Die Einführung einer neuen ERP-Software stellt eine große Herausforderung dar und erfordert eine sorgfältige Planung. Ist die Entscheidung erst einmal gefallen, sind die Erwartungen an die Funktionalität des Systems meist sehr hoch. Es wird erwartet, dass sich die täglichen Arbeitsabläufe und Leistungskennzahlen deutlich verbessern. Die Bewertung der Leistungsfähigkeit und des Nutzens des eingeführten ERP-Systems ist jedoch eine komplexe Angelegenheit. Welche Key Performance Indicators (KPIs) benötigen Sie, um den Erfolg und die Effizienz Ihrer ERP-Software bewerten zu können?
Bildquelle: (C) Mohamed Hassan / Pixabay
KPIs, die den Erfolg eines ERP-Systems messen können
Bei der Planung und Einführung eines ERP-Systems liegt der Schwerpunkt darin, den Übergang für alle Beteiligten so reibungslos wie möglich zu gestalten. Denn die Implementierung eines solchen Systems ist oft mit einem erheblichen Einsatz von Ressourcen, Zeit und viel Geduld verbunden.
Nachdem das ERP-System in Betrieb genommen wurde, steht die Evaluierung an: Hat sich der ganze Aufwand gelohnt? Wie lässt sich der Erfolg konkret messen? Mit Hilfe der folgenden Key Performance Indicators (KPIs) können Sie beurteilen, ob und wie erfolgreich Ihr ERP-System tatsächlich ist.
Die Kundenzufriedenheit: Kundenzufriedenheit ist ein zentraler Indikator für den Erfolg eines Unternehmens. Ohne zufriedene Kunden steht die Zukunft des Unternehmens auf dem Spiel. Ein leistungsfähiges ERP-System kann entscheidend dazu beitragen, die Kundenbeziehungen zu stärken und den Kundenservice zu verbessern. Daher sind KPIs, die sich direkt auf die Kundenbeziehung beziehen, besonders wertvoll, um die Effektivität Ihres ERP-Systems zu messen. Entscheidende KPIs sind unter anderem die Kundenbindung und die Verkürzung von Reaktions- und Bearbeitungszeiten bei Kundenanfragen.
Die Echtzeitdaten: Ein modernes ERP-System stellt Echtzeitdaten zur Verfügung, die einen detaillierten Einblick in die internen Abläufe ermöglichen. Es empfiehlt sich, diese Echtzeitinformationen vor allem an kritischen Prozessschritten zu nutzen. So können beispielsweise Dashboards genutzt werden, um auf Basis dieser Daten mögliche Fehlerquellen oder Unterbrechungen in der Produktionskette frühzeitig zu erkennen, erklärt Hilmar Brodner vom Open-Source-ERP-Anbieter SYNERPY.
Die internen Kosten: Die Implementierung eines ERP-Systems zielt in der Regel darauf ab, den internen Aufwand und die Belastung der IT-Abteilung zu reduzieren. Durch die Wahl eines geeigneten Mixes aus Hardware, Cloud-Diensten und Software kann dieses Ziel erreicht werden, ohne Abstriche bei der Leistungsfähigkeit machen zu müssen.
Umsatz & Gewinn: Für das Wachstum eines Unternehmens ist die Generierung von Umsatz entscheidend. Kann nach der Einführung eines ERP-Systems eine signifikante Umsatzsteigerung beobachtet werden, die nicht durch andere Einflüsse erklärt werden kann, spricht dies dafür, dass sich die Investition in das System gelohnt hat. Um dies zu beurteilen, sollten bestimmte Kennzahlen genauer analysiert werden. Beispielsweise kann eine Erhöhung des Deckungsbeitrags durch verkürzte Durchlaufzeiten oder eine Kostenreduktion durch eine effizientere Lagerhaltung, die durch das ERP-System ermöglicht wird, auf eine effektive Leistung des Systems hinweisen und damit den Nutzen der Investition untermauern.
Die Arbeitsbelastung: Die Zufriedenheit der Mitarbeiter steht gleichberechtigt neben der Kundenzufriedenheit als wichtiger Erfolgsindikator. Eine ständige Überlastung wirkt sich in der Regel negativ auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter aus. Ein ERP-System kann dazu beitragen, die Arbeitsbelastung deutlich zu reduzieren. Es kann beispielsweise wertvolle Informationen zur Bewertung der Produktionskapazitäten liefern. Aus diesen Informationen können Schlüsse gezogen werden, welche Prozesse gestrafft und verbessert werden können. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen durch das ERP-System kann zu einer Entlastung der Mitarbeiter und damit zu einer höheren Arbeitszufriedenheit führen.
Die Termintreue: Ein weiterer wichtiger Leistungsindikator nach der Einführung eines ERP-Systems ist die Termintreue. Mit Hilfe des Systems kann überwacht werden, ob es zu einer effizienteren Zielerreichung beiträgt und inwieweit sich die Pünktlichkeit seit der Einführung des Systems positiv auf die Kundenzufriedenheit ausgewirkt hat.
Die Lagerumschlagshäufigkeit: Die Lagerumschlagshäufigkeit ist ein aussagekräftiger Indikator für die Anzahl der Verkäufe in einem bestimmten Zeitraum. Der Lagerumschlag und die Optimierung des Lagers sind wesentliche Erfolgsfaktoren. Ein leistungsfähiges ERP-System kann einen klaren Überblick über die Prozesse und Kennzahlen geben. So lässt sich erkennen, ob und welche Verbesserungen stattgefunden haben oder wie zukünftige Optimierungen vorgenommen werden können.
Fazit
Die Wirtschaftlichkeit einer ERP-Software lässt sich anhand spezifischer Kennzahlen recht genau bestimmen. Steigende Kundenzufriedenheit, steigende Umsätze und ein sinkender Arbeitsaufwand zeigen, dass sich die Einführung der ERP-Software gelohnt hat.
Der Autor:
Hilmar Brodner ist Geschäftsführer der SYNERPY GmbH. Die SYNERPY GmbH ist ein mittelständiges Software-Haus und der Hersteller als auch Anbieter des Open Source Warenwirtschaftssystems AvERP.
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