2015/5 | Dokumentation + Kommunikation | Virtualisierung

Business-Mapping als Weiterentwicklung des Mindmapping

von Steven Bashford

Mindmapping ist eine sehr leicht verständliche Methode, die es ermöglicht, Informationen und Wissen auf intuitive Weise zu erfassen und darzustellen. Ursprünglich für das Erfassen mit Zettel und Stift konzipiert, war es das Ziel der Methode, individuelles Wissen so darzustellen, dass es einfacher zu verstehen und zu erinnern ist. Wesentlich dabei ist, dass die visuelle Art der Darstellung unserer Art zu denken entgegenkommt.

Mindjet MindManager war eines der ersten Software-Werkzeuge, welches die Methode 1994 auf dem PC verfügbar machte. Jetzt war man wesentlich schneller und flexibler, denn notwendige Änderungen verlangten kein Neu-Schreiben mehr. Man erkannte auch, dass sich die Methode durch Erweiterungen auf viele Bereiche der Wissens- und Projekt-Arbeit anwenden lässt.

MindManager ist mittlerweile eine Produktivitäts-Software, die als zentrale Methode zwar immer noch Mindmapping verwendet, diese aber durch zahlreiche Funktionen für das Aufgaben-, Projekt-, Informations-, und Wissensmanagement ergänzt hat.

MindManager ist mehr als Mindmapping

Die Basisfunktionen von MindManager wurden im Laufe der Jahre wesentlich erweitert und gehen heute weit über das klassische Mindmapping hinaus, um viele Aufgaben im Business-Alltag effektiv zu unterstützen. Dabei war es stets ein Anliegen, die grundlegende Mehrwerte zu bewahren: die intuitive und visuelle Darstellung sowie das einfache und spielerische Arbeiten mit Informationen.

Die erweiterte Methode – Business-Mapping genannt – basiert neben der Visualisierung auf zwei weiteren Kernkonzepten:

  • Intuitive Visualisierung: Da Mindmaps auf der Mindmapping-Methode beruhen und damit unserer Art zu denken entsprechen, sind sie besonders einfach und intuitiv, d.?h. ohne großen Erklärungsbedarf zu verstehen.
  • Einfaches und flexibles Erfassen und Strukturieren: MindManager ermöglicht es, Informationen sehr schnell zu erfassen und zu strukturieren. Auch hier ist das Thema der Einfachheit und intuitiven Handhabung von zentraler Bedeutung, um das Arbeiten mit Informationen im Alltag möglichst effizient zu unterstützen.
  • Integrationen mit anderen Systemen: Unsere täglichen Aufgaben erfordern den Zugriff auf Informationen, die sich in der Regel über verschiedene Anwendungen verteilen und in unterschiedlichen Formaten zur Verfügung stehen – auf Websites, in E-Mails etc.. Um einen besseren, Überblick über Informationen und deren Zusammenhänge zu bekommen, erlaubt MindManager, Informationen aus anderen Quellen direkt in einer Map zu integrieren und zu synchronisieren – ohne manuellen Übertragungsaufwand.

Das Verständnis von Beziehungen und Zusammenhängen aller Informationen ist eine wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche und kompetente Erfüllung von Aufgaben. Die Stärke von MindManager ergibt sich nicht nur aus der Visualisierung, sondern aus dem Zusammenspiel aller drei beschriebenen Kernkonzepte.

Erweiterungen und ihre Motivation

Erweiterte Darstellungsmöglichkeiten

Obwohl die klassische Art der radialen Darstellung von Mindmaps sehr effektiv in Bezug auf besseres und nachhaltiges Verstehen ist, wurden allein schon aus Akzeptanzgründen visuelle Erweiterungen, wie Zweigformen, aber auch formalere Zweigverbindungen und Layouts hinzugefügt. So ist beispielsweise auch die Darstellung als Organigramm oder Baumstruktur möglich, um bestimmte Inhalte in einer gewohnten Form darzustellen und damit auch inhaltlich zu unterstützen.

Freie Zweige: Einfaches Erfassen und Strukturieren

MindManager bietet sehr einfache Möglichkeiten der Erfassung und Strukturierung. Gerade bei der ersten Erfassung von Ideen oder Informationen sind diese nicht immer schon einer bestimmten Struktur zuzuordnen. In einer digitalen Map können daher Informationen zunächst einzeln und entkoppelt erfasst und dann einfach per Drag & Drop verschoben und der Struktur zugeordnet werden. Drag & Drop ist ein wiederkehrendes Prinzip der Methode, mit dem nicht nur Zweige, sondern auch ganze Teilstrukturen und Zusatzinformationen an Zweigen, wie z.?B. Anhänge, Symbole oder Bilder innerhalb der Map verschoben oder Informationen aus anderen Systemen in die Map integriert werden können.

Symbole und Filtern (Fokussieren)

Eine sehr wichtige Funktion in MindManager ist die Möglichkeit, Zweige mit Symbolen und Tags zu markieren (Map-Markierungen). Sie dienen der Kategorisierung von Zweigen. Dazu wird jeder Map eine Legende mit den Bedeutungen der Map-Markierungen zugeordnet und Symbole und Tags können in logischen Gruppen angelegt werden. Jedem Zweig einer Map lassen sich beliebig viele Map-Markierungen zuweisen. Symbole helfen auch, bestimmte Zweige schneller zu erkennen und wiederzufinden. Durch entsprechende Filterfunktionen ist es möglich, eine Map auf Zweige mit bestimmten Kriterien hin zu reduzieren.

Quellenverweise durch Verlinkungen

Eine einfache Möglichkeit, auch externe Informationen mit einem Zweig zu verknüpfen, ist die Verlinkung mit Dokumenten oder Web-Inhalten. Solche ergänzten Informationen lassen sich direkt aus dem Kontext der Map heraus öffnen und schnell wiederfinden. Auf der Basis von Verlinkungen kann man schnell und elegant sogenannte Wissensquellen-Maps erstellen.

Integrationen – schnelle Aggregation von Daten aus anderen Systemen

Die Integration mit anderen Systemen ist eine der wesentlichsten Erweiterungen im Unterschied zum traditionellen Mindmapping. Integrationen ermöglichen es, Datensätze aus anderen Systemen einzubinden. Standard-Integrationen in MindManager sind:

  • MS Outlook erlaubt die Einbettung und Synchronisation von Kontakten, E-Mails, Aufgaben und Notizen. Diese Elemente können per Drag & Drop aus Outlook in die Mindmap integriert werden. Darüber hinaus gibt es Abfragen, durch die sich z.?B. alle offenen Aufgaben dieser Woche oder alle Kontakte mit bestimmten Kriterien in eine Map integrieren lassen.
  • Die MS Excel Integration erlaubt es, einen bestimmten Bereich eines Excel-Sheets gezielt in eine Map zu integrieren und mit weiteren Kontext-Informationen zu versehen. Auch hier besteht die Möglichkeit der Synchronisation.
  • MS SharePoint erlaubt die Einbettung und Synchronisation von SharePoint Standard-Listen und Custom-Lists. Hier wird die Integration über vordefinierte sowie benutzerdefinierte Abfragen ermöglicht.
  • Datenbank-Linker ermöglichen es, per Abfrage Inhalte aus Datenbanken in die Map zu integrieren und zu synchronisieren.
  • Datei-Explorer erlaubt die Einbettung und Synchronisation ganzer Ordner-Strukturen aus dem Datei-System.

Die Synchronisationsfunktion stellt sicher, dass alle Informationen auf dem aktuellen Stand sind. MindManager umfasst neben den direkten Integrationen auch eine Reihe von Export- und Import-Funktionen und ermöglicht so die unmittelbare Weiterverarbeitung von Inhalten in unterschiedlichen Dateiformaten. Darüber hinaus bietet MindManager durch die integrierte XML- und COM-Technologie weitere leistungsstarke Anbindungsmöglichkeiten an andere Applikationen und Unternehmenslösungen, die entweder durch Unternehmen oder Technologie-Partner von Mindjet entwickelt werden können.

Aufgaben-Planung

Mit den einfachen Strukturierungsmöglichkeiten lässt sich auch sehr effizient ein Projektstrukturplan aufstellen. Dazu können jedem Zweig Aufgabenattribute wie Priorität, Status, Anfangs- und Enddatum, Dauer, Aufwand und Ressourcen zugewiesen werden. Außerdem lässt sich nach Aufgabenattributen filtern, um auf ganz bestimmte Aufgaben zu fokussieren. Es lassen sich Abhängigkeiten zwischen Aufgaben definieren und auch im MindManager interaktiven Gantt-Diagramm darstellen und bearbeiten.

Fazit

Business-Mapping ist heute eine einfache und schnelle Möglichkeit, die Mindmapping-Methode im Arbeitsalltag zu nutzen und von den intuitiven und visuellen Vorteilen der Methode zu profitieren. MindManager wird durch seine Erweiterungen in vielen Bereichen genutzt, wie z.?B. im Aufgaben- & Projektmanagement, in der Wissensarbeit & Dokumentation, bei der Problemlösung & Entscheidungsfindung, der strategischen & Business-Planung, der Selbstorganisation uvm.

 

 

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