2009/9 | Fachbeitrag | Dokumentenmanagement

Gebündelte Energie – Stadtwerke Radolfzell setzen auf digitale Archivierung

von Timo Bast

Inhaltsübersicht:

 

Der Gesetzgeber fordert von Energieversorgern eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten.

Um dieser Anforderung gerecht zu werden, entschieden sich die Stadtwerke Radolfzell für die Einführung

einer Dokumentenmanagement-Lösung. Ihr Ziel war es – neben der Einhaltung der Gesetzesvorgaben – Informationen

im Unternehmen besser verfügbar zu machen und damit eine höhere Effizienz und Transparenz zu erreichen. Bei

der Umsetzung standen vor allem Aspekte wie einfache und anwenderfreundliche Benutzerführung im Vordergrund.

 

Automatische Ablage der Ausgangspost

 

Das Dokumentenmanagement-System kommt in fast allen Abteilungen der Stadtwerke Radolfzell zum Einsatz.

Sämtliche Daten wie beispielsweise Kundeninformationen werden aus dem ERP-System in das DMS übernommen.

Dort werden die Dokumente anschließend strukturiert und im passenden Kundenordner abgelegt. Wird beispielsweise

eine Rechnung für den Postversand ausgedruckt, legt das System das digitale Dokument als PDF parallel in

der entsprechenden digitalen Arbeitsmappe ab. In der Regel werden sämtliche Kundenrechnungen monatlich als

eine PDF-Datei ausgedruckt. Das DMS erkennt Anfang und Ende der Rechnungen und weist nach der automatischen

Seitentrennung jedes einzelne Dokument dem entsprechenden Ordner zu. Dabei werden die Dateien volltexterkannt.

 

Revisionssichere Archivierung von Dokumenten

 

Auf diesem Weg wird jede Ausgangsrechnung automatisch und revisionssicher gespeichert und lässt sich

aufgrund der Ordnerstruktur schnell wiederfinden. Daneben verfügt der Vertrieb über schnellen Zugriff

auf alle Kundeninformationen. Bei eingehenden Telefonaten ist eine schnelle Anzeige sämtlicher Dokumente,

die im Zusammenhang mit dem Anrufer stehen, über das DMS möglich. „Das ist ein großer Vorteil“, so Brigitte

Riedmann, IT-Mitarbeiterin bei der Stadtwerke Radolfzell GmbH. „Bevor wir das System im Einsatz hatten,

mussten unsere Vertriebsmitarbeiter Informationen über Kunden oder Abrechnungsdaten suchen, das war sehr

zeitaufwändig.“ Beim Versand von Serienbriefen ermöglicht die Software dem Vertrieb, Adressen nach

verschiedenen Kriterien auszuwählen. So können die Mitarbeiter beispielsweise aus dem System heraus Briefe

oder E-Mails an Kunden eines bestimmten Postleitzahlenbereichs versenden.

 

Gesetzeskonformes Rechtesystem

 

Eine besondere Anforderung bei der Einführung des DMS bestand in der Umsetzung eines komplexen internen Rechtesystems.

Jeder Einwohner der Stadt Radolfzell nutzt das Stromnetz der Stadtwerke – selbst wenn er seinen Strom nicht von den

Stadtwerken bezieht und somit dort kein Kunde ist. Dementsprechend wurde die Rechtestruktur im System umgesetzt.

Während die Abteilung „Netz“ Zugriff auf sämtliche Adressen hat, sieht der Vertrieb nur die Kundenkontakte ein.

 

 

Zusätzlich profitieren die Stadtwerke Radolfzell von der Workflow-Funktion beim Einbau von Stromzählern. Bisher

stand der Energieversorger vor dem Problem, dass die Zähler zwar zügig eingebaut wurden – die Rechnungsstellung

erfolgte aufgrund des fehlenden Informationsflusses jedoch häufig erst sehr viel später. Den Prozess Einbau des

Zählers, Weitergabe dieser Information und der daraus erfolgenden Tätigkeit für die zuständigen Bereiche bilden

die Stadtwerke jetzt im System ab. „Mit dem DMS konnten wir unsere Geschäftsprozesse erheblich verbessern“, erklärt

Riedmann. „Wir sparen Zeit und letztendlich auch Geld.“

 

Elektronische Post archivieren

In naher Zukunft planen die Stadtwerke Radolfzell, auch ihre E-Mails mit dem System zu archivieren. „Wir haben

als Energieversorger eine Aufbewahrungspflicht für elektronische Nachrichten“, so Riedmann. „Daher werden wir

die E-Mail-Archivierungslösung so bald wie möglich einführen.“

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Digitales Wissensmanagement gegen Wissenssilos

WISSENplus
In einer Fabrik für Getränkedosen steht eine Maschine still und lähmt so eine ganze Produktionslinie. Bei einem Output von 35 Dosen je Sekunde macht das pro Stunde und Linie rund 120.000 Dosen. Da kann der Verlust bei Stillstand in die Zehntausende gehen – es ist schnelles und effizientes Handeln gefordert. Der erfahrene Maschinenführer, der seit 30 Jahren im Betrieb ist und „seine“ Maschine in- u...

Weiterlesen

Elektronische Personalakten – Sensible Daten sicher und kosteneffizient verwalten

In vielen Personalabteilungen wird auch heute noch gedruckt, kopiert und abgeheftet. Dabei bringt die elektronische Aktenführung nicht nur klar kalkulierbare Kostenvorteile; viele nützliche Funktionen unterstützen HR-Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit und sorgen zugleich für die Einhaltung der komplexen gesetzlichen Vorschriften. Moderne Anwendungen bieten die erforderliche Flexibilität für eine ...

Weiterlesen

Auf dem Weg zum Unternehmen 4.0? Dann brauchen Sie einen Chief Process and Organisation Officer!

WISSENplus
Derzeit wandeln die deutschen Unternehmen zwischen Ignoranz und Technikgläubigkeit, doch müssen beide Parteien befürchten, die aktuelle Wirtschaftsphase der Konsolidierung als Verlierer hinter sich zu lassen: die einen, weil sie technologisch in absehbarer Zeit mit dem Wettbewerb nicht mehr Schritt halten können, die anderen, weil sie zahlreiche kosten- und zeitintensiv implementierte IT-Lösungen nutze...

Weiterlesen

Die Informationslawine droht zahlreiche Mittelständler zu überrollen

WISSENplus
„Die E-Mail ist im Postfach meines Kollegen gelandet, können Sie sie mir bitte nochmals schicken?" oder: „Ich kann die letzte Version der Datei gerade nicht finden, werde aber jetzt unseren Netzwerkadministrator um Hilfe bitten", sind Sätze, die Kunden und Mitarbeiter vieler mittelständischer Unternehmen nur zu gut kennen. Auch wenn das papierfreie Büro wohl nie Realität werden wird, so f...

Weiterlesen

Schlankere Prozesse für effizienteres Arbeiten

Informationen sind die Grundlage jedes Prozesses in der Personalabteilung: Erst durch Daten können die Verantwortlichen Abläufe steuern und beschleunigen. Verarbeitet werden diese Informationen in Dokumenten. Folglich bestimmen sie das Handeln in der HR-Abteilung. Doch gerade die papiergebundene Dokumenterzeugung gilt im Personalwesen als eine der größten Hürden. Denn sie erfolgt überwiegend parallel ...

Weiterlesen

Intelligente Datenhaltung bei der Krämer GmbH Metzingen

WISSENplus
Als Hersteller von Leitern und Industriebegehungen hat die Krämer GmbH aus Metzingen einen in Fachkreisen bekannten Namen. Als im vergangenen Jahr der Umzug in ein neues Firmengebäude anstand, wurde schnell klar, dass das enorme Papierarchiv vorab digitalisiert werden sollte. Durch eine revisionssichere Archivierung müssen die Dokumente nicht mehr im Original aufbewahrt werden....

Weiterlesen

In the Loop: Input & Output Management verknüpfen

WISSENplus
In der Kommunikation gilt: Des einen Input ist des anderen Output - und umgekehrt. Im Sinne eines ganzheitlichen Informationsmanagements sollten daher dokumentenbasierte Prozesse als "Closed Loop" technisch und organisatorisch verknüpft sein....

Weiterlesen

Veränderung als Chance nutzen!

Die heutige Arbeitswelt ist dynamischer als je zuvor! Sie verlangt von Organisationen, sich ständig zu hinterfragen und ihre Abläufe zu verbessern. Kleinere und größere Change-Prozesse sind daher allgegenwärtig und aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Um Veränderungen rasch und effektiv umzusetzen, ist eine transparente Kommunikation einer der wichtigsten Grundpfeiler. Nur wenn all...

Weiterlesen