2020/11 | Fachbeitrag | Automatisierung

Effizientere Prozesse, transparente Workflows: Die Zukunft der Immobilienbranche ist digital

Viele Immobilienverwalter halten in ihren internen Workflows und der Kundenkommunikation immer noch an papiergebundenen Prozessen fest - mit allen Nachteilen, die sich daraus ergeben. Die zeigen sich etwa am Beispiel der Rechnungsverarbeitung. Die notwendige Belegprüfung, zum Beispiel durch den Vermögensverwalter eines institutionellen Immobilieninvestors, ist mit Papierbergen kaum kontaktlos realisierbar. Die zukunftsweisende Lösung lautet Digitalisierung. Denn sie ermöglicht, alle Prozesse online - also ohne physischen Kontakt - durchzuführen. Digitalisierung macht Prozesse zudem wesentlich transparenter und nachvollziehbarer. Natürlich ist dabei Grundvoraussetzung, dass alle Daten der ein- und ausgehenden Dokumente sicher und nachprüfbar gespeichert und übertragen werden.

Bildquelle: (C) mohamed Hassan / Pixabay

Es gibt weitere gute Argumente für die Digitalisierung in der Wohnungs- und Hausverwaltung. Zum einen ist der Wunsch nach vereinfachten Abläufen und einer daraus resultierenden Arbeitserleichterung und Effizienzsteigerung groß. Zum anderen wachsen die Ansprüche der Kunden: Sie kennen die Vorteile digitaler und mobiler Tools aus ihrem privaten Alltag und wollen diese auch in Zusammenarbeit mit ihren Immobilien-Dienstleistern genießen. Doch viele Unternehmen der Branche tun sich schwer mit dem entscheidenden Schritt in Richtung einer konkreten digitalen Lösung.

Hier ist Mut gefragt

"Beim Thema Digitalisierung sind kurze Entscheidungswege und auch ein bisschen Mut gefragt", weiß Guido Krüger, Geschäftsführer der kfh Immobilien Management GmbH. Das 2001 gegründete Unternehmen ist spezialisiert auf die Immobilienverwaltung für institutionelle Immobilieneigentümer, betreut aber auch private Immobilienbesitzer. Neben dem Hauptsitz in Bielefeld gibt es weitere Niederlassungen in Berlin, Köln und Leipzig. Schon 2011 startete kfh das digitale Arbeiten mit der Einführung der Immobilienverwaltungssoftware KARTHAGO der UTS innovative Softwaresysteme GmbH. Als weiterer wichtiger Schritt folgte Ende 2019 die Einführung des Rechnungsimports per automatischer Texterkennung aus eingescannten Papierdokumenten. Um das digitale Leistungsspektrum von KARTHAGO im Bereich Rechnungsworkflow zu ergänzen, erweiterte UTS seine Lösung bereits 2018 um die Capture-Komponente des strategischen Partners BCT Deutschland GmbH.

Papierflut ade

Mit einem Team von 70 Mitarbeitern verwaltet kfh rund 12.000 Einheiten in ganz Deutschland. Die Menge der täglich eingehenden Rechnungen - vor allem klassisch als Papierpost - ist also beachtlich. Der häufige Wechsel zwischen Papierdokument und Computerbildschirm und die vielen manuellen Prozessschritte machten die Rechnungsverarbeitung früher sehr komplex. Nach der händischen Registrierung der eingegangenen Rechnung via Stempel wurde sie an den zuständigen Sachbearbeiter zur sachlichen Prüfung weitergeleitet. Anschließend folgte die finale Prüfung in der Buchhaltung - erneut mit händischer Erfassung im Rechnungsbuch der Immobilienverwaltungssoftware.

Heute entfallen viele zeitaufwändige Zwischenschritte. Stattdessen wissen die Mitarbeiter die automatisierten und digitalen Rechnungsworkflows zu schätzen. "Nach intensiven Gesprächen über die neuen Workflows hat die Einführung des Digitalisierungsprojekts auf breiter Fläche zu Akzeptanz in unserem Unternehmen geführt", berichtet Krüger. "Der Mehrwert der effizienteren Abwicklung kommt natürlich auch bei unseren Kunden an." So bietet kfh unter anderem ein regelmäßiges professionelles Reporting an, welches jederzeit Auskunft zum Status quo gibt.

Kunden können nun beispielsweise alle Belegsichtungen vollständig online machen. "Viele haben das sehr dankbar angenommen", berichtet Krüger. Abgesehen davon, dass diese Aufgabe nun kontaktlos erfolgen kann, bleibt auch die Zeit für eine ausführliche Prüfung am selbstgewählten Arbeitsplatz. Zudem machen die digitalen Workflows es möglich, Fragen von Wirtschaftsprüfern schnell und unkompliziert zu klären.

Auf dem Weg in die Zukunft

Neben kfh hat UTS 1.400 weitere Kunden aus den Bereichen der Miet- und WEG-Verwaltung, die mit ihnen gemeinsam den digitalen Weg beschreiten. "Die Branche ist auf einem guten Weg, sich fit für die Zukunft zu machen", ist Susanne Liély-Sobania, Geschäftsführerin bei UTS, sicher. "Und wir gehen diesen Weg mit ihr, indem wir unser Angebot den Anforderungen entsprechend beständig weiterentwickeln.“

Durch das Zusammenspiel der Software KARTHAGO und der Erfassungs-Lösung von BCT Deutschland sind die Abläufe deutlich schlanker; die intuitive Bedienbarkeit sorgt zudem für eine merklich verbesserte Arbeitseffizienz. Denn selbst unterschiedliche Rechnungstypen werden nun einheitlich digital bearbeitet - jene mit gesondertem Umsatzsteuerausweis in der Mietverwaltung genauso wie jene ohne Umsatzsteuerausweis in der WEG-Verwaltung.

Dazu werden zunächst die per Scan digitalisierten oder bereits digital eingetroffenen Dokumente in die UTS-Software hochgeladen. "Unsere Capture-Komponente erfasst und erkennt alle relevanten Informationen aus einer Rechnung ganz automatisch", beschreibt Ralph Mastenbroek, Geschäftsführer bei BCT Deutschland. Über eine Schnittstelle werden die Daten anschließend im Rechnungseingangsbuch der Immobilienverwaltungssoftware vorerfasst und die PDF-Rechnung dazu hinterlegt. Der Nutzer hat alles ganz transparent im Blick und Zahlungsträger können so viel schneller erstellt werden.

Nach Freigabe und Buchung der Zahlung wird die Rechnung auch mit der Buchung im Kontoauszug verknüpft. Beleg und Buchung sind dann nur einen Klick voneinander entfernt und können bei der Prüfung durch Beirat, Eigentümer oder Mieter schnell und unkompliziert digital eingesehen werden. Langwieriges Kopieren der Belege und der Versand per Post erübrigen sich.

Fazit

Das Team von kfh profitiert bereits jetzt im Bereich der digitalen Rechnungsverarbeitung von kurzen Entscheidungswegen und einer schnelleren Reaktionszeit. "Damit sind wir gut aufgestellt für die Zukunft", sagt Krüger. "Das ist unser Selbstverständnis als zeitgemäßer Immobilienverwalter. Durch die optimierten internen Prozesse bieten wir unseren Mitarbeitern zudem ein höheres Maß an Flexibilität und somit einen attraktiveren Arbeitsplatz." Diesem Anspruch der Anwender wollen UTS innovative Softwaresysteme und BCT Deutschland auch in Zukunft gerecht werden. Daher arbeiten die beiden Unternehmen an weiteren Lösungen, um die Immobilienbranche fit für die digitale Zukunft zu machen.


Der Autor:

Thomas Kuckelkorn ist als Manager PR & Kommunikation für die BCT Deutschland GmbH tätig. Mit seiner branchenübergreifenden Enterprise-Information-Management-Technologie sorgt BCT seit 1985 bei Nutzern für transparente, sichere und effiziente Informationsprozesse. Partner erweitern mit den EIM-Komponenten ihr vorhandenes Produkt- und Dienstleistungsportfolio oder entwickeln in Co-Creation mit BCT digitale und plattformbasierte Geschäftsmodelle. Seit 2010 ist das niederländische Unternehmen als BCT Deutschland in Aachen aktiv.

Mehr Info: www.bctsoftware.com

 

 

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Mit Chatbots immer topaktuell informiert

WISSENplus
Im Kundendienst und im Marketing haben Chatbots ihren Platz gefunden. Noch kaum bekannt ist ihr Potenzial aber in der Wissensvermittlung. Mit Chatbots lässt sich Wissen kurz, mobil und interaktiv weitergeben. Kurz: Sie treffen den Zeitgeist und holen Anwender dort ab, wo sie sind: beim Messaging. Ohne neue App lassen sich so beispielsweise neue Mitarbeiter in einen Betrieb einführen, Awareness-Kampa...

Weiterlesen

Firmen-Events digital moderieren

WISSENplus
Je vernetzter die Strukturen in Unternehmen und je komplexer ihre Problemlösungen sind, umso größer ist der Bedarf an bereichs- und oft sogar unternehmensübergreifender Abstimmung und Kooperation. Entsprechend viele Workshops und Meetings fanden zumindest bis zum Ausbruch der Corona-Krise in den Unternehmen statt; zudem Kick-offs und Tagungen, an denen oft Hunderte und zuweilen sogar Tausende von ...

Weiterlesen

Digitales Wissen aufbauen, aber wie?

WISSENplus
Plötzlich ging es ganz schnell. Die Coronavirus-Krise krempelte im wahrsten Sinne des Wortes innerhalb weniger Wochen unsere gesamte Arbeitswelt um. Auf einmal ist all das Alltag geworden, was bis vor kurzem für viele immer noch wie eine Zukunftsvision aussah: Home-Office, virtuelle Meetings über Zoom oder Skype oder andere Online-Tools. Genau das treibt die digitale Transformation in einem atember...

Weiterlesen

Industrie 4.0: Der Mensch lenkt den Erfolg

WISSENplus
Das Industrial Internet of Things (IIoT) entscheidet darüber, dass der produzierende Mittelstand und Konzerne sowie der Produktionsstandort Deutschland im internationalen Wettbewerb bestehen. Die Herausforderung liegt vordergründig in der Vernetzung von Maschinen und Werkzeugen in nahtlos digitalen Ende-zu-Ende Prozessketten. Die Technik, das Fachwissen der Ingenieure, IT-Experten, Produktionsplaner und ...

Weiterlesen

Diakonie, Einzelhandel & Co. setzen auf Mitarbeiter-Apps

WISSENplus
Unternehmen haben digitale Lösungen bisher hauptsächlich für Büro-Arbeitsplätze genutzt. Gewerbliche Angestellte werden jedoch noch immer größtenteils analog informiert, zum Beispiel über Anschlagbretter. In einer Kundenbefragung fanden die Digitalisierungsexperten von Beekeeper heraus, welche Folgen dies hat: Pro Woche suchen gewerbliche Angestellte durchschnittlich drei Stunden nach Informati...

Weiterlesen

Know Your Customer: Prüfungspflichten automatisieren

WISSENplus
Seit 2020 gelten verschärfte Prüfungs- und Meldepflichten, um Geldwäsche oder Terrorfinanzierung aufzudecken. Inzwischen geht der Kreis der KYC-"Verpflichteten" (Know Your Customer, kenne Deinen Kunden) weit über den Finanzsektor hinaus. Auch Digitalplattformen, Immobilien-, Kunst- & Güterhändler müssen bei Barzahlungen hoher Beträge künftig KYC-Prüfungen durchführen. Angesich...

Weiterlesen

Vom Employer Branding zur Employer Reputation

WISSENplus
Der Arbeitsmarkt verändert sich zunehmend: Hatten Unternehmen früher noch die freie Wahl zwischen einer Vielzahl an Bewerbern, so wird es heute immer schwieriger, qualifiziertes Fachpersonal für vakante Stellen zu finden. Die verstärkte Digitalisierung des nationalen und internationalen Recruiting-Prozesses geht mit der wachsenden Bedeutung des eigenen Rufs auf Online-Plattformen einher. Bewertung...

Weiterlesen

Digitale Hochschullehre als Bildungsherausforderung

WISSENplus
Hochschullehrende übernehmen eine besondere Verantwortung für die Zukunft in einer digitalisierten Welt. Sie müssen den Studierenden digitale Erfahrungen ermöglichen, auch dann wenn es für sie selbst eine persönliche Herausforderung darstellt. Im Projekt MathEdu Digital an der Pädagogischen Hochschule Schwäbisch Gmünd geht es daher um die Identifikation von Barrieren und deren Abbau, aber auc...

Weiterlesen