2018/9 | Fachbeitrag | Digitale Transformation

Erst ein Social Intranet macht Mitarbeiteragilität möglich

von Andreas Öttl

Inhaltsübersicht:

Agil sein – dabei geht es um mehr als um Schnelligkeit und Flexibilität. Es geht um die Fähigkeit, sich immer wieder auf neue Bedingungen einzustellen. Der ständige Wandel ist die Konstante, die Anpassungsfähigkeit eine Kernkompetenz. Dafür müssen auch die Unternehmensstrukturen neu gedacht werden: An die Stelle starrer Hierarchien treten sich weitgehend selbst organisierende Teams. Nur so ist es möglich, umgehend und effektiv auf unbekannte, volatile Herausforderungen zu reagieren. Der Einzelne erhält dadurch mehr Freiheiten und, damit untrennbar verbunden, mehr Verantwortung für sein Tun. Das betrifft keinesfalls nur die Führungskräfte – auch die Belegschaft sieht sich ständig neuen fachlichen oder organisatorischen Anforderungen gegenüber. Entscheidend ist nun, dass alle Betroffenen, vom Hausmeister bis zum Vorstandsvorsitzenden, immer rechtzeitig die richtigen und vollständigen Informationen erhalten und dass sie sich unbürokratisch zu schlagkräftigen Teams zusammenschließen können. Die Entscheidungs- und Kommunikationswege müssen mit der Schnelllebigkeit der Zeit nicht nur Schritt halten, sie müssen dazu beitragen, die Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten.

Alle schreiben ins selbe Logbuch

Mitarbeiter kommunizieren auf den vielfältigsten Wegen: Sie sprechen persönlich oder telefonisch miteinander, schreiben sich E-Mails oder WhatsApp-Nachrichten, hinterlassen Posts auf diversen Portalen und tauschen Dokumente in Papierform aus. Nicht einfach, da immer zu wissen, wer wann welche Information erhalten hat. Doch für ein zielführendes und effizientes Arbeiten ist genau das notwendig: die Übersicht zu behalten.

Als Lösung bietet sich ein modernes Intranet an, das die verschiedenen zeitgemäßen Kommunikationsformen zulässt und strukturiert abbildet. Nicht zu unterschätzen ist dabei auch die Vielfalt der Formate. Es geht keineswegs nur um Textdateien. Es braucht den Zugriff etwa auf Bilder, Videos, Audio-Daten, Chatprotokolle und Nachrichten, sprich auf verschiedenste, multimediale Inhalte. Die Mitarbeiter, die an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, finden sich dann abteilungs- und standortübergreifend in virtuellen Räumen zusammen, wo sie Absprachen treffen, Informationen ablegen und den Projektfortschritt dokumentieren. Man muss sich nicht mehr mühsam an allen möglichen elektronischen Orten die Informationen zusammensuchen – dort die aktuellen Verträge, hier eine aufgezeichnete Videokonferenz mit dem Kunden, an einer dritten Stelle die Cad-Zeichnungen für die Fertigung und ganz woanders wieder die Einsatzplanung und Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Nein, auf der Schatzkarte ist für alle Beteiligten ein deutliches X an der Stelle zu erkennen, wo die Informationen liegen. So können die Mitarbeiter eines Projekts auf jedwede für sie relevante Information zugreifen, und niemand aus der Gruppe ist vom Informationsfluss abgeschnitten.

Da die beteiligten Mitarbeiter zeitnah auch ihre eigenen Belege im entsprechenden Projektordner im Intranet ablegen, sind alle immer up to date und können agil handeln, wenn es die Umstände erfordern. Benachrichtigungs-Workflows, eine nachvollziehbare Versionierung inklusive Änderungshistorie und ein sauberes Rechte- und Rollenmanagement leisten hierzu ihren Beitrag aus technischer Sicht.

Die Datumsgrenze umschiffen

In der globalisierten Welt ist es nichts Ungewöhnliches mehr, wenn sich beispielsweise Menschen aus Deutschland, China und Hawaii um ein gemeinsames Projekt kümmern. Wenn sie dabei alle auf demselben (virtuellen) Arbeitsplatz sitzen, ist auch die Zeitverschiebung kein Problem. Hat Frau Li etwa Feierabend, so setzt Max Mustermann die Arbeit fort, bevor dann John Doe den Staffelstab übernimmt.

Vom schwarzen Brett des Käpt’ns zum Unternehmens-Wiki für die ganze Mannschaft

Unternehmen, die ihr Intranet nur als elektronisches Sprachrohr der Geschäftsleitung benutzen, verzichten ohne Not auf die kreativen Ideen ihrer Mitarbeiter. Alle Beschäftigten sollten auf den Wissensbestand ihres Unternehmens zugreifen können. Vertrauliche oder gruppen- und projektbezogene Informationen lassen sich bei Bedarf durch ein entsprechendes Rechtemanagement sichern. In solchen Systemen ist es übrigens gar nicht so selten, dass sich Mitarbeiter auf diese Weise selbst weiterqualifizieren.

Man darf sich das Unternehmens-Wiki aber nicht wie eine elektronische Bibliothek voller Nachschlagewerke und Fachliteratur vorstellen, sondern als webbasierte Wissensplattform. Es muss ein Forum entstehen, in dem man sein Wissen miteinander teilt: Jeder bringt seine eigenen Kenntnisse ein und profitiert gleichzeitig von den Erfahrungen der Kollegen. Dies hält auch das Wissen des Einzelnen aktuell. Im Gegensatz dazu verharrt jemand, der sein Wissen ängstlich hütet, nur auf seinem alten Kenntnisstand. Außerdem ist es immer gut, wenn die Beschäftigten in einen regen fachlichen Austausch treten. Die Auseinandersetzung mit den Überlegungen anderer lässt oft auch eigene, neue Ideen reifen. Der Blick über den Tellerrand hält den Mitarbeiter auch geistig agil für neue Horizonte.

Jeder Matrose wird zum Steuermann

Eine agile Unternehmenskultur ist auch eine Antwort auf die veränderten Ansprüche der Beschäftigten an die Arbeitswelt. Viele möchten die modernen Kommunikations-Tools beruflich wie privat nutzen und außerdem mobil arbeiten. Ein Social Intranet mit flexiblen Zugriffsvarianten macht das möglich. Das Selbstbedienungsprinzip – der Mitarbeiter holt sich die Informationen, sobald er sie braucht – verhindert einen Informations-Overflow. Semantische Suchsysteme, personalisierte Feeds und themenbasierte Vernetzung von Wissen und Personen machen die nötigen Informationen bei Bedarf schnell zugänglich. Wenn Mitarbeiter mehr Eigenverantwortung bekommen, steigert dies zudem nachweislich ihr Engagement. Sie sind aktiver Teil des Unternehmens: mittendrin statt nur dabei. Und das Intranet – heute in vielen mittelständischen Unternehm eher ein gestrandetes Wrack – erwacht zur lebendigen Plattform.

Ein Extra-Kompass sollte überflüssig sein

Um die Menge an vorhandenen Informationen verarbeiten zu können, zählen nicht nur ihre Qualität und Aktualität. Das Intranet muss intuitiv bedienbar, die Datenablage nachvollziehbar strukturiert sein. Die Informationen sollten in einer Form präsentiert werden, die den Leser anspricht. Noch wichtiger sind allerdings die Relevanz der Information und ihre anwenderfreundliche Bereitstellung. So können neue Technologien wie semantische Analysen und künstliche Intelligenz dafür sorgen, dass die richtigen Inhalte den Nutzer zur richtigen Zeit von selbst erreichen. Etwa indem den Mitarbeitern direkt nach dem Login individuell wichtige Inhalte in personalisierten Newsfeeds oder persönlichen Dashboards angezeigt werden. Aktualität, Richtigkeit und Relevanz der präsentierten Inhalte sorgen für eine hohe Akzeptanz bei den Nutzern. Auch hier gilt: Der Wurm muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler. Damit die Informationen auch von den richtigen Zielpersonen verstanden werden, sind sie entsprechend klar zu formulieren. Das heißt, auf abteilungsinterne Insider-Begriffe, Worthülsen, kryptische Abkürzungen und reine Modewörter verzichtet man besser.

Der Kapitän greift selten ein

Agil sein bedeutet, auf Veränderungen schnell zu reagieren. Das muss dem Mitarbeiter aber auch erlaubt sein. Wenn Entscheidungen zunächst von mehreren Hierarchie-Ebenen abzusegnen sind, geht in der Regel zu viel Zeit ins Land. Die Devise muss daher lauten: flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege. Agilität erfordert – ebenso wie die Einführung eines modernen Intranets als Kommunikations- und Kollaborationstool – häufig einen Wandel in der Unternehmenskultur. Das Management muss dies verstehen und vorleben. So ist auch ein begleitender Change-Management-Prozess oft hilfreich. Das Ziel ist es, das Intranet als zentralen Touchpunkt für die Mitarbeiter zu etablieren und sie in die Lage zu versetzen, agil zu arbeiten.

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