2015/1 | Fachbeitrag | Content Management

AOK PLUS – fit für den Wissensaustausch 2.0

von Dietmar Spehr

Inhaltsübersicht:

Das Content-System der AOK PLUS ist in die Jahre gekommen. Die Benutzeroberfläche empfanden viele Mitarbeiter als eher altbacken und wenig zeitgemäß. Auch die Art und Weise, wie dort Informationen erstellt und veröffentlich wurden, war alles andere als modern. Insbesondere, dass Dokumente umständlich in Ordnern abgelegt werden mussten, passte nicht mehr zu den Anforderungen der Krankenkasse. „Wir brauchen eine schnelle Vernetzung von verschiedenen Inhalten mit Personen und gute Funktionen zur Zusammenarbeit. In diese Richtung konnte das bestehende System einfach nicht ausgebaut werden“, berichtet Ronald Cierpinsky, IT-Verantwortlicher für das Projekt bei der AOK PLUS.

Die AOK PLUS wandte sich auf der Suche nach einer aktuellen und leistungsfähigen Plattformsoftware an ihren IT-Dienstleister kubus IT. Es traf sich gut, dass zu dieser Zeit auch die AOK Bayern vor ähnlichen Herausforderungen stand. Auch dort wollte man auf eine moderne Lösung umsatteln, die den Autoren viel Freiheit bei der Gestaltung der Aufbereitung der Inhalte gibt und über leistungsfähige Feedback-Funktionen verfügt. Das ideale System sollte möglichst so unkompliziert wie Wikipedia funktionieren und wie Google schnell die passenden Treffer für Suchanfragen liefern. Außerdem war es dem Team um Cierpinsky wichtig, dass unterschiedliche Ausgabegeräte unterstützt werden, zum Beispiel Tablets und Smartphones.

Eine Lösung, getrennte Inhalte

Nach einer ausführlichen Evaluierung und im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung wurden die AOK PLUS und die AOK Bayern schließlich fündig. Gemeinsam entschied man sich für die Lösung Just Connect von der Just Software AG. Als Implementierungspartner bekam T-Systems Multimedia Solutions aus Dresden den Zuschlag. Das Internet-Unternehmen konnte umfangreiche Erfahrung im Social-Enterprise-Bereich vorweisen und begleitete die Krankenkasse bei der Einführung der neuen Plattform. „Die Berater konnten unsere Anforderungen sehr gut erfassen und in ein Konzept transferieren, das auf den Arbeitsalltag unserer Mitarbeiter zugeschnitten ist“, so Cierpinsky.

In Sachen Inhalte gingen die AOK Bayern und die AOK PLUS getrennte Wege. Zu unterschiedlich sind die internen Prozesse und Themen. Durch die Nutzung der gleichen Software ergaben sich jedoch Vorteile beim Einkauf und bei der technischen Seite der Implementierung.

Qualitativ hochwertige Inhalte & reger Informationsaustausch

Die AOK PLUS taufte ihr neues Informationsangebot KIWi. Es wird von mehr als 200 Autoren mit Texten befüllt, die von den Mitarbeitern im Rahmen ihrer normalen Linientätigkeit erstellt werden. In der Regel schreiben diejenigen Fachberater, die in einem speziellen Themenkomplex sehr versiert sind. Dadurch ist sichergestellt, dass die Qualität der Inhalte hoch ist. Das von den Autoren produzierte Material kann vielfältige Formen haben. So gibt es im System mittlerweile eine Menge Fachartikel, Beratungsleitfäden, Wiki-Seiten und Nachrichten. Diese Informationen können über eine leicht zu bedienende Benutzeroberfläche direkt im System erstellt werden.

Zugleich können die Leser jederzeit Fragen stellen und die Inhalte kommentieren. „Wir wollten versuchen, große Offenheit herzustellen, damit der Wissensaustausch reibungslos funktioniert“, beschreibt Sven Camin, Projektmanager bei der T-Systems Multimedia Solutions den Ansatz. Cierpinsky bestätigt den Erfolg: „Durch die Kommentarfunktion sind bereits einige wertvolle Anregungen in das System eingeflossen.“

Schnelles Feedback & geteiltes Wissen

Ein wichtiger Teil der Lösung ist ein Mikroblog-Bereich, der für Kommentare genutzt wird. „Wir wollten diese Komponente nicht als ein reines Diskussionsforum anlegen, sondern haben eine relativ flache Struktur, bei der jeweils ein Kommentar zu einem anderen Kommentar abgegeben werden kann“, erklärt Cierpinsky das Konzept. Der jeweils für den Inhalt Verantwortliche sollte auf das Feedback der Nutzer-Community eingehen und die Inhalte gegebenenfalls anpassen. „Dieses ‚Gärtnern’ funktioniert sehr gut und bislang ist noch keine einzige Diskussion ausgeufert oder in die falsche Richtung gelaufen“, berichtet Cierpinsky. „Das mag auch daran liegen, dass die Nutzer mit Klarnamen unterwegs sind.“ Wie bei vielen sozialen Plattformen lassen sich besonders wertvolle oder verständlich geschriebene Artikel mit einem „Gefällt mir“ kennzeichnen.

Die Einführung von KIWi hat die interne Kommunikation und das Wissensmanagement bei der AOK PLUS deutlich vorangebracht. „In unserem Haus werden Informationen vom Vertrieb als auch in der Kundenberatung erstellt und weitergegeben“, so Cierpinsky. „Bislang waren diese beiden Aspekte stark voneinander getrennt. Mit Hilfe von KIWi besteht nun eine bessere Verbindung zwischen Informationen und den relevanten Personen und das Wissen geht nicht verloren.“

Formelles und informelles Wissen im Abo

Derzeit lesen rund 6.500 Mitarbeiter im KIWi-System der Krankenkasse. Wie bei anderen sozialen Netzen bekommen sie über Aktivitätenströme die News und Informationen, die sie abonniert haben. Im System Just Connect lässt sich sehr genau definieren, in welchem Fall und über welchen Kanal eine Benachrichtigung über neue Inhalte erfolgt.

Dabei erweist es sich als Pluspunkt, dass die einzelnen Inhalte in formelles und informelles Wissen unterteilt sind. Zum formellen Wissen gehören Dienst- und Handlungsanweisungen, an die sich die Mitarbeiter bei der Bearbeitung von Vorgängen halten müssen. Informelles Wissen betrifft die übrigen Punkte, die für die tägliche Arbeit dennoch relevant sein können.

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Contentmanagement-Systeme erfolgreich einführen

WISSENplus
Immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen setzen auf Contentmanagement-Systeme (CMS) oder planen deren Einsatz. Die Funktionsliste solcher Systeme ist lang. Um davon umfänglich zu profitieren, sollten bei der Einführung jedoch bestimmte Dinge beachtet werden....

Weiterlesen

Checkliste für ein erfolgreiches Intranet

Das Intranet hat in verschiedenen Unternehmen unterschiedliche Aufgaben: Bei dem einen dient es einzig der internen Kommunikation, während es bei anderen durch die Integration von Produktiv-Anwendungen der Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit ist. Es gibt nicht das eine perfekte Intranet für alle Unternehmen, sondern nur für jedes Unternehmen das individuell passende. Die zehn wichtigsten Punkte ha...

Weiterlesen

Informationen bündeln, strukturieren & elektronisch verwalten

WISSENplus
Ein großes Problem in Unternehmen, aber auch in Institutionen und Behörden besteht darin, geschäftsrelevante Informationen nicht nur zu sammeln, sondern sie auch adäquat zu strukturieren, zu archivieren und in einem zentralen Wissenspool quasi auf Knopfdruck jederzeit wieder verfügbar zu machen. Vor dem allseits bekannten Hintergrund, dass die Informationsflut zukünftig noch weiter steigen wird,...

Weiterlesen

Die Technologietrends im Wissensmanagement

In seinem Beitrag "Wissensmanagement – wohin geht die Reise?", der in der aktuellen Ausgabe Januar 2001 von "wissensmanagement – Das Magazin für Führungskräfte" erschienen ist, beleuchtet Peter Schütt die aktuellen Trends sowie absehbare zukünftige Entwicklungen im Wissensmanagement. Hier können sich (nicht nur!) die Leserinnen und Leser des gedruckten Magazins nun ergänzend über die wesentliche...

Weiterlesen

Kollaborativ generierte Inhalte managen

WISSENplus
Modernes Contentmanagement sieht sich vor neuen Herausforderungen. Mit den Veränderungen in den Nutzungsgewohnheiten des Internets sind auch die Anforderungen an Contentmanagement-Systeme (CMS) gewachsen. Klassische Lösungen durften sich noch damit begnügen, für eine unilaterale Kommunikation ausgelegt zu sein: Der Web-Redakteur erhält Inhalte aus einer einzigen Quelle – im Falle von Print-Medien aus...

Weiterlesen

Der schnelle Weg zum Social Business

WISSENplus
Veränderungen in Unternehmen können an verschiedensten Stellen beginnen. Diesmal ist die Quelle eindeutig: Neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit aufgrund neuer IT-Möglichkeiten verändern Kernprozesse in Unternehmen. Man setzt dabei auf eine agile Mitarbeiterschaft, die sich aktiv und vermehrt selbststeuernd einbringt. Das ganze ist eine Transformation zu einem partizipativeren Unternehmen – oder wie ...

Weiterlesen

Die Zukunft des ECM-Marktes

WISSENplus
Mit der ECM-Technologie wird das physische Datenarchiv abgelöst. Gleichzeitig steigen die zu verwaltenden Datenmengen. Ein Teil des erhöhten Verwaltungsaufwands lässt sich durch sinkende Beschaffungskosten der Speichertechnologie einsparen. Zudem gehen die Transaktionskosten durch die Automatisierung der Datenverarbeitungsprozesse zurück. Dennoch steht die Frage im Raum, wie der größtmögliche Nutzen ...

Weiterlesen

Siemens Industry setzt auf SharePoint

Der Siemens-Sektor Industry, ein Unternehmensbereich der Siemens AG, ist der weltweit führende Anbieter innovativer und umweltfreundlicher Produkte und Lösungen für Industrieunternehmen. Mit der IT-basierten Integration von Produktplanung und Produktion ist Siemens Industry der erste Anbieter weltweit, der den Herstellungsprozess in jeder Phase der Wertschöpfungskette beschleunigen kann. Für viele Prod...

Weiterlesen