2021/4 | Fachbeitrag | Digitalisierung

Cloud Governance: Alle Schritte bei Einführung und Betrieb der Cloud in M365 mitdenken

Microsoft 365 ist in vielen Unternehmen mittlerweile der Standard für die Zusammenarbeit und Kommunikation. Unternehmen versprechen sich dadurch mehr Innovation, höhere Produktivität und somit auch Kosteneinsparungen. Oftmals stehen bei der Einführung von Microsoft 365 allerdings alleinig die technischen Aspekte im Fokus, sodass der Blick auf die Nutzenden zu kurz kommt. Durch eine ganzheitliche Cloud Governance können Hindernisse auf allen Ebenen frühzeitig identifiziert werden, um ihnen dann erfolgreich in der Umsetzung zu begegnen. Im aktuellen E-Book zur erfolgreichen Cloud Governance in M365 zeigen Experten, wie alle Schritte bei der Einführung und dem Betrieb mitgedacht werden.

^{Bildquelle: (C) Gerd Altmann / Pixabay}

Erfolg mit M365 braucht mehr als funktionierende Technik

Viele Unternehmen konzentrieren sich bei der Einführung von Microsoft 365 auf die technischen Faktoren der Umsetzung. Für einen umfassenden Ansatz fehlt vielerorts der Berücksichtigung der Nutzenden. Ohne diesen Fokus bleiben die gesetzten Ziele in der Realität daher oft in weiter Ferne. Die Mitarbeitenden nutzen die neuen Möglichkeiten nicht oder nur rudimentär. Alte Verhaltensmuster werden auf die neuen Anwendungen übertragen. So bleiben neue Chancen unangetastet und die Nutzungsraten niedrig.

Mit einer umfassenden Cloud Governance können die relevanten Aspekte und möglichen Hindernisse auf allen Ebenen frühzeitig identifiziert werden, um ihnen dann erfolgreich in der Einführung und dem Betrieb zu begegnen. Dies beginnt mit einer Use-Case-Analyse der relevantesten Anwendungsfälle im Unternehmen, verläuft weiter über die Auswahl passender Werkzeuge, die Provisionierung von Arbeitsräumen, Backup-Szenarien, Betriebsvereinbarungen und die User Adoption, bis hin zur code-basierten Anpassung von Werkzeugen sowie Prozessen - um nur einige Beispiele zu benennen. So ergibt sich langfristig die erfolgreiche Kombination aus Mensch und Technik.

"Governance" als Begriff in dem Themenkontext der Cloud

Die Definition der Governance in Bezug auf die Cloud ist durch die unterschiedlichen Sichtweisen der "Rahmenbedingungen" sehr vielseitig. Daher ist es für den Erfolg besonders wichtig, bei der Einführung der Cloud alle Sichtweisen zu berücksichtigen.

• Sichtweise 1: Management
  Das Management betrachtet die Einführung von Cloud-Systemen besonders in Bezug auf den digitalen Wandel. Hierbei spielen zudem kaufmännische Ziele und ein attraktiver Arbeitsplatz für das Unternehmen eine Rolle. Daraus folgt generell ein planender und steuernder Rahmen.
  
  
• Sichtweise 2: IT
  Die IT fokussiert die Implementierung und den Betrieb von Cloud-Architekturen und -lösungen. Hierbei steht deren Regelung durch eine IT-Strategie im Vordergrund.
  
  
• Sichtweise 3: Operative Abteilungen
  Die operative Ebene besteht aus den Abteilungen, die Geschäftsmodelle und deren Prozesse verantworten sowie Regeln hierfür vorgeben.

Alle Beteiligten aus dem Management, der IT und den operativen Abteilungen geben dann gemeinsam einen Rahmen vor, der die Cloud Governance mitbestimmt.

Cloud Governance ist zu jedem Zeitpunkt wichtig

Je früher mit einer Governance-Strategie begonnen wird, desto besser können die unterschiedlichen Themen ganzheitlich im Kontext der Microsoft 365 Cloud eingefangen und das volle Potenzial ausgespielt werden. Nur so entstehen auf allen Ebenen Mehrwerte für das eigene Unternehmen und die Mitarbeitenden. Die Qualität verläuft sich hingegen, wenn der Prozess der Cloud Governance nicht auf jedem einzelnen Schritt mitwirkt. Wann genau und in welchem Umfang Governance eine Rolle spielen sollte, ergibt sich meist im Laufe des Prozesses - nicht zuletzt durch kritische Fragestellungen während der Planung vereinzelter Themen (z.B. externe Zugriffe von Gästen, Betriebsvereinbarungen, Sicherheit, Arbeitsraum-Provisionierung, DSGVO, Dokumentation, Backup etc.).

Wie Governance genau dazu beiträgt, dass bei der Einführung und dem Betrieb alle notwendigen Schritte bedacht werden, haben Experten für den digitalen Arbeitsplatz nun detailliert in einem umfassenden Guide zur Cloud Governance in Microsoft 365 festgehalten.

Warum sich ein Blick in den Guide lohnt

In dem E-Book beschreiben die Experten den Weg zum perfekt durchdachten digitalen Arbeitsplatz. Sie berichten von rechtlichen Themen, sprechen über organisatorische Hürden und schildern eine Vielzahl von Best Practices. So ist der Weg frei für die durchdachte Einführung und den erfolgreichen Betrieb der Cloud.

Ein Blick ins Inhaltsverzeichnis zeigt u.a. die folgenden Themen:

• Fokus auf die Ganzheitlichkeit der Governance
• Übertragung bewährter Prinzipien auf das eigene Vorhaben
• Governance in Bezug auf organisatorische Vorgaben
• Betrachtung des digitalen Arbeitsplatzes mit seinen Möglichkeiten
• Tipps für die Entwicklung von Individuallösungen
• Leitlinien zur erfolgreichen Cloud Governance

Der Guide ist ab jetzt kostenfrei zum Download verfügbar. Geschrieben wurde er von Experten der GIS, dem 360°-Dienstleister für den digitalen Arbeitsplatz in Microsoft 365. Bei weiteren Fragen finden Sie auf der Webseite der GIS Informationen zu Ihrem Ansprechpartner.