2013/6 | Fachbeitrag | Intranet

Das Intranet lebt! Aber es braucht Pflege ...

von Tanja Kiellisch

Inhaltsübersicht:


Ein Intranet benötigt Anleitung. Weder pflegt es sich von allein noch lebt es von nutzergenerierten Inhalten. Deshalb muss es einen zentralen Ansprechpartner geben, der die Inhalte plant, pflegt und koordiniert. Er verantwortet die inhaltliche Ausgestaltung des Intranets und ist Orientierungsgeber für Redakteure, Mitarbeiter und die Geschäftsführung. Da hier sehr unterschiedliche Zielgruppen aufeinanderstoßen, muss sich der zentrale Ansprechpartner mit sämtlichen Ansprüchen und Anforderungen permanent auseinandersetzen und Maßnahmen ableiten. Dies sollte in Form eines Jour Fixes wie auch mit entsprechenden Protokollen und Konzeptpapieren stattfinden.

Zielgruppen des Intranets

Hauptsächlich die Mitarbeiter eines Unternehmens, aber auch die Geschäftsführung, sollen das Intranet regelmäßig nutzen und sich an der Mitgestaltung beteiligen. Während die Mitarbeiter vor allem auf Mehrwert, Aktualität und Austausch bauen, verfolgt die Geschäftsführung im Regelfall die gezielte Informationsverbreitung sowie das Wissensmanagement. Die jeweiligen Ansprüche müssen vom Intranet-Verantwortlichen festgehalten und in das Gesamtkonzept aufgenommen werden. Dann heißt es, den goldenen Mittelweg zu finden. Denn weder soll das Intranet als bloße Informationsschleuder noch als privater Marktplatz gebraucht werden.

Die Redakteure müssen eine Dynamik der Inhalte schaffen. Die Mischung zwischen Aktualität, Wissen und Interaktion hilft, Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten und sie gleichzeitig in das Geschehen zu involvieren. Die Anforderungen der Mitarbeiter an das Intranet variieren in jedem Unternehmen. Um festzustellen, welche Inhalte gerne gelesen oder welche Funktionen genutzt werden, kann eine Mitarbeiterumfrage sinnvoll sein. Auf dieser aufbauend lassen sich sowohl die Informationsarchitektur als auch die redaktionellen Inhalte näher bestimmen.

Redaktionsleitbild und Redaktionsleitfaden

Das oberste redaktionelle Gebot, das zudem für jegliche Web-Inhalte gilt, ist Qualität. Sind die präsentierten Informationen wertvoll und relevant für den Nutzer, wird er sich gerne mit ihnen auseinandersetzen. Folgende Inhalte sollten in jedem Fall für das Intranet berücksichtigt werde

  • Neuigkeiten (z.B. Pressemeldungen, Interviews, Geschäftsberichte)
  • Wissensbeiträge (z.B. Fachbegriffe, Fachartikel, Produktbeschreibungen)
  • Service-Elemente (z.B. Formulare, Kontaktmöglichkeiten, Datenbank-Anbindungen)
  • Visuelle Elemente (z.B. Fotos, Videos, Icons)
  • Community-Inhalte (z.B. Kommentar- und Bewertungsfunktionen, eigene Beiträge)

Welche Bereiche und Themen wie stark redaktionell dargestellt werden sollen, ist in einem Redaktionsleitbild festzuhalten. Hier wird der gesamte thematische Überbau festgelegt. Das Redaktionsleitbild untermauert das inhaltliche Selbstverständnis. Welche Ziele werden verfolgt, wie können diese innerhalb der Corporate Communication erreicht werden, welche Funktionen sollen hervorgehoben werden und wer ist für alles verantwortlich?

Um diese Vorgaben im Arbeitsalltag umsetzen zu können und auch, um eine Redaktion mit vielen Redakteuren strategisch anleiten zu können, ist der Einsatz eines Redaktionsleitfadens ratsam. Er ist maßgeblich für die gesamte redaktionelle Arbeit und legt im Detail fest, wie kommuniziert werden soll. Der Leitfaden dient zur Orientierung der Redakteure und zur Qualitätssicherung. Hier werden Themen wie Wording, Bildverwendung, Intervalle, Freigabeprozesse, Textlänge, Themenvorgaben oder Nutzerbetreuung behandelt. In ihm kann gleichfalls ein Style-Guide integriert werden, der die Gestaltungsrichtlinien des Intranets vorgibt.

Mitarbeiterbetreuung im Intranet

Besonders die Interaktions- und Kommunikationsmöglichkeiten sind im Intranet nicht zu vernachlässigen. Hierfür allerdings sollte es klare Richtlinien geben, denn in großen Unternehmen können von Nutzern generierte Beiträge und Diskussionen schnell aus dem Ruder laufen. Auch mit Kritik muss man rechnen. Ob diese in aller Öffentlichkeit von der Geschäftsführung in dieser Form gewünscht ist, muss abgeklärt werden. Wenn Nutzer die Möglichkeit erhalten, im Intranet ihre Meinung kundzutun oder zum Beispiel Fragen stellen, sollten diese Beiträge systematisch betreut und bearbeitet werden.

Zur Mitarbeiterbetreuung im Intranet zählt auch das Angebot zur Weiterentwicklung der Nutzer. Wie kann er das Intranet gezielt im Arbeitsalltag einsetzen, es zu einem praktischen Instrument machen und es selbst mitgestalten? Hier müssen so viele Optionen wie möglich geschaffen werden, damit der Mitarbeiter erkennt, dass das Intranet ein nützlicher Kommunikations- und Informationskanal für den Arbeitsalltag sein kann. Auch sollte ihm ausreichend Zeit zur Verfügung gestellt werden, damit er sich mit den Inhalten beschäftigen und eigenes Wissen bereitstellen kann. Der Stellenwert des Intranets im Unternehmen sollte entsprechend hoch bewertet werden. Für die Einbindung des Intranets in den Kommunikationsalltag des Unternehmens ist im Regelfall die Unternehmenskommunikation zuständig.

Themen- und Zeitplanung

Wie bei jeder Online-Redaktion ist es mit der gelegentlichen Pflege von Inhalten im Web nicht getan. Online-Leser erwarten Aktualität und Exklusivität. Ebenso möchten sich die meisten Mitarbeiter eines Unternehmens gerne regelmäßig und tiefgehend informieren. Das Intranet sollte in keinem Fall lediglich nur zur Aufbereitung bereits bestehender redaktioneller Inhalte aus anderen Unternehmensmedien genutzt werden. Damit der Mitarbeiter Anreize hat, sich permanent mit den redaktionellen Inhalten zu beschäftigen, sollten neue und spannende Artikel produziert werden. Es empfiehlt sich der Einsatz eines Redaktionsplans, der speziell auf das Intranet abgestimmte Themen aufführt. Auch Themenkomplexe wie Wissensmanagement und Serviceangebote werden berücksichtigt. Ein Mitarbeiter wird das Intranet eher aufrufen, wenn er täglich oder zumindest mehrmals wöchentlich Neuigkeiten und Anhaltspunkte erfährt, als wenn er nur selten eine Nachricht erwarten darf.

Die Vorabankündigung neuer Inhalte kann helfen, den Mitarbeiter auf Dauer zum Besuch des Intranets zu motivieren. Außerdem sollte regelmäßig überprüft werden, wie Inhalte wahrgenommen werden, wo Verbesserungspotenziale liegen und inwieweit die Mitarbeiter wirklich eingebunden werden möchten. Das Intranet ist, wie bereits eingangs erwähnt, eine sehr individuelle Angelegenheit. Jedes Unternehmen verfolgt eigene Ziele und Kommunikationsprozesse. Ein gutes Intranet sollte vorhandene Strukturen stützen und ergänzen und somit einen wertvollen und unabdingbaren Kommunikationskanal darstell

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Im Wald der Buzzwords

Meinen wir alle das Gleiche oder dasselbe, wenn wir von Intranet, Social Intranet oder Mitarbeiterportal sprechen? Ist es das Gleiche oder dasselbe, wenn Mitarbeiter interaktiv zusammenarbeiten oder Partner im Unternehmen mehr Enterprise-Collaboration-Funktionen nutzen? Ist es das Gleiche oder dasselbe, wenn User am digitalen Workplace arbeiten oder Mitarbeiter sich mit Single Sign-on ins Enterprise Portal ...

Weiterlesen

Die E-Rechnung kommt! Fristen, Hintergründe & Chancen

Deutschland rückt dem Ziel einer standardisierten digitalen Arbeitswelt ein wichtiges Stück näher. Denn die letzte Frist für die Umsetzung der E-Rechnungsverordnung (ERechV) steht kurz bevor: Ab dem 27. November 2020 dürfen öffentliche Auftraggeber - bis auf wenige Ausnahmen - nur noch sogenannte E-Rechnungen annehmen. Für manche Dienstleister ist die Umstellungspflicht ein alter Hut. Doch für...

Weiterlesen

Brauchen Unternehmen noch ein Intranet?

WISSENplus
Ein Intranetportal spielt in der Informationsvermittlung der meisten Unternehmen mittlerweile eine tragende Rolle. Doch nun kommt es zu einer gewichtigen Veränderung: Firmen, die sich mit intern genutzter Social Software befassen, kommen früher oder später zu der Frage, ob sie so ein klassisches Intranet überhaupt noch benötigen. Die Diskussion ist deshalb berechtigt, weil praktische Beispiele zeigen, ...

Weiterlesen

Checkliste für ein erfolgreiches Intranet

Das Intranet hat in verschiedenen Unternehmen unterschiedliche Aufgaben: Bei dem einen dient es einzig der internen Kommunikation, während es bei anderen durch die Integration von Produktiv-Anwendungen der Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit ist. Es gibt nicht das eine perfekte Intranet für alle Unternehmen, sondern nur für jedes Unternehmen das individuell passende. Die zehn wichtigsten Punkte ha...

Weiterlesen

Siemens Industry setzt auf SharePoint

Der Siemens-Sektor Industry, ein Unternehmensbereich der Siemens AG, ist der weltweit führende Anbieter innovativer und umweltfreundlicher Produkte und Lösungen für Industrieunternehmen. Mit der IT-basierten Integration von Produktplanung und Produktion ist Siemens Industry der erste Anbieter weltweit, der den Herstellungsprozess in jeder Phase der Wertschöpfungskette beschleunigen kann. Für viele Prod...

Weiterlesen

Kollaborativ generierte Inhalte managen

WISSENplus
Modernes Contentmanagement sieht sich vor neuen Herausforderungen. Mit den Veränderungen in den Nutzungsgewohnheiten des Internets sind auch die Anforderungen an Contentmanagement-Systeme (CMS) gewachsen. Klassische Lösungen durften sich noch damit begnügen, für eine unilaterale Kommunikation ausgelegt zu sein: Der Web-Redakteur erhält Inhalte aus einer einzigen Quelle – im Falle von Print-Medien aus...

Weiterlesen

Hochschule München im Wettbewerb um helle Köpfe

Hochschule München im Wettbewerb um helle Köpfe Wie Wirtschaftsunternehmen stehen auch Hochschulen im globalen Wettbewerb um Ressourcen und die besten Köpfe. Im Bereich der Hochschulbildung gilt dies für Fördergelder und Forschungsmittel genauso wie für Lehrkräfte und potenzielle Studenten. Eine der wichtigsten Informationsquellen für Studienanfänger ist das Internet. Das zeigte sich bei einer Ers...

Weiterlesen

Knowledge Networking bei der Siemens AG

Eine Erfolgsstory in Sachen Wissensmanagement: Im Geschäftsbereich Information and Communication Networks der Siemens AG arbeitet seit über zwei Jahren ein Team daran, die Organisation fit für Wissensgeschäfte zu machen. Uwe Trillitzsch berichtet über die Initiativen, die das Knowledge Networking-Team ins Leben gerufen hat....

Weiterlesen