2020/7 | Fachbeitrag | Digitalisierung

Die E-Rechnung kommt! Fristen, Hintergründe & Chancen

von Thomas Kuckelkorn

Inhaltsübersicht:

Unternehmen sollten die E-Rechnung als Chance begreifen. Über das Rechnungswesen hinaus schafft sie die Grundlage für die Digitalisierung weiterer Prozesse. Und garantiert ihnen die Wettbewerbsfähigkeit am Markt. Die papierlose Übermittlung hilft beim Bürokratieabbau, indem sie Vorgänge standardisiert und automatisiert. Sie ist umweltbewusst, schont personelle Ressourcen und beschleunigt Prozesse. Zudem steigert sie die Qualität der Daten, da Fehler durch manuelle Übertragung entfallen.

Der zeitliche Ablauf

Bereits im April 2014 haben das Europäische Parlament und der Rat die Richtlinie 2014/55/EU verabschiedet. Sie regelt die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen von beispielsweise Verwaltungen, Hochschulen oder Krankenhäusern. Während die Verordnung etwa in Österreich, der Schweiz, Italien und Ungarn längst umgesetzt ist, mahlen die bürokratischen Mühlen hierzulande gemächlicher. Sukzessive wurden in Deutschland erst der Bund, dann die Länder und Kommunen zur Umsetzung verpflichtet. Als Letzte sind nun deren Lieferanten und Dienstleister gefragt: Ab Ende November müssen sie ihre Rechnungen an öffentliche Verwaltungen in vorgeschriebener digitaler Form erbringen. Ausnahmen gibt es nur wenige, wie etwa Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 Euro.

Ein PDF ist keine E-Rechnung

Wer jetzt meint, er könne künftig einfach seine Rechnung als PDF per E-Mail verschicken, irrt. Die Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung gibt genaue Vorgaben in Bezug auf Inhalt und Format. Nach ERechV gilt die XRechnung als Standard. Sofern sie der ERechV entsprechen, sind auch andere Formate möglich, etwa ZUGFeRD 2.0.

Die Lösung: ein cloudbasierter Dienst

Diverse Softwareunternehmen bieten für die Abwicklung von E-Rechnungen Standard-Lösungen an, die im Bestfall in die bestehende Unternehmenssoftware und -technik integriert werden können. Inzwischen ist es jedoch unrealistisch, bis zum 27. November ein Produkt auszuwählen und zu implementieren. Softwareanbietern, deren Produkte noch nicht ERechV-konform sind, läuft ebenfalls die Zeit davon: Inzwischen ist es kaum noch möglich, etwa eine ERP-Lösung um die nötigen Funktionalitäten zu erweitern.

Unproblematisch ist hingegen die Auslagerung der Prozesse in einen cloudbasierten Dienst. Der Service funktioniert denkbar einfach: Unternehmen, die eine E-Rechnung benötigen, schicken ein Dokument als PDF an eine spezifische E-Mail-Adresse. Eine Capture-Plattform in der Cloud erkennt die relevanten Daten wie Rechnungs- und Kundennummer, Kontodaten etc. Schließlich bekommen die Unternehmen eine compliancekonforme Rechnung nach ERechV zurück. Auch Softwareanbieter können von diesem Dienst profitieren, indem sie ihn in ihr Portfolio integrieren.

Flexibel, skalierbar, sicher

Hohe Flexibilität, größtmögliche Datensicherheit und optimierte Arbeitsprozesse - das sind die großen Pluspunkte eines cloudbasierten Dienstes. Wer diesen Service nutzt, spart Kosten für den Ausbau der eigenen IT-Infrastruktur und deren Instandhaltung. Rentabel ist zudem das Abrechnungsmodell "Pay-per-Use": Der Anwender zahlt pro Rechnung statt für eine Softwarelizenz, bei der Laufzeit und Datenvolumen festgelegt sind. Ein Cloud-Spezialist bietet außerdem höchste Sicherheitsstandards, die gerade für KMU schwer realisierbar sind.

Das Fazit: Die Rechnungsabwicklung gemäß ERechV ist ohne viel Aufwand und große Investitionen möglich, und sie bietet den hiesigen Unternehmen zahlreiche Vorteile. Doch die Zeit tickt! Wer in der zunehmend digitalisierten Arbeitswelt mit Mitbewerbern Schritt halten will, muss sich sputen!

 

 

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

KI braucht Wissensmanagement

WISSENplus
Künstliche Intelligenz (KI) ist in aller Munde und gilt als die Zukunftstechnologie schlechthin. Doch wie steht es um die praktische Umsetzung von KI in den Unternehmen? Laut einer aktuellen Studie nutzen nur 45 Prozent der Unternehmen in der DACH-Region KI-Tools wie ChatGPT und Konsorten. Rund 54 Prozent davon nutzen die KI jedoch nur einmal wöchentlich bzw. vertrauen in 27 Prozent der Fälle nicht auf ...

Weiterlesen

KI in der Logistik: Auf die letzte Meile wird jetzt smarter

WISSENplus
Viele Logistik-Prozesse sind bereits erfolgreich automatisiert worden. Doch die letzte Meile ist eine große Herausforderung auf dem Weg zum Autonomous Enterprise. Mit KI-gestützten Technologien können Unternehmen ihre Bestandsprozesse analysieren und Zustellungswege optimieren. Anonymisiertes Datenmanagement ermöglicht dabei auch die prädiktive Einflussnahme auf das Entscheidungsverhalten des Kun...

Weiterlesen

Service Desk: Kundenanfragen KI-gestützt beantworten

WISSENplus
In der dynamischen digitalen Arbeitswelt nimmt die Effizienz von Geschäftsprozessen eine Schlüsselrolle ein. Unternehmen sind bestrebt, ihre Prozesse kontinuierlich zu optimieren, um auf Marktanforderungen reagieren und den immer schneller werdenden Innovationszyklen Stand halten zu können. Im Kundenservice stellt die Automatisierung von Prozessen bei der E-Mail-Bearbeitung durch den Einsatz von k...

Weiterlesen

Drei Szenarien für das Digital Office

WISSENplus
Gerade zu Beginn der Corona-Krise gab es eine hohe Nachfrage nach cloudbasierten Digital-Office-Lösungen. Denn der Großteil an Unternehmen musste aus der Not heraus schnell neue Arbeits- und Kommunikationsweisen etablieren. Laut einer Sonderauswertung des Bitkom-ifo-Digitalindexes arbeiteten im April diesen Jahres 75 Prozent aller Unternehmen von zu Hause aus - in der Informations- und Kommunikatio...

Weiterlesen

KI wird „allgegenwärtig, aber weitgehend unsichtbar sein“

WISSENplus
Über den Erfolg von KI-Projekten entscheiden unter anderem auch die Daten. Ein zentrales Gütekriterium ist dabei deren Reifegrad. Aber auch die verschiedenen KI-Methoden sind relevant. Denn je nach Modell ergeben sich für Unternehmen unterschiedliche Einsatzszenarien - von der einfachen Datenstrukturanalysen über die Erstellung von Prognosen bis hin zur vollständigen Automatisierung komplexer Prozesse....

Weiterlesen

How-to-Anleitung: Chatbots im Personalbereich einsetzen

WISSENplus
KI treibt in einer zunehmenden Vielfalt von Unternehmensbereichen erstaunliche Qualitäts- und Effizienzsteigerungen voran. Gerade auch Chatbots erweisen sich dabei oft als eine immer stärker infrage kommende Option in der Optimierung und Automatisierung von Prozessen. Der Einsatz dieser digitalen Assistenten bietet auch im HR-Bereich zahlreiche Vorteile: Als "Ansprechpartner", die 24/7 die...

Weiterlesen

Suchen Sie noch oder finden Sie schon?

WISSENplus
Ein Großteil der Arbeitszeit wird damit verbracht, wichtige Informationen und bereits erarbeitete Unterlagen oder Lösungen zu suchen. Häufig werden die gewünschten Inhalte jedoch auch nach längerem Durchstöbern der Fileserver nicht gefunden. Meist liegt die erfolglose Suche an der dezentral organisierten und unstrukturierten Ablage....

Weiterlesen

Veränderung als Chance nutzen!

Die heutige Arbeitswelt ist dynamischer als je zuvor! Sie verlangt von Organisationen, sich ständig zu hinterfragen und ihre Abläufe zu verbessern. Kleinere und größere Change-Prozesse sind daher allgegenwärtig und aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Um Veränderungen rasch und effektiv umzusetzen, ist eine transparente Kommunikation einer der wichtigsten Grundpfeiler. Nur wenn all...

Weiterlesen