auch die Buchhaltung optimiert werden. Jeder Mitarbeiter erfasst seine Zeitaufwände direkt im Programm. Bei Bedarf lassen sich daraus sowohl Einzelrechnungen als auch große Rechnungsläufe automatisch erstellen, in Papierform ausdrucken und in die elektronische Rechnungsablage übernehmen. Eine Stornierung ist ebenfalls per Knopfdruck möglich.
Des Weiteren wurde eine generische Schnittstelle zu der von der Wirtschaftskanzlei genutzten Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling entwickelt. Stammdaten werden in dem Enterprise-Information-Management-System gepflegt und automatisiert auf die Software für Finanzbuchhaltung übertragen. Ob Taxi-, Reise-, oder Gerichtskosten: Belege und Buchungsdatensätze stehen nach einem Eintrag im neuen Enterprise-Information-Management-System auch der Finanzbuchhaltung zur Verfügung. „Die Automatisierung des Rechnungsstellungssystems musste natürlich mit der Compliance Hand in Hand gehen. Das heißt, Anforderungen wie die Vergabe von Rechnungsnummern mussten steuerlich und buchhalterisch einwandfrei sein“, berichtet Dr. Loesche. „Die Softwarelösung erfüllt alle Voraussetzungen für eine gesetzeskonforme Archivierung im Rahmen der Compliance-Anforderungen. Auch Dokumente, die steuerliche Relevanz haben, werden archiviert.“
Resümee
„Die Anlage der Mandanten nimmt mit der neuen Softwarelösung ein wenig mehr Zeit im Sekretariat in Anspruch, doch diese Zeit sparen wir Anwälte wiederum ein“, erklärt Dr. Loesche. Die Rechtsanwälte können ihre Klienten schneller mit Informationen versorgen und sind jederzeit auf dem aktuellen Stand, was die Vorgänge in der Rechtsberatung betrifft. Die Volltextsuche nach bereits vorhandenen Vorgängen beschleunigt die Betreuung und Beratung, zudem können zusätzliche Profite durch die Wiederverwendung vorhandenen Wissens erzielt werden. Eine stetige Synchronisation von Kontaktdaten erspart außerdem die aufwändige Suche nach Telefonnummern, Adressen oder anderen Kontaktdaten. Der Zugriff per Smartphone macht räumlich und zeitlich unabhängig.
Der Arbeitsaufwand wird auch durch die automatisierte Rechnungsstellung aus der Zeiterfassung heraus verringert. Klienten erhalten damit eine noch detailliertere Übersicht über die von der Kanzlei erbrachten Leistungen und die Arbeit wird noch transparenter.
„Abschließend können wir sagen, dass sowohl die Zusammenarbeit mit dem Hersteller des Enterprise-Information-Management-Systems, als auch die empfohlene Lösung unsere Erwartungen übertroffen haben. Wir nutzen bislang sicherlich nicht alle zur Verfügung stehenden Optionen der Software, aber durch weitere tiefergehende Schulungen können wir dies in Zukunft noch angehen“, so Dr. Loesche.
