2021/5 | Fachbeitrag | Visualisierung

Act Agile - Mit MindManager agile Produktenwicklung und innovative Prozessmodelle umsetzen

Unternehmen, die ihre Produktentwicklung optimieren möchten, stehen vor der großen Aufgabe, ihre Abläufe und Prozesse offenzulegen, zu hinterfragen und neu zu strukturieren. Aber allein schon die Visualisierung vorhandener Workflows ist mit viel Arbeit verbunden. Zwar lassen sich Abläufe problemlos in Swimlanes oder anderen Darstellungsformen aufbereiten, aber sie gehen nur wenig ins Detail, so dass auch nur unzureichend die Möglichkeit besteht, Schlüsse zu ziehen und Veränderungen einzuleiten. Stefan Weigand von Act Agile kennt diese Herausforderung und hat auch schon leidige Erfahrung damit gemacht, den Prozess der Produktentwicklung in PowerPoint wiederzugeben.

Die Herausforderung

"Wer Veränderungen schaffen will, muss von Anfang an alle Beteiligten informieren, einbinden und mitnehmen. Ich habe mich schon viel mit strategischer Unternehmensplanung beschäftigt und bei mehreren Firmen erfolgreich ein Application Portfoliomanagement eingeführt und weiß deshalb wie wichtig es ist, dass die Mitarbeiter spüren, dass man ihnen mit den Neuerungen helfen will", sagt Stefan Weigand. Deshalb legt er auch großen Wert drauf, dass die Informationen und Unterlagen, die er seinen Kunden zur Verfügung stellt, aussagekräftig und selbsterklärend zugleich sind. Um das passende Format für diese Anforderungen zu finden, beschäftigte sich Weigand eingehend mit den führenden Tools in Bezug auf Mindmapping, Ticketing, Process Development und Requirement Management uvm. Schlussendlich entschied er sich, in seinen Beratungsprojekten und Schulungen, mit MindManager zu arbeiten, weil diese Lösung in seinen Augen die beste Unterstützung für die von ihm benötigten Funktionen bietet.

Unternehmensprofil: Stefan Wiegand ist Gründer und Geschäftsführer von Act Agile. Gemäß dem Motto "Es ist immer jetzt und jetzt ist der Zeitpunkt zu handeln!" unterstützen Wiegand und sein Team Unternehmen bei der Weiterentwicklung ihrer Prozesse, Projekte, Produkte und Dienstleistungen. Dabei spielen agile Produktentwicklungskonzepte und Prozessmodelle eine wichtige Rolle.

Die Lösung

"Ich bin auf MindManager gekommen, weil es in meinen Change-Projekten meistens darum geht, Verbindungen und Abhängigkeiten zu beschreiben. Und diese Verbindungen muss man schnell ändern und dieses auch nachvollziehbar kommunizieren können", sagt der Unternehmensberater. Genau diese Funktionalität bieten ihm die Verknüpfungen, die sich in MindManager zwischen verschiedenen Zweigen und Inhalten herstellen lassen.

Bei der Einführung einer agilen Produktentwicklung sieht Weigand zudem in der Komplexität einen wesentlichen Faktor. Für ihn ist es bei der Entwicklung einer strategischen Neuausrichtung eines Unternehmens bzw. von dessen Produktentwicklungsprozess absolut notwendig, die Strategie hinsichtlich unterschiedlicher Zeiträume zu betrachten - sprich es müssen verschiedene Perspektiven eingenommen werden können. Weigand: "Mit der MindMapping-Methode lässt sich dieser Ansatz realisieren und MindManager verfügt über genau die Funktionen, die nötig sind, um aus dem strategischen Gerüst eine konkretes, mit Leben gefülltes Projekt zu machen. Ich kann einen Prozess genauso aus der Metaebene wie auch im Detail betrachten und sehe gleich, wo Probleme entstehen können oder wie sich Abhängigkeiten verhalten."

Seit Jahren arbeiten Weigand und sein Team bei Projekten zur Prozess- oder Produktentwicklung deshalb schon mit MindManager. Sie planen Projekte, versehen diese mit Zeitachsen, definieren ihre spezifischen Anforderungen und binden über Links oder Attachements sämtliche Dokumente oder Informationen ein. Bei all diesen Schritten werden in den Unternehmen die Beteiligten selbstverständlich mit eingebunden. Und das Feedback von deren Seite ist überaus positiv. Der Grund: Sie spüren sofort, dass MindManager Workflows vereinfacht, für Transparenz sorgt und die Kommunikation erleichtert.

Auch für Schulungsunterlagen nutzt das Team von Act Agile MindManager. Diese Darstellungsform ermöglicht es, dass jeder ein Thema versteht und bei Bedarf in die Tiefe gehen und sich mit den Details beschäftigen kann. "Auch wenn ich in Vorlesungen Studenten das Thema der agilen Produktentwicklung näherbringen möchte arbeite ich mit Maps", sagt Weigand. "Dann haben die Studenten gleich alles Wichtige in einer Datei zusammen und können diese dann je nach Lust und Bedarf für das Selbststudium nutzen."

"Bei der agilen Produktentwicklung muss man verschiedenste Themen zusammenbringen, um gegenseitiges Verständnis aufzubauen. Mit MindManager lassen sich diese so darstellen, dass es jeder versteht und trotzdem unterschiedliche Perspektiven eingenommen werden können."

Stefan Weigand, Geschäftsführer Act Agile

Das Ergebnis

Mit MindManager fühlt sich Stefan Weigand sowohl bei seinen Beratungsprojekten als auch bei Vorlesungen oder der Organisation seines eigenen Büroalltags bestens unterstützt. Weigand: "Wenn ich MindManager nicht hätte, müsste ich mir eine vergleichbare Struktur und Übersicht mühsam erarbeiten. MindManager ist ein Tool, das hilft, sehr effizient zu arbeiten."

Weigand hat ausgerechnet, dass ein Klick ca. eine Sekunde dauert und dass er sich mit MindManager eine Vielzahl an Klicks und Sucherei spart - auf den Tag gerechnet, kalkuliert der Unternehmensberater etwa 30 Minuten weniger Aufwand. Der grundsätzliche Nutzen sei allerdings nur schwer qualifizierbar sagt er, denn über die Zeitersparnis hinaus ginge es ja vor allem um mehr Übersicht, ein besseres Verständnis von Projekten, weniger Fehler und mehr Agilität - und den Spaß bei der Arbeit sollte man auch nicht vergessen.

"Mit MindManager spare ich bis zu 50 % des Zeitaufwandes, weil ich einen besseren Überblick habe, immer alle Informationen und Dokumente an einem Platz sind, jeder weiß, was ansteht und man weniger klicken muss."

Stefan Weigand, Geschäftsführer Act Agile

Entdecken Sie auch die kostenlose dreiteilige Webinarreihe von Herrn Weigand auf dem MindManager Blog: https://blog.mindmanager.com/de/blog/aufzeichnungen-zur-webinarreihe-act-agile-hier-ansehen/

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