Erfahrungsberichte aus den verschiedensten Branchen verdeutlichen das Potenzial, das der Einsatz von ECM-Systemen freisetzen kann. So lassen sich beispielsweise bei Finanzdienstleistern bis zu 40 Prozent aller eingehenden Dokumente und Vertragsunterlagen automatisch in die richtigen Bestandssysteme überführen – dank smarter OCR-Texterkennung und Dokumentenklassifikation.
Ein weltweit agierender Post- und Logistikdienstleister wiederum ein ECM-System für das E-Mail-Management ein. Damit ist es möglich, 80 Prozent aller Kundenanfragen per E-Mail innerhalb von nur zwei Stunden zu beantworten, während dies zuvor lediglich mit 20 Prozent der Kundenanfragen gelungen ist. Aber auch das Eingangsvolumen an elektronischer Post lässt sich deutlich senken. Der B2B-Support eines Technologie-Konzerns konnte nach dem Einsatz einer E-Mail-Management Software den Rückgang um zwölf Prozent vermelden – die schnelle und kompetente Erledigung der Kundenanfragen führte zu deutlich weniger Rückfragen.
Der Zeitfaktor kann auch bei Versicherungen hinsichtlich Einsparungen eine große Rolle spielen: So wurde im Maklerservice einer Krankenversicherung mit einer ECM-Software die durchschnittliche Bearbeitungsdauer je Vorgang um 90 Prozent gesenkt.
Dies alles sind messbare Effizienzgewinne und Qualitätsverbesserungen, die im Zuge der Implementierung einer Enterprise Content Management Software realisiert werden konnten. Die Einsparungen erreichen in einigen Fällen einen mittleren Millionenbetrag – jedes Laufzeitjahr. Als Lösung für die smarte Erfassung und Verwaltung von Informationen in Dokumenten Management und Posteingang verbessern ECM-Systeme die Produktivität des Unternehmens – insbesondere, wenn wachsende Volumina in Posteingang und Call Center erwartet werden.
Aber bei genauer Betrachtung geht es sogar um mehr. Die Gewinnung von Informationen als Entscheidungshilfe ist im Zeitalter der Digitalisierung zu einem wesentlichen Unterscheidungsmerkmal im wettbewerbsorientierten Markt geworden. Es kann durchaus riskant sein, wenn Unternehmen nicht bereits heute eine klare Strategie im Enterprise Information Management (EIM) verfolgen. Denn Wissen ist der Kern jeder Effizienz bei der Verarbeitung größerer Volumen textbasierter Informationen – Stichwort Big Data.
Viele Unternehmen kämpfen schon heute mit der Verwaltung geschäftskritischer Informationen aus Quellen, die sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens liegen. Smarte Geschäftsinformationen sind Vermögenswerte. Und mit fast 200 Millionen E-Mails, die weltweit jede Minute versendet werden, kommen täglich neue Daten hinzu. ECM-Software begleitet den gesamten Lebenszyklus dieser Informationen von der Erstellung und Verwaltung bis zur Speicherung, Verteilung, Archivierung und letztlich Disposition. Unternehmen sollten ihre ECM-Lösung als Teil ihrer EIM-Strategie sehen; als End-to-End-Management von Informationen über Ressourcen und Prozesse.
Modernes Contentmanagement sieht sich vor neuen Herausforderungen. Mit den Veränderungen in den Nutzungsgewohnheiten des Internets sind auch die Anforderungen an Contentmanagement-Systeme (CMS) gewachsen. Klassische Lösungen durften sich noch damit begnügen, für eine unilaterale Kommunikation ausgelegt zu sein: Der Web-Redakteur erhält Inhalte aus einer einzigen Quelle – im Falle von Print-Medien aus...
Mit der Änderung des Qualitätsstandards ISO 9001 zur Jahrtausendwende hat in vielen Betrieben ein Umdenken stattgefunden. Der Fokus liegt nun nicht mehr allein auf Produktqualität, Messresultaten oder Fehlermeldungen, sondern vor allem auf dem Prozesswissen der Mitarbeiter und der Prozessüberwachung. ISO 9001 beschrieb erstmals eine Prozesslandkarte mit einer klaren Darstellung der Prozessverantwortung ...
Handbücher und Betriebsanleitungen zu Automatisierungsprodukten erstellen bei Schneider Electric verschiedene, international verteilte technische Schreibbüros. Einheitliche Dokumentationssprache ist Englisch. Da Inhalte von Muttersprachlern und Nicht-Muttersprachlern erstellt werden, waren die Dokumente von stark unterschiedlicher Qualität und von verschiedenen Schreibstilen geprägt. Um den Prozess zu v...
Viele Mitarbeiter, viele Computer, die flexibel genutzt werden – hier kann schnell der Überblick verloren gehen. Insbesondere in großen Unternehmen ist die Kontrolle von Adminrechten zeitaufwändig und die unreglementierte Vergabe derselben kann zu einem nicht einzuschätzenden Sicherheitsrisiko führen. Diesen Problemen stellte sich vor drei Jahren eines der größten Medienunternehmen in Deutschland, ...
Auftragsbestätigung, Lieferavise, Rechnung, Mailing, Infopost. B2B, B2C und B2G. Schriftliche Kundenkommunikation hat viele Gesichter und verteilt sich inzwischen auf etliche Formate und Übermittlungswege, ob Papier, digital oder beides. Mehr denn je sind IT-gestützte Prozesse gefragt. Doch wie lassen sich diese intelligent gestalten? Wo können Unternehmen ansetzen? Was bringt wirklich weiter? Ageliki ...
Mit schnelleren Netzwerken, einer höheren Verfügbarkeit und einem verbesserten Performance-Management ist die IT heute besser aufgestellt als noch vor einigen Jahren. Allerdings gibt es nach wie vor einen Aspekt, der die IT-Performance negativ beeinflusst:der Mensch als Fehlerquelle....
Wenn Big Data das „Öl des 21. Jahrhunderts“ ist, wie Analysten gerne titulieren, so entspricht die Datenaufbereitung dem Raffinerieprozess und das Business Process Management (BPM) dem Versorgungssystem, adäquat einer Tankstelleninfrastruktur. BPM liefert den raffinierten Treibstoff für die Geschäftsprozesse. Aber die Big-Data-Industrie steckt derzeit noch in den Kinderschuhen, ähnlich wie die Öli...
„Where IT works“ – mit diesem gemeinsamen Claim trägt das Messeduo aus DMS EXPO und IT & Business auch in diesem Jahr der Nachfrage der Besucher Rechnung: 90 Prozent von ihnen interessierten sich bereits 2011 für Unternehmenssoftware, 85 Prozent kamen mit Investitionsabsichten zu dem IT-Event im Herbst. Daran anknüpfend richten die Ausstellungen den Fokus auf den Nutzen, den Unternehmen aus der IT ...
