2020/11 | Fachbeitrag | Automatisierung

Effizientere Prozesse, transparente Workflows: Die Zukunft der Immobilienbranche ist digital

Viele Immobilienverwalter halten in ihren internen Workflows und der Kundenkommunikation immer noch an papiergebundenen Prozessen fest - mit allen Nachteilen, die sich daraus ergeben. Die zeigen sich etwa am Beispiel der Rechnungsverarbeitung. Die notwendige Belegprüfung, zum Beispiel durch den Vermögensverwalter eines institutionellen Immobilieninvestors, ist mit Papierbergen kaum kontaktlos realisierbar. Die zukunftsweisende Lösung lautet Digitalisierung. Denn sie ermöglicht, alle Prozesse online - also ohne physischen Kontakt - durchzuführen. Digitalisierung macht Prozesse zudem wesentlich transparenter und nachvollziehbarer. Natürlich ist dabei Grundvoraussetzung, dass alle Daten der ein- und ausgehenden Dokumente sicher und nachprüfbar gespeichert und übertragen werden.

Bildquelle: (C) mohamed Hassan / Pixabay

Es gibt weitere gute Argumente für die Digitalisierung in der Wohnungs- und Hausverwaltung. Zum einen ist der Wunsch nach vereinfachten Abläufen und einer daraus resultierenden Arbeitserleichterung und Effizienzsteigerung groß. Zum anderen wachsen die Ansprüche der Kunden: Sie kennen die Vorteile digitaler und mobiler Tools aus ihrem privaten Alltag und wollen diese auch in Zusammenarbeit mit ihren Immobilien-Dienstleistern genießen. Doch viele Unternehmen der Branche tun sich schwer mit dem entscheidenden Schritt in Richtung einer konkreten digitalen Lösung.

Hier ist Mut gefragt

"Beim Thema Digitalisierung sind kurze Entscheidungswege und auch ein bisschen Mut gefragt", weiß Guido Krüger, Geschäftsführer der kfh Immobilien Management GmbH. Das 2001 gegründete Unternehmen ist spezialisiert auf die Immobilienverwaltung für institutionelle Immobilieneigentümer, betreut aber auch private Immobilienbesitzer. Neben dem Hauptsitz in Bielefeld gibt es weitere Niederlassungen in Berlin, Köln und Leipzig. Schon 2011 startete kfh das digitale Arbeiten mit der Einführung der Immobilienverwaltungssoftware KARTHAGO der UTS innovative Softwaresysteme GmbH. Als weiterer wichtiger Schritt folgte Ende 2019 die Einführung des Rechnungsimports per automatischer Texterkennung aus eingescannten Papierdokumenten. Um das digitale Leistungsspektrum von KARTHAGO im Bereich Rechnungsworkflow zu ergänzen, erweiterte UTS seine Lösung bereits 2018 um die Capture-Komponente des strategischen Partners BCT Deutschland GmbH.

Papierflut ade

Mit einem Team von 70 Mitarbeitern verwaltet kfh rund 12.000 Einheiten in ganz Deutschland. Die Menge der täglich eingehenden Rechnungen - vor allem klassisch als Papierpost - ist also beachtlich. Der häufige Wechsel zwischen Papierdokument und Computerbildschirm und die vielen manuellen Prozessschritte machten die Rechnungsverarbeitung früher sehr komplex. Nach der händischen Registrierung der eingegangenen Rechnung via Stempel wurde sie an den zuständigen Sachbearbeiter zur sachlichen Prüfung weitergeleitet. Anschließend folgte die finale Prüfung in der Buchhaltung - erneut mit händischer Erfassung im Rechnungsbuch der Immobilienverwaltungssoftware.

Heute entfallen viele zeitaufwändige Zwischenschritte. Stattdessen wissen die Mitarbeiter die automatisierten und digitalen Rechnungsworkflows zu schätzen. "Nach intensiven Gesprächen über die neuen Workflows hat die Einführung des Digitalisierungsprojekts auf breiter Fläche zu Akzeptanz in unserem Unternehmen geführt", berichtet Krüger. "Der Mehrwert der effizienteren Abwicklung kommt natürlich auch bei unseren Kunden an." So bietet kfh unter anderem ein regelmäßiges professionelles Reporting an, welches jederzeit Auskunft zum Status quo gibt.

Kunden können nun beispielsweise alle Belegsichtungen vollständig online machen. "Viele haben das sehr dankbar angenommen", berichtet Krüger. Abgesehen davon, dass diese Aufgabe nun kontaktlos erfolgen kann, bleibt auch die Zeit für eine ausführliche Prüfung am selbstgewählten Arbeitsplatz. Zudem machen die digitalen Workflows es möglich, Fragen von Wirtschaftsprüfern schnell und unkompliziert zu klären.

Auf dem Weg in die Zukunft

Neben kfh hat UTS 1.400 weitere Kunden aus den Bereichen der Miet- und WEG-Verwaltung, die mit ihnen gemeinsam den digitalen Weg beschreiten. "Die Branche ist auf einem guten Weg, sich fit für die Zukunft zu machen", ist Susanne Liély-Sobania, Geschäftsführerin bei UTS, sicher. "Und wir gehen diesen Weg mit ihr, indem wir unser Angebot den Anforderungen entsprechend beständig weiterentwickeln.“

Durch das Zusammenspiel der Software KARTHAGO und der Erfassungs-Lösung von BCT Deutschland sind die Abläufe deutlich schlanker; die intuitive Bedienbarkeit sorgt zudem für eine merklich verbesserte Arbeitseffizienz. Denn selbst unterschiedliche Rechnungstypen werden nun einheitlich digital bearbeitet - jene mit gesondertem Umsatzsteuerausweis in der Mietverwaltung genauso wie jene ohne Umsatzsteuerausweis in der WEG-Verwaltung.

Dazu werden zunächst die per Scan digitalisierten oder bereits digital eingetroffenen Dokumente in die UTS-Software hochgeladen. "Unsere Capture-Komponente erfasst und erkennt alle relevanten Informationen aus einer Rechnung ganz automatisch", beschreibt Ralph Mastenbroek, Geschäftsführer bei BCT Deutschland. Über eine Schnittstelle werden die Daten anschließend im Rechnungseingangsbuch der Immobilienverwaltungssoftware vorerfasst und die PDF-Rechnung dazu hinterlegt. Der Nutzer hat alles ganz transparent im Blick und Zahlungsträger können so viel schneller erstellt werden.

Nach Freigabe und Buchung der Zahlung wird die Rechnung auch mit der Buchung im Kontoauszug verknüpft. Beleg und Buchung sind dann nur einen Klick voneinander entfernt und können bei der Prüfung durch Beirat, Eigentümer oder Mieter schnell und unkompliziert digital eingesehen werden. Langwieriges Kopieren der Belege und der Versand per Post erübrigen sich.

Fazit

Das Team von kfh profitiert bereits jetzt im Bereich der digitalen Rechnungsverarbeitung von kurzen Entscheidungswegen und einer schnelleren Reaktionszeit. "Damit sind wir gut aufgestellt für die Zukunft", sagt Krüger. "Das ist unser Selbstverständnis als zeitgemäßer Immobilienverwalter. Durch die optimierten internen Prozesse bieten wir unseren Mitarbeitern zudem ein höheres Maß an Flexibilität und somit einen attraktiveren Arbeitsplatz." Diesem Anspruch der Anwender wollen UTS innovative Softwaresysteme und BCT Deutschland auch in Zukunft gerecht werden. Daher arbeiten die beiden Unternehmen an weiteren Lösungen, um die Immobilienbranche fit für die digitale Zukunft zu machen.


Der Autor:

Thomas Kuckelkorn ist als Manager PR & Kommunikation für die BCT Deutschland GmbH tätig. Mit seiner branchenübergreifenden Enterprise-Information-Management-Technologie sorgt BCT seit 1985 bei Nutzern für transparente, sichere und effiziente Informationsprozesse. Partner erweitern mit den EIM-Komponenten ihr vorhandenes Produkt- und Dienstleistungsportfolio oder entwickeln in Co-Creation mit BCT digitale und plattformbasierte Geschäftsmodelle. Seit 2010 ist das niederländische Unternehmen als BCT Deutschland in Aachen aktiv.

Mehr Info: www.bctsoftware.com

 

 

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

ERP & DMS: Die Cloud macht den Unterschied

WISSENplus
Unternehmen setzen immer stärker auf die Flexibilität, die ihnen Cloud-basierte ERP-Software bietet. Durch Kombination einer ERP-Lösung mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) aus der Cloud können Anwenderunternehmen ein regelrechtes "Kraftpaket" für durchgängige, digitale Prozesse schnüren. Doch nicht alle DMS-Lösungen eignen sich für ein effektives Zusammenspiel. Bei der Auswa...

Weiterlesen

Gemeinsam unschlagbar: CRM und CXM. Oder: So wichtig sind positive Kundenerfahrungen für den Unternehmenserfolg

Customer-Relationship-Management und Customer-Experience-Management - zwei Begriffe, deren Bedeutung in der Unternehmenswelt immer weiter steigt. Trotzdem wissen viele Entscheider oder Zuständige noch immer nicht so genau, was sich dahinter verbirgt, und selbst das Gerücht, beide Bezeichnungen seien Synonyme füreinander, hält sich hartnäckig. Dabei bauen die beiden Kundenmanagement-Methoden zwar ...

Weiterlesen

HR goes digital: Ist Personalarbeit 4.0 schon Realität?

WISSENplus
Der Einflussbereich der HR-Abteilung wandelt sich. Mehr und mehr müssen Personaler Strategen, Enabler und Change-Manager sein. Doch ihre hohe Arbeitslast bremst sie aus. Den nötigen Freiraum schaffen digitalisierte, automatisierte Prozesse. Eine neue Studie zeigt den Status quo....

Weiterlesen

Viktoriaschule Aachen setzt auf Cloud-managed WLAN

WISSENplus
In einer Gruppenarbeitsphase recherchieren Schülerinnen und Schüler gemeinsam zu einer aktuellen Frage im Geschichtsunterricht mit schuleigenen Tablets. Währenddessen stellt ein Physik-Lehrer im Fachraum seiner Klasse online Materialien zur Verfügung und streamt im Anschluss daran über WLAN die Aufzeichnung eines aufwändigen Experiments mit dem Beamer. Nach dem Unterricht sichten Lehrkräfte Arb...

Weiterlesen

Online-Events – das neue „Normal“

WISSENplus
Webinare boomen. Damit sie nicht zur langweiligen Werbeveranstaltung verkommen, sollten Veranstalter nutzwertigen Inhalt bieten. Ein wenig Marketing und professionelle Technik helfen außerdem dabei, Events über das Netz zu füllen und möglichst viele interessante Menschen zu erreichen....

Weiterlesen

Evolutionäre Entwicklung: Mehr als nur ein Unternehmen

WISSENplus
Das einzig Sichere ist die Unsicherheit, und das einzig Beständige die Unbeständigkeit. Wie oft wurde diese Aussage locker daher gesagt. Nun aber trifft sie uns mit voller Wucht. Die Konsequenz: Wir sollten so rasch wie möglich überlegen und entscheiden, welche neuen Kompetenzen und Handlungsstrategien wir aufbauen müssen, um auch zukünftig Navigationsfähigkeit zu beweisen. Krisen eröffnen imm...

Weiterlesen

Die Zukunft der Wissensarbeit

Genau jetzt ist es an der Zeit, Arbeit - besonders im Rahmen von Remote Work - neu zu bewerten. Die ursprünglich durch Covid-19 erzwungene rasante Umstellung auf Remote Work in vielen Unternehmen stellt eine Chance dar, die Arbeit an sich nachhaltig zum Nutzen unseres sozialen sowie wirtschaftlichen Wohlergehens zu verändern. Wenn Unternehmen das Potential erkennen, sich anpassen und auf die Bedürfnisse...

Weiterlesen