2015/4 | Dokumentation + Kommunikation | IT-Systeme
Effizientes Projektmanagement mit neuen Software-Tools
Sowohl in großen als auch in kleinen und mittleren Unternehmen wird Projektarbeit immer wichtiger. Experten gehen davon aus, dass sich die Organisationsstrukturen in den Unternehmen in den kommenden Jahren weiter vom prozess- zum projektorientierten Arbeiten verschieben werden, so das Ergebnis der Studie „Projekte als Erfolgsfaktor für Unternehmen“, die von der Steinbeis Universität und der Pentamino GmbH in Kooperation mit der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) durchgeführt wurde.
Projektmanagement als strategische Führungskompetenz
Eine weitere Studie zum Thema (Mit Projekten Unternehmen erfolgreich führen unter der Leitung der Gesellschaft für Projektmanagement e.V. und der EBS Business School) zeigte, dass bereits im Jahr 2012 Führungskräfte über 50 Prozent ihrer wöchentlichen Arbeitszeit für Projektmanagement-Aufgaben aufwendeten. Diese Zahlen dürften sich in den vergangenen drei Jahren eher noch erhöht haben, da Projektmanagement-Kompetenz gerade im globalen Wettbewerb zunehmend gefragt ist. Denn Unternehmen, die auf projektbasiertes Arbeiten setzen, können flexibler auf sich schnell wandelnde Märkte reagieren.
Organisatorische Kompetenz stärken
Um Probleme im Projektmanagement, wie die Ressourcenverteilung oder mangelnde Kommunikation, zu vermeiden, müssen Unternehmen die organisatorische Kompetenz stärken. Hilfreich sind dabei Software-Lösungen, die das Projektmanagement technisch bei den organisatorischen Aufgaben unterstützen. Vor allem in der Projektarbeit ist es nämlich längst nicht mehr selbstverständlich, dass alle Team-Mitglieder zur selben Zeit am selben Ort arbeiten. Home-Office, flexible Arbeitszeiten oder gar die Verteilung von Teams quer über den Erdball sind keine Seltenheit. Apps für mobile Endgeräte wie die KLUSA App für Android helfen dabei, alle aus dem Team immer auf dem aktuellsten Stand zu halten.
Neue KLUSA App für Android
Für KLUSA ist ab sofort eine Android App erhältlich, die für alle Projektbeteiligten die wichtigsten Information gebündelt und entsprechend gefiltert bereitstellt und die Projektzeiterfassung ermöglicht. Teammitglieder können im Firmenintranet oder unterwegs einfach und schnell die geleistete Arbeitszeit direkt auf die Arbeitspakete der Projekte kontieren. Der kontierte Aufwand kann dann automatisiert als Arbeitsfortschritt und über hinterlegte Kostensätze als Ist-Kosten für Auswertungen in KLUSA zur Verfügung stehen. Neben vielen weiteren Möglichkeiten bietet die KLUSA App einen umfassenden Überblick über Planungstand, Ressourcen, Kosten und Projektfortschritt:
- Liegt das Projekt im Budget?
- Welche Meilensteine sind fällig?
- Wie sehen die aktuellen Zeitkontierungen und der Restaufwand für Arbeitspakete aus?
- Auf welche Projekte sind Mitarbeiter allokiert?
- Welche Aufgaben stehen als nächstes an?
Die KLUSA App ist im Google Play Store verfügbar und kann mit einer vorhandenen KLUSA Installation betrieben werden.
Über OPUS Business Solution GmbH: Die OPUS Business Solutions GmbH steht für individuelle Projektmanagement-Lösungen. Die Leistungen reichen vom Consulting über die Software-Entwicklung bis hin zu Training und Support. Mit der Projektmanagement-Software KLUSA hat die OPUS Business Solutions GmbH ein webbasiertes Planungs-, Controlling- und Informationssystem entwickelt, das hocheffizientes und effektives Multiprojektmanagement ermöglicht.
An die flexibleren Märkte müssen sich auch die Projektmanagement-Tools anpassen. Agile Methoden werden deshalb von rund 62 Prozent der Unternehmen zumindest fallweise angewandt, so die Studie „Status Quo Agile“ der Fachhochschule Konstanz.
Planview Enterprise erweitert Investitions- und Kapazitätsplanung
Mit der neuen Version der Projektmanagement-Lösung von Planview können Unternehmen ihre Planungen kontinuierlich dynamischen Marktsituationen anpassen sowie veränderte Nachfragebedingungen und neue Geschäftschancen in die Projektplanung einbeziehen. Planview Enterprise, Version 11.3, bietet ein neues Modul für Investitions- und Kapazitätsplanung, in das eine innovative Benutzeroberfläche mit den neuesten Prozessen für die Unternehmensplanung integriert ist. Mit den neuen Funktionen ist es möglich,
- den Bedarf zu bewerten,
- iterativ zu planen,
- sich schnell an verändernde Geschäftsbedingungen anzupassen
- und leichter eine wachsende Stakeholderzahl in den Planungsprozess aufzunehmen.
Die intuitive Benutzeroberfläche ist um einen einzigartigen, prozessbasierten Drehpunkt angeordnet: Eine Ein-Klick-Schnittstelle, die einen integrierten Überblick über den gesamten Planungsbestand eines Unternehmens bietet.
Zum Funktionsumfang für Anwender zählen:
- die Einstufung neuer und bestehender Investitionen hinsichtlich Geschäftsfaktoren und Prioritäten,
- die Analyse, welche Investitionen finanziert, eingestellt, verzögert, abgelehnt oder im Hinblick auf Ziele und Kapazitäten verschoben werden sollten,
- der Abgleich finanzieller und personeller Ressourcenkapazitäten im Zeitverlauf, um vorgeschlagene Investitionen an den verfügbaren Ressourcen auszurichten,
- sowie Vergleiche von Szenarien, um alternative Ansätze zu finden, die die Portfolio-Zielsetzungen erfüllen.
Unternehmen, die für ihr Projektmanagement eine neue Software einführen, wollen damit Arbeitsvorgänge effizienter machen und den Erfolg von Projekten steigern. Gerade zu Beginn entstehen aber oft Startschwierigkeiten. Dafür gibt es Dienstleister, die die Einführung einer neuen Software kompetent unterstützen.
Tool-Evaluierung – warum es so schwer ist, die richtige PM-Software zu finden
Mitarbeiter, die für die Einführung einer Software verantwortlich sind, leben potenziell gefährlich. Vor allem, wenn es sich um PM-Software handelt. Nicht selten sehen sie sich schon vor dem geplanten Rollout massiver Kritik ausgesetzt. Vorausgesetzt, es gibt überhaupt einen Rollout. Woran liegt das? Warum passen Software und Unternehmen manchmal einfach nicht zusammen?
Die Einführung einer PM-Software ist in aller Regel mit hohen Investitionssummen verbunden. Eine besondere Herausforderung dabei: Die Erfahrung, die Projektverantwortliche nach Abschluss einer solchen Einführung haben werden, benötigten sie eigentlich bereits zu Beginn des Projekts.Aus diesem Grund werden gerne Berater mit an Bord geholt, die das Einführungsprojekt begleiten sollen. Allerdings endet deren Unterstützung meist mit dem Ende der Evaluierung. Hier wird häufig unterschätzt, dass die technische Implementierung für Unternehmen besonders erfolgskritisch ist.
Als herstellerneutrales Beratungshaus ist Le Bihan ein wichtiger Partner in dieser Phase. Sie steuern die notwendige Erfahrung bei, die zum Gelingen eines Evaluierungsprojekts beiträgt. Darüber hinaus werden mit Hilfe des PM Toolfinders, eine der größten Evaluierungsplattformen Europas, Ihre Anforderungen an eine PM-Software mit dem passenden Hersteller abgeglichen. Gezielt, professionell und herstellerunabhängig werden Anbieter verglichen, damit Sie im unüberschaubaren Markt der Softwareapplikationen die richtige Lösung für Ihr Projektmanagement finden.
Auch mit bereits erprobten Projektmanagement-Lösungen lassen sich Startschwierigkeiten reduzieren. Zu ihnen gehört das Projektmanagement-Tool von Sciforma, das nun in der Version 7.0 auf den Markt kommt.
Sciforma 7.0: Mobile und variable PPM-Lösung
Die Sciforma GmbH, führender Anbieter von Software und Consulting im Bereich Projekt- und Portfoliomanagement, bietet in der Version 7.0 eine vollständig webbasierte PPM-Lösung an. Dank HTML5-Technologie lassen sich alle Funktionen mit beliebigen Endgeräten, Betriebssystemen und Browsern nutzen. Damit ermöglicht die Software Teamarbeit unabhängig von Standort und Arbeitszeit: Mobiles Arbeiten wird ohne die Anbindung zusätzlicher mobiler Lösungen möglich. So können sich beispielsweise Projekt- und Ressourcenmanager jederzeit vor Ort und unterwegs einen schnellen Statusüberblick verschaffen. Das Look-and-Feel der neuen Version ist noch moderner und übersichtlicher geworden und die intuitive Bedienbarkeit der Sciforma PPM-Lösung, die seit jeher für eine hohe Akzeptanz sorgt, konnte weiter verbessert werden. Sciforma 7.0 unterstützt verschiedenste Projektmanagement-Methoden: Agile und Critical Chain sowie Phase-Gate-Modelle sind als vorkonfigurierte Komponenten erhältlich. Sie verringern den Anpassungsaufwand für die Administratoren erheblich und sorgen für einen schnelleren ROI. Ein universelles Schnittstellen-Framework erlaubt zudem die einfache Anbindung beispielsweise an Jira oder SAP. Auch durch seine bequem konfigurierbare Workflow-Engine ist Sciforma 7.0 besonders leicht an die Prozesse, die Branche und die Größe eines Anwenderunternehmens anpassbar. Somit deckt Sciforma 7.0 alle Aspekte des professionellen Projekt- und Portfoliomanagements für ein modernes Unternehmen ab.
Aufwand lohnt sich
Auch wenn die Einführung neuer Software-Lösungen im Projektmanagement mit hohen Anfangsinvestitionen und mitunter auch mit Startschwierigkeiten verbunden ist: Ärger und Aufwand lohnen sich. Denn mittel- bis langfristig tragen die Projektmanagement-Tools zu erheblichen Erleichterungen im Projektmanagement, bei der Organisation von Personal und Ressourcen sowie auch bei der Kontrolle des Projektfortschritts bei. Abläufe werden reibungsloser und Kommunikationsschwierigkeiten nehmen ab, da mit modernen Softwarelösungen alle Team-Mitglieder stets auf dem neuesten Stand sind. Und wenn es doch einmal Probleme gibt, dann gibt es auch dafür Experten, die Sie beratend unterstützen.