2001/1 | Fachbeitrag | Dokumentenmanagement

Die Technologietrends im Wissensmanagement

von Dr. Peter Schütt

 

Von Peter

Schütt

 

Inhaltsübersicht:

 

 

 

In seinem

Beitrag "Wissensmanagement – wohin geht die Reise?", der in

der aktuellen Ausgabe

Januar 2001 von "wissensmanagement – Das Magazin für

Führungskräfte" erschienen ist, beleuchtet Peter Schütt

die aktuellen Trends sowie absehbare zukünftige Entwicklungen

im Wissensmanagement. Hier können sich (nicht nur!) die Leserinnen

und Leser des gedruckten Magazins nun ergänzend über die

wesentlichen Technologietrends informieren.

 

 

 


Dokumentenmanagement (DM)

 

 

Dokumentenmanagement

ist in vielen Unternehmen bereits im Einsatz. Historisch stammt

es vom Archivieren von Dokumenten, insbesondere aus dem Kundenverkehr

(Faxe, Rechnungen etc.), ab. Bisher dominierten oft eigenständige,

manchmal nicht netzwerkfähige Lösungen.

 

 

Das Interessante

beim Übergang von klassischen papiergestützten Archiven

zu elektronischem Dokumentenmanagement ist aber gerade die Möglichkeit

der Flexibilisierung des Zugriffs auf die dann elektronischen Dokumente,

deren Speicherort im Netzwerk ja beliebig ist. Dies ermöglicht

grundsätzlich eine wesentliche Veränderung der Abläufe.

So kommt es beispielsweise in der Kundenberatung durch direkten

Informationszugriff aller Kundenberater zu einer Beschleunigung

und teilweise inhaltlichen Qualitätsverbesserung. Erst durch

eine den Möglichkeiten entsprechende Veränderung der Unternehmensprozesse

entsteht der Mehrwert solcher Lösungen. Belässt man die

Prozesse, wie sie waren, hat man nur ein altes Verfahren zu höheren

Kosten...

 

 

 

Der Trend geht

damit bei entsprechender Zugriffssteuerung klar zu netzwerkfähigen

DM-Lösungen.

 

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Elektronisches Content Management (e-CM)

 

 

Die zunehmende

Verbreitung des Internets und von Intranets sorgt für eine

neue Stufe in der Entwicklung des Dokumentenmanagements hin zu elektronischem

Content Management. Parallel ist mit PDAs und WAP- oder gar UMTS-Handys

eine rasche Diversifizierung der Endgeräte, die heute noch

fast ausschließlich PCs oder Laptops sind, abzusehen. Alle

haben unterschiedliche Bildschirmformate, die entsprechend bedient

werden müssen.

 

 

 

Statt die Inhalte

aufwendig mehrfach in verschiedenen HTML-Fassungen vorzuhalten,

ermöglicht e-CM eine Separierung von Inhalt und Darstellung.

Die Inhalte werden mit fast beliebigen, den Autoren vertrauten Tools

erstellt und dann vom e-CM-System in der Regel in XML-Code umgewandelt

und in vorgegebene, endgerätespezifische Schablonen dynamisch

eingepasst.

 

 

Zum e-CM gehört

daneben aber auch ein entsprechender Workflow, um Autoreninformationen

zu validieren und freizugeben, sowie Mechanismen der Versionskontrolle.

 

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Knowledge Based Engineering (KBE)

 

 

 

KBE ist eine

besondere Variante des Wissensmanagements im Konstruktionsbereich:

Während klassische CAD-Programme im Wesentlichen auf geometrische

Informationen aufsetzten, wird die nächste Generation deutlich

mehr semantisch orientiert sein und zusätzlich Produktfunktionen

in Form von Regeln mit berücksichtigen.

 

 

Damit lässt

sich die Entwicklung in der kritischen Frühphase, in der die

meisten Fehler gemacht werden, elektronisch besser unterstützen

und Simulationsanfragen wie "Wie kann man...?" oder "Was würde

passieren, wenn...?" erhöhen zusätzlich die Qualität.

Typischerweise werden heute diese Fehler erst wesentlich später

im Entwicklungszyklus bemerkt, was zu erheblichen Mehrkosten führt.

 

 

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Team-und-Community-Lösungen (T&C)

 

 

T&C-Anwendungen

sind nach wie vor ein Kernbestandteil von Wissensmanagement-Lösungen,

wobei Teamprozesse für virtuelle Teams und unterstützende

Tools im Vordergrund stehen.

 

 

 

Wichtig ist

bei der Tool-Auswahl – neben der Replizierbarkeit auf Laptops,

die die notwendige Mobilität schafft – insbesondere die

Möglichkeit der Selbstorganisation durch das Team. Das bezieht

sich auf das Geben der inhaltlichen Struktur, aber noch wichtiger

auf das Definieren der Zugriffsrechte bis auf Dokumentenebene. Solche

Teamlösungen funktionieren nur wirklich gut, wenn sie Vertrauensfelder

darstellen.

 

 

Man kann T&C-Anwendungen

natürlich auch benutzen, um bereichs- oder firmenweit so genannte

Best-Practices-Lösungen (Vorgehensweisen, Methoden, Produktbeschreibungen

usw.) zu sammeln und publik zu machen. Modernes Text Mining ist

heute in der Lage, auch ähnliche Dokumente automatisch gut

zu kategorisieren. Eine inhaltliche Bewertung in Bezug auf Relevanz

für das Unternehmen bleibt aber zunächst eine Aufgabe

für Experten, so dass zu solchen Tools immer auch ein Prozess

mit Rollen etc. zu definieren ist.

 

 

 


Messaging

 

 

Messaging fing

vor einigen Jahren mit so genannten Buddy-Listen an. Messaging ist

zunächst neben dem Telefon eine weitere synchrone Kommunikationsform,

d.h. man unterhält sich zeitgleich per kurzer Nachricht, die

sofort über allen anderen Anwendungen auf dem Bildschirm angezeigt

wird. In den neuesten Versionen kann das auch zweisprachig geschehen:

Auf der einen Seite wird der Text auf Deutsch eingegeben, auf der

anderen Seite kommt er auf Chinesisch übersetzt heraus –

und umgekehrt.

 

 

Weitere Funktionen

sind Konferenzen, bei denen die Teilnehmer auch einen Teil ihres

PCs für die anderen freigeben können, so dass man z.B.

gemeinsam eine Powerpoint-Präsentation bearbeiten kann. Wichtig

ist, dass das System servergestützt ist, damit die Konferenz

nicht zusammenbricht, wenn sich ein Teilnehmer-PC, aus welchen Gründen

auch immer, verabschiedet. Die Servervariante hat zusätzlich

den Vorteil, die Anwesenheit potenzieller Teilnehmer beispielsweise

in der Mitgliedsliste einer T&C-Anwendung anzeigen zu können

("nicht im Netz", "im Netz, aber seit x Minuten nicht aktiv" oder

"aktiv" und damit jetzt wahrscheinlich zu erreichen). Wenn man bedenkt,

dass heute nur einer von drei Anrufversuchen erfolgreich ist, so

wird klar, welchen Zeitgewinn man damit erzielen kann.

 

 

 

Ein gutes Messaging-Tool

sollte deshalb auch direkt per Mausklick mindestens Messaging, Internet-Telephonie,

Konferenzaufbau sowie E-Mail unterstützen und eventuell direkt

mit den Yellow Pages verknüpft sein.

 

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Yellow Pages

 

 

Viele Unternehmen

haben die Notwendigkeit erkannt, besser und schneller auf wissende

Mitarbeiter zugreifen zu können. Das Mittel der Wahl sind meistens

Yellow Pages – erweiterte Telefonbücher, in denen die

Mitarbeiter sich mit ihrem Wissen entweder mittels vorgegebener

Felder oder per Freitext darstellen sollen. Das Problem ist, dass

nur ein Teil der Mitarbeiter dazu bereit ist (60% gelten schon als

gut) und selbst diese dann nur selten ihre Daten aktuell halten.

Damit sind die meisten Projekte nach einer anfänglichen Euphoriephase

nach etwa 3 Jahren quasi tot – Datenmüll.

 

 

 

Hier gibt es

ganz aktuell von wenigen Anbietern (u.a. Lotus) Neuentwicklungen,

so genannte dynamische Yellow Pages, welche die Wissensinformationen

mit Text-Mining-Methoden automatisch aus dem elektronischen Schriftverkehr

extrahieren. Natürlich sind dies sensitive Daten, die der Mitarbeiter

persönlich zunächst freigeben muss. Doch zwischen dem

Freigeben einer Vorlage und dem Selbstschreiben liegen Welten –

eine Chance zu nahezu tagesaktuellen Yellow Pages praktisch aller

Mitarbeiter.

 

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Wissenslandkarten

 

 

Wissenslandkarten

(bezogen auf Informationen in Datenbanken) bieten hierarchische

oder grafisch gestaltete Navigationsmöglichkeiten, manchmal

mit Lupenfunktion, in denen Dokumente zu Clustern zusammengefasst

sind und assoziierte Cluster nebeneinander dargestellt werden.

 

 

 

Dies ermöglicht

einerseits die leichte Beschränkung einer Volltextsuche auf

einen Cluster, so dass die Wahrscheinlichkeit stark steigt, nur

wirklich relevante Dokumente zu finden. Andererseits eröffnet

es die wichtige Möglichkeit, quasi per angeschubstem Zufall

auch Informationen zu finden, nach denen man aus Unkenntnis gar

nicht gesucht hätte.

 

 

Ältere

Lösungen erfordern die Vorgabe einer Taxonomie, also einer

Liste der möglichen Cluster. Neuere Varianten erlauben den

automatischen Aufbau der Taxonomie, wobei diese in einem zweiten

Schritt händisch überarbeitet werden muss – was aber

wesentlich weniger Aufwand bereitet. Mit stetig wachsenden Datenbeständen

gewinnen Wissenslandkarten zunehmend an Bedeutung.

 

 

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Wissensportale

 

 

Wissensportale

stellen einen zentralen Zugang zu im Wesentlichen unstrukturierten

Daten dar, während E-Business-Portale zumeist strukturierte

Daten (z.B. aus SAP-Systemen oder Datenbanken) als Hauptquelle haben.

 

 

Durch stark

gewachsene Computerleistung, ausgefeiltere Text-Mining-Algorithmen

sowie Verfahren zur Extrahierung und Verwaltung von Metainformationen

(manchmal mittels neuronaler Netzwerkstrukturen) ist es heute möglich,

auch unstrukturierte Daten (Texte, Präsentationen usw.) so

zu handhaben, dass dadurch für das Unternehmen ein Mehrwert

entsteht.

 

 

 

Die automatische

Kategorisierung von Texten (auch E-Mails), automatische Zusammenfassungen

von Texten, das automatische Extrahieren von Schlüsselbegriffen

sowie das automatische Einsammeln von neuen Inhalten aus verschiedensten

Datenquellen per Agent stehen hier nur stellvertretend für

eine Vielzahl heute bereits verfügbarer Funktionalitäten,

die in solche Portale eingebunden werden können. Moderne Wissensportale

kombinieren darüber hinaus die anderen oben angesprochenen

Funktionen und Anwendungen wie T&C-Unterstützung, Yellow Pages,

Messaging usw. zu einer Gesamtlösung unter einer Oberfläche

– und dies personalisierbar (sprich: anpassbar) durch jeden

einzelnen Benutzer entsprechend seiner Bedürfnisse an seinem

speziellen Arbeitsplatz.

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