2002/8 | Fachbeitrag | Business Intelligence

Auf Schatzsuche im Unternehmen

von Jürgen Bauer

Von Jürgen Bauer

 

Inhaltsübersicht:

 

 

 

Business-Intelligence-Werkzeuge können

 

der Informationsarmut im Unternehmen ein Ende setzen. Mit Reporting-

 

und Analyse-Tools lassen sich aus unstrukturierten Daten wertvolle

 

Informationen gewinnen und unternehmensweit verteilen – eine

 

wichtige Komponente des modernen Wissensmanagements.

 

 


Der feine Unterschied

 

 

Ein Geschäftsmann fragt einen Management-Guru: "Was macht

 

mein Unternehmen erfolgreich?" Der Guru antwortet: "Informationen."

 

Der Geschäftsmann weiter: "Was muss ich am meisten fürchten?"

 

Und der Guru antwortet: "Daten".

 

 

 

Daten sind die Quelle für Informationen und gleichen oft einem

 

ungehobenen Schatz. Jeder ahnt, dass diese Daten existieren, aber

 

nur wenige wissen, wo sie zu finden sind. Ein Anliegen des modernen

 

Informationsmanagements ist es, die oft beklagte Informationsarmut

 

trotz Datenreichtums zu beseitigen. Informationstechnologien wie

 

Business Intelligence (BI) sind der Schlüssel zur Lösung

 

des Problems, denn sie ermöglichen den Zugriff auf und das

 

Verteilen von Informationen unternehmensweit. BI-Werkzeuge unterstützen

 

Mitarbeiter, die richtigen Daten zu finden, zu kombinieren, zu analysieren

 

und zu interpretieren – kurz: aus Daten Informationen zu machen.

 

 

 

Oft fristen Daten in Aktenordnern oder im Ablagekeller ihr Dasein,

 

schlummern ungenutzt auf Laufwerken oder werden von einem Mitarbeiter

 

sorgsam in einer individuellen Datei gepflegt – ohne Zugang

 

für die Kollegen. Selbst Datenbanken existieren oft unabhängig

 

voneinander, ohne dass die Daten zueinander in Beziehung gesetzt

 

werden. Zweifellos gibt es Daten im Überfluss und es werden

 

ständig mehr. Mit jedem Vorgang vergrößert sich

 

zwar die Datenmenge, nur nimmt das Wissen nicht im gleichen Umfang

 

zu. Einerseits fehlt vielen Mitarbeitern das Bewusstsein, dass diese

 

Daten überhaupt existieren. Anderseits findet kein Informationsaustausch

 

zwischen Abteilungen statt: Das Marketing wacht über die Daten

 

der letzten Werbeaktion, der Vertrieb sitzt auf den Daten über

 

Verkaufsvorgänge und der Kundendienst ist Herr über Kundenverhalten

 

und Produktmängel.

 

 

Seitenanfang

Armes, reiches Unternehmen

 

 

So kommt es nicht von ungefähr, dass in vielen Unternehmen

 

wahre Datenfriedhöfe existieren. Entwicklungen wie beispielsweise

 

Fusionen verstärken diese Tendenz zunehmend. Auch nehmen ausscheidende

 

Mitarbeiter ihren Erfahrungsschatz über Prozesse, Kunden und

 

Projekte aus den Unternehmen unwiderbringlich mit. Erschwerend kommt

 

hinzu, dass die DV-Strukturen in Unternehmen über Jahre oft

 

unstrukturiert gewachsen sind: Verschiedene Betriebssysteme laufen

 

parallel, Dateiformate sind nicht kompatibel und wer was wo speichert,

 

ist oft nicht klar definiert.

 

 

 

Hätte jede Abteilung auf die relevanten Daten der anderen

 

Zugriff, wäre folgendes Problem leicht zu lösen: Ein Produktmanager

 

muss seinem Vorgesetzten möglichst schnell die Verkaufszahlen

 

des letzten Quartals vorlegen. Ohne die Mithilfe der EDV-Abteilung,

 

des Vertriebs und des Marketings kommt er nicht weit. Seine Kollegen

 

haben jedoch keine Zeit und vertrösten ihn auf nächste

 

Woche. Das ist zu spät. Und so bleibt ihm nichts anderes übrig,

 

als auf der Grundlage der alten Zahlen mit der Methode "Pi

 

mal Daumen" die aktuellen Verkaufszahlen hochzurechnen. Die

 

Entscheidungen, die daraus resultieren, können wohl nur mit

 

einer großen Portion Glück zum Erfolg führen. Das

 

Traurige daran ist, dass die notwendigen Daten eigentlich vorhanden

 

sind – der Produktmanager kann sie nur nicht nutzen und zur

 

Grundlage seiner Entscheidung machen.

 

 

Seitenanfang

Alles unter einem Dach oder gewusst wie

 

 

Häufig hat ein Unternehmen viele kleine Datenansammlungen.

 

Um diese zu vereinheitlichen, eignet sich ein so genanntes Data

 

Warehouse. Hier werden Daten aus unterschiedlichen Quellen verschiedener

 

Unternehmensabteilungen in einer Datenbank vereint und kategorisiert.

 

Natürlich müssen die Daten aktualisiert werden, aber prinzipiell

 

wissen die Mitarbeiter, wo sie was finden können.

 

 

 

Mit diesem Datenpool sind die Möglichkeiten noch lange nicht

 

erschöpft, denn Unternehmen können weit mehr als nur Daten

 

sammeln. Unabhängig von einem Data Warehouse kann man intelligente

 

Reporting- und Analyse-Werkzeuge einsetzen, die sich unter dem Begriff

 

Business Intelligence zusammenfassen lassen. Mit einer Business-Intelligence-Lösung

 

gewinnt der Anwender aus Daten konkrete Informationen. So helfen

 

BI-Tools beispielsweise, das Kundenverhalten zu verstehen und Verkaufszahlen

 

zu analysieren. Nebenbei spart man Zeit und Kosten, denn benötigte

 

Informationen sind schnell und problemlos verfügbar und Sonderschichten

 

für mühsam per Hand zusammengestrickte Tabellen entfallen.

 

 

desktop-reporting picture
Mit Business-Intelligence-Tools lassen sich aus unstrukturierten Daten wertvolle Informationen gewinnen und unternehmensweit verteilen.

Seitenanfang

Einstellungswandel: Demokratisierung der Informationsstrukturen

 

 

Betrachtet man die Geschichte von Business Intelligence und Knowledge

 

Management, so zeigen sich Parallelen: Seit Mitte der 80er Jahre

 

hat sich die Einstellung und somit auch die Technologie stetig geändert.

 

Früher konnten tatsächlich nur wenige Spezialisten aus

 

IT oder Datenbankverwaltung (eventuell noch aus Buchhaltung und

 

Controlling) Reports erstellen. Sie verfügten über die

 

notwendigen Kenntnisse, Informationen aus Datenbanken zu ziehen.

 

Damit hatten nur wenige Mitarbeiter überhaupt Zugang zu den

 

entsprechenden Informationen. Der Zeitaufwand war enorm, Datenbestände

 

zu durchforsten, die in unterschiedlichen Formaten gespeichert waren,

 

und daraus Berichte zu erstellen. Manchmal ließen sich erforderliche

 

Daten auch gar nicht zusammenführen. So mussten sich Anwender

 

meist mit unzureichenden Reports begnügen oder eventuell lange

 

darauf warten.

 

 

 

Heute sind die Voraussetzungen vorhanden, dass jeder autorisierte

 

Mitarbeiter schnell und einfach bestehende Berichte anfordern und

 

individuelle Auswertungen zusammenstellen kann. Mit den geeigneten

 

BI-Werkzeugen bewältigen Unternehmen die Datenflut und tragen

 

zum internen Wissensmanagement bei. Mitarbeiter können –

 

von jedem Browser aus – auch über mobile Endgeräte

 

Informationen abfragen.

 

Seitenanfang

Informationen bitte – und zwar schnell

 

 

Wichtig ist, die richtigen Informationen den richtigen Personen

 

jederzeit zur Verfügung zu stellen und so die Qualität

 

der Entscheidungen zu verbessern. Reporting-Lösungen gewährleisten

 

heute in Echtzeit einen einfachen Zugriff auf Daten gleich welcher

 

Datenquelle – vom Data Warehouse bis hin zur Enterprise-Resource-Planning-Applikation.

 

Alle Mitarbeiter vom Geschäftsführer über den Personalleiter

 

bis hin zum Vertriebsassistenten haben Zugang zu den für sie

 

wichtigen Unternehmensdaten. Ein Mitarbeiter muss nicht zu einem

 

Experten für Datenanalyse werden, um die Informationen zu bekommen,

 

die für seine tägliche Arbeit notwendig sind. Endlich

 

können sich IT-Mitarbeiter in einem Unternehmen auf IT-Probleme

 

konzentrieren und müssen nicht jedes Mal den Informations-Broker

 

spielen, wenn die Vertriebsabteilung einen Bericht mit der Umsatzaufteilung

 

nach Region, Produkt, Kunden und Mitarbeitern benötigt. Auch

 

sind die Zeiten vorbei, in denen der Vertriebsleiter die ganze Abteilung

 

in Aufruhr versetzt, weil er fünf Minuten vor seinem Meeting

 

mit dem Geschäftsführer noch auf den aktuellen Bericht

 

wartet.

 

 

Seitenanfang

Der Quantensprung zum Wissen

 

 

Die Bereitstellung von Wissen an die jeweiligen Nutzer ist die

 

Voraussetzung, dass es effizient genutzt wird. BI-Lösungen

 

sind Bestandteil des heute so heiß gehandelten Wissensmanagements,

 

da sie auch den gezielten Informationsaustausch via Internet über

 

räumliche und zeitliche Grenzen hinweg ermöglichen.

 

 

 

Angenommen, es ist 19:00 Uhr abends in Norddeutschland. Frau Meier

 

benötigt für das spontan einberufene Meeting morgen um

 

8:30 Uhr dringend einen Bericht über die Entwicklung der Umsatzzahlen

 

im Münchner Raum und einen Umsatzvergleich. Der Kollege aus

 

München hat aber noch eine Woche Urlaub. Was nun?

 

 

 

Mit speziellen Business-Intelligence-Tools können Mitarbeiter

 

unternehmensweit und über alle Ländergrenzen hinweg auf

 

Datenquellen zugreifen. Ein Beispiel hierfür bietet die BI-Lösung

 

Crystal Enterprise des US-amerikanischen Softwareanbieters Crystal

 

Decisions. Mit dem integrierten Reporting-Tool greift Frau Meier

 

auf die gewünschte Datenbank der Münchner Filiale zu.

 

Nach wenigen Klicks ist der Bericht erstellt. Ein weiterer Tastendruck

 

und der Vergleich zwischen den Umsatzzahlen von Süd- und Norddeutschland

 

steht. Frau Meier verschickt nun noch die erstellten Reports an

 

alle Teilnehmer der morgigen Sitzung – zur Vorbereitung.

 

 

 

Vorteil einer guten BI-Lösungen ist, dass unabhängig

 

von Format, Applikation und Betriebssystem Berichte und Analysen

 

generiert und verteilt werden. Unternehmensweit oder auch darüber

 

hinaus beispielsweise an Kunden können Mitarbeiter selbst Berichte

 

über das Intra- oder Internet zur Verfügung stellen. Durch

 

das vollständig webbasierte Crystal Enterprise werden Berichte,

 

die mit Crystal Reports oder Crystal Analysis erstellt wurden, unverzüglich

 

genutzt und sind über alle Unternehmensbereiche hinweg verfügbar.

 

Funktionen, die es zum Beispiel erlauben, unterschiedliche Ansichten

 

beziehungsweise Aggregationsebenen (Drill-Down-Funktion) eines Berichtes

 

zu sehen, bleiben dabei erhalten und erleichtern das Aufnehmen der

 

gesuchten Information.

 

 

 

Heute geht es nicht mehr nur darum, innerhalb eines Unternehmens

 

50 oder 100 Arbeitsplätze mit Reporting- und Abfrage-Tools

 

auszustatten, sondern über das Web Tausenden von Benutzern

 

den reibungslosen Ablauf ihres Tagesgeschäfts zu erleichtern.

 

Zeitraubende manuelle Auswertungen und deren postalischer Versand

 

haben ein Ende. Das gewünschte Informationspaket wird einfach

 

per Mausklick über das Web an den Empfänger übermittelt.

 

 

 

Oftmals wurden in Unternehmen mühsame und langwierige Projekte

 

erarbeitet, nur um herauszufinden, dass ähnliche Projektdaten

 

bereits vorhanden waren, aber nicht unternehmensweit verteilt wurden.

 

Der Frust und Mehraufwand an Kosten und Zeit kann mit der richtigen

 

Reporting-Lösung vermieden werden. Entscheidend ist, dass Informationen

 

unternehmensweit verteilt werden. Dies bezieht sich sowohl auf strukturierte

 

Daten, wie sie in Datenbanken zu finden sind, als auch auf unstrukturierte

 

Daten aus Intranet-Sites, Microsoft-Word- oder Lotus-Notes-Dokumenten.

 

Seitenanfang

Fazit

 

 

Business-Intelligence-Werkzeuge helfen, benötigte Informationen

 

zu gewinnen und bedarfsgerecht verfügbar zu machen. Aber mit

 

IT alleine lässt sich erfolgreiches Wissensmanagement selbstverständlich

 

nicht betreiben. Die Technologie ist hier immer Mittel zum Zweck.

 

Sie kann zwar Daten zur Verfügung stellen, die Suche erleichtern

 

und Informationen verteilen – es liegt jedoch an den Mitarbeitern,

 

Informationen und Wissen zu teilen. Prinzipiell sollte sich eine

 

Unternehmenskultur vom Denken "Wissen ist Macht" verabschieden,

 

dann funktioniert auch das Wissensmanagement.

 

 

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Die Unternehmensperformance steigern

WISSENplus
Das Erfassen und Verwerten von Wissenspotenzialen ist zu einem maßgeblichen Produktivfaktor geworden. Unternehmen benötigen daher neue Management-Konzepte, um ihre Ziele und Strategien wirksamer umzusetzen. Traditionelle Business-Intelligence-Ansätze, die rein finanzorientiert sind und lediglich materielle Produktionsfaktoren berücksichtigen, greifen hier zu kurz. Das Konzept des Corporate Performance M...

Weiterlesen

Business Intelligence versus Wissensmanagement - wem gehört die Zukunft?

Wer sich heute auf dem Pfad der Informationsverarbeitung bewegt, der blickt zumeist nur zu einer Seite: entweder zur Business Intelligence, also der Verarbeitung strukturierter Daten, oder aber zur Verarbeitung und Vervielfachung schlecht strukturierter Daten, sprich: in die Niederungen des Dokumentenmanagements, welches oft und doch stets zu unrecht mit Wissensmanagement gleichgesetzt wird. Doch mit keinem...

Weiterlesen

Causal Analytics: Wie aus Big Data Wissen wird

WISSENplus
Wissen ist das Kapital der modernen Wirtschaft. Doch vieles, was heute Wissen genannt wird, ist für das Treffen effektiver Entscheidungen ungeeignet. Entscheidungen auf Fakten und nicht auf unüberprüfbare Meinungen zu gründen: Diese wichtige und lange überfällige Idee hat in den vergangenen Jahren zur Blüte der Business Intelligence beigetragen. Der Big-Data-Boom feuert diese Entwicklung an und verhe...

Weiterlesen

Knowledge Process Outsourcing – oder: Wenn externe Dienstleister nach relevantem Wissen suchen

WISSENplus
Falsche Entscheidungen können in der Unternehmenswelt schwere Folgen haben: Prozesse verlangsamen sich, Potenziale werden nicht optimal ausgeschöpft, unnötige Kosten entstehen. Statt sich also einfach auf ihr Bauchgefühl zu verlassen, sollten Unternehmensverantwortliche strategisch vorgehen und im Vorfeld eine fundierte Entscheidungsgrundlage schaffen. Der Schlüssel dazu ist das systematisch aufbereite...

Weiterlesen

Flexibler Zugriff auf Informationen

WISSENplus
Immer häufiger werden Anwender aus den Fachabteilungen von Unternehmen mit Fragen zur Business- Intelligence (BI) konfrontiert: Sie müssen vorhandene Daten sammeln, auswerten und darstellen, die Entscheidungen erleichtern sollen, können sich aber nicht lange mit technischen Details aufhalten. Wo und wie findet man die Daten am schnellsten, wie können sie am effizientesten weiter analysiert und nutzerfre...

Weiterlesen

Business Intelligence: Die Zukunft von Daten ist mobil!

WISSENplus
Die Analystenfirma Gartner geht laut aktuellen Zahlen davon aus, dass der Business-Intelligence (BI)-Sektor 2011 mit einem Wachstum von 9,7 Prozent einer der weltweit am schnellsten wachsenden Software-Märkte bleibt. Auf der Liste der „Top 10 Technologie-Prioritäten für CIOs in 2011" liegt Business Intelligence auf Platz 5. Dabei nennen Unternehmen als Hauptgrund für die Integration von BI-Software di...

Weiterlesen

Alles, was den Posteingang smart macht – die DMS EXPO hat’s

Bald ist es wieder so weit: Vom 23. bis 25. Oktober 2012 kommt auf der DMS EXPO 2012, der Leitmesse für Enterprise Content Management (ECM), das Who's who der ECM-Anbieter zusammen. Sie zeigen Entscheidern, welche Systeme und Lösungen für die Optimierung der unternehmensweiten Informationsverarbeitung verfügbar sind. Zusätzlicher Mehrwert für DMS EXPO-Besucher: Parallel durchgeführt mit der IT & Bus...

Weiterlesen

Business Discovery: Mit Self Service große Datenmengen meistern

Die eigentliche Arbeit bei Big Data liegt nicht in der Auswertung der Daten, sondern in der Vorbereitung der Datenanalyse. Das A und O ist es, das Ziel festzulegen und genau zu prüfen, welche Fragestellungen die Analyse beantworten soll. Denn wer das Ziel nicht kennt, findet auch nicht den Weg dorthin. Dazu sind ein umfassendes Verständnis des jeweiligen Geschäftsmodells und der verschiedenen Geschäftsf...

Weiterlesen