2008/8 | Fachbeitrag | Dokumentenmanagement

Das Ende von Wissen am Fließband

von Willms Buhse, Axel Dornis

Inhaltsübersicht:

 

Besonders in wissensintensiven Branchen sind aufgrund der immer kürzeren Innovationszyklen fortlaufend neue Konzepte und Ansätze gefragt. Das "fordistische" und das "tayloristische" Prinzip verlieren damit im täglichen Geschäft an Bedeutung. Um Prozesse heute zu optimieren, gilt es, nicht nur die Reihenfolge der Produktion zu betrachten, sondern zugleich einen hohen Grad an Vernetzung zu schaffen. Gestützt von Internet und Mobilfunk werden die Kommunikation, das Wissen der Mitarbeiter und ihr persönliches Netzwerk zu immer zentraleren Erfolgsfaktoren. Vor diesem Hintergrund müssen Unternehmen neue Wege gehen, um die Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen und damit schneller und besser zu sein als die Wettbewerber. Die Vernetzung des Wissens der Mitarbeiter hat daran einen entscheidenden Anteil. Enterprise 2.0 kann eine Antwort auf die damit verbundenen Herausforderungen sein.

 

 

 

Die Trennung von Denken und Arbeiten

Als führender Finanz- und Vermögensberater hat MLP seit langem auf die veränderten Anforderungen reagiert. Bis 2006 konzentrierte sich das Wissensmanagement bei MLP auf die Darstellung der Inhalte und den Kontext ausgewählter, größtenteils isolierter Informationssysteme in Form unterschiedlichster Datenbanken sowie auf ein uneinheitliches Dokumentenmanagement in File-Shares. Informations- und Wissensmanagement bestand im Wesentlichen aus "Push & Pull", d.h. die zentrale Einheit entschied darüber, was den Intranet-Nutzern als Information aktiv zugeführt wird bzw. welche Wissensfelder passiv (zum Abruf) bereitgestellt werden. Mangels direkter Interaktion zwischen Sender und Empfänger entwickelten die Fachautoren oft Inhalte am Bedarf vorbei. Den Anwendern wurden dadurch Informationen "wie am Fließband" präsentiert, ohne ihnen die Möglichkeit zu geben, die Inhalte mitzugestalten.

 

 

 

Integriertes Wissensmanagement bei MLP

Consultants in einem führenden Beratungshaus wie MLP brauchen jedoch anwendungsorientiertes Wissen, um bestmöglich agieren zu können. Deshalb hat das Unternehmen ein neuartiges, integriertes Wissensmanagement entwickelt, das eine solche Umgebung schafft. Die MLP-Berater profitieren dabei von der einzigartigen Kombination aus dem Expertennetzwerk und einer IT-Infrastruktur, die mit einer speziellen Suchmaschine, elektronischen News-Channels sowie einem interaktiven Anfragesystem die Grundlage für die wissensbasierte Arbeit schafft.

 

 

 

Jedem Berater stehen dabei die passenden Medien und Methoden zur Verfügung, um zielgerichtet und effizient zu lernen, sein Tagesgeschäft zu administrieren und seine Kunden zu beraten. Verschiedene Methoden und Techniken (Collaboration & Networking) erleichtern und fördern den Wissensprozess, indem sie die Wissensträger zusammenführen und deren Austausch ermöglichen. Der dabei entstehende Kreislauf ist die Basis für das operative und strategische Wissensmanagement und ermöglicht „frisches“ und zukunftsweisendes Wissen.

 

 

 

MLP-Modell des integrierten Wissensmanagements

 

 

 

Effizienzsteigerung dank kontinuierlicher Prozessoptimierung

Die im August 2007 relaunchte und kontinuierlich ausgebaute ExpertBase ist als zentraler Kern des integrierten Wissensmanagements von MLP in das strategische Enterprise Content Management System eingebettet. Sie unterstützt über 4.000 Berater und Mitarbeiter von MLP bei ihrer täglichen Arbeit. Das neu entwickelte Portal bietet über 25.000 Dokumente, die ständig von zahlreichen Fachautoren aktualisiert werden. Sowohl Produktwissen als auch Vertriebs-Know-how sind in der ExpertBase vereint.

 

 

 

Mit dem integrierten Wissensmanagement wird darüber hinaus nicht nur konkret auf die Bedürfnisse der Berater eingegangen. Es leiten sich auch weitere Nutzenaspekte daraus ab. So ergeben sich durch die zeitgerechte Bereitstellung von Informationen sowie durch die intuitiv handhabbaren Anwendungen in einer logisch strukturierten und in sich verknüpften Arbeits- und Lernumgebung erhebliche Effizienzsteigerungen. Hinzu kommt, dass durch die Einbindung der Informationsnutzer mithilfe von Feedback- und Bewertungsmöglichkeiten im Sinne von Enterprise 2.0 zukünftig keine Texte mehr ohne den Blick von außen, also von den tatsächlichen Nutzern, verfasst werden.

 

 

 

Dieses "Loslassen" lohnt sich. Es generiert Wissen, das für die Anwender bzw. die Berater essenziell, aktuell und vor allem praxisbezogen und somit erfolgsorientiert ist. Zudem zeigt die Erfahrung, dass neue Ideen am ehesten im Team entstehen, was der Innovationsfähigkeit im Unternehmen ebenfalls zu Gute kommt. Und auch die räumliche Trennung der strategischen Einheiten in den rund 250 bundesweit verteilten Geschäftsstellen wird mit Hilfe des Expertensystems überwunden.

 

 

 

Die Intranet-Suchmaschine – seit der neuen ExpertBase-Version im Einsatz – unterstützt somit den Prozess des schnellen Findens und ergänzt zugleich die Expertensuche optimal. MLP hat mit dem integrierten Wissensmanagement jedenfalls eine zukunftsweisende medien- und methodenübergreifende, lernende Organisation geschaffen, die sich fortwährend selbst weiterentwickelt – ganz im Sinne von Enterprise 2.0.

 

 

 

Exkurs: Was ist Enterprise 2.0?

Der Begriff "Enterprise 2.0" wurde von Andrew McAfee, Associate Professor an der Harvard Business School und Autor in „Enterprise 2.0 – Die Kunst, loszulassen“, geprägt. Für ihn bezeichnet Enterprise 2.0 den Einsatz sich selbst entwickelnder Social-Software-Plattformen innerhalb des Unternehmens beziehungsweise zwischen Unternehmen und seinen Partnern und Kunden.

 

 

 

Ein Enterprise 2.0 unterscheidet sich von einem Enterprise 1.0 durch Art und Umfang erfolgreicher Selbstorganisation, die ein Unternehmen ermöglicht. Während sich ein Enterprise 1.0 durch hierarchische Strukturen und Prozesse auszeichnet, um die eigene Leistung zu steigern, wird mit Enterprise 2.0 eine ergänzende Strategie verfolgt, um damit erst den nötigen Raum für eine erfolgreiche Selbstorganisation zu schaffen.

 

 

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