2022/8 | | Automatisierung

Auf Digitalisierungskurs: Verein zur Förderung der Berufsbildung setzt auf ECM

Der Verein zur Förderung der Berufsbildung e. V. (VFB) ist eine Bildungseinrichtung, die sich der beruflichen Aus- und Weiterbildung widmet. Im baden-württembergischen Ludwigsburg und Böblingen bietet der Verein seit über 40 Jahren unter anderem IHK-Praxisstudiengänge und andere Lehrgänge für jährlich über 3.000 Teilnehmerinnen und Teilnehmer an. Die Nachfrage nach diesem Angebot ist groß. 2017 entschied der stetig wachsende Verein, sich im Bereich Dokumenten-Management neu aufzustellen - von der Hardware der eingesetzten Drucksysteme bis zu einer professionellen ECM-Lösung. Das Ziel: schnellere, effizientere Abläufe, mehr Transparenz, mehr Verlässlichkeit und eine bessere Kostenkontrolle.

Bildquelle: (C) Aneta Esz / Pixabay

"Zunächst einmal ist unser Druckvolumen als Bildungseinrichtung sehr groß und wir waren mit unserem bisherigen Dienstleister in dem Bereich unzufrieden. Außerdem suchten wir darüber hinaus jemanden, der uns mit einer professionellen ECM-Lösung bei der Digitalisierung und Automatisierung unserer internen Prozesse unterstützt", erklärt Andreas Knödler, Vorstand der Bildungseinrichtung. Konkret gehörte dazu die Implementierung einer revisionssicheren digitalen Rechnungsprüfung und -bearbeitung, eines digitales Vertragsmanagements und der digitalen Personalakte. Der VFB entschied sich, mit TA Triumph-Adler zusammenzuarbeiten.

Die Lösung

TA Triumph-Adler entwickelte im Rahmen einer Ist-Analyse eine individuelle Lösung für den VFB. Der nächste Schritt war die Entwicklung eines neuen ECM-Systems zur Digitalisierung und Automatisierung der internen Prozesse. Der Startschuss fiel auch hier mit einer umfassenden Ist-Analyse: "Wir schauten: Welche Prozesse laufen wie ab, mit welchen Software-Anbietern arbeiten wir bereits zusammen und welche Bedürfnisse haben unsere Mitarbeiter", so Knödler. Gemeinsam mit allen Beteiligten wurde eine Standardisierung und Organisation der internen Prozesse erarbeitet. Bei der Umsetzung wurde das ECM-System individuell an die jeweiligen Bedürfnisse und Anforderungen angepasst. "Die Herausforderung hierbei war, in Abstimmung mit den bereits vorhandenen Partnern Schnittstellen zu schaffen, um dem Kunden ein barrierefreies, effizientes Arbeiten zu ermöglich", erklärt Michael von Büren, Solution Sales Manager bei TA Triumph-Adler. "Vom Rechnungsworkflow über das Vertragsmanagement und die Digitalisierung und Archivierung von Personalakten und Lohnabrechnungen haben wir das ECM-System Schritt für Schritt umgesetzt," so Knödler.

Das Ergebnis

Das Resümee ist durchweg positiv: "Das neue ECM-System hat unsere Verwaltungsarbeit sehr viel effizienter gemacht, die Bearbeitungszeiten haben sich massiv verkürzt", berichtet Knödler. "Wir müssen keine Rechnungen oder Verträge mehr suchen, es findet sich alles sofort - und zwar ganz unabhängig davon, wo ich mich gerade aufhalte". Die optimierten Prozesse sorgen u.a. für eine schnellere Kommunikation mit Kursteilnehmern, Dozenten und Mitarbeitern, die gesetzeskonforme Aufbewahrung von Dokumenten ist ebenfalls gegeben. Auch die Multifunktionsgeräte überzeugen: "Sie laufen trotz unseres hohen Druckvolumens seit Jahren wie am Schnürchen", so Knödler.


Der Autor:

Stefan Halupka ist Sales Director für Enterprise Content Management & ICT DACH bei TA Triumph-Adler GmbH. TA Triumph-Adler hilft Unternehmen bei der Verbesserung ihrer Dokumentenprozesse - egal ob papierbasiert oder elektronisch - mit dem Ziel, diese digitaler zu machen und effizienter zu gestalten. Stefan Halupka ist seit April 2020 im Unternehmen und verantwortlich für den Vertrieb der innovativen Softwarelösungen.

Web: www.triumph-adler.de/ta-de-de

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Von Algorithmen und Ärzten: Wie KI das Gesundheitswesen verändert

WISSENplus
Künstliche Intelligenz (KI) hat das Potenzial, die Medizin grundlegend zu transformieren. Von der Präzisionsdiagnostik über personalisierte Therapieansätze bis hin zur Optimierung administrativer Prozesse - KI verspricht eine effizientere und patientenzentriertere Gesundheitsversorgung. Doch neben diesen Möglichkeiten gibt es auch klare Grenzen: Regulatorische Hürden, ethische Fragestellungen und...

Weiterlesen

Sechs Fehler, die KI-Projekte schon in der Anfangsphase zum Scheitern bringen

Der Erfolg von KI-Projekten hängt ganz entscheidend davon ab, dass Unternehmen bereits im Vorfeld genau klären, welche Probleme sie mit Daten und KI lösen wollen, und konkrete Projektziele definieren. Dies ist notwendig, damit die Projektausrichtung stimmt und keine falschen Erwartungen geweckt werden, denn spätere Kurskorrekturen kosten viel Zeit und Geld. Doch auch direkt im Anschluss, wenn die Projek...

Weiterlesen

Smart Factory: Prozesse optimieren, Know-how bewahren

WISSENplus
Es gibt endlich eine Lösung für den Fachkräftemangel -und sie heißt KI. Dabei geht es nicht darum, neue KI Modelle zu entwickeln, sondern diese passgenau einzusetzen. Moderne GenAI-Modelle erlauben es, wertvolles Mitarbeiter-Wissen auf einfache Art zu konservieren, und das ohne wirklichen Mehraufwand für die Mitarbeitenden. Allerdings hindern Missverständnisse über die Möglichkeiten und die Int...

Weiterlesen

Insider Threats: Willkommen im Zeitalter der kriminellen KI!

WISSENplus
Künstliche Intelligenz (KI), ursprünglich als Treiber von Innovation und Effizienz gefeiert, wird zunehmend zur Waffe in den Händen von Cyberkriminellen. In einer digital vernetzten Welt nutzen Täter KI, um ihre Methoden zu perfektionieren, Angriffe zu automatisieren und neue Schwachstellen auszunutzen. Die Folge: Eine neue Dimension der Cyberkriminalität, die Privatpersonen, Unternehmen und Regie...

Weiterlesen

Digitale Zwillinge: Effizient, nachhaltig, ESG-konform

WISSENplus
Zu den Kernthemen fast aller Unternehmen gehört derzeit die Nachhaltigkeit - gerade im Hinblick auf die erforderliche Umsetzung von ESG-Programmen. Ein effizientes Hilfsmittel sind dabei Digitale Zwillinge. Sie können die Etablierung nachhaltiger Prozesse unterstützen und damit den ökologischen Fußabdruck eines Unternehmens entscheidend verringern....

Weiterlesen

Wie strukturiert ist Ihre Wissensarbeit?

Wussten Sie, dass nur 33 Prozent der deutschen Unternehmen mit einer "guten digitalen Gesundheit" ins Jahr 2025 gestartet sind? Das ist das Ergebnis der aktuellen Digital Health Studie von Zoho. Gemeint ist damit die digitale Reife von Organisationen - angefangen bei smarten Arbeitsprozessen über die strukturierte Datenhaltung bis hin zum strategischen Technologieeinsatz. Die Studie zeigt: Wer he...

Weiterlesen

So wirkt Generative KI in der Fertigung!

Neben den vielen Anwendungsbereichen von GenAI untersuchte die Studie "Von der Fertigungshalle ins KI-Zeitalter: Haben Sie einen Masterplan oder Nachholbedarf?" auch die Herausforderungen, denen sich das produzierende Gewerbe gegenübersieht. Im Fokus standen in erster Linie Hürden im Bereich Personal, Infrastruktur und ethischer Rahmenbedingungen. ...

Weiterlesen