Erfahrungsberichte aus den verschiedensten Branchen verdeutlichen das Potenzial, das der Einsatz von ECM-Systemen freisetzen kann. So lassen sich beispielsweise bei Finanzdienstleistern bis zu 40 Prozent aller eingehenden Dokumente und Vertragsunterlagen automatisch in die richtigen Bestandssysteme überführen – dank smarter OCR-Texterkennung und Dokumentenklassifikation.
Ein weltweit agierender Post- und Logistikdienstleister wiederum ein ECM-System für das E-Mail-Management ein. Damit ist es möglich, 80 Prozent aller Kundenanfragen per E-Mail innerhalb von nur zwei Stunden zu beantworten, während dies zuvor lediglich mit 20 Prozent der Kundenanfragen gelungen ist. Aber auch das Eingangsvolumen an elektronischer Post lässt sich deutlich senken. Der B2B-Support eines Technologie-Konzerns konnte nach dem Einsatz einer E-Mail-Management Software den Rückgang um zwölf Prozent vermelden – die schnelle und kompetente Erledigung der Kundenanfragen führte zu deutlich weniger Rückfragen.
Der Zeitfaktor kann auch bei Versicherungen hinsichtlich Einsparungen eine große Rolle spielen: So wurde im Maklerservice einer Krankenversicherung mit einer ECM-Software die durchschnittliche Bearbeitungsdauer je Vorgang um 90 Prozent gesenkt.
Dies alles sind messbare Effizienzgewinne und Qualitätsverbesserungen, die im Zuge der Implementierung einer Enterprise Content Management Software realisiert werden konnten. Die Einsparungen erreichen in einigen Fällen einen mittleren Millionenbetrag – jedes Laufzeitjahr. Als Lösung für die smarte Erfassung und Verwaltung von Informationen in Dokumenten Management und Posteingang verbessern ECM-Systeme die Produktivität des Unternehmens – insbesondere, wenn wachsende Volumina in Posteingang und Call Center erwartet werden.
Aber bei genauer Betrachtung geht es sogar um mehr. Die Gewinnung von Informationen als Entscheidungshilfe ist im Zeitalter der Digitalisierung zu einem wesentlichen Unterscheidungsmerkmal im wettbewerbsorientierten Markt geworden. Es kann durchaus riskant sein, wenn Unternehmen nicht bereits heute eine klare Strategie im Enterprise Information Management (EIM) verfolgen. Denn Wissen ist der Kern jeder Effizienz bei der Verarbeitung größerer Volumen textbasierter Informationen – Stichwort Big Data.
Viele Unternehmen kämpfen schon heute mit der Verwaltung geschäftskritischer Informationen aus Quellen, die sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens liegen. Smarte Geschäftsinformationen sind Vermögenswerte. Und mit fast 200 Millionen E-Mails, die weltweit jede Minute versendet werden, kommen täglich neue Daten hinzu. ECM-Software begleitet den gesamten Lebenszyklus dieser Informationen von der Erstellung und Verwaltung bis zur Speicherung, Verteilung, Archivierung und letztlich Disposition. Unternehmen sollten ihre ECM-Lösung als Teil ihrer EIM-Strategie sehen; als End-to-End-Management von Informationen über Ressourcen und Prozesse.
Gerade in Unternehmen mit mehreren hundert oder sogar tausenden von Mitarbeitern und Standorten im In- wie im Ausland, stehen die Human-Resources-Abteilungen vor der Herausforderung, stets den Überblick über die besetzten und offenen Stellen zu behalten und die unterschiedlichen Aufgabenbereiche sinnvoll zu strukturieren. Innovative Personalarbeit ist also längst keine rein administrative Aufgabe mehr. P...
Wir erleben es tagtäglich: Die Menge an digitalen Informationen explodiert. Die effiziente Bewirtschaftung von E-Mails, SMS, Instant-Messages, Word-Files, PDF-Dokumenten, Bildern, Soundfiles und Videos wird im Geschäftsalltag immer wichtiger – und anspruchsvoller. Ein Ende ist nicht in Sicht, im Gegenteil: Die Analysten der International Data Corp. (IDC) etwa prognostizieren eine Zunahme der Menge an di...
„Where IT works“ – mit diesem gemeinsamen Claim trägt das Messeduo aus DMS EXPO und IT & Business auch in diesem Jahr der Nachfrage der Besucher Rechnung: 90 Prozent von ihnen interessierten sich bereits 2011 für Unternehmenssoftware, 85 Prozent kamen mit Investitionsabsichten zu dem IT-Event im Herbst. Daran anknüpfend richten die Ausstellungen den Fokus auf den Nutzen, den Unternehmen aus der IT ...
Viele Lösungsansätze im Outputmanagement basieren darauf, die verschiedenartige Unternehmenskorrespondenz gebündelt einer zentralen Verarbeitung zur Verfügung zu stellen. Doch gibt es den universellen Heilsbringer wirklich – vor allem im Hinblick auf die unzähligen individuellen Briefe, die tagtäglich verfasst werden müssen?...
Während der Verkauf von Desktop-Computern zurückgeht, verbreiten sich mobile, internetfähige Geräte immer rasanter. Sie sind heute nicht mehr nur Begleiter für den persönlichen Lebensstil des Verbrauchers, sondern auch ein oft unverzichtbares Werkzeug für die tägliche Arbeit. Doch wie lassen sich Smartphones, Tablets und Co. effizient und sicher in die geschäftlichen Arbeitsabläufe integrieren, un...
Kleine wie große Unternehmen setzen zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse immer häufiger auf Enterprise Information Management (EIM). Wohin aktuell die Entwicklung von EIM geht, erklärt Eva Bischoff, Geschäftsführerin von BCT Deutschland, im Interview....
Es ist eine unumstößliche Wahrheit unserer Zeit, dass in der Geschäftswelt ohne IT nichts mehr läuft. Das Gleiche gilt übrigens für das Gesundheitswesen, die Stromversorger und den gesamten Flugverkehr. Unbestritten ist auch, dass die Daten, die in einem Unternehmen auf Basis der eigesetzten IT produziert werden, immer stärker ins Zentrum der Aufmerksamkeit rücken. Denn der wirtschaftliche Erfolg wi...
In Krisenzeiten müssen Unternehmen sparen. Daher untersuchen sie in der Regel auch alle Kosten und Prozesse auf Einsparpotenzial. Dieses Vorgehen birgt allerdings Risiken, denn allein durch Einsparungen ist noch kein Betrieb gesundet. Vielmehr ist es wichtig, parallel zu den Einsparungen auch neues Geschäftspotenzial zu generieren. Das Stichwort lautet hier „Innovationen“, wobei sich dies nicht nur au...
