Erfahrungsberichte aus den verschiedensten Branchen verdeutlichen das Potenzial, das der Einsatz von ECM-Systemen freisetzen kann. So lassen sich beispielsweise bei Finanzdienstleistern bis zu 40 Prozent aller eingehenden Dokumente und Vertragsunterlagen automatisch in die richtigen Bestandssysteme überführen – dank smarter OCR-Texterkennung und Dokumentenklassifikation.
Ein weltweit agierender Post- und Logistikdienstleister wiederum ein ECM-System für das E-Mail-Management ein. Damit ist es möglich, 80 Prozent aller Kundenanfragen per E-Mail innerhalb von nur zwei Stunden zu beantworten, während dies zuvor lediglich mit 20 Prozent der Kundenanfragen gelungen ist. Aber auch das Eingangsvolumen an elektronischer Post lässt sich deutlich senken. Der B2B-Support eines Technologie-Konzerns konnte nach dem Einsatz einer E-Mail-Management Software den Rückgang um zwölf Prozent vermelden – die schnelle und kompetente Erledigung der Kundenanfragen führte zu deutlich weniger Rückfragen.
Der Zeitfaktor kann auch bei Versicherungen hinsichtlich Einsparungen eine große Rolle spielen: So wurde im Maklerservice einer Krankenversicherung mit einer ECM-Software die durchschnittliche Bearbeitungsdauer je Vorgang um 90 Prozent gesenkt.
Dies alles sind messbare Effizienzgewinne und Qualitätsverbesserungen, die im Zuge der Implementierung einer Enterprise Content Management Software realisiert werden konnten. Die Einsparungen erreichen in einigen Fällen einen mittleren Millionenbetrag – jedes Laufzeitjahr. Als Lösung für die smarte Erfassung und Verwaltung von Informationen in Dokumenten Management und Posteingang verbessern ECM-Systeme die Produktivität des Unternehmens – insbesondere, wenn wachsende Volumina in Posteingang und Call Center erwartet werden.
Aber bei genauer Betrachtung geht es sogar um mehr. Die Gewinnung von Informationen als Entscheidungshilfe ist im Zeitalter der Digitalisierung zu einem wesentlichen Unterscheidungsmerkmal im wettbewerbsorientierten Markt geworden. Es kann durchaus riskant sein, wenn Unternehmen nicht bereits heute eine klare Strategie im Enterprise Information Management (EIM) verfolgen. Denn Wissen ist der Kern jeder Effizienz bei der Verarbeitung größerer Volumen textbasierter Informationen – Stichwort Big Data.
Viele Unternehmen kämpfen schon heute mit der Verwaltung geschäftskritischer Informationen aus Quellen, die sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens liegen. Smarte Geschäftsinformationen sind Vermögenswerte. Und mit fast 200 Millionen E-Mails, die weltweit jede Minute versendet werden, kommen täglich neue Daten hinzu. ECM-Software begleitet den gesamten Lebenszyklus dieser Informationen von der Erstellung und Verwaltung bis zur Speicherung, Verteilung, Archivierung und letztlich Disposition. Unternehmen sollten ihre ECM-Lösung als Teil ihrer EIM-Strategie sehen; als End-to-End-Management von Informationen über Ressourcen und Prozesse.
Was macht Unternehmen erfolgreich? Die beiden wichtigsten Faktoren sind Mitarbeiter und Know-how – das hat eine Studie von Haufe zum „Produktiven Umgang mit Wissen in Unternehmen“ ergeben. mifm München – Institut für Marktforschung GmbH hat dafür 300 Geschäftsführer sowie Mitarbeiter mit und ohne Personalverantwortung befragt. Die Ergebnisse der Studie zeigen deutlich, dass gerade die Ressource...
Modernes Contentmanagement sieht sich vor neuen Herausforderungen. Mit den Veränderungen in den Nutzungsgewohnheiten des Internets sind auch die Anforderungen an Contentmanagement-Systeme (CMS) gewachsen. Klassische Lösungen durften sich noch damit begnügen, für eine unilaterale Kommunikation ausgelegt zu sein: Der Web-Redakteur erhält Inhalte aus einer einzigen Quelle – im Falle von Print-Medien aus...
Gerade in Unternehmen mit mehreren hundert oder sogar tausenden von Mitarbeitern und Standorten im In- wie im Ausland, stehen die Human-Resources-Abteilungen vor der Herausforderung, stets den Überblick über die besetzten und offenen Stellen zu behalten und die unterschiedlichen Aufgabenbereiche sinnvoll zu strukturieren. Innovative Personalarbeit ist also längst keine rein administrative Aufgabe mehr. P...
Viele Mitarbeiter, viele Computer, die flexibel genutzt werden – hier kann schnell der Überblick verloren gehen. Insbesondere in großen Unternehmen ist die Kontrolle von Adminrechten zeitaufwändig und die unreglementierte Vergabe derselben kann zu einem nicht einzuschätzenden Sicherheitsrisiko führen. Diesen Problemen stellte sich vor drei Jahren eines der größten Medienunternehmen in Deutschland, ...
Mit dem Trend zu Unternehmensportalen steigt die Menge an Informationen, auf die der einzelne Mitarbeiter zugreifen kann, weiter an. Als Folge der Informationsflut verbringen Mitarbeiter in Unternehmen einen beträchtlichen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen und finden dabei oftmals die aktuell benötigten Inhalte nicht. Die Konsequenz: Der Mitarbeiter erstellt diese notgedrungen selbst...
Kleine wie große Unternehmen setzen zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse immer häufiger auf Enterprise Information Management (EIM). Wohin aktuell die Entwicklung von EIM geht, erklärt Eva Bischoff, Geschäftsführerin von BCT Deutschland, im Interview....
Wir erleben es tagtäglich: Die Menge an digitalen Informationen explodiert. Die effiziente Bewirtschaftung von E-Mails, SMS, Instant-Messages, Word-Files, PDF-Dokumenten, Bildern, Soundfiles und Videos wird im Geschäftsalltag immer wichtiger – und anspruchsvoller. Ein Ende ist nicht in Sicht, im Gegenteil: Die Analysten der International Data Corp. (IDC) etwa prognostizieren eine Zunahme der Menge an di...
Mit schnelleren Netzwerken, einer höheren Verfügbarkeit und einem verbesserten Performance-Management ist die IT heute besser aufgestellt als noch vor einigen Jahren. Allerdings gibt es nach wie vor einen Aspekt, der die IT-Performance negativ beeinflusst:der Mensch als Fehlerquelle....
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