2015/10 | Fachbeitrag | Enterprise Resource Planning

ERP: Planzahlen & Finanzströme tagesaktuell im Blick — auch per App

von Henk Vluggen

Inhaltsübersicht:

Führungskräfte auf Holdingebene müssen die Daten und Anwendungen ihrer Tochterunternehmen schnell und unkompliziert lesen, verstehen und nutzen können. Entsprechend sind die nötigen Informationen sowohl in der gleichen Plattform als auch in der jeweilig benötigten Sprache vorzuhalten. Die Finanzdaten sollten permanent und automatisch über eine einfach verständliche Oberfläche aktualisiert werden, auf Basis der operativen Transaktionen – auch die Daten ausländischer Tochtergesellschaften. Dazu bieten sich standardisierte ERP-Systeme an, die hoch integrierbar sind und Finanzdaten in Echtzeit und konsolidiert zur Verfügung stellen.

Die aus dem ERP-System generierten Daten sollten nicht nur technologische, sondern auch Berichtsstandards einhalten, wie IFRS (International Financial Reporting Standards), US GAAP (United States Generally Accepted Accounting Principles) oder Vorschriften des HGB. Zudem muss die Software sicherstellen, dass bei Personalausfällen die Qualität und das Zurverfügungstellen von Informationen nicht gefährdet ist, auch nicht bei den Tochtergesellschaften. Dies ist idealerweise durch eine Organisationstruktur wie die eines zentralen Shared Service Center gegeben. Mit dem Shared Service Center ist es auch möglich Ad-hoc-Anfragen, wie beispielsweise Tagesumsätze, Auftragseingänge beziehungsweise tägliche Aufwendungen einzelner Niederlassungen, jederzeit in kürzester Zeit zu beantworten.

Mobile Apps – Daten „to go“

Auch die zunehmende Mobilität ist zu berücksichtigen, denn heute werden immer mehr Geschäftsanwendungen und Arbeitsprozesse unterwegs durchgeführt. Nach den klassischen Anwendungen für den Außendienst zählen dazu mittlerweile auch Business Software Anwendungen wie ERP-Systeme. Dadurch erzielen Unternehmen deutliche Verbesserungen in Logistik, Service-Management, Produktion und Handel, denn sie reduzieren mögliche Fehlerquellen durch unmittelbare Eingabe und sparen Zeit. Die Informationsversorgung der App geschieht dabei direkt durch das zentrale System und durch anwendbare und steuerbare Workflows.

Bei der Einführung einer mobilen ERP-Lösung müssen die betroffenen Mitarbeiter von Anfang an eingebunden und deren Wünsche berücksichtigt werden. Heute definiert nicht mehr die verfügbare Technik die möglichen Arbeitsvorgänge, sondern die gewünschten Prozesse entscheiden über die zu verwendenden Lösungen.

Da ein ERP-System durchschnittlich mindestens acht Jahre im Einsatz ist, muss schon im Vorfeld überlegt werden, wo das Unternehmen in fünf oder zehn Jahren stehen möchte. Dabei sind Größe, Internationalität, wichtige Geschäftsprozesse und Alleinstellungsmerkmale zu berücksichtigen. Ebenfalls einen großen Einfluss auf die Auswahl des ERP-Systems hat die Überlegung, ob das Unternehmen beispielsweise zentral oder dezentral geführt wird.

Die richtige ERP-Lösung finden

Doch welche Lösung ist die richtige? Um eine vollständige, länderübergreifende Finanzbuchhaltung bereitzustellen, sind Firmen auf ein ERP-System angewiesen, das internationales Controlling, umfassendes, länderübergreifendes Workflowmanagement und Konsolidierung ermöglicht. Damit die Anwender mit der Lösung effizient arbeiten können, sollte nur eine Benutzeroberfläche notwendig sein, um das Finanzbuchhaltungssystem in allen Ländern zu verwalten. Zudem muss das System mehrere Landes-Finanzbuchhaltungen gesetzeskonform konsolidieren und die Finanzdaten sämtlicher Niederlassungen auf einen Blick darstellen können.

Um lokale Anforderungen und internationale Standards zu erfüllen, sollte das Unternehmen im ERP-System Firmen-Finanzbericht-Standards frei definieren und sie neben lokal vorgeschriebenen Finanz-Standards verwenden können. Gleichzeitig müssen mittelständische Unternehmen auch länderübergreifend einen Überblick über alle Finanzströme in Echtzeit besitzen.

Praxisfall: Die ERP-Lösung der Generator Hostels

Ein Einsatzbeispiel aus der Praxis bietet Generator Hostels. Dieses Unternehmen profitiert mit der ERP-Lösung Exact Globe von einem vereinheitlichten Berichts- und Rechnungswesen an acht europäischen Standorten. Die Hotelkette ist zudem in der Lage, ihre Personalressourcen effizienter auszuschöpfen und daher für ihr weiteres Wachstum in Europa sehr gut gerüstet. Die Ziele der Software-Einführung waren ein schneller Zugriff der Finanzabteilung auf aktuelle, valide und konsolidierte Zahlen durch ein effizientes Berichtswesen sowie die Möglichkeit, Berichte ad-hoc zu erstellen. Weiterhin bestand ein Ziel darin, Personal- und Verwaltungskosten einzusparen. Zudem sollte die Software einfach bedienbar und in möglichst vielen benötigten Sprachen verfügbar sein sowie eine hohe Standardisierung aufweisen.

Die größte Herausforderung stellten aber die europäischen Steuervorschriften dar, denn jedes Land besitzt sein eigenes Steuerrecht. Daher war es notwendig, das Front Office und das Back Office für jedes Land anzupassen. In Italien und Spanien basiert das Rechnungswesen zum Beispiel – anders als in Deutschland – auf einem Rechnungsausgangsbuch. Daher sollte die Software die Möglichkeit bieten, bereits bearbeitete Informationen zusammenzufassen oder einzeln zur umsatzsteuerlichen Weiterbearbeitung darzustellen.

Auch die Verknüpfung der konzerninternen Standards mit den lokalen Steuervorschriften bildete bei der Implementierung eine gewisse Herausforderung. Dazu befand sich ein lokaler Berater zwei Tage vor Ort und gewährleistete, dass alle lokalen Einstellungen korrekt vorgenommen wurden. Die nun eingesetzte ERP-Lösung überzeugte durch ihre einfache technische Installation sowie eine hohe Standardisierung für die internationale Nutzung. Dank des neuen ERP-Systems spart die Hotelkette zwischen 1.000 und 2.000 Euro monatlich an jedem ihrer Standorte alleine dadurch, dass keine externen Steuerbüros mehr beauftragt werden. Zudem erleichtert die einfache Bedienung den Mitarbeitern die Erledigung ihrer täglichen Aufgaben und ermöglicht über alle Standorte und Ländergrenzen hinweg einen flexiblen Einsatz der Personalressourcen. Letztlich verfügt das Management jetzt über konsolidierte Daten in Echtzeit und nicht mehr mit einer Verzögerung von ein bis drei Monaten.

Die Entwicklung geht weiter

Die Entwicklung der Märkte und Technologien geht natürlich weiter. Daher sollten Unternehmen mit Blick in die nahe Zukunft ein standardisiertes und gleichzeitig flexibles, erweiterbares sowie anpassungsfähiges ERP-System einsetzen, das zusammen mit dem Geschäftsumfeld wachsen und sich verändern kann. Ziel ist daher eine Lösung für alle wesentlichen Unternehmensprozesse an allen Standorten, basierend auf einem Satz globaler Stammdaten mit Funktionen zur Anpassung an die lokale Sprache und Gesetzgebung. Zusätzlich sollten lokale Büros auch ihre eigenen KPIs und Benchmarks verwalten können.

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