Nicht alle Daten sind für Reportings geeignet oder gleichermaßen wertvoll. Die Kunst liegt einerseits darin, die richtigen für den jeweiligen Use Case zu identifizieren. Andererseits müssen Unternehmen sie dann auch sinnvoll auswerten, um den maximalen Nutzen aus ihnen zu ziehen. Doch welche Daten sind die richtigen?
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Welche Daten geeignet sind, lässt sich nur herausfiinden, wenn Klarheit darüber herrscht, welche Ziele ein Unternehmen erreichen will. Sind die gewünschten Business Outcomes definiert, müssen die relevanten Daten erhoben werden. Zu Beginn sind die richtigen Datenquellen zu identifizieren, etwa CRM-Systeme, Vertriebsdatenbanken oder auch externe Ressourcen wie Marktforschungsberichte. Anschließend geht es darum, die Daten tatsächlich zu sammeln und zu speichern sowie deren Qualität sicherzustellen. Sind die relevanten Daten erhoben, steht als nächster Schritt deren Aufbereitung und die anschließende Auswertung an. Leider tun sich viele Unternehmen nach wie vor schwer, die notwendigen Schritte für eine zielführende Analyse einzuleiten. Mit diesen Maßnahmen ziehen Unternehmen aus ihren Daten das Maximum an Mehrwert:
Reportings und Visualisierungen erstellen: Ein wichtiger Punkt, um aus relevanten Daten die wichtigsten Informationen für den Geschäftserfolg zu ziehen, ist deren Aufbereitung und Präsentation in intuitiv verständlicher Form. Dazu gehört zunächst das Erstellen von Berichten, also die schriftliche Form der Datenaufbereitung. Aber auch (interaktive) Dashboards und klassische Visualisierungen, die den Ansprüchen der Nutzer entsprechen, helfen bei der Auswertung relevanter Datensätze. Da sich Anforderungen an Datenanalysen zuweilen dynamisch verändern, ist der Einsatz von Tools vorteilhaft, die eine leichte Anpassbarkeit der Reports ermöglichen. Noch besser ist es, wenn auch Fachabteilungen sie selbst nutzen können, ohne den Umweg über eine zentrale Analyseabteilung gehen zu müssen.
Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien einhalten: Unternehmen, die personenbezogene beziehungsweise sensible Informationen erheben und verarbeiten, müssen aufpassen, dass sie geltende Richtlinien wie die DSGVO einhalten - einerseits zum Schutz ihrer Kunden, Mitarbeiter und Partner, andererseits auch zum Selbstschutz vor Reputationsverlust und juristischen Konsequenzen.
Berichterstattung überwachen und kontinuierlich anpassen: Die KPIs und Datenbedürfnisse ändern sich im Laufe der Zeit. Entsprechend sollte die Berichterstattung überwacht und regelmäßig auf den Prüfstand gestellt werden. Ergeben sich neue Geschäftsziele und ändern sich daher die benötigten Datentypen für die Business-Analyse, müssen Unternehmen ihre Methodik anpassen. Nur so können sie sicherstellen, dass sie weiterhin die richtigen Daten für fundierte Geschäftsentscheidungen erheben und bereitstellen.
Schulungen anbieten und Kompetenzen aufbauen: Unternehmen müssen ihre Mitarbeitenden im Umgang mit Daten und Analyse-Tools schulen, um die Effizienz ihrer Angestellten sicherzustellen. Sinnvolle Mittel dafür sind regelmäßige Weiterbildungen in den Bereichen Datenanalyse, Datenvisualisierung und Reporting - bestenfalls natürlich im direkten Kontext der im Unternehmen eingesetzten Tools.
Feedback einholen und Zusammenarbeit fördern: Die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden, die Berichte erstellen und Daten visualisieren, und den Endnutzern ist obligatorisch. Um sicherzustellen, dass die gelieferten Daten und Analysen den Ansprüchen der Zielgruppe entsprechen, ist kontinuierliches Feedback entscheidend. Es kann helfen, die Qualität der Berichterstattung zu verbessern sowie langfristig den Nutzen und somit den Geschäftserfolg zu steigern.
"Die richtigen Daten für sinnvolle Reportings zu definieren, ist die eine Sache - sie müssen allerdings auch technisch erfasst und anschließend aufbereitet werden", betont Kai Hinke, Leiter CM Software bei Consol. "Dafür eignet sich eine Prozessmanagementplattform. Sie hilft Unternehmen dabei, ihre geschäftskritischen Prozesse zu digitalisieren. Dieser Vorgang ist die Grundlage, um anschließend die relevanten Daten zu erfassen, in Form von Reportings aufzubereiten oder in Dashboards zu visualisieren. Ausgestattet mit Self-Service-Funktionen bieten gute Tools diese Funktionalität in intuitiver Art, sodass die Mitarbeitenden die Ergebnisse auch ohne Unterstützung durch speziell geschulte Datenanalysten erreichen."
?Der Autor:
Kai Hinke ist Leiter CM Software bei Consol. Die Consol Consulting & Solutions Software GmbH mit Hauptsitz in München begleitet seit mehr als 35 Jahren lokale und internationale Unternehmen mit passgenauen IT-Lösungen durch den gesamten Software-Lifecyle. High-End-IT-Beratung, agile Software-Entwicklung sowie Betrieb und Support sind die Eckpfeiler des Portfolios, das Consol unter Anwendung von modernsten Technologien ständig erweitert. Dazu zählen Open Source-Projekte wie Quarkus, OpenShift oder Tekton. Das Unternehmen entwickelt und vertreibt auch die Software Consol CM, eine Plattform zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
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