Erfahrungsberichte aus den verschiedensten Branchen verdeutlichen das Potenzial, das der Einsatz von ECM-Systemen freisetzen kann. So lassen sich beispielsweise bei Finanzdienstleistern bis zu 40 Prozent aller eingehenden Dokumente und Vertragsunterlagen automatisch in die richtigen Bestandssysteme überführen – dank smarter OCR-Texterkennung und Dokumentenklassifikation.
Ein weltweit agierender Post- und Logistikdienstleister wiederum ein ECM-System für das E-Mail-Management ein. Damit ist es möglich, 80 Prozent aller Kundenanfragen per E-Mail innerhalb von nur zwei Stunden zu beantworten, während dies zuvor lediglich mit 20 Prozent der Kundenanfragen gelungen ist. Aber auch das Eingangsvolumen an elektronischer Post lässt sich deutlich senken. Der B2B-Support eines Technologie-Konzerns konnte nach dem Einsatz einer E-Mail-Management Software den Rückgang um zwölf Prozent vermelden – die schnelle und kompetente Erledigung der Kundenanfragen führte zu deutlich weniger Rückfragen.
Der Zeitfaktor kann auch bei Versicherungen hinsichtlich Einsparungen eine große Rolle spielen: So wurde im Maklerservice einer Krankenversicherung mit einer ECM-Software die durchschnittliche Bearbeitungsdauer je Vorgang um 90 Prozent gesenkt.
Dies alles sind messbare Effizienzgewinne und Qualitätsverbesserungen, die im Zuge der Implementierung einer Enterprise Content Management Software realisiert werden konnten. Die Einsparungen erreichen in einigen Fällen einen mittleren Millionenbetrag – jedes Laufzeitjahr. Als Lösung für die smarte Erfassung und Verwaltung von Informationen in Dokumenten Management und Posteingang verbessern ECM-Systeme die Produktivität des Unternehmens – insbesondere, wenn wachsende Volumina in Posteingang und Call Center erwartet werden.
Aber bei genauer Betrachtung geht es sogar um mehr. Die Gewinnung von Informationen als Entscheidungshilfe ist im Zeitalter der Digitalisierung zu einem wesentlichen Unterscheidungsmerkmal im wettbewerbsorientierten Markt geworden. Es kann durchaus riskant sein, wenn Unternehmen nicht bereits heute eine klare Strategie im Enterprise Information Management (EIM) verfolgen. Denn Wissen ist der Kern jeder Effizienz bei der Verarbeitung größerer Volumen textbasierter Informationen – Stichwort Big Data.
Viele Unternehmen kämpfen schon heute mit der Verwaltung geschäftskritischer Informationen aus Quellen, die sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens liegen. Smarte Geschäftsinformationen sind Vermögenswerte. Und mit fast 200 Millionen E-Mails, die weltweit jede Minute versendet werden, kommen täglich neue Daten hinzu. ECM-Software begleitet den gesamten Lebenszyklus dieser Informationen von der Erstellung und Verwaltung bis zur Speicherung, Verteilung, Archivierung und letztlich Disposition. Unternehmen sollten ihre ECM-Lösung als Teil ihrer EIM-Strategie sehen; als End-to-End-Management von Informationen über Ressourcen und Prozesse.
Mit der ECM-Technologie wird das physische Datenarchiv abgelöst. Gleichzeitig steigen die zu verwaltenden Datenmengen. Ein Teil des erhöhten Verwaltungsaufwands lässt sich durch sinkende Beschaffungskosten der Speichertechnologie einsparen. Zudem gehen die Transaktionskosten durch die Automatisierung der Datenverarbeitungsprozesse zurück. Dennoch steht die Frage im Raum, wie der größtmögliche Nutzen ...
„Where IT works“ – mit diesem gemeinsamen Claim trägt das Messeduo aus DMS EXPO und IT & Business auch in diesem Jahr der Nachfrage der Besucher Rechnung: 90 Prozent von ihnen interessierten sich bereits 2011 für Unternehmenssoftware, 85 Prozent kamen mit Investitionsabsichten zu dem IT-Event im Herbst. Daran anknüpfend richten die Ausstellungen den Fokus auf den Nutzen, den Unternehmen aus der IT ...
Viele Mitarbeiter, viele Computer, die flexibel genutzt werden – hier kann schnell der Überblick verloren gehen. Insbesondere in großen Unternehmen ist die Kontrolle von Adminrechten zeitaufwändig und die unreglementierte Vergabe derselben kann zu einem nicht einzuschätzenden Sicherheitsrisiko führen. Diesen Problemen stellte sich vor drei Jahren eines der größten Medienunternehmen in Deutschland, ...
Bald ist es wieder so weit: Vom 23. bis 25. Oktober 2012 kommt auf der DMS EXPO 2012, der Leitmesse für Enterprise Content Management (ECM), das Who's who der ECM-Anbieter zusammen. Sie zeigen Entscheidern, welche Systeme und Lösungen für die Optimierung der unternehmensweiten Informationsverarbeitung verfügbar sind. Zusätzlicher Mehrwert für DMS EXPO-Besucher: Parallel durchgeführt mit der IT & Bus...
Es ist eine unumstößliche Wahrheit unserer Zeit, dass in der Geschäftswelt ohne IT nichts mehr läuft. Das Gleiche gilt übrigens für das Gesundheitswesen, die Stromversorger und den gesamten Flugverkehr. Unbestritten ist auch, dass die Daten, die in einem Unternehmen auf Basis der eigesetzten IT produziert werden, immer stärker ins Zentrum der Aufmerksamkeit rücken. Denn der wirtschaftliche Erfolg wi...
Mit dem Trend zu Unternehmensportalen steigt die Menge an Informationen, auf die der einzelne Mitarbeiter zugreifen kann, weiter an. Als Folge der Informationsflut verbringen Mitarbeiter in Unternehmen einen beträchtlichen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen und finden dabei oftmals die aktuell benötigten Inhalte nicht. Die Konsequenz: Der Mitarbeiter erstellt diese notgedrungen selbst...
Gerade in Unternehmen mit mehreren hundert oder sogar tausenden von Mitarbeitern und Standorten im In- wie im Ausland, stehen die Human-Resources-Abteilungen vor der Herausforderung, stets den Überblick über die besetzten und offenen Stellen zu behalten und die unterschiedlichen Aufgabenbereiche sinnvoll zu strukturieren. Innovative Personalarbeit ist also längst keine rein administrative Aufgabe mehr. P...
Trotz E-Mail, Online-Service-Formularen und Social Media, die klassische Briefzustellung bleibt in vielen Branchen das wichtigste Kommunikationsmittel. Überall dort, wo ein schriftlicher Nachweis nötig ist und Rechtsverbindlichkeit sowie Revisionssicherheit kritische Aspekte sind, ist ein Stück Papier, über ein Postunternehmen zugestellt, die sicherste und einfachste Methode. Insbesondere Unternehmen mi...
