2022/8 | | Automatisierung

Auf Digitalisierungskurs: Verein zur Förderung der Berufsbildung setzt auf ECM

Der Verein zur Förderung der Berufsbildung e. V. (VFB) ist eine Bildungseinrichtung, die sich der beruflichen Aus- und Weiterbildung widmet. Im baden-württembergischen Ludwigsburg und Böblingen bietet der Verein seit über 40 Jahren unter anderem IHK-Praxisstudiengänge und andere Lehrgänge für jährlich über 3.000 Teilnehmerinnen und Teilnehmer an. Die Nachfrage nach diesem Angebot ist groß. 2017 entschied der stetig wachsende Verein, sich im Bereich Dokumenten-Management neu aufzustellen - von der Hardware der eingesetzten Drucksysteme bis zu einer professionellen ECM-Lösung. Das Ziel: schnellere, effizientere Abläufe, mehr Transparenz, mehr Verlässlichkeit und eine bessere Kostenkontrolle.

Bildquelle: (C) Aneta Esz / Pixabay

"Zunächst einmal ist unser Druckvolumen als Bildungseinrichtung sehr groß und wir waren mit unserem bisherigen Dienstleister in dem Bereich unzufrieden. Außerdem suchten wir darüber hinaus jemanden, der uns mit einer professionellen ECM-Lösung bei der Digitalisierung und Automatisierung unserer internen Prozesse unterstützt", erklärt Andreas Knödler, Vorstand der Bildungseinrichtung. Konkret gehörte dazu die Implementierung einer revisionssicheren digitalen Rechnungsprüfung und -bearbeitung, eines digitales Vertragsmanagements und der digitalen Personalakte. Der VFB entschied sich, mit TA Triumph-Adler zusammenzuarbeiten.

Die Lösung

TA Triumph-Adler entwickelte im Rahmen einer Ist-Analyse eine individuelle Lösung für den VFB. Der nächste Schritt war die Entwicklung eines neuen ECM-Systems zur Digitalisierung und Automatisierung der internen Prozesse. Der Startschuss fiel auch hier mit einer umfassenden Ist-Analyse: "Wir schauten: Welche Prozesse laufen wie ab, mit welchen Software-Anbietern arbeiten wir bereits zusammen und welche Bedürfnisse haben unsere Mitarbeiter", so Knödler. Gemeinsam mit allen Beteiligten wurde eine Standardisierung und Organisation der internen Prozesse erarbeitet. Bei der Umsetzung wurde das ECM-System individuell an die jeweiligen Bedürfnisse und Anforderungen angepasst. "Die Herausforderung hierbei war, in Abstimmung mit den bereits vorhandenen Partnern Schnittstellen zu schaffen, um dem Kunden ein barrierefreies, effizientes Arbeiten zu ermöglich", erklärt Michael von Büren, Solution Sales Manager bei TA Triumph-Adler. "Vom Rechnungsworkflow über das Vertragsmanagement und die Digitalisierung und Archivierung von Personalakten und Lohnabrechnungen haben wir das ECM-System Schritt für Schritt umgesetzt," so Knödler.

Das Ergebnis

Das Resümee ist durchweg positiv: "Das neue ECM-System hat unsere Verwaltungsarbeit sehr viel effizienter gemacht, die Bearbeitungszeiten haben sich massiv verkürzt", berichtet Knödler. "Wir müssen keine Rechnungen oder Verträge mehr suchen, es findet sich alles sofort - und zwar ganz unabhängig davon, wo ich mich gerade aufhalte". Die optimierten Prozesse sorgen u.a. für eine schnellere Kommunikation mit Kursteilnehmern, Dozenten und Mitarbeitern, die gesetzeskonforme Aufbewahrung von Dokumenten ist ebenfalls gegeben. Auch die Multifunktionsgeräte überzeugen: "Sie laufen trotz unseres hohen Druckvolumens seit Jahren wie am Schnürchen", so Knödler.


Der Autor:

Stefan Halupka ist Sales Director für Enterprise Content Management & ICT DACH bei TA Triumph-Adler GmbH. TA Triumph-Adler hilft Unternehmen bei der Verbesserung ihrer Dokumentenprozesse - egal ob papierbasiert oder elektronisch - mit dem Ziel, diese digitaler zu machen und effizienter zu gestalten. Stefan Halupka ist seit April 2020 im Unternehmen und verantwortlich für den Vertrieb der innovativen Softwarelösungen.

Web: www.triumph-adler.de/ta-de-de

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

To-Dos für die Digital-Agenda: 9 wichtige Punkte, die Sie jetzt in Angriff nehmen sollten!

WISSENplus
Ob Künstliche Intelligenz, hybride Cloud-Lösungen oder nachhaltige IT: In den nächsten Monaten dürften einige Trends, die sich bereits länger am Horizont abzeichnen, an Fahrt aufnehmen. Unternehmen müssen sich damit beschäftigen, wollen sie nicht vom Wettbewerb abgehängt werden. Doch welche Entwicklungen sind zu erwarten? Und welche Maßnahmen sollten Unternehmen in Sachen Digitalisierung im A...

Weiterlesen

Effizientes Wissensmanagement im Maschinenbau

WISSENplus
Die Bedeutung von Wissensmanagement in der Industrie hat in den letzten Jahren enorm zugenommen. Insbesondere im Maschinenbau, der stark auf Präzision und Effizienz angewiesen ist, spielen optimierte Datenströme und Prozessautomatisierung eine zentrale Rolle. Dabei kann der Maschinenbau von der Telekommunikationsbranche lernen, wie eine durchdachte Struktur für den Umgang mit Daten aussehen sollte....

Weiterlesen

KI im Projektmanagement: Missverständnisse versus Vorteile

Künstliche Intelligenz hat das Potenzial, Projektmanagement, wie wir es heute kennen und täglich anwenden, zu revolutionieren. Unternehmen, die KI als Chance zur Automatisierung und Verbesserung sowie wertvolle Ergänzung erkennen, können von vielfältigen Anwendungen profitieren. Voraussetzung ist eine intensive und gezielte Vorbereitung. Führungskräfte und Mitarbeitende müssen zunächst das Wi...

Weiterlesen

Erfolgsfaktoren für den Transfer von Erfahrungswissen

WISSENplus
Bei einem städtischen Versorger wurde Erfahrungswissen von Experten gesichert. Ausgehend von einer demografischen Analyse zielte man zunächst auf Mitarbeitende, die in nächster Zeit in den Ruhestand gehen. Mehr und mehr aber wurde auch kontinuierliches Wissensmanagement gefördert, um frühzeitig Wissen zu sichern und den regelmäßigen Austausch in Teams zu stärken. Dabei zeigen sich vier Erfolgs...

Weiterlesen

Die besten KI-Tools für Learning & Weiterbildung

WISSENplus
Die KI bietet Personen, die im Weiterbildungsbereich tätig sind, schon heute viele Möglichkeiten, ihre Arbeit effektiver, zeitgemäßer und adressatengerechter zu gestalten. Wie und mit welchen Tools ihnen dies gelingt, erläutert die Lernkultur-Beraterin und Trainerausbilderin Sabine Prohaska, Wien, im Fachgespräch mit Christoph Wirl. Er ist Chefredakteur des in Österreich erscheinenden Magazins ...

Weiterlesen

Bildung mit Mehrwert: 10 Handlungsfelder für den Wandel

WISSENplus
Im Räderwerk der ökonomischen und gesellschaftlichen Schicksalsuhr stellt der Ausbildungssektor keine Ausnahme dar. Bildungseinrichtungen müssen auf den Umbruch reagieren und Schulentwicklung ist ein probates Mittel dafür. Sie umfasst den systematischen, zielgerichteten und selbstreflexiven Entwicklungsprozess zur Professionalisierung und kontinuierlichen Verbesserung der Qualität von Ausbildung ...

Weiterlesen

Gaia-X: Digitale Zwillinge in Datenräumen

WISSENplus
Konzepte der digitalen Zwillinge und der Datenräume gewinnen zunehmend an Bedeutung. Digitale Zwillinge sind virtuelle Repräsentationen physischer Objekte oder Systeme, die deren Eigenschaften und Verhalten in Echtzeit widerspiegeln. In Verbindung mit Gaia-X, einer Initiative zur Schaffung einer sicheren und interoperablen Dateninfrastruktur in Europa, eröffnen sich neue Möglichkeiten zur Optimier...

Weiterlesen