Soll ein Intranet implementiert werden, ist es wichtig, schon vor Beginn der Konzeption einige Fragen zu beantworten, die großen Einfluss darauf haben, wie das fertige Intranet einmal aussehen muss. Nur so können alle damit verbundenen Ansprüche erfüllt werden. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Aspekten, die beachtet werden sollten, damit das neue Intranet nicht nur technisch überzeugt, sondern von den Mitarbeitern auch angenommen und mit Leben gefüllt wird.
Bevor man mit der Planung und Konzeption eines Intranets beginnt, sollte man sich mit den fünf Dimensionen des Intranets beschäftigen. Denn je nachdem, ob man ein Kernintranet avisiert oder eher ein Portal, ob Collaboration, Vernetzung oder Suche im Vordergrund stehen soll, muss man sein Intranet von Anfang an entsprechend ausrichten.
Kernintranet: Das Kernintranet umfasst hauptsächlich die klassische Push-Kommunikation. Ein kleiner Kreis an Redakteuren stellt Mitarbeitern vor allem Informationen über aktuelle Geschehnisse und Entwicklungen im Unternehmen bereit.
Collaboration: Der Aspekt Collaboration umfasst Methoden und Funktionen, um die Zusammenarbeit der Mitarbeiter über Abteilungsgrenzen und Standorte hinweg zu fördern. Dafür muss das CMS es gestatten, Bereiche, sogenannte Spaces, im Intranet für Teams, Abteilungen und Themen anzulegen und außerdem eine strukturierte Ablage von Inhalten ermöglichen.
Social Intranet: Das Social Intranet trägt dazu bei, dass sich Mitarbeiter besser kennenlernen, schneller den richtigen Ansprechpartner finden und sich miteinander austauschen. Kommentarschaltflächen, Voting- und Like-Funktionen, Foren, Wikis und Blogs machen den Informations- und Wissensaustausch lebendig.
Portal: Das Portal dient im Intranet als Single Point of Entry. Mitarbeiter erreichen darüber alle Anwendungen und Informationen, etwa über ein Dashboard. Anhand der Netzwerkkennung wird der Anwender automatisch authentifiziert und muss sich folglich nicht mehr einzeln überall anmelden.
Suche: Eine Suchfunktion ist häufig Bestandteil einer Standardsoftware und ermöglicht Mitarbeitern, Inhalte im Intranet leicht aufzufinden, von denen sie nicht genau wissen, wo sie liegen. Auto-Vervollständigung, Rechtschreibkorrektur, Kategoriesuche oder die Einbindung weiterer Quellen können dabei helfen, Inhalte leichter zu finden.
Was soll mit dem Intranet erreicht werden? Die Verantwortlichen müssen zunächst eine Intranet-Strategie und Intranet-Ziele definieren. Daraus leiten sich sämtliche weiteren Anforderungen ab.
Es folgt ein Abgleich zwischen den Funktionen verschiedener Content-Management-Systeme (CMS) mit den eigenen Anforderungen. Kein CMS auf dem Markt kann alle Bedürfnisse zu 100 Prozent erfüllen. Die Wahl sollte daher auf ein CMS fallen, das seine Stärken in den Bereichen hat, auf die man am meisten Wert legt: Kernintranet, Collaboration, Social Intranet, Portal, Suche.
Als nächstes muss ein Intranet-Team zusammengestellt werden, das als organisatorische Einheit auch nach dem Launch die inhaltliche und technische Weiterentwicklung des Intranets verantwortlich betreut.
Beim Thema Social Intranet spielt das Thema Datenschutz eine entscheidende Rolle. Es muss den Mitarbeitern überlassen sein, welche personenbezogenen Informationen sie mit anderen teilen wollen. Daher sollte der Betriebsrat vom Konzeptions- bis zum Einführungsprozess einbezogen sein, gegebenenfalls auch der Datenschutzbeauftragte. Nur so lassen sich Komplikationen von Anfang an vermeiden.
Damit das Intranet auch langfristig als Kommunikationsmedium einsetzbar bleibt, sollte das eingesetzte CMS Responsive Design unterstützen. Damit ist das Intranet auch auf mobilen Geräten komfortabel nutzbar. Falls es in die firmeneigene Mobile-Strategie passt, können die Mitarbeiter auch über eine Intranet-App auf alle Funktionen zugreifen.
Jedes Intranet ist nur so gut wie seine Inhalte. Deshalb sollte ein Regelwerk dokumentieren, welches Wissen wie festgehalten werden soll. Der Pflegeprozess muss automatisiert sein. Zudem sollte dafür Sorge getragen werden, dass die Inhalte immer aktuell sind und Verantwortliche an die Pflege und Aktualisierung erinnert werden. Außerdem ist es wichtig, ein strukturiertes Kategorien- bzw. Metadatensystem einzuführen. Filter, Sortiermechanismen und Suchfunktionen sind nur so gut wie das hinterlegte Metadatensystem.
Die späteren Anwender sollten das Intranet vorab testen dürfen. Kein automatisierter Test kann sagen, ob die Oberflächen oder die Funktionalitäten den Wünschen und Erwartungen der Mitarbeiter entsprechen.
Die Verantwortlichen müssen die Mitarbeiter bereits im Vorfeld für die Wichtigkeit, aber vor allem für den Nutzen des Intranets sensibilisieren und motivieren. Der Erfolg steht und fällt mit der Akzeptanz.
Kontinuierliche Optimierung lautet das Zauberwort: Technologien entwickeln sich weiter, Bedürfnisse ändern sich. Die Mitarbeiter brauchen eine Möglichkeit, Feedback zu geben. Wichtig ist, dass der Betrieb des Intranets lebendig ist.
Ebenso wie das Intranet-Team für die organisatorische und redaktionelle Verwaltung zuständig ist, sollte sich ein Service-Manager um die zugrundeliegende technische Infrastruktur kümmern. Er steht dem Intranet-Team und den Mitarbeitern als technischer Ansprechpartner zur Verfügung.
Die technische Grundlage jedes gelungenen Intranets ist das richtige Content Management System (CMS). Welches das richtige Intranet ist, können Unternehmen oder Projektverantwortliche ganz einfach selbst herausfinden, indem sie den kostenlosen Intranet-Check machen.
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