2009/9 | Fachbeitrag | Dokumentenmanagement
Gebündelte Energie – Stadtwerke Radolfzell setzen auf digitale Archivierung
Inhaltsübersicht:
- Automatische Ablage der Ausgangspost
- Revisionssichere Archivierung von Dokumenten
- Gesetzeskonformes Rechtesystem
- Elektronische Post archivieren
Der Gesetzgeber fordert von Energieversorgern eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten.
Um dieser Anforderung gerecht zu werden, entschieden sich die Stadtwerke Radolfzell für die Einführung
einer Dokumentenmanagement-Lösung. Ihr Ziel war es – neben der Einhaltung der Gesetzesvorgaben – Informationen
im Unternehmen besser verfügbar zu machen und damit eine höhere Effizienz und Transparenz zu erreichen. Bei
der Umsetzung standen vor allem Aspekte wie einfache und anwenderfreundliche Benutzerführung im Vordergrund.
Automatische Ablage der Ausgangspost
Das Dokumentenmanagement-System kommt in fast allen Abteilungen der Stadtwerke Radolfzell zum Einsatz.
Sämtliche Daten wie beispielsweise Kundeninformationen werden aus dem ERP-System in das DMS übernommen.
Dort werden die Dokumente anschließend strukturiert und im passenden Kundenordner abgelegt. Wird beispielsweise
eine Rechnung für den Postversand ausgedruckt, legt das System das digitale Dokument als PDF parallel in
der entsprechenden digitalen Arbeitsmappe ab. In der Regel werden sämtliche Kundenrechnungen monatlich als
eine PDF-Datei ausgedruckt. Das DMS erkennt Anfang und Ende der Rechnungen und weist nach der automatischen
Seitentrennung jedes einzelne Dokument dem entsprechenden Ordner zu. Dabei werden die Dateien volltexterkannt.
Revisionssichere Archivierung von Dokumenten
Auf diesem Weg wird jede Ausgangsrechnung automatisch und revisionssicher gespeichert und lässt sich
aufgrund der Ordnerstruktur schnell wiederfinden. Daneben verfügt der Vertrieb über schnellen Zugriff
auf alle Kundeninformationen. Bei eingehenden Telefonaten ist eine schnelle Anzeige sämtlicher Dokumente,
die im Zusammenhang mit dem Anrufer stehen, über das DMS möglich. „Das ist ein großer Vorteil“, so Brigitte
Riedmann, IT-Mitarbeiterin bei der Stadtwerke Radolfzell GmbH. „Bevor wir das System im Einsatz hatten,
mussten unsere Vertriebsmitarbeiter Informationen über Kunden oder Abrechnungsdaten suchen, das war sehr
zeitaufwändig.“ Beim Versand von Serienbriefen ermöglicht die Software dem Vertrieb, Adressen nach
verschiedenen Kriterien auszuwählen. So können die Mitarbeiter beispielsweise aus dem System heraus Briefe
oder E-Mails an Kunden eines bestimmten Postleitzahlenbereichs versenden.
Gesetzeskonformes Rechtesystem
Eine besondere Anforderung bei der Einführung des DMS bestand in der Umsetzung eines komplexen internen Rechtesystems.
Jeder Einwohner der Stadt Radolfzell nutzt das Stromnetz der Stadtwerke – selbst wenn er seinen Strom nicht von den
Stadtwerken bezieht und somit dort kein Kunde ist. Dementsprechend wurde die Rechtestruktur im System umgesetzt.
Während die Abteilung „Netz“ Zugriff auf sämtliche Adressen hat, sieht der Vertrieb nur die Kundenkontakte ein.
Zusätzlich profitieren die Stadtwerke Radolfzell von der Workflow-Funktion beim Einbau von Stromzählern. Bisher
stand der Energieversorger vor dem Problem, dass die Zähler zwar zügig eingebaut wurden – die Rechnungsstellung
erfolgte aufgrund des fehlenden Informationsflusses jedoch häufig erst sehr viel später. Den Prozess Einbau des
Zählers, Weitergabe dieser Information und der daraus erfolgenden Tätigkeit für die zuständigen Bereiche bilden
die Stadtwerke jetzt im System ab. „Mit dem DMS konnten wir unsere Geschäftsprozesse erheblich verbessern“, erklärt
Riedmann. „Wir sparen Zeit und letztendlich auch Geld.“
Elektronische Post archivieren
In naher Zukunft planen die Stadtwerke Radolfzell, auch ihre E-Mails mit dem System zu archivieren. „Wir haben
als Energieversorger eine Aufbewahrungspflicht für elektronische Nachrichten“, so Riedmann. „Daher werden wir
die E-Mail-Archivierungslösung so bald wie möglich einführen.“