2020/7 | Fachbeitrag | Digitalisierung

Die E-Rechnung kommt! Fristen, Hintergründe & Chancen

von Thomas Kuckelkorn

Inhaltsübersicht:

Unternehmen sollten die E-Rechnung als Chance begreifen. Über das Rechnungswesen hinaus schafft sie die Grundlage für die Digitalisierung weiterer Prozesse. Und garantiert ihnen die Wettbewerbsfähigkeit am Markt. Die papierlose Übermittlung hilft beim Bürokratieabbau, indem sie Vorgänge standardisiert und automatisiert. Sie ist umweltbewusst, schont personelle Ressourcen und beschleunigt Prozesse. Zudem steigert sie die Qualität der Daten, da Fehler durch manuelle Übertragung entfallen.

Der zeitliche Ablauf

Bereits im April 2014 haben das Europäische Parlament und der Rat die Richtlinie 2014/55/EU verabschiedet. Sie regelt die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen von beispielsweise Verwaltungen, Hochschulen oder Krankenhäusern. Während die Verordnung etwa in Österreich, der Schweiz, Italien und Ungarn längst umgesetzt ist, mahlen die bürokratischen Mühlen hierzulande gemächlicher. Sukzessive wurden in Deutschland erst der Bund, dann die Länder und Kommunen zur Umsetzung verpflichtet. Als Letzte sind nun deren Lieferanten und Dienstleister gefragt: Ab Ende November müssen sie ihre Rechnungen an öffentliche Verwaltungen in vorgeschriebener digitaler Form erbringen. Ausnahmen gibt es nur wenige, wie etwa Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 Euro.

Ein PDF ist keine E-Rechnung

Wer jetzt meint, er könne künftig einfach seine Rechnung als PDF per E-Mail verschicken, irrt. Die Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung gibt genaue Vorgaben in Bezug auf Inhalt und Format. Nach ERechV gilt die XRechnung als Standard. Sofern sie der ERechV entsprechen, sind auch andere Formate möglich, etwa ZUGFeRD 2.0.

Die Lösung: ein cloudbasierter Dienst

Diverse Softwareunternehmen bieten für die Abwicklung von E-Rechnungen Standard-Lösungen an, die im Bestfall in die bestehende Unternehmenssoftware und -technik integriert werden können. Inzwischen ist es jedoch unrealistisch, bis zum 27. November ein Produkt auszuwählen und zu implementieren. Softwareanbietern, deren Produkte noch nicht ERechV-konform sind, läuft ebenfalls die Zeit davon: Inzwischen ist es kaum noch möglich, etwa eine ERP-Lösung um die nötigen Funktionalitäten zu erweitern.

Unproblematisch ist hingegen die Auslagerung der Prozesse in einen cloudbasierten Dienst. Der Service funktioniert denkbar einfach: Unternehmen, die eine E-Rechnung benötigen, schicken ein Dokument als PDF an eine spezifische E-Mail-Adresse. Eine Capture-Plattform in der Cloud erkennt die relevanten Daten wie Rechnungs- und Kundennummer, Kontodaten etc. Schließlich bekommen die Unternehmen eine compliancekonforme Rechnung nach ERechV zurück. Auch Softwareanbieter können von diesem Dienst profitieren, indem sie ihn in ihr Portfolio integrieren.

Flexibel, skalierbar, sicher

Hohe Flexibilität, größtmögliche Datensicherheit und optimierte Arbeitsprozesse - das sind die großen Pluspunkte eines cloudbasierten Dienstes. Wer diesen Service nutzt, spart Kosten für den Ausbau der eigenen IT-Infrastruktur und deren Instandhaltung. Rentabel ist zudem das Abrechnungsmodell "Pay-per-Use": Der Anwender zahlt pro Rechnung statt für eine Softwarelizenz, bei der Laufzeit und Datenvolumen festgelegt sind. Ein Cloud-Spezialist bietet außerdem höchste Sicherheitsstandards, die gerade für KMU schwer realisierbar sind.

Das Fazit: Die Rechnungsabwicklung gemäß ERechV ist ohne viel Aufwand und große Investitionen möglich, und sie bietet den hiesigen Unternehmen zahlreiche Vorteile. Doch die Zeit tickt! Wer in der zunehmend digitalisierten Arbeitswelt mit Mitbewerbern Schritt halten will, muss sich sputen!

 

 

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Harting digitalisiert seine Kundenbestellungen

WISSENplus
Digital sein oder nicht sein, das ist bei der Harting Technologiegruppe schon lange keine Frage mehr, sondern gelebte Praxis. Wie das funktioniert, verdeutlicht der eigene Claim "Pushing Performance" sehr plakativ. Seit über 70 Jahren setzen Unternehmen weltweit mit innovativen Produkten technologischen Fortschritt in die Tat um. Das Motto "Pushing Performance" nimmt der Weltmarkt...

Weiterlesen

Wie Unternehmen das Prozessdenken bei ihren Mitarbeitern verankern können

Prozessmanagement hilft Unternehmen, Abläufe zu identifizieren und zu dokumentieren sowie Verantwortlichkeiten festzulegen. Mit gut dokumentierten und gepflegten Prozessen geben Unternehmen ihren Mitarbeitern einen roten Faden für die tägliche Arbeit an die Hand. Abhängigkeiten und Kompetenzen werden so geklärt und Schnittstellenkonflikte reduziert. Aber auch das beste Prozessmanagement kommt an seine...

Weiterlesen

Künstliche Intelligenz: Fluch oder Segen?

WISSENplus
Autonomes Fahren, unbemannte Taxidrohnen, selbstlernende Softwarelösungen: Es gibt wohl kein anderes Thema, das aktuell so kontrovers diskutiert wird wie der Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI). Während die einen die schier unbegrenzten Möglichkeiten der modernen Technik loben, die vor allem mit Kosten- und Zeiteinsparungen einhergehen sollen, befürchten die anderen Stellenstreichungen, Kontrol...

Weiterlesen

Der digitale Arbeitsplatz mit Google Workspace

WISSENplus
Das Jahr 2020 hat viele Überlegungen enorm beschleunigt, die sich Organisationen über die Zukunft der Arbeit gemacht haben. Über Nacht mussten Unternehmen ihre Software einem Härtetest unterziehen. Nicht wenige stellten dabei fest, dass ihre Lösungen für die neue Situation nicht gut ausgelegt waren: nicht skalierbar, zu unsicher, zu unflexibel. Und auch nach der Pandemie werden diese Themen uns ...

Weiterlesen

DSGVO: E-Mail-Marketing im Fokus der Datenschützer

WISSENplus
Als Michael Ende in den frühen 70er-Jahren begann, seinen berühmtesten Roman "Die unendliche Geschichte" zu schreiben, erträumte er eine Fantasiewelt voller liebenswerter Glücksdrachen, gigantischer Steinmenschen und furchteinflößender Wolfstiere. Wann immer der Protagonist Bastian Bux sein Buch aufschlägt, führt er die Geschichte eigenständig weiter und solange er für Fortschritt ...

Weiterlesen

Der hausgemachte Fachkräftemangel

WISSENplus
Ein subjektiv erlebter Fachkräftemangel begleitet uns bereits seit längerem. Die Ursachen dafür liegen teilweise im Markt, aber auch in der Art und Weise, wie Unternehmen ihre Prozesse gestalten und mit Bewerbern umgehen. Diese berichten auch 2021, dass sie von Unternehmen außer einer Standardmail, die den Eingang der Unterlagen bestätigte, nie wieder etwas gehört haben. Einfacher kann sich ein ...

Weiterlesen

Drei Jahre DSGVO-Bußgeldpraxis – eine Analyse

WISSENplus
Bevor die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Ende Mai 2018 Geltung erlangte, waren es bei kleinen und großen Unternehmen sämtlicher Branchen gleichermaßen allgegenwärtige Themen: die neuen Anforderungen der DSGVO und besonders die bei Nichteinhaltung drohenden Bußgelder. Diese können nunmehr bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Vorjahresumsatzes betragen, je nachdem, was...

Weiterlesen

In the Loop: Input & Output Management verknüpfen

WISSENplus
In der Kommunikation gilt: Des einen Input ist des anderen Output - und umgekehrt. Im Sinne eines ganzheitlichen Informationsmanagements sollten daher dokumentenbasierte Prozesse als "Closed Loop" technisch und organisatorisch verknüpft sein....

Weiterlesen