2023/9 | Fachbeitrag | Automatisierung

Fünf Argumente für die digitale Rechnungsverarbeitung

von Jens Büscher

Rechnungen sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken und für das reibungslose Funktionieren unserer Wirtschaft unerlässlich. Dennoch ist es erstaunlich, dass insbesondere kleine und mittlere Unternehmen immer noch häufig auf die traditionelle Papierrechnung zurückgreifen. Bemerkenswert ist, dass trotz moderner Bürotechnik rund 60 bis 70 Prozent des sauberen, weißen Papiers im Müll landen. Zudem verbringen wir täglich fast zwei Stunden mit der Suche nach wichtigen Dokumenten, Informationen und Akten. Das ist nicht nur eine Verschwendung unserer kostbaren Zeit, sondern auch eine unnötige Belastung unseres Budgets. Ein gangbarer Weg aus dieser Situation könnte die Umstellung auf eine digitale Rechnungsverarbeitung sein, die uns im Kampf gegen die gigantischen Papierberge effektiv unterstützen könnte.

^{Bildquelle: (C) Mohamed Hassan / Pixabay}

Was ist eine digitale Rechnungsverarbeitung?

Die Umstellung auf die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen bedeutet eine grundlegende Neuausrichtung der Art und Weise, wie Unternehmen mit Rechnungen umgehen. Durch die Umstellung des Scan-, Erfassungs- und Verarbeitungsprozesses auf ein digitales Format können wesentliche Informationen wie Rechnungsnummer, Datum und Betrag automatisch vom System erfasst werden. Eine reibungslose Integration wird durch die Anbindung an Datev und andere Finanzverwaltungstools sowie durch die automatische Belegbuchung gewährleistet.

Eingehende Rechnungen, egal ob per Post oder E-Mail, können unkompliziert verarbeitet und die Daten in verschiedenen Formaten zur Weiterverarbeitung bereitgestellt werden.

Mit der elektronischen Rechnungsfreigabe haben die Anwender die Möglichkeit, ihre Rechnungen mit digitalen Stempeln zu bestätigen. Sollten neue Dokumente in der Anwendung eingehen, werden die Nutzer per E-Mail informiert. Im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit erfüllt der digitale Rechnungseingang bzw. die dafür eingesetzte Software die strengen Vorgaben der GoBD-Konformität und ist mit dem renommierten Zertifikat des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW PS 880) ausgezeichnet.

Was sind die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung?

Nun wissen Sie, was man unter einer digitalen Rechnungsverarbeitung versteht, doch welche Vorteile hat die Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung?

1. Zeitersparnis: Durch den Einsatz automatisierter Systeme zur Verarbeitung digitaler Rechnungen können Unternehmen viel Zeit sparen. Anstatt Papierrechnungen manuell zu sortieren, zu erfassen und zu archivieren, können sie einfach in ein digitales System eingegeben werden.Die Informationen werden automatisch erfasst und in das Finanzsystem integriert. Dadurch entfällt der langwierige manuelle Prozess und die Rechnungsbearbeitung wird beschleunigt. Durch diese Digitalisierung sparen einige Mitarbeiter viel Zeit, die sie für andere anspruchsvolle Aufgaben nutzen können.
   
   
2. Kostenersparnis: Allein in Deutschland werden jährlich rund 29 Milliarden Rechnungen per Post verschickt. Die Kosten für Druck, Papier und Versand belaufen sich dabei auf satte 30 Milliarden Euro!Durch die Umstellung auf eine digitale Rechnungsverarbeitung können Unternehmen ihre Kosten erheblich senken.Die Ausgaben für Druck, Versand und Lagerung von Papierrechnungen entfallen. Außerdem sinkt der Bedarf an Büromaterial wie Papier, Druckertinte und Briefumschlägen.Auch der Personalbedarf kann reduziert werden, da weniger Mitarbeiter für die manuelle Dateneingabe und Fehlerbehebung benötigt werden. Summa summarum resultiert daraus ein kostengünstigerer und effizienterer Prozess zur Verarbeitung von Rechnungen.
   
   
3. Die Umwelt wird geschont: Begriffe wie Nachhaltigkeit, Umweltschutz und Ressourcenschonung sind derzeit sehr gefragt. Die nachhaltige Ausrichtung eines Unternehmens spielt daher für viele Kunden eine entscheidende Rolle.Die Implementierung eines Rechnungsworkflows kann dazu beitragen, sowohl die Umwelt zu schonen als auch Kosten zu senken, indem der Verbrauch von Papier, Aktenordnern und Druckertinte minimiert wird.
   
   
4. Mitarbeiter begehen weniger Fehler: Die Automatisierung des digitalen Rechnungsprozesses führt zu klar definierten Abläufen und reduziert damit die Fehleranfälligkeit bei der Rechnungserstellung und -bearbeitung erheblich. Darüber hinaus können durch die Reduzierung fehleranfälliger manueller Tätigkeiten wie Dateneingabe und Belegübertragung die betrieblichen Abläufe verbessert und sicherer gestaltet werden.
   
   
5. Die Prozesse Im Unternehmen verbessern sich: Moderne Finanzbuchhaltungssysteme sind in der Lage, elektronische Rechnungen selbständig und ohne menschliches Zutun zu erfassen und zu verarbeiten. Mit Hilfe der optischen Zeichenerkennung werden die relevanten Informationen aus den Rechnungen extrahiert und in das Buchhaltungssystem eingespeist. Gibt es festgelegte Regeln für die Behandlung und Verbuchung bestimmter Rechnungstypen, können diese sogar automatisch verbucht und offene Beträge ausgeglichen werden.Früher blieb die Eingangspost einer Mitarbeiterin, die krank oder im Urlaub war, oft unbearbeitet auf ihrem Schreibtisch liegen. Durch die elektronische Weiterleitung der Rechnungen per E-Mail an Vertretungen können diese nun zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden.

Fazit

Gerade in der heutigen Zeit profitieren kleine und mittlere Unternehmen besonders von der Digitalisierung. Unternehmen, die sich als digitale Vorreiter positionieren, die Vorteile erkennen und für ihr Geschäft nutzen und auf den Trend der digitalen Transformation und des effizienten Wirtschaftens aufspringen, werden die Gewinner der Zukunft sein. Und die digitale Rechnungsverarbeitung ist erst der Anfang...

Der Autor:

Jens Büscher ist CEO von Amagno, dem Anbieter der gleichnamigen Digital Workplace Lösung, basierend auf selbstentwickelten Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Technologien.

Web: https://amagno.de/