2002/11 | Fachbeitrag | Content-Management-Systeme (CMS)

Elektronisch gespeichertes Wissen strukturieren und auffindbar machen

von Christoph Theisinger

 

Von Christoph

Theisinger

 

Inhaltsübersicht:

 

„Wissend ist, wer weiß, wo er findet, was er

noch nicht weiß“ – diese Aussage des Soziologen

Georg Simmel (1858-1918) ist gültiger denn je. Innerhalb der

nächsten zwei Jahre werden die Menschen noch einmal so viel

Wissen produzieren wie seit Beginn der Menschheit. Hohen Anteil

an diesem Informationsüberfluss hat das World Wide Web. Mitarbeiter

in weltweit operierenden Unternehmen nutzen das Netz in Form eines

Intranets oder Portals, um sich mit Kollegen auszutauschen. „Share

Information“ lautet die Devise – viele Unternehmen wollen

auf diesem Wege wertvolle Synergieeffekte nutzen. Doch wie findet

der Mitarbeiter die entscheidenden Informationen auf dem Daten-Highway?

 

 

 

Eine Unternehmens-Website umfasst heute oftmals über 20.000

Seiten. Mit dem Trend zu Unternehmensportalen wird die Menge an

Informationen, auf die der einzelne Mitarbeiter zugreifen kann,

weiter steigen. Laut einer Studie von IDC verbringen Mitarbeiter

heute 25 bis 50 Prozent ihrer Arbeitszeit damit, Informationen zu

suchen. Aber damit nicht genug: In einem Viertel der Fälle

findet der Suchende die gewünschte Information nicht. Die Konsequenz:

Er erstellt diese notgedrungen selbst, obwohl sie bereits im Unternehmen

vorhanden ist. Das kostet nicht nur Zeit und Geld – im Unternehmen

kursieren unter Umständen inkonsistente Informationen zum gleichen

Thema.

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Suchmaschinen – Wegweiser auf der Datenautobahn?

 

 

Seit über zehn Jahren gibt es Suchmaschinen, wie wir sie heute

kennen. Eine der ersten mit dem Namen Archie wurde für wissenschaftliche

Zwecke an der McGill Universität in Montreal entwickelt. Seit

1995 finden sich kommerzielle Suchmaschinen im World Wide Web. Doch

nicht nur im Internet breiteten sich die Suchmaschinen aus, auch

unternehmensintern können Mitarbeiter auf unterschiedlichen

Wegen Informationen finden. Heute verfügt der einfachste Texteditor

über eine Suche-Funktion. In der Regel bieten Suchmaschinen

– ob im Internet oder auf dem internen Server – eine

so genannte Volltextsuche an: Der Anwender gibt einen Begriff ein,

der möglicherweise mit logischen Operatoren verknüpft

ist. Die Suche-Funktion durchforstet einen Index sämtlicher

Texte nach diesem Wort – unabhängig vom Zusammenhang.

Für diesen Aufwand benötigen Volltextsuchmaschinen vor

allem leistungsfähige Rechner, viel Bandbreite und viel Zeit.

Typische Beispiele für diese Art von Suche sind die meisten

Suchhilfen im Internet wie zum Beispiel Google, Altavista oder auch

die unzähligen Spezial-Suchmaschinen für bestimmte Sachgebiete.

Benötigt der Mitarbeiter Wissen aus dem internen Datei-System,

kann er beispielsweise über die Suche-Funktion im Windows Explorer

passende Dateien finden. Im Unternehmensportal greift er meist auf

Dokumente zu, indem er über eine integrierte Suchmaschine die

Volltextsuche startet. Alle diese Funktionen haben einen Nachteil:

Es dauert zu lange, bis der Anwender die entscheidenden Informationen

findet. Außerdem erhält er in der Regel zu viele Suchergebnisse,

von denen die meisten wahrscheinlich nicht relevant für ihn

sind.

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Bäume im Wald finden

 

Ein besserer Ansatz für die intelligente Suche ist es, das

Wissen im Unternehmen zu strukturieren. Große Unternehmen,

aber auch Bibliotheken nutzen deshalb zur Unterstützung Datenbanktechnologien.

Eine Datenbank gibt dem Anwender definierte Felder vor – in

einer Adress-Datenbank zum Beispiel die Felder „Name“

oder „Telefonnummer“. Einzelne Felder werden in Beziehung

zueinander gesetzt und bilden einen Datensatz. Der Anwender kann

dadurch über unterschiedliche Wege, so genannte Kategorien,

nach relevanten Datensätzen suchen. Nach dem gleichen Prinzip

funktionieren Kataloge im World Wide Web wie beispielsweise Yahoo.

Das System führt den Anwender durch hierarchisch aufgebaute

Kategorien. Er wählt beispielsweise die Oberkategorie „Wirtschaft“

und kann über Unterkategorien die Suche immer weiter einschränken.

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Metadaten: Informationen über Informationen

 

Mit Kategorien arbeiten mittlerweile auch viele Suche-Funktionen

in Mitarbeiterportalen. Jede Suche ist allerdings nur so gut wie

die Informationen, die der Suchhilfe zur Verfügung stehen.

Damit der Mitarbeiter im Unternehmen die Suche-Funktion als Hilfe

und nicht als Last wahrnimmt, müssen die Daten, in denen er

sucht, strukturiert sein. Elektronisches Wissen im Unternehmen erhält

diese Struktur durch so genannte Metadaten.

 

 

Metadaten sind Informationen über Informationen. Dazu gehören

unter anderem Informationen zu Autor und Thema, aber auch Schlüsselwörter

und Synonyme. Die Struktur funktioniert ähnlich wie bei einem

Lexikon: Dieses enthält zwar Unmengen von Informationen, aber

niemand muss ein Lexikon von Band 1 bis 25 durchlesen, um eine gewünschte

Information zu finden. Es unterliegt einer bestimmten, dem Anwender

bekannten Struktur. Genauso wird Wissen mit Hilfe von Metadaten

in Unternehmen auffindbar und zugänglich gemacht.

 

 

 

Wissen strukturieren mit Metadaten – mit dieser Methode arbeiten

Bibliotheken bereits seit Jahrhunderten. Wie könnten wir sonst

in einer riesigen Bibliothek genau jene Bücher finden, welche

die Informationen enthalten, die wir benötigen? Hier helfen

Karteikarten mit Schlagworten weiter. Heute liegt immer mehr Wissen

in elektronischer Form vor – sei es auf File-Servern, im Internet

oder im Unternehmensportal. Was liegt also näher, als ein so

effektives System wie die Metadaten-Struktur für digitale Inhalte

verfügbar zu machen und zu automatisieren?

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Hilfe bei der Suche nach relevantem Content

 

 

Mit dem Thema Metadaten setzen sich mittlerweile vor allem Anbieter

von Content-Management-Systemen auseinander. Und das aus gutem Grund:

Content-Management-Systeme (CMS) wie beispielsweise die TeamSite

von Interwoven sorgen dafür, dass Mitarbeiter elektronisch

gespeichertes Wissen, also Content, in ein Intranet oder Extranet

einstellen bzw. bearbeiten können. Zusätzlich ist das

CMS dafür verantwortlich, alle Mitarbeiter und Anwendungen

in den Prozess der Informationserstellung und Informationspflege

zu integrieren. Es stellt den Anwendern Standard-Formulare zur Verfügung,

um Inhalte zu erstellen, zu importieren oder zu pflegen. Da bietet

es sich an, über Standard-Formulare auch gleich Metadaten oder

Schlagwörter, Synonyme und Zusammenfassungen zu erstellen oder

eine Kategorisierung vorzunehmen. Muss der Mitarbeiter jedes Dokument,

das er in das Content-Management-System einstellt, manuell verschlagworten

und Kategorien zuordnen, kostet dieser Vorgang aber viel zu viel

Zeit. Lösungen wie der Interwoven MetaTagger automatisieren

deshalb das Anreichern von Content mit Metadaten.

 

 

Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz solcher Systeme

ist, dass das Unternehmen eine Metadaten-Strategie definiert. Dabei

hat es sich bewährt, ein Projektteam mit Mitarbeitern aus allen

Abteilungen zusammenzustellen, das festlegt, welche Schlagwörter

und Kategorien für die intelligente Suche in der Wissensbasis

des Unternehmens relevant sind. Ist diese Phase abgeschlossen, kann

jeder Mitarbeiter Informationen, die er beispielsweise im Unternehmensportal

publiziert, mit Metadaten versehen. Dabei spielt es zunächst

keine Rolle, ob es sich dabei um Texte, Bilder oder Videoclips handelt.

Erstellt oder importiert der Mitarbeiter ein Dokument, generiert

der MetaTagger von Interwoven die zugehörigen Metadaten und

füllt das Metadaten-Formular automatisch aus. Auch wenn es

darum geht, bereits vorhandenen Content zu klassifizieren, nimmt

die Software die Kategorisierung vor. Die Grundlage dafür bilden

bereits vorhandene Taxonomien. Letztlich können aber nur Menschen

entscheiden, ob bestimmte Feinheiten im Text korrekt in den Metadaten

wiedergegeben sind. Autoren haben deshalb jederzeit die Möglichkeit,

die Vorschläge von MetaTagger zu verändern oder zu ergänzen.

So wird eine nahezu hundertprozentige Genauigkeit sichergestellt.

 

 

 

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Lösungen wie der Interwoven MetaTagger automatisieren das Anreichern von Content mit Metadaten.

 


Reger Informationsfluss im Mitarbeiterportal

 

Mitarbeiterportale in global agierenden Unternehmen haben vielfältige

Aufgaben. Unter anderem sollen sie die Zusammenarbeit von Projektteams

sowie das Wiederverwenden von bereits vorhandenen Inhalten fördern.

John Deere, Hersteller von Land- und Baumaschinen, hat für

seine Mitarbeiter und Kunden die Informationssuche auf seiner Website

mit Hilfe der Enterprise-Content-Management-Plattform Interwoven

5 mit dem integrierten MetaTagger vereinfacht.

 

 

Das Unternehmen John Deere hatte vor dem Einsatz der Software seine

Dokumente für das Unternehmensportal noch manuell verschlagwortet.

Das kostete einen Mitarbeiter ungefähr zehn Minuten pro Textseite.

Inzwischen hat das Unternehmen mit MetaTagger relevante Schlagwörter

festgelegt. Das CMS ordnet diese Schlagwörter dann automatisch

Inhalten zu und kategorisiert diese. Davon profitieren bei John

Deere sowohl Mitarbeiter als auch Kunden: Die Mitarbeiter können

Inhalte schnell finden und wieder verwenden, wodurch das Unternehmen

Zeit und Geld spart. Die Interwoven TeamSite stellt bereits frei

gegebene Inhalte automatisch den Autoren in den einzelnen Ländern

zur Verfügung, die diese Informationen übersetzen. Und

die Kunden finden auf der Homepage von John Deere jetzt schneller

die gewünschten Informationen wie etwa länderspezifische

Produktbeschreibungen und Preise.

 

 

 


Ausblick

 

Die Forschung beschäftigt sich nach wie vor stark mit dem

Thema intelligente Suche. So plant die Universität Linz beispielsweise,

Softwarepakete als kleine intelligente Agenten durch’s World

Wide Web zu schicken. Diese sollen das Netz nach benutzerbestimmten

Kriterien durchforsten und aus den Reaktionen des Anwenders lernen.

Auch den Suchtechniken der Zukunft kommt eine Metadaten-Strategie

entgegen: Über Web Services werden diese Agenten mit Content-Management-Systemen

kommunizieren und auf diese Weise dem Mitarbeiter noch optimiertere

Trefferquoten bieten. Je besser Agenten von akkuraten Metadaten

unterstützt werden, desto erfolgsversprechender sind auch solche

High-End-Suchstrategien.

 

 

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