2007/10 | Fachbeitrag | persönliches Wissensmanagement
Der genetische Code des persönlichen Erfolgs in entschlüsselter Form
Von Renate Willfort und Reinhard Willfort
Inhaltsübersicht:
- Wissensmanagement im Wandel der Zeit
- Der genetischer Code des persönlichen Wissensmanagements
- Empfehlungen für ein effektives persönliches Wissensmanagement
Wissensarbeiter haben meist sehr klare Vorstellungen von der persönlichen Zukunft, die stark durch Lernen und Informationsverarbeitung geprägt ist. Aus Sicht von Unternehmen wird es daher in Zukunft immer wichtiger werden, dass die persönliche rote Leitlinie eines Wissensarbeiters mit der Unternehmensstrategie zusammenpasst. Wer das ignoriert, läuft Gefahr, dass erfolgskritisches Wissen abhanden kommt, um dann beim Mitbewerb wirksam zu werden. „Wissensarbeit“ ermöglicht und fördert aber auch neue Formen der Erwerbstätigkeit ohne fixe Zughörigkeit zu einer Organisation und lässt vor allem Privat- und Berufsleben zunehmend verschmelzen. Der Ruf nach „Work Life Balance“ kommt daher vor allem von Wissensarbeitern.
Wissensmanagement im Wandel der Zeit
Seit dem Erscheinen des Buchs „The Knowledge-Creating Company“ von Ikujiro Nonaka und Hirotaka Takeuchi im Jahre 1995 ist die Anzahl der Literatur zum Thema Wissensmanagement enorm angestiegen. Das (Zwischen-)Ergebnis und eine nahezu unüberschaubare Vielfalt an Theorien, Modellen und Konzepten für organisatorisches Wissensmanagement. Auf der Seite der IT haben viele Wissensmanagement-Tools nie den Status einer erfolgreichen Umsetzung erreicht und viele Unternehmen sind mit einem ausschließlich IT-orientierten Ansatz gescheitert. Seit vielen Jahren ist daher die einhellige Expertenmeinung, dass das Wissen einer Organisation in den Köpfen von Mitarbeitern steckt und damit nur indirekt erfolgreich gemanagt werden kann, indem optimale Rahmenbedingungen für Wissensprozesse geschaffen werden.
Mit der Zunahme an Wissensarbeit, also Arbeiten bei denen sowohl Input als auch Output eines Arbeitsprozesses zum Großteil durch Wissen geprägt ist, entstehen aber vor allem neue Herausforderungen für den Wissensträger Mensch selbst. Vielfach werden unternehmensweite Interventionen, Systeme oder Strukturen im Wissensmanagement ausschließlich an den Unternehmensprozessen und sehr wenig an persönliche Anforderungen von Wissensarbeitern ausgerichtet. Vor allem kreative Wissensarbeit, die heute mehr als 30 Prozent der Wissensarbeit ausmacht, stellt Wissensarbeiter vor neue Herausforderungen. So kann es z.B. vorkommen kann, dass eine Lösungsidee zu einer kreativen Aufgabenstellung nicht in der definierten Arbeitszeit, sondern erst in der Freizeit entsteht. Der Umgang mit solchen Prozessen obliegt der Person selbst und geht weit über die Anforderungen des organisationalen Wissensmanagements hinaus.
In einer aktuellen Forschungsarbeit wurde anhand einer Expertenbefragung mit einer anschließenden qualitativen Inhaltsanalyse erstmals eine umfassende Struktur des persönlichen Wissensmanagements erarbeitet. Die Ergebnisstruktur kann in sieben unterschiedliche Wissensgebiete mit folgenden Schwerpunkten unterteilt werden:
1. Persönliche Ziele: Die persönliche Zieldefinition im Sinne von „Ausrichtung“ geht dem eigentlich Lernprozess und der Definition von relevanten Lernfeldern voraus. Für die Zielfindung ist das Hinterfragen der Motivation, weshalb ein Ziel angepeilt werden soll, ein wesentlicher Punkt. Kompetenzen wie Selbstbeobachtungs- und Selbstreflexionsfähigkeit sind gefragt, um Motivationen zu identifizieren und Ziele gegebenenfalls zu hinterfragen.
2. Lernen: Lernen ist in der Wissensarbeit einer der Kernprozesse. In einer Umgebung, in der sowohl Objekte als auch Subjekte Träger von Information sind, gilt es den effizientesten und effektivsten Weg zu neuem Wissen zu finden und sich die dafür geeignete Routine anzueignen. Lernen wird in diesem Zusammenhang nicht nur auf die Entwicklung von Fachkompetenzen reduziert, sondern fordert vom Lernenden unter anderem auch die Fähigkeit, Querverbindungen herzustellen, und sich mit dem „Nicht-Wissen“ auseinanderzusetzen. Auch die Auseinandersetzung mit lernhemmenden Faktoren, wie Angst und Stress, sind von hoher Bedeutung.
Wissensgebiete des persönlichen Wissensmanagements
3. Persönliche Kompetenzen: Persönliche Kompetenzen richten sich sowohl am Inneren der Person aus, als auch an deren Umwelt. Auf beiden Ebenen sind sowohl fachliche Kompetenzen als auch Metakompetenzen gefragt. So erfordert ein fruchtbringender Umgang mit der Außenwelt unter anderem Sozialkompetenz und die Fähigkeit, sich in andere hineinversetzen zu können.
4. Netzwerke und Beziehungen: Dem Thema Personen-Netzwerke kommt im persönlichen Wissensmanagement besondere Bedeutung zu. Hier stellt sich die Frage, von welchen Personen man lernen will, weil sie als Vorbilder dienen und als Lebenslehrer fungieren können. Neben neuen technologischen Möglichkeiten des Web2.0, wie Web-Communities, Weblogs und Wikis ist dabei vor allem der Face-to-Face Kontakt wichtig.
5. Biologischer Lebensrhythmus: Körper und Geist bilden eine untrennbare Einheit. Viele Tätigkeiten werden in engster Verbindung mit der kognitiven Ebene ausgeführt. Wissensarbeiter können dadurch aber auch leicht Gefahr laufen, die hohe Intelligenz des Körpers sowie den biologischen Rhythmus, dem sowohl Körper als auch Geist unterworfen sind, zu vernachlässigen. Persönliche Gewohnheiten und Konzentration haben großen Einfluss auf Wissensarbeit.
6. Dokumentieren und ordnen: Obwohl die technologischen Möglichkeiten und Hilfsmittel heute sehr vielfältig vorhanden sind, haben Menschen immer noch große Probleme mit der Dokumentation und Sicherung von Wissen. IT-Tools sind zwar sehr hilfreich, um Wissens- und Datenträger in eine geeignete Form und Struktur zu bringen, die eigentliche Ordnung passiert aber im Gehirn. Dieses innere Ordnungssystem gilt es auf die äußere Dokumentenstruktur zu übertragen.
7. Hilfsmittel: Die für die Lösung eines Problems sowie die Dokumentation von Wissensinhalten geeigneten Hilfsmittel zu wählen und technische Möglichkeiten auszuschöpfen, ist ein wichtiger Teil des persönlichen Wissensmanagements. Die Zukunft liegt dabei in semantischen, serviceorientierten Technologien, die mit der Universalschnittstelle Webbrowser zu einem persönlichen Knowledge-Desktop ausgebaut werden können. Methodenwissen, wie ein effizientes Zeitmanagement oder Stressmanagement kann auch diesem Bereich zugeordnet werden. Der bewusste Einsatz von Musik zur Unterstützung bei Strukturierungsarbeiten kann ein inspirierendes Hilfsmittel sein.
Empfehlungen für ein effektives persönliches Wissensmanagement
Lebenslanges Lernen ist längst keine leere Phrase mehr, sondern etwas, worauf im persönlichen Wissensmanagement besonderes Augenmerk gelegt wird. Nicht nur die Ausschöpfung geeigneter Lerntechniken macht Sinn, sondern auch Entwicklung von Metakompetenzen wie die Fähigkeit eigene Lernprozesse zu reflektieren und sie immer wieder aufs Neue auf die persönlichen Ziele abzustimmen. Sich bewusst zu machen, von welchen Menschen ich lernen will und kann, weil sie als Vorbilder dienen, ist auch Thema des persönlichen Wissensmanagements. Wesentlicher Erfolgsfaktor ist der Aufbau eines inneren Ordnungssystems, in Abstimmung mit der eigenen Dokumentenstruktur. Einströmende Informationen rasch und sinnvoll zuzuordnen wird immer wichtiger, um die steigenden Datenmengen zu bewältigen.
Auch der Mut zur Lücke und zum Nicht-Wissen gewinnt in diesem Zusammenhang immer mehr an Bedeutung. Fokussierung auf wenige Wissensbereiche ist nur unter bewusster Ignoranz von anderen Themenbereichen möglich. Eine optimale Abstimmung von persönlichen Fähigkeiten auf die individuellen Wissensziele ist sinnvoll und notwendig, um Wissensbereiche zu identifizieren, die den einzelnen letztlich zum persönlichen Erfolg verhelfen. Die Einsicht, nicht alles selber lernen zu können, sondern gegebenenfalls einfach zu wissen, wer was weiß, indiziert die Notwendigkeit, mit anderen Menschen zusammenzuarbeiten. Ein gutes persönliches Netzwerk zu pflegen braucht allerdings Zeit und sollte nicht unterschätzt werden. In diesem Sinne ist es auch dringend notwendig, Zeitfresser zu eliminieren und sich mit den richtigen Partnern zu umgeben. Um den Kontakt zum Körper nicht zu verlieren, helfen Entspannungstechniken und Übungen, die zur Kultivierung von Muße im Sinne von absichtlichem Nichtstun beitragen.