2021/7 | Fachbeitrag | Digitalisierung

Büro 2025: Fünf Trends zur Kommunikation nach Corona

Die Corona-Pandemie hat die Büro- und damit die Wissenswelt verändert. Homeoffice ist in vielen Bereichen üblich geworden. Jüngst meldet Autobauer Porsche, dass Mitarbeiter pro Monat zwölf Tage zuhause arbeiten können - auch nach Corona. 54 Prozent der Unternehmen in Deutschland wollen Homeoffice dauerhaft anbieten und nur für vier Prozent kommt das überhaupt nicht in Frage, meldet das Ifo-Institut. Diese Entwicklung bedeutet jedoch, dass Firmen ihre Telekommunikationsinfrastruktur ausbauen müssen. Wozu 75 Prozent auch bereit sind, vermeldet Bitkom Research. In der Unternehmensgröße 20 bis 99 Mitarbeiter ist der Wille digitaler zu arbeiten besonders ausgeprägt. Waren 2016 noch 57 Prozent dazu bereit, so sind es heute 71 Prozent. Felix Pflüger von Peoplefone Deutschland kennt diese Zahlen. Der Geschäftsführer leitet aus ihnen fünf Trends für das Wissensmanagement ab.

Bildquelle: (C) Gerd Altmann / Pixabay

1. Trend: Homeoffice / Mobiles Arbeiten

Für 80 Prozent der Mittelständler ist das Telefon Kommunikationsweg Nummer eins, um mit Kunden in Kontakt zu kommen. "Es wird nur anders in den Alltag integriert", sagt Pflüger. Unternehmen erkennen, dass Homeoffice nicht zu schlechteren Leistungen führt. Dadurch entstehen jedoch neue Herausforderung an Wissensmanager und Führungskräfte. Denn die Integration von Homeoffice oder mobilem Arbeiten stelle besondere Anforderungen an die technische Einrichtung der Arbeitsplätze. "Wir werden das Tischtelefon ersetzen durch Software auf dem Notebook und den Telefonhörer durch ein Headset", verdeutlicht Pflüger. Die Vorteile dieses Trends: Recruiting wird einfacher, weil Firmen Mitarbeiter weltweit gewinnen können; oder wegen privater Anlässe zwar umziehen, den Arbeitgeber deshalb aber nicht zwangsläufig wechseln müssen.

2. Trend: Telefone aus der Cloud

Damit die wertvollen Funktionen des ersten Trends funktionieren, ist es ideal, wenn die Telefonanlage in einem zentralen Rechenzentrum in Deutschland installiert ist. "Eine Anlage aus der Cloud bietet die gleichen Funktionen wie ein stationäres System, ist jedoch besser integrierbar", sagt Pflüger. So entfallen teure Rufweiterleitungen auf das Mobiltelefon. Auch sind Mitarbeiter unter der Bürorufnummer im Homeoffice erreichbar und die Administratoren müssen nicht Vor-Ort sitzen. Anlagen und Nebenstellen lassen sich online konfigurieren und betreuen. "Allerdings ist Deutschland hier noch Nachzügler", verdeutlicht Pflüger. In Großbritannien sind bereits 71 Prozent aller Telefonanlagen in der Cloud, in Deutschland ist es gerade einmal ein knappes Drittel.

3. Trend: Videokonferenz mit Hologramm

Seit Corona ist klar: Immer mehr Sitzungen finden online per Videokonferenz statt. Firmen sparen dadurch Reisen und Kosten. Auch sind diese Meetings meist kurzfristiger planbar und kürzer. Die großen Tech-Konzerne arbeiten nun daran, dass sich Mitarbeiter als dreidimensionale Wesen virtuell treffen. "Dann sitzen alle an einem Tisch, obwohl sich jeder in einer ganz unterschiedlichen Stadt aufhält", erklärt Pflüger. Die Personen können sich berühren, doch spüren nichts davon. Vor wenigen Wochen stellt Microsoft seine Mixed-Reality-Plattform "Mesh" vor. Damit können Mitarbeiterinnen von sich Hologramme erstellen und so an virtuellen Besprechungen teilnehmen. Über Virtual-Reality-Brille nehmen sich die Kollegen so wahr als wären sie beieinander. Bald soll es möglich sein, sich als lebensechtes Selbst zu projizieren. Kameras können Objekte in ihrem Sichtfeld scannen und in ein 3D-Modell umrechnen. Dieses Modell wird zum Kollegen übertragen und in dessen VR-Brille dargestellt.

4. Trend: Mobil und flexibel

Immer mehr Menschen wollen und können mobil arbeiten. Aktuell investieren deshalb rund 55 Prozent der Unternehmen dieses Jahr in Notebooks und Handys, statt in PCs. Und immerhin ein knappes Fünftel der Firmen will wegen Corona sogar schneller digitalisieren. "Damit Mitarbeiterinnen unterwegs gut in die Telefonanlage integriert sind, brauchen sie eine App", verdeutlicht Pflüger. Dann sind sie unter ihrer Festnetzrufnummer auch unterwegs erreichbar. Zudem zeigt das System diese Nummer bei abgehenden Gesprächen mit dem Handy an. Über die App sehen Mitarbeiter obendrein am Smartphone, welche Kollegen gerade telefonieren und wer zur Verfügung steht.

5. Trend: Sofortness fordert Erreichbarkeit

Sascha Lobo spricht von "Sofortness". Der IT-Punk und Autor bezeichnet so die heutige Erwartungshaltung, dass zunehmend "sofort" den einzig akzeptablen Zeitrahmen darstellt. "Kunden erwarten sofort bedient zu werden bzw. eine Reaktion in medialer Echtzeit zu erhalten", weiß IT-Experte Pflüger, er empfiehlt: "Sorgen Sie für eine gute und schnelle Erreichbarkeit. Kein Kunde möchte länger als eine Minute in einer Warteschleife verbringen". Möglich ist das durch ein intelligentes Anrufrouting. Es sorge dafür, dass Anruferinnen schnell einen kompetenten Ansprechpartner erreichen. "Ein Anrufbeantworter ist unprofessionell und hilft dem Anrufer nicht weiter", bilanziert Pflüger, der zudem zu einer Plattform für alle Kommunikationskanäle rät. Telefonie, inklusive Telefonbuch und Verfügbarkeitsanzeige, Chat, als Kontaktpunkt auf der Homepage, und Videokonferenz sollten in einem System abgebildet sein.

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Wer Cloud sagt, muss auch Security sagen

Mit der wachsenden Popularität von Cloud-Lösungen stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre IT-Sicherheit an die neue Realität anzupassen. Vereint die Infrastruktur sowohl lokale Systeme als auch Cloud-Technologien, muss die Security-Strategie einen identitätsbasierten, holistischen Ansatz verfolgen, der auch Cloud-basierte Tools umfasst....

Weiterlesen

Generative KI: Von der gehypten Technologie zum Alltagstool

Kommt Generative AI 2024 in der Praxis an? Diese Frage hat der IT-Dienstleister adesso aktuell 400 Führungskräften der deutschen Wirtschaft gestellt. Das Ergebnis ist eindeutig: Unternehmen bereiten sich jetzt auf eine Welt vor, in der die Nutzung Künstlicher Intelligenz (KI) so alltäglich sein wird wie heute E-Mails, Instant Messaging oder Collaboration-Tools....

Weiterlesen

So setzen Unternehmen generative KI richtig ein

Generative KI ermöglicht es Unternehmen, das Kundenerlebnis mit einer Technologie weiterzuentwickeln, die sich durch Lernen aus ihren eigenen Fehlern und Erfolgen kontinuierlich verbessert. Selbst in diesem frühen Stadium der Technologie sagen Experten wie McKinsey, dass sie die Weltwirtschaft jährlich um bis zu 4,4 Billionen Dollar ankurbeln könnte; Goldman Sachs meint, dass sie das globale BIP um 7 B...

Weiterlesen

Ungepflegte Adressdaten - der blinde Fleck in UCC-Konzepten

In vielen Unternehmen und Branchen ist mobiles Arbeiten nicht mehr wegzudenken. Gerade bei Frontline Workern ­- sei es im Außendienst, an Kraftwerken und Anlagen, im Einzelhandel oder auf der Baustelle - gehören mobile Endgeräte daher mittlerweile zur Standardausstattung. Dass hier Konzepte wie Unified Communication and Collaboration (UCC) erforderlich sind, um eine reibungslose standortunabhängi...

Weiterlesen

Kritisches Denken in Zeiten von KI-Bots & Co.

Der Kompetenz zum kritischen Denken kommt aufgrund der im Digitalzeitalter stetig wachsenden Informationsfülle von mitunter zweifelhafter Güte, welche nicht zuletzt durch die sozialen Medien sowie durch auf künstlicher Intelligenz (KI) basierenden Applikationen angefacht wird, eine immer größere Bedeutung zu. Kritisches Denken sollte daher gezielt gefördert werden - und zwar sowohl an den Hochschulen ...

Weiterlesen

Wenn kritisches Wissen verloren geht: Ein Blick in die Gegenwartsforschung

Der Transfer von Tacit Knowledge gewinnt in der gegenwärtigen Wissensverlustforschung zunehmend an Bedeutung. Der Verlust von organisationalem Wissen, kurz Organizational Knowledge Loss (OKL), bezeichnet die Situation, in der eine Organisation ihr kritisches Wissen teilweise oder vollständig verliert. Der Verlust hat einen negativen Einfluss auf das organisationale Gedächtnis, welches die organisatorisch...

Weiterlesen

Data Decision Gap: Warum digitale Transformation fehlschlägt - und was Unternehmen dagegen tun können

WISSENplus
Von 2017 bis 2021 investierten Unternehmen weltweit 4,45 Billionen Dollar (USD) in ihre digitale Transformation. Dieser Trend wird sich wahrscheinlich fortsetzen und in den nächsten fünf Jahren vermutlich die Marke von zehn Billionen Dollar übersteigen. Doch was erhalten die Unternehmen im Gegenzug? Trotz der enormen Ressourcen, die der digitalen Transformation gewidmet werden, zeigen Studien, dass...

Weiterlesen

KI in der Praxis: Welche Rolle spielt der „Faktor Mensch“?

Generative KI ist im Job-Alltag angekommen: Umfragen zufolge verwendet beinahe jeder Zweite beispielsweise ChatGPT bereits im beruflichen Kontext. Doch viele Unternehmen sind noch nicht durchgreifend auf das KI-Zeitalter vorbereitet. Es braucht es zum einen Leitlinien für die Anwendung, außerdem eine hohe Lernbereitschaft der Nutzer. Gefragt ist daher eine Kultur, die KI-Implementierung und -Einsatz über...

Weiterlesen