2013/6 | Fachbeitrag | Intranet

Das Intranet lebt! Aber es braucht Pflege ...

von Tanja Kiellisch

Inhaltsübersicht:


Ein Intranet benötigt Anleitung. Weder pflegt es sich von allein noch lebt es von nutzergenerierten Inhalten. Deshalb muss es einen zentralen Ansprechpartner geben, der die Inhalte plant, pflegt und koordiniert. Er verantwortet die inhaltliche Ausgestaltung des Intranets und ist Orientierungsgeber für Redakteure, Mitarbeiter und die Geschäftsführung. Da hier sehr unterschiedliche Zielgruppen aufeinanderstoßen, muss sich der zentrale Ansprechpartner mit sämtlichen Ansprüchen und Anforderungen permanent auseinandersetzen und Maßnahmen ableiten. Dies sollte in Form eines Jour Fixes wie auch mit entsprechenden Protokollen und Konzeptpapieren stattfinden.

Zielgruppen des Intranets

Hauptsächlich die Mitarbeiter eines Unternehmens, aber auch die Geschäftsführung, sollen das Intranet regelmäßig nutzen und sich an der Mitgestaltung beteiligen. Während die Mitarbeiter vor allem auf Mehrwert, Aktualität und Austausch bauen, verfolgt die Geschäftsführung im Regelfall die gezielte Informationsverbreitung sowie das Wissensmanagement. Die jeweiligen Ansprüche müssen vom Intranet-Verantwortlichen festgehalten und in das Gesamtkonzept aufgenommen werden. Dann heißt es, den goldenen Mittelweg zu finden. Denn weder soll das Intranet als bloße Informationsschleuder noch als privater Marktplatz gebraucht werden.

Die Redakteure müssen eine Dynamik der Inhalte schaffen. Die Mischung zwischen Aktualität, Wissen und Interaktion hilft, Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten und sie gleichzeitig in das Geschehen zu involvieren. Die Anforderungen der Mitarbeiter an das Intranet variieren in jedem Unternehmen. Um festzustellen, welche Inhalte gerne gelesen oder welche Funktionen genutzt werden, kann eine Mitarbeiterumfrage sinnvoll sein. Auf dieser aufbauend lassen sich sowohl die Informationsarchitektur als auch die redaktionellen Inhalte näher bestimmen.

Redaktionsleitbild und Redaktionsleitfaden

Das oberste redaktionelle Gebot, das zudem für jegliche Web-Inhalte gilt, ist Qualität. Sind die präsentierten Informationen wertvoll und relevant für den Nutzer, wird er sich gerne mit ihnen auseinandersetzen. Folgende Inhalte sollten in jedem Fall für das Intranet berücksichtigt werde

  • Neuigkeiten (z.B. Pressemeldungen, Interviews, Geschäftsberichte)
  • Wissensbeiträge (z.B. Fachbegriffe, Fachartikel, Produktbeschreibungen)
  • Service-Elemente (z.B. Formulare, Kontaktmöglichkeiten, Datenbank-Anbindungen)
  • Visuelle Elemente (z.B. Fotos, Videos, Icons)
  • Community-Inhalte (z.B. Kommentar- und Bewertungsfunktionen, eigene Beiträge)

Welche Bereiche und Themen wie stark redaktionell dargestellt werden sollen, ist in einem Redaktionsleitbild festzuhalten. Hier wird der gesamte thematische Überbau festgelegt. Das Redaktionsleitbild untermauert das inhaltliche Selbstverständnis. Welche Ziele werden verfolgt, wie können diese innerhalb der Corporate Communication erreicht werden, welche Funktionen sollen hervorgehoben werden und wer ist für alles verantwortlich?

Um diese Vorgaben im Arbeitsalltag umsetzen zu können und auch, um eine Redaktion mit vielen Redakteuren strategisch anleiten zu können, ist der Einsatz eines Redaktionsleitfadens ratsam. Er ist maßgeblich für die gesamte redaktionelle Arbeit und legt im Detail fest, wie kommuniziert werden soll. Der Leitfaden dient zur Orientierung der Redakteure und zur Qualitätssicherung. Hier werden Themen wie Wording, Bildverwendung, Intervalle, Freigabeprozesse, Textlänge, Themenvorgaben oder Nutzerbetreuung behandelt. In ihm kann gleichfalls ein Style-Guide integriert werden, der die Gestaltungsrichtlinien des Intranets vorgibt.

Mitarbeiterbetreuung im Intranet

Besonders die Interaktions- und Kommunikationsmöglichkeiten sind im Intranet nicht zu vernachlässigen. Hierfür allerdings sollte es klare Richtlinien geben, denn in großen Unternehmen können von Nutzern generierte Beiträge und Diskussionen schnell aus dem Ruder laufen. Auch mit Kritik muss man rechnen. Ob diese in aller Öffentlichkeit von der Geschäftsführung in dieser Form gewünscht ist, muss abgeklärt werden. Wenn Nutzer die Möglichkeit erhalten, im Intranet ihre Meinung kundzutun oder zum Beispiel Fragen stellen, sollten diese Beiträge systematisch betreut und bearbeitet werden.

Zur Mitarbeiterbetreuung im Intranet zählt auch das Angebot zur Weiterentwicklung der Nutzer. Wie kann er das Intranet gezielt im Arbeitsalltag einsetzen, es zu einem praktischen Instrument machen und es selbst mitgestalten? Hier müssen so viele Optionen wie möglich geschaffen werden, damit der Mitarbeiter erkennt, dass das Intranet ein nützlicher Kommunikations- und Informationskanal für den Arbeitsalltag sein kann. Auch sollte ihm ausreichend Zeit zur Verfügung gestellt werden, damit er sich mit den Inhalten beschäftigen und eigenes Wissen bereitstellen kann. Der Stellenwert des Intranets im Unternehmen sollte entsprechend hoch bewertet werden. Für die Einbindung des Intranets in den Kommunikationsalltag des Unternehmens ist im Regelfall die Unternehmenskommunikation zuständig.

Themen- und Zeitplanung

Wie bei jeder Online-Redaktion ist es mit der gelegentlichen Pflege von Inhalten im Web nicht getan. Online-Leser erwarten Aktualität und Exklusivität. Ebenso möchten sich die meisten Mitarbeiter eines Unternehmens gerne regelmäßig und tiefgehend informieren. Das Intranet sollte in keinem Fall lediglich nur zur Aufbereitung bereits bestehender redaktioneller Inhalte aus anderen Unternehmensmedien genutzt werden. Damit der Mitarbeiter Anreize hat, sich permanent mit den redaktionellen Inhalten zu beschäftigen, sollten neue und spannende Artikel produziert werden. Es empfiehlt sich der Einsatz eines Redaktionsplans, der speziell auf das Intranet abgestimmte Themen aufführt. Auch Themenkomplexe wie Wissensmanagement und Serviceangebote werden berücksichtigt. Ein Mitarbeiter wird das Intranet eher aufrufen, wenn er täglich oder zumindest mehrmals wöchentlich Neuigkeiten und Anhaltspunkte erfährt, als wenn er nur selten eine Nachricht erwarten darf.

Die Vorabankündigung neuer Inhalte kann helfen, den Mitarbeiter auf Dauer zum Besuch des Intranets zu motivieren. Außerdem sollte regelmäßig überprüft werden, wie Inhalte wahrgenommen werden, wo Verbesserungspotenziale liegen und inwieweit die Mitarbeiter wirklich eingebunden werden möchten. Das Intranet ist, wie bereits eingangs erwähnt, eine sehr individuelle Angelegenheit. Jedes Unternehmen verfolgt eigene Ziele und Kommunikationsprozesse. Ein gutes Intranet sollte vorhandene Strukturen stützen und ergänzen und somit einen wertvollen und unabdingbaren Kommunikationskanal darstell

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Informationen bündeln, strukturieren & elektronisch verwalten

WISSENplus
Ein großes Problem in Unternehmen, aber auch in Institutionen und Behörden besteht darin, geschäftsrelevante Informationen nicht nur zu sammeln, sondern sie auch adäquat zu strukturieren, zu archivieren und in einem zentralen Wissenspool quasi auf Knopfdruck jederzeit wieder verfügbar zu machen. Vor dem allseits bekannten Hintergrund, dass die Informationsflut zukünftig noch weiter steigen wird,...

Weiterlesen

Knowledge Networking bei der Siemens AG

Eine Erfolgsstory in Sachen Wissensmanagement: Im Geschäftsbereich Information and Communication Networks der Siemens AG arbeitet seit über zwei Jahren ein Team daran, die Organisation fit für Wissensgeschäfte zu machen. Uwe Trillitzsch berichtet über die Initiativen, die das Knowledge Networking-Team ins Leben gerufen hat....

Weiterlesen

Bundeswehr 2.0: Von Wikis zu Social Collaboration

WISSENplus
In den Jahren 2009 bis 2013 betrieb die Bundeswehr ein experimentelles Wiki-Vorhaben auf der Softwareplattform Mediawiki. In dieser Erprobungszeit entstanden mehr als 120.000 Inhaltsseiten in über 130 verschiedenen Wiki-Bereichen. Der Service zählt mit rund 70.000 Nutzern monatlich und insgesamt mehr als 3.500 Autoren zu den meist genutzten Angeboten im Intranet der Bundeswehr. Nach der erfolgreichen Prob...

Weiterlesen

Wissensmanagement bei der Deutschen Post World Net

Investoren und Analysten fordern, dass unternehmensrelevante Informationen über die Deutsche Post World Net (DPWN) umfassend, verständlich und zeitnah zur Verfügung gestellt werden. Der Zentralbereich Investor Relations sorgt dafür, dass der Kapitalmarkt mit diesen Informationen in höchster Qualität versorgt wird. Es muss jedoch gewährleistet sein, dass alle Kommunikatoren mit einer Stimme sprechen. ...

Weiterlesen

Contentmanagement-Systeme erfolgreich einführen

WISSENplus
Immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen setzen auf Contentmanagement-Systeme (CMS) oder planen deren Einsatz. Die Funktionsliste solcher Systeme ist lang. Um davon umfänglich zu profitieren, sollten bei der Einführung jedoch bestimmte Dinge beachtet werden....

Weiterlesen

Hochschule München im Wettbewerb um helle Köpfe

Hochschule München im Wettbewerb um helle Köpfe Wie Wirtschaftsunternehmen stehen auch Hochschulen im globalen Wettbewerb um Ressourcen und die besten Köpfe. Im Bereich der Hochschulbildung gilt dies für Fördergelder und Forschungsmittel genauso wie für Lehrkräfte und potenzielle Studenten. Eine der wichtigsten Informationsquellen für Studienanfänger ist das Internet. Das zeigte sich bei einer Ers...

Weiterlesen

Die Zukunft des ECM-Marktes

WISSENplus
Mit der ECM-Technologie wird das physische Datenarchiv abgelöst. Gleichzeitig steigen die zu verwaltenden Datenmengen. Ein Teil des erhöhten Verwaltungsaufwands lässt sich durch sinkende Beschaffungskosten der Speichertechnologie einsparen. Zudem gehen die Transaktionskosten durch die Automatisierung der Datenverarbeitungsprozesse zurück. Dennoch steht die Frage im Raum, wie der größtmögliche Nutzen ...

Weiterlesen

Quo vadis ECM?

ECM- Systeme als On-Premise-Plattformen sind bei vielen Unternehmen im Einsatz. Die gesamte Vielfalt der Unternehmensprozesse kann jedoch nicht mit genau einer ECM-Plattform vollständig abgebildet werden. Die Komplexität der Anforderungen ist einfach zu groß, der Implementierungsaufwand zu hoch und die Effizienz der Plattform ist gefährdet. Die Alternative – schnelle, einfache und bedarfsorientierte S...

Weiterlesen